Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
La fattura certifica cessioni e servizi; deve indicare data, numerazione progressiva, dati di emittente e cliente, dettaglio dell’operazione, imposte o esenzioni. In Italia si emette in formato elettronico tramite SdI con tempi precisi.
- Contenuto obbligatorio ex art. 21 D.P.R. 633/1972: data, numero progressivo, dati delle parti, descrizione, imponibile, IVA o motivo di non applicazione.
- Fattura elettronica obbligatoria via Sistema di Interscambio per tutti i titolari di partita IVA, inclusi i forfettari.
- Tempi: immediata entro 12 giorni dall’operazione; differita entro il 15 del mese successivo con DDT o documenti idonei.
Cos’è la fattura e quali norme la regolano
La fattura è il documento fiscale che prova una vendita o un servizio e legittima l’incasso. In termini semplici: descrive cosa hai venduto, a chi, quando e a che prezzo.
La base normativa è l’art. 21 del D.P.R. 633/1972 (norma IVA). Stabilisce gli elementi obbligatori. L’art. 21-bis disciplina la fattura semplificata. Puoi consultare questi articoli su Normattiva.
L’obbligo di fatturazione elettronica deriva dal D.Lgs. 127/2015 e dai provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate che regolano formato e trasmissione tramite il Sistema di Interscambio (SdI). Le sanzioni principali sono nel D.Lgs. 471/1997, con ravvedimento operoso nel D.Lgs. 472/1997.
Elementi obbligatori (art. 21 D.P.R. 633/1972)
Ogni fattura deve includere:
- Data di emissione e numero progressivo che la identifichi in modo univoco nell’anno.
- Dati dell’emittente: ditta/denominazione, sede, partita IVA; codice fiscale se diverso.
- Dati del cliente: denominazione o nome, sede o residenza, partita IVA o codice fiscale.
- Descrizione dell’operazione: natura, qualità e quantità di beni o servizi.
- Base imponibile, aliquota IVA e imposta. Se IVA non dovuta: indicazione del motivo (es. non imponibile, esente, regime forfettario) con relativo riferimento normativo.
- Eventuali sconti, contributi previdenziali in rivalsa, ritenute, cassa professionale.
Fattura semplificata (art. 21-bis)
È una versione ridotta. Puoi usarla per importi fino a 400 euro. Devi indicare data, numero, dati ridotti del cliente (anche solo codice fiscale o partita IVA), descrizione sintetica, importo e imposta o aliquota.
Non è ammessa per operazioni intracomunitarie e per alcune ipotesi specifiche previste dalla norma. La base resta il D.L. 119/2018 che ha alzato il limite a 400 euro.
Numerazione e data
La numerazione deve essere progressiva e senza duplicazioni. Puoi usare prefissi come “2026/001”. L’importante è la tracciabilità nell’anno.
La data rilevante è quella dell’operazione. Se invii l’e-fattura alcuni giorni dopo, indica sempre la data dell’operazione nel campo “Data” del file XML.
Fattura elettronica nel 2026: come funziona
In Italia la fattura è elettronica per tutti i soggetti IVA, compresi i forfettari. L’obbligo è generalizzato. Restano regole speciali per i soggetti tenuti al Sistema Tessera Sanitaria, quando emettono verso privati per prestazioni sanitarie.
Il formato è XML FatturaPA. Il documento viaggia tramite il Sistema di Interscambio, gestito dall’Agenzia delle Entrate. SdI effettua controlli formali e recapita al destinatario.
Canali, recapito e codici
Puoi trasmettere via:
- Portale Fatture e Corrispettivi (web e app).
- PEC indicata dal destinatario.
- Codice destinatario a 7 caratteri fornito dal suo intermediario.
Se il cliente è estero o non ha canali, usa il codice “0000000” e consegna una copia di cortesia. Per la Pubblica Amministrazione serve il codice ufficio IPA e il formato specifico previsto per la PA.
Tempi di emissione
Fattura immediata: entro 12 giorni dall’operazione. Questo termine vale per la trasmissione a SdI.
Fattura differita: entro il 15 del mese successivo. Devi avere DDT o documenti equivalenti che provano le consegne o i servizi del mese.
