Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
In Italia tutti i titolari di Partita IVA devono emettere fatture elettroniche via SdI; unica eccezione stabile: operatori sanitari che trasmettono al Sistema Tessera Sanitaria per le prestazioni rese a persone fisiche.
- Obbligo generalizzato di e-fattura dal 2019 (L. 205/2017) esteso ai forfettari e ai “minimi” dal 1° gennaio 2024 (DL 36/2022, art. 18).
- Eccezione sanitaria: niente e-fattura verso persone fisiche per prestazioni sanitarie inviate al Sistema Tessera Sanitaria (DL 119/2018 e DM MEF attuativi).
- Termini: 12 giorni per l’invio dell’e-fattura “immediata”; entro il 15 del mese successivo per la “differita” (art. 21 DPR 633/1972).
Quadro normativo essenziale e perimetro dell’obbligo
La fatturazione elettronica tra privati è obbligatoria in Italia dal 1° gennaio 2019. La base è la legge 205/2017, art. 1, commi 909-916, che ha reso obbligatorio l’uso del Sistema di Interscambio (SdI) per l’emissione, trasmissione e ricezione delle fatture.
Dal 1° luglio 2022 l’obbligo è scattato anche per i contribuenti in regime forfettario e in regime di vantaggio sopra i 25.000 euro di ricavi/compensi dell’anno precedente. Dal 1° gennaio 2024 l’obbligo è diventato universale per tutti i forfettari e per i “minimi”, a prescindere dalla soglia (DL 36/2022, art. 18). Fonte normativa consultabile su Normattiva.
Resta in vigore l’eccezione per le prestazioni sanitarie rese a persone fisiche, per le quali non si deve emettere e-fattura ma si trasmettono i dati al Sistema Tessera Sanitaria (STS), come previsto dal DL 119/2018 e dai decreti MEF attuativi collegati all’art. 3, comma 3, del D.lgs. 175/2014. La conferma è ribadita annualmente da provvedimenti MEF e Agenzia delle Entrate, anche in coerenza con i pareri del Garante Privacy.
Chi deve emettere l’e-fattura oggi
Imprese e professionisti in regime ordinario o semplificato
Devono emettere sempre fatture elettroniche via SdI per operazioni nazionali e transfrontaliere. L’obbligo vale sia per B2B sia per B2C. Per i privati senza PEC o codice destinatario si usa il “codice 0000000” e si consegna una copia di cortesia al cliente.
Regime forfettario
Il regime forfettario è un regime agevolato che calcola l’imposta sostitutiva su una base forfettaria, senza IVA. Dal 1° gennaio 2024 anche i forfettari devono emettere e-fatture via SdI. In fattura indicano il “regime forfettario” e usano un codice natura IVA (es. N2.2 o N3.2 in base al caso) al posto dell’aliquota.
Regime di vantaggio (“minimi”)
Il regime di vantaggio è il precedente regime agevolato. Chi ancora ne beneficia deve emettere e-fatture dal 2024. Anche qui l’IVA non si applica e si usa il codice natura in fattura elettronica.
Operatori sanitari
Medici, odontoiatri, psicologi e altri soggetti tenuti al STS non devono emettere e-fattura per le prestazioni sanitarie rese a persone fisiche. Devono invece inviare i dati al Sistema Tessera Sanitaria entro le scadenze previste dai decreti MEF. Se la prestazione è resa a un’impresa o a una PA, si emette e-fattura via SdI.
Come si emette correttamente un’e-fattura
Dati obbligatori e struttura
L’e-fattura è un file XML conforme alle specifiche dell’Agenzia delle Entrate. Deve contenere data, numero, dati delle parti, imponibile o corrispettivo, imposta o natura dell’operazione, modalità di pagamento. Per il forfettario si indica la non applicazione dell’IVA e l’eventuale contributo previdenziale.
Termini di emissione
La “fattura immediata” va inviata a SdI entro 12 giorni dalla data dell’operazione. La “fattura differita” si emette entro il giorno 15 del mese successivo, se supportata da DDT o documenti idonei. Questi termini sono nell’art. 21 del DPR 633/1972.
Ricezione e scarto
La fattura è “emessa” quando SdI la riceve. SdI può scartarla se ci sono errori formali. In caso di scarto, si deve reinviare una nuova fattura corretta entro 5 giorni, mantenendo la stessa data e, di norma, numerazione coerente. Le regole operative derivano dai provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate e dalle specifiche tecniche pubblicate sul sito istituzionale.
Conservazione digitale
Le fatture vanno conservate per 10 anni. La conservazione digitale deve rispettare le Linee guida AgID sulla conservazione dei documenti informatici e gli obblighi fiscali di cui all’art. 39 del DPR 633/1972 e all’art. 2220 del Codice Civile. Si può delegare un responsabile esterno.
