Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
Per farti pagare con Partita IVA devi emettere una fattura corretta, oggi quasi sempre elettronica via Sistema di Interscambio, con dati obbligatori, regole IVA/ritenuta/bollo e conservazione digitale a norma.
- Elementi obbligatori ex art. 21 D.P.R. 633/1972: dati di cedente/committente, descrizione, imponibile, aliquote/natura IVA, numerazione e data, modalità pagamento.
- Fattura elettronica XML FatturaPA tramite SDI (D.Lgs. 127/2015 e D.M. 55/2013), con codice destinatario/PEC e corretti codici documento e natura IVA.
- Forfettario: niente IVA e niente ritenuta d’acconto; imposta di bollo da 2 euro quando dovuta (D.P.R. 642/1972 e D.M. 4/12/2020).
Che cos’è la fattura e quando è obbligatoria
La fattura è il documento fiscale che certifica la cessione di beni o la prestazione di servizi. Contiene dati obbligatori fissati dalla legge.
La base normativa è l’articolo 21 del D.P.R. 633/1972 (IVA). Definisce gli elementi essenziali e i termini di emissione.
Dal 2019, la regola generale è l’obbligo di fattura elettronica tramite Sistema di Interscambio (SDI), ai sensi del D.Lgs. 127/2015 e provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate. Verifica sempre su Normattiva gli aggiornamenti.
Intestazione e dati obbligatori da inserire
Intestazione: data e numero
Indica la data di emissione. Numerazione progressiva per anno solare. Puoi usare serie alfanumeriche (es. 2026-001, A/001). Evita salti o duplicati. Se sbagli, usa una nota di credito.
Dati del cedente/prestatore e del cliente
Inserisci: denominazione o nome e cognome, indirizzo completo, Partita IVA. Se il cliente è privato, usa il codice fiscale. Aggiungi recapiti (email e telefono) per contatti rapidi.
Per la fattura elettronica indica anche il codice destinatario SDI o la PEC del cliente. Senza questi dati la fattura viene scartata.
Descrizione, quantità, prezzi
Scrivi una descrizione chiara del bene o servizio. Indica unità di misura e quantità. Specifica il prezzo unitario e l’eventuale sconto o maggiorazione.
Calcola l’imponibile riga per riga e il totale imponibile. Specifica la valuta, di solito euro.
IVA, natura dell’operazione, ritenute e contributi
Applica l’aliquota IVA corretta (22%, 10%, 5% o altre). Se l’operazione non sconta IVA, indica il codice natura (es. N1 esclusa, N2.1 non soggetta, N3.2 non imponibile intra-UE, N4 esente, N6 reverse charge).
Se sei un professionista in regime ordinario e il cliente è sostituto d’imposta, applica la ritenuta d’acconto ex art. 25 D.P.R. 600/1973. Indica base di calcolo, aliquota e importo trattenuto.
Se hai una cassa professionale, indica il contributo integrativo (tipicamente 4%). Se sei in Gestione Separata INPS, puoi aggiungere la rivalsa del 4% (facoltativa, rifer. L. 335/1995 e L. 662/1996).
Altri elementi: termini, riferimenti e bollo
Scrivi termini di pagamento (es. 30 giorni data fattura, bonifico IBAN). Per PA indica CIG/CUP quando richiesti.
Se la fattura è senza IVA e supera 77,47 euro, si applica l’imposta di bollo di 2 euro. Nelle e-fatture il bollo si paga trimestralmente con F24 (D.P.R. 642/1972 e D.M. 4/12/2020).
Regime fiscale: ordinario vs forfettario
Regime ordinario (o semplificato) in breve
Applichi l’IVA secondo aliquota. Per servizi professionali verso sostituti d’imposta applichi ritenuta. Addebiti eventuali contributi previdenziali previsti dalla tua cassa o rivalsa INPS.
La contabilità segue il regime scelto. Il principio di competenza vale per imprese in ordinario. In semplificato si usa spesso il principio di cassa, cioè tassazione quando incassi.
Regime forfettario in breve
È un regime agevolato con imposta sostitutiva. Non addebiti l’IVA. Non subisci ritenuta d’acconto sui compensi (comma 67, L. 190/2014).
Inserisci la dicitura: “Operazione effettuata in regime forfetario ai sensi dell’art. 1, commi 54-89, Legge 190/2014 e successive modifiche. Non soggetta a IVA né a ritenuta d’acconto”.
Se superi i limiti previsti dalla legge, verifica l’uscita dal regime nell’anno successivo. Controlla sempre la normativa vigente su Normattiva.
Fattura elettronica: come compilarla e inviarla via SDI
Formato, codici e controlli
Usa il tracciato XML FatturaPA definito dal D.M. 55/2013 e dagli allegati tecnici dell’Agenzia delle Entrate. Compila anagrafica, linee, imposte e riepilogo.