Acconti e anticipi creano il momento impositivo. Fattura l’acconto al pagamento e il saldo alla consegna o all’ultimazione.
Ricezione e registri
Il cliente riceve l’e-fattura nel canale registrato. In alternativa, la trova nel cassetto fiscale. La data di ricezione è la data di recapito SdI.
Per i contribuenti ordinari, registrazione acquisti e vendite segue i termini IVA. Il principio di cassa vale solo per regimi specifici (es. forfettario) o per imposte dirette, non per l’IVA ordinaria.
Aliquote, ritenute e bollo: come si compilano i totali
Aliquota IVA: applica quella corretta per il bene o servizio. In Italia l’aliquota ordinaria è 22%. Esistono aliquote ridotte per casi specifici (4%, 5%, 10%). Indica la natura dell’operazione se l’IVA non si applica.
Sconti: inseriscili prima o dopo la base imponibile. Specifica se sono commerciali o finanziari. Devono essere chiari e documentati.
Ritenuta d’acconto
Per i professionisti nel regime ordinario, i clienti sostituti d’imposta trattengono di solito il 20% a titolo di ritenuta IRPEF. La fattura deve evidenziarla.
I contribuenti in regime forfettario non subiscono ritenuta. Inseriscono la dicitura di esonero ai sensi della Legge 190/2014, art. 1, commi 54-89.
Le ritenute sono regolate dal TUIR e dalla normativa sui sostituti d’imposta. La gestione dei contributi previdenziali (casse o INPS) segue regolamenti vigilati dal Ministero del Lavoro.
Imposta di bollo sulle e-fatture
Quando emetti fatture senza IVA superiori a 77,47 euro, devi l’imposta di bollo da 2 euro. Nell’e-fattura la indichi come “Bollo virtuale”.
Il versamento è trimestrale. In genere paghi entro l’ultimo giorno del secondo mese successivo al trimestre. Se l’importo dei primi trimestri è sotto 5.000 euro, scattano proroghe progressive previste dai provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate.
Casi particolari: estero, reverse charge e PA
Operazioni con soggetti esteri vanno gestite in e-fattura con regole ad hoc. Per clienti esteri usa “0000000” e compila correttamente i dati esteri. Consegna anche una copia leggibile.
Per acquisti dall’estero devi integrare l’IVA in reverse charge. In e-fattura si usano specifici tipi documento previsti dai provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate.
Reverse charge e tipi documento
- TD17: integrazione/autofattura per servizi da non residenti.
- TD18: acquisto intracomunitario di beni.
- TD19: acquisto di beni da non residenti ex art. 17, comma 2, D.P.R. 633/1972.
Per le vendite soggette a inversione contabile interna (art. 17, comma 6), indichi il regime senza addebito d’imposta. Il cliente integra l’IVA.
Split payment con la Pubblica Amministrazione
Per forniture a PA e società soggette a scissione dei pagamenti, indichi “split payment” in fattura (art. 17-ter D.P.R. 633/1972). Addebiti l’IVA ma il cliente pubblico la versa allo Stato.
L’elenco dei soggetti in split payment e le regole attuative derivano da decreti del Ministero dell’Economia e delle Finanze.
Regime forfettario
Nel forfettario non addebiti IVA e non applichi ritenuta. Inserisci il riferimento alla Legge 190/2014. L’e-fattura è obbligatoria anche in questo regime.
Il reddito si calcola con coefficiente di redditività. L’IVA non si detrae. In fattura puoi indicare eventuale contributo previdenziale, se previsto dalla tua cassa.
Regola decisionale rapida
Se… allora… perché
- Se vendi in Italia a un soggetto IVA, allora emetti e-fattura TD01 con IVA o con natura esenzione. Perché lo impone l’art. 21 e il D.Lgs. 127/2015.
- Se la consegna è documentata da DDT nel mese, allora puoi emettere fattura differita entro il 15 del mese successivo. Perché lo consente l’art. 21, comma 4.
- Se il cliente è estero, allora invii e-fattura con codice 0000000 e consegni copia di cortesia. Perché SdI gestisce anche transfrontaliere e sostituisce l’esterometro.