Operazioni con l’estero e “dati delle operazioni transfrontaliere”
Dal 1° luglio 2022, l’“esterometro” è stato sostituito dalla trasmissione dei dati via SdI. Per vendite a clienti esteri si invia a SdI un documento elettronico (di norma una fattura XML) anche se il cliente non riceverà tramite SdI. Si consegna al cliente una copia di cortesia (PDF o altro).
Per acquisti dall’estero si trasmettono documenti di integrazione/autofattura: TD17 per servizi da non residenti, TD18 per acquisti intracomunitari di beni, TD19 per acquisti in reverse charge interno. La base normativa è il D.lgs. 127/2015 come modificato dal DL 146/2021, con sanzioni specifiche nell’art. 11 del D.lgs. 471/1997 per ritardi nella trasmissione dei dati delle operazioni transfrontaliere.
Regola decisionale rapida
Serve una bussola veloce. Segui questi passi logici.
- La tua attività è in Italia e hai Partita IVA? Sì: emetti e-fattura via SdI.
- Sei in regime forfettario o di vantaggio? Sì: emetti e-fattura senza IVA, indica il codice natura idoneo.
- Sei un operatore sanitario? Verifica il destinatario:
- Prestazione sanitaria a persona fisica da inviare a STS: non emettere e-fattura; emetti documento analogico e trasmetti i dati a STS.
- Prestazione a impresa o PA, oppure spesa non sanitaria non soggetta a STS: emetti e-fattura via SdI.
- Operazione con estero? Vendi: invia fattura XML a SdI e dai copia di cortesia al cliente. Acquisti: invia TD17/TD18/TD19 a SdI.
- Hai superato i termini? Regolarizza al più presto. Applica il ravvedimento operoso se ci sono sanzioni potenziali.
Sanzioni e come evitarle
Mancata o tardiva fatturazione
Per operazioni imponibili IVA, la mancata o tardiva fatturazione comporta la sanzione dal 90% al 180% dell’imposta relativa (art. 6, comma 1, D.lgs. 471/1997). Se l’operazione è non imponibile, esente o non soggetta, la sanzione è da 250 a 2.000 euro (art. 6, comma 2).
Il semplice invio tardivo a SdI equivale a tardiva fatturazione. Riduci l’impatto con il ravvedimento operoso previsto dall’art. 13 del D.lgs. 472/1997, se versi spontaneamente sanzioni ridotte e regolarizzi.
Dati delle operazioni transfrontaliere
Per i flussi esteri la sanzione è 2 euro per ciascuna fattura, fino a 400 euro al mese; dimezzata con invio entro 15 giorni (art. 11, comma 2-quater, D.lgs. 471/1997). Organizza un calendario di invio per non accumulare ritardi.
Errori comuni
Codice destinatario errato, natura IVA sbagliata, data e numerazione incoerenti. Usa controlli automatici prima dell’invio e monitora le ricevute SdI (consegna, impossibilità di recapito, scarto) per intervenire subito.
Focus sanità: quando si può e quando no
Il divieto di e-fattura vale solo per prestazioni sanitarie rese a persone fisiche e da comunicare a STS. Per questi casi si rilascia al paziente un documento commerciale o una fattura analogica e si trasmettono i dati a STS secondo i decreti MEF.
Se il destinatario è un’impresa o una PA, oppure se la spesa non rientra tra quelle sanitarie trasmissibili a STS, si emette l’e-fattura via SdI. La disciplina discende dal DL 119/2018, dai decreti MEF sul STS e dai chiarimenti dell’Agenzia delle Entrate e del Ministero dell’Economia e delle Finanze.
Organizzazione pratica: numerazione, copie e conservazione
La numerazione deve essere progressiva e senza salti. È ammessa una numerazione per serie diverse (es. “A/2026-001”), purché tracciata. La copia di cortesia al cliente non sostituisce l’e-fattura, che esiste solo come file XML validamente transitato da SdI.
Conserva fatture attive e passive per 10 anni in un sistema conforme alle Linee guida AgID. Prevedi un manuale di conservazione e nomina un responsabile, interno o esterno.