Tipo documento: TD01 (fattura), TD02 (acconto/anticipo su fattura), TD03 (acconto/anticipo), TD04 (nota di credito), TD05 (nota di debito), TD24 (fattura differita), TD26 (cessione beni ammortizzabili), TD27 (autoconsumo), TD16–TD19 (integrazioni/autofatture per reverse charge e acquisti esteri).
Natura IVA: usa i codici previsti per operazioni senza imposta (N1–N7). Indica correttamente la causale (es. N6.x per reverse charge specifico).
Invio e ricevute
Invia la fattura a SDI con codice destinatario o PEC del cliente. SDI esegue controlli formali. Se va bene, consegna e rilascia “ricevuta di consegna”.
Se non va bene, scarta e indica gli errori. Una fattura scartata equivale a non emessa. Devi correggere e rinviare entro 5 giorni per conservare la data originaria.
Termini di emissione
Fattura immediata: entro 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione (art. 21, D.P.R. 633/1972). Data operazione e data emissione possono differire.
Fattura differita: entro il giorno 15 del mese successivo, per cessioni documentate da DDT e servizi con documentazione equipollente. Usa TD24 e richiama i DDT.
Casi particolari: ritenuta, reverse charge, split payment, estero
Ritenuta d’acconto
Si applica a compensi di lavoro autonomo verso sostituti d’imposta (art. 25, D.P.R. 600/1973). Indica imponibile ritenuta, aliquota e importo trattenuto. Il cliente versa la ritenuta e rilascia la Certificazione Unica.
Reverse charge
Per specifici settori o tipologie (art. 17, D.P.R. 633/1972), non addebiti l’IVA. Indichi natura N6.x e dicitura “inversione contabile”. Il cliente integra l’IVA in ricezione.
Split payment con PA
Per fatture a Pubbliche Amministrazioni e enti inclusi, potresti applicare la scissione dei pagamenti. Indichi l’IVA ma la PA la versa direttamente all’Erario. Verifica la disciplina e le proroghe vigenti su Normattiva e MEF.
Operazioni con l’estero
Servizi a cliente UE soggetti all’art. 7-ter D.P.R. 633/1972: non imponibili in Italia, indichi natura corretta e menzioni l’articolo. Per cessioni intracomunitarie di beni con requisiti, operazione non imponibile.
Per acquisti esteri comunichi tramite integrazione/autofattura via SDI con codici TD17, TD18, TD19 secondo il caso. Dal 2022 la comunicazione “esterometro” è stata sostituita da questi invii elettronici.
Conservazione digitale e controlli
Conserva le fatture per 10 anni (art. 2220 c.c. e Codice dell’Amministrazione Digitale, D.Lgs. 82/2005). La conservazione deve garantire integrità, leggibilità e reperibilità.
L’Agenzia delle Entrate offre un servizio di conservazione. In alternativa usa un conservatore che rispetti le Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
Regola decisionale rapida
1) Chi è il cliente? Impresa/PA o privato. Se PA, verifica split payment e CIG/CUP.
2) Cosa stai vendendo? Bene o servizio. Individua l’aliquota o la natura IVA.
3) Qual è il tuo regime? Forfettario: niente IVA né ritenuta; valuta bollo. Ordinario: IVA, e ritenuta se cliente è sostituto.
4) Quando emetti? Subito (entro 12 giorni) o differita (entro il 15 del mese successivo con DDT).
5) Come invii? XML FatturaPA via SDI con corretto tipo documento, natura IVA, codice destinatario/PEC. Se scartata, correggi e rinvia entro 5 giorni.
Esempi pratici di compilazione
Professionista ordinario con ritenuta a cliente impresa
Linea: “Consulenza SEO mese agosto 2026”. Imponibile 1.000 euro. IVA 22%: 220 euro. Contributo integrativo 4%: 40 euro (se previsto). Ritenuta 20% su base imponibile contributiva: -200 euro. Totale a pagare: 1.060 euro.
Professionista in forfettario a cliente privato
Linea: “Lezione di lingua, 10 ore”. Totale 500 euro. Nessuna IVA. Niente ritenuta. Dicitura forfettario. Bollo 2 euro se dovuto. Totale 502 euro.
Fattura differita per beni con DDT
Richiama i DDT del mese. Tipo documento TD24. Somma imponibili, applica IVA aliquota bene. Emissione entro il 15 del mese successivo.
Servizio a cliente UE non soggetto IVA in Italia
Descrizione del servizio. Natura N2.1 o codice coerente. Dicitura art. 7-ter D.P.R. 633/1972. Nessuna IVA. Indica il VAT number del cliente.