- Se acquisti un servizio da non residente, allora emetti TD17 e versi/registri l’IVA in reverse. Perché lo richiede l’art. 17 e i provvedimenti AE sui tipi documento.
- Se sei forfettario, allora non addebiti IVA né ritenuta e citi la Legge 190/2014. Perché operi in franchigia IVA.
- Se la fattura è senza IVA sopra 77,47 euro, allora applichi bollo virtuale. Perché lo prevede la normativa sull’imposta di bollo.
Errori, note di variazione e conservazione
Se sbagli importi o imponibili, emetti nota di credito (TD04). Storni in tutto o in parte la fattura. La nota di credito ha effetti IVA secondo l’art. 26 D.P.R. 633/1972.
Se mancano solo dati formali (es. CAP), puoi emettere una nota di variazione senza effetti economici oppure riemettere con accordo del cliente. Limita i rischi sanzionatori.
Conservazione digitale
Conserva e-fatture e ricevute SdI per 10 anni (art. 2220 c.c. e art. 39 D.P.R. 633/1972). La conservazione deve essere a norma, con pacchetti di archiviazione e marca temporale.
Puoi usare il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate o un conservatore accreditato. Le regole tecniche sono nel D.M. 17 giugno 2014.
Sanzioni e come prevenirle
Per omessa o tardiva fatturazione si applicano le sanzioni dell’art. 6 D.Lgs. 471/1997. In sintesi: dal 90% al 180% dell’IVA relativa, con minimi per le operazioni non imponibili.
Per errori formali la sanzione va da 250 a 2.000 euro. Puoi ridurre le sanzioni con il ravvedimento operoso (art. 13 D.Lgs. 472/1997), pagando spontaneamente entro termini più brevi.
Prevenzione pratica: usa controlli automatici prima dell’invio, registra correttamente i canali dei clienti, preimposta diciture IVA e ritenute, e verifica la numerazione.
| Scenario | Tipo documento XML / Indicazioni | Requisiti fiscali principali | Scadenza invio/adempimento |
|---|---|---|---|
| Vendita nazionale con IVA | TD01 – Fattura; aliquota 22% o ridotta | Art. 21 D.P.R. 633/1972; base imponibile, IVA, descrizione completa | Entro 12 giorni dall’operazione |
| Prestazione professionale con ritenuta | TD01; ritenuta 20% evidenziata; eventuale cassa | Sostituto d’imposta; ritenuta su compenso al netto delle spese anticipate escluse | Entro 12 giorni; ritenuta versata dal cliente entro il 16 del mese successivo |
| Fattura differita con DDT | TD24 – Fattura differita; richiamo DDT | Documenti di trasporto/rapportini; riepilogo consegne/servizi del mese | Entro il 15 del mese successivo |
| Operazione non imponibile con bollo | TD01; natura operazione; “Bollo virtuale = Sì” | Importo sopra 77,47 euro; bollo 2 euro | Versamento bollo trimestrale secondo provvedimenti AE |
| Cliente estero (cessione/servizio) | TD01; codice destinatario 0000000; copia di cortesia | Indicazioni territorialità IVA; eventuale non imponibilità art. 7-ter e seguenti | Entro 12 giorni; sostituisce l’esterometro |
| Acquisto servizi da non residente | TD17 – Autofattura/integrazione | Reverse charge art. 17; integrazione imposta | Nei termini di registrazione IVA del periodo |
FAQ
Quali dati del cliente devo inserire se non ha partita IVA?
Se il cliente è un privato senza partita IVA, inserisci nome e cognome, residenza o domicilio e il codice fiscale. Nel tracciato e-fattura puoi indicare il canale di recapito registrato o usare il codice “0000000”, così SdI deposita la fattura nel cassetto fiscale del cliente. Consegnagli anche una copia in PDF per facilitarne la lettura. Ricorda che per alcune prestazioni sanitarie rese a privati valgono regole speciali: i soggetti obbligati al Sistema Tessera Sanitaria non trasmettono l’e-fattura tramite SdI per quelle prestazioni, ma emettono documento secondo le istruzioni del Sistema TS. La base è nei provvedimenti annuali dell’Agenzia delle Entrate e del Ministero dell’Economia. Conserva sempre la prova di consegna al cliente.