| Scenario | Requisiti formali | Tempistiche di emissione | Note operative e riferimenti |
|---|---|---|---|
| Professionista forfettario B2B Italia | Dicitura L. 190/2014; natura IVA coerente (es. N2.1); bollo 2€ se >77,47€ | Entro 12 giorni dall’operazione | Niente ritenuta d’acconto (comma 67). Verifica imposta di bollo (D.P.R. 642/1972) |
| Professionista ordinario con ritenuta | IVA aliquota corretta; ritenuta ex art. 25 D.P.R. 600/1973; eventuale contributo cassa | Entro 12 giorni | Cliente versa ritenuta e rilascia CU. Specifica base ritenuta e IBAN |
| Fattura differita con DDT | Richiamo DDT; tipo documento TD24 | Entro il 15 del mese successivo | IVA per aliquota del bene; registro DDT ordinato e coerente |
| Fornitura a PA (split payment) | CIG/CUP; indicazione scissione pagamenti; IVA esposta ma non incassata | Entro 12 giorni | Disciplina e proroghe da verificare su Normattiva/MEF; esigibilità differita |
| Servizi a cliente UE (art. 7-ter) | Natura non imponibile; VAT del cliente; dicitura normativa | Entro 12 giorni | Nessuna IVA in Italia; verifica regole nel paese cliente |
| Acquisti esteri (integrazione/autofattura) | Invii TD17/TD18/TD19 via SDI | Secondo termini del provv. AdE | Sostituisce l’esterometro dal 2022; conservazione a norma |
FAQ
Come devo numerare le fatture durante l’anno e cosa faccio se salto un numero?
La numerazione deve essere progressiva e riferita all’anno solare. Puoi usare una serie, ad esempio 2026-001, 2026-002. Oppure una serie per cliente o attività, come A/001, A/002. La cosa importante è che la sequenza sia senza buchi e cronologica rispetto alla data. Se ti accorgi di un salto, non creare una fattura fittizia per “riempire” il buco. Verifica se c’è stata una fattura scartata da SDI che pensavi emessa. In caso di errore di emissione, emetti una nota di variazione o ricomincia dalla numerazione corretta spiegando l’accaduto nel tuo registro interno. In caso di duplicato, storna con nota di credito TD04. Conserva ogni documento e la ricevuta SDI per dimostrare la cronologia in caso di controllo (art. 21 D.P.R. 633/1972 e provvedimenti AdE).
Quando uso la nota di credito (TD04) e come la compilo correttamente?
La nota di credito serve per ridurre o azzerare l’imponibile e/o l’imposta di una fattura già emessa, ad esempio per resi, sconti successivi, errori di prezzo o storno totale. Compila il documento TD04 richiamando numero e data della fattura originaria, la causale della variazione e l’importo da stornare. Se la fattura era con IVA, applica la stessa aliquota. Se era senza IVA ma con bollo, valuta l’eventuale storno del bollo solo se annulli integralmente la fattura, secondo le regole dell’imposta di bollo. Invia la nota via SDI e conservala. La base normativa è l’art. 26 del D.P.R. 633/1972 sulle variazioni dell’imponibile o dell’imposta.
Come gestisco l’imposta di bollo sulle fatture elettroniche senza IVA?
L’imposta di bollo di 2 euro si applica quando l’importo della fattura senza IVA supera 77,47 euro. Nelle e-fatture va indicata la presenza del bollo in apposito campo del tracciato XML. Il versamento è trimestrale tramite modello F24, con codici tributo dedicati e scadenze fissate dall’Agenzia delle Entrate (D.P.R. 642/1972 e D.M. 4/12/2020). Se ti dimentichi di indicarlo, l’Agenzia può liquidare l’imposta e notificarti gli importi dovuti con eventuali sanzioni e interessi. Puoi evitare errori usando controlli automatici del tuo software e verificando periodicamente il cassetto fiscale.
Ritenuta d’acconto: quando si applica, su cosa si calcola e cosa devo aspettarmi dal cliente?
La ritenuta si applica ai compensi da lavoro autonomo quando il cliente è sostituto d’imposta (impresa, professionista, PA). La base imponibile è il compenso al netto dei rimborsi spese documentati. Se hai una cassa con contributo integrativo obbligatorio, verifica se la ritenuta si calcola prima o dopo il contributo in base allo statuto della cassa. L’aliquota ordinaria è il 20% salvo casi particolari. Indica in fattura importo e causale della ritenuta. Il cliente trattiene la somma e la versa all’Erario. Entro l’anno successivo ti rilascia la Certificazione Unica con il totale ritenute operate. Tu indicherai le ritenute subite in dichiarazione per scomputarle dalle imposte (riferimenti: art. 25 D.P.R. 600/1973 e istruzioni AdE).
La fattura è stata scartata da SDI: quali sono i passi corretti da fare e in che tempi?
Uno scarto equivale a fattura non emessa. Leggi il codice errore nella ricevuta di scarto. Di solito riguarda dati errati (codice destinatario, partita IVA), incongruenze nei totali, natura IVA sbagliata o campi obbligatori mancanti. Correggi i dati nel file XML e rinvia la fattura. Se rinvii entro 5 giorni, puoi mantenere numero e data originaria; oltre, è prudente riemettere con nuova data nel rispetto del termine dei 12 giorni o della fattura differita entro il 15 del mese successivo (art. 21 D.P.R. 633/1972 e prassi AdE). Conserva la ricevuta di consegna o lo scarto insieme al nuovo invio per tracciare il processo. Se la scadenza è già superata, valuta il ravvedimento operoso per ridurre eventuali sanzioni.