Posso numerare le fatture per serie diverse (es. online e negozio)?
Sì. La norma richiede una numerazione progressiva che identifichi univocamente ogni fattura nell’anno. Puoi usare serie diverse, come “A/2026-001” per online e “B/2026-001” per negozio. L’importante è che ogni serie sia autonoma, senza salti o duplicazioni. Indica sempre l’anno nella serie per rendere chiaro il perimetro. In contabilità, registra le fatture seguendo l’ordine temporale e la serie. Questa prassi è ammessa dall’art. 21 del D.P.R. 633/1972 e dai chiarimenti dell’Agenzia delle Entrate, perché garantisce tracciabilità e controlli agevoli.
Come gestisco un acconto e il saldo in e-fattura?
Gli acconti generano il momento impositivo IVA al pagamento. Quindi emetti una fattura per l’acconto quando lo incassi, con descrizione chiara dell’oggetto e indicazione “acconto su commessa/ordine n…”. Al saldo emetti la fattura finale, che riporta il totale, sottrae l’acconto già fatturato e calcola l’IVA corretta. Se cambi aliquota tra acconto e saldo, adegua in base all’operazione e ai beni/servizi effettivi. In e-fattura usa le righe con sconto/abbuono o righe negative per indicare l’acconto detratto. I riferimenti sono l’art. 6 del D.P.R. 633/1972 (momento impositivo) e l’art. 21 per il contenuto. Conserva prove di pagamento e ordine.
Se sbaglio l’aliquota IVA, emetto una nuova fattura o una nota di credito?
Dipende dall’errore. Se l’aliquota è inferiore al dovuto, emetti una nota di debito (variazione in aumento) per integrare imposta e imponibile corretti, richiamando la fattura originale. Se l’aliquota è superiore al dovuto, emetti una nota di credito (TD04) per stornare l’eccedenza. Le variazioni sono disciplinate dall’art. 26 del D.P.R. 633/1972. Agisci tempestivamente per limitare sanzioni e interessi. Se l’invio della fattura originaria è solo tardivo ma corretto, valuta il ravvedimento operoso (art. 13 D.Lgs. 472/1997) per ridurre le sanzioni del D.Lgs. 471/1997. In ogni caso, accompagna la variazione con una spiegazione semplice al cliente.
Come si calcola e si paga l’imposta di bollo sulle e-fatture?
Nell’e-fattura indica “Bollo virtuale = Sì” quando l’importo del documento senza IVA supera 77,47 euro e l’operazione non prevede addebito d’imposta. L’importo del bollo è 2 euro per fattura. L’Agenzia delle Entrate riepiloga trimestralmente il dovuto nel portale Fatture e Corrispettivi. Paghi con F24 o addebito diretto entro la scadenza del trimestre (in genere l’ultimo giorno del secondo mese successivo). Se l’importo dovuto dei primi due trimestri è sotto 5.000 euro, puoi slittare i pagamenti secondo le finestre previste dai provvedimenti AE. Verifica sempre il riepilogo ufficiale prima del versamento e conserva la ricevuta di pagamento insieme alle fatture interessate.
Quali sono le sanzioni per fattura tardiva o mancata e come funziona il ravvedimento?
Per mancata o tardiva fatturazione di operazioni imponibili, la sanzione va dal 90% al 180% dell’IVA relativa (art. 6 D.Lgs. 471/1997). Per operazioni non imponibili, esenti o non soggette, la sanzione è dal 5% al 10% dei corrispettivi, con minimi ridotti per irregolarità formali. Gli errori che non incidono su imposta o versamenti possono generare sanzioni da 250 a 2.000 euro. Il ravvedimento operoso (art. 13 D.Lgs. 472/1997) consente di ridurre le sanzioni se regolarizzi spontaneamente entro termini brevi, versando anche interessi legali. Regolarizza emettendo il documento corretto, trasmettendolo a SdI e pagando l’eventuale imposta e sanzione ridotta. Documenta tutto in modo ordinato per eventuali controlli.