| Scenario | Cosa emettere/inviare | Requisiti tecnici e note | Tempistiche e sanzioni |
|---|---|---|---|
| Forfettario che vende a privato italiano | E-fattura TD01 via SdI con natura IVA (es. N2.2/N3.2) | Codice destinatario 0000000 se cliente senza canale; copia di cortesia facoltativa | Entro 12 giorni (immediata) o 15 mese successivo (differita); art. 21 DPR 633/1972 |
| Professionista ordinario B2B | E-fattura TD01 con aliquota IVA, eventuale split payment per PA | Indicare CIG/CUP se richiesto; gestire ritenuta d’acconto se prevista | Sanzioni art. 6 D.lgs. 471/1997 per tardiva/omessa fattura |
| Medico che visita persona fisica | Nessuna e-fattura; documento analogico e invio a STS | Divieto e-fattura verso persone fisiche per prestazioni sanitarie trasmesse a STS | Scadenze STS da decreti MEF; sanzioni per omesso/incompleto invio secondo norme STS |
| Medico che fattura a impresa o PA | E-fattura via SdI | Il divieto non si applica: destinatario non è persona fisica | Termini generali e sanzioni come per gli altri soggetti |
| Vendita a cliente estero (UE/extra-UE) | Fattura elettronica inviata a SdI; consegna copia al cliente | Indicazioni su non imponibilità/esenzione (art. 8, 8-bis, 41, ecc.) con natura IVA corretta | Sanzioni art. 6 D.lgs. 471/1997 per tardiva fatturazione |
| Acquisto di servizi da fornitore estero | Documento TD17 (autofattura/integrazione) via SdI | Reverse charge art. 17, c. 2, DPR 633/1972; integrare base imponibile e IVA | Ritardo nei dati transfrontalieri: 2 €/doc fino 400 €/mese (art. 11 D.lgs. 471/1997) |
| Fattura scartata da SdI | Reinvio di nuova fattura corretta | Conservare esiti SdI; numerazione coerente; stessa data operazione | Entro 5 giorni dal messaggio di scarto; oltre, possibile sanzione per tardiva |
| Conservazione decennale | Versamento in sistema di conservazione a norma | Linee guida AgID; art. 39 DPR 633/1972; art. 2220 c.c. | Ispezioni: documenti esibibili in originale digitale per 10 anni |
FAQ
1) Qual è la differenza tra data di operazione, data documento e data di invio a SdI?
La data di operazione è il giorno in cui effettui la cessione o la prestazione. È la data che rileva per IVA e registri. La data documento, riportata nell’XML, di solito coincide con la data di operazione per le fatture “immediate”. La data di invio è quando trasmetti il file a SdI. Per le “immediate” hai 12 giorni dall’operazione per inviare. Per le “differite”, puoi emettere entro il 15 del mese successivo, riepilogando le operazioni del mese precedente supportate da DDT o documenti equipollenti. Se invii oltre i termini, l’Agenzia può contestare la tardiva fatturazione con le sanzioni dell’art. 6 del D.lgs. 471/1997. In caso di scarto SdI, la fattura si considera non emessa: devi rinviare entro 5 giorni una nuova fattura corretta con la stessa data operazione per evitare effetti sanzionatori.
2) Posso evitare la fattura elettronica emettendo uno scontrino o un documento commerciale?
Se sei obbligato all’e-fattura, devi comunque emetterla quando il cliente la richiede o quando la normativa la impone (B2B, PA, esportazioni, servizi specifici). Il documento commerciale, emesso tramite registratore telematico, sostituisce scontrino e ricevuta per i corrispettivi al dettaglio. Ma se il cliente chiede fattura al momento dell’operazione, devi emettere e-fattura, anche se operi al dettaglio. Fanno eccezione le prestazioni sanitarie verso persone fisiche, soggette a invio STS e divieto di e-fattura. Per le operazioni con soggetti esteri, emetti il documento XML verso SdI per adempiere agli obblighi di comunicazione, e consegni al cliente una copia di cortesia. Ricorda che le regole base sono nella L. 205/2017 e nell’art. 21 del DPR 633/1972, con chiarimenti dell’Agenzia delle Entrate.
3) Sono in regime forfettario: cosa cambia nella mia e-fattura e come gestisco l’IVA?
Nel forfettario non addebiti l’IVA e non la detrai. In fattura indichi la dicitura di regime forfettario e usi un codice natura IVA (ad esempio N2.2 per operazioni non soggette, o quello che riflette il tuo caso specifico). Puoi aggiungere il contributo previdenziale (es. 4% alla Cassa o alla Gestione Separata) se previsto. L’e-fattura va comunque inviata via SdI entro i termini ordinari. Dal 1° gennaio 2024 l’obbligo è pieno per tutti i forfettari (DL 36/2022, art. 18). Per le operazioni estere, rispetta anche gli adempimenti di trasmissione dei dati via SdI. Le sanzioni per omissioni o ritardi seguono l’art. 6 del D.lgs. 471/1997. La conservazione digitale a norma resta obbligatoria per 10 anni.
4) Sono un operatore sanitario: quando devo emettere e-fattura e quando no? E come gestisco le spese miste?
Se la prestazione è sanitaria e resa a una persona fisica, non devi emettere e-fattura. Rilasci un documento analogico o un documento commerciale e invii i dati al Sistema Tessera Sanitaria entro le scadenze fissate dai decreti MEF. Se la prestazione è resa a un’impresa o a una PA, emetti e-fattura via SdI. Se vendi beni o servizi non sanitari non trasmissibili a STS (per esempio prodotti commerciali non riconducibili a spesa sanitaria detraibile), puoi emettere e-fattura anche verso persona fisica perché non rientra nel perimetro del divieto. Il fondamento è nel DL 119/2018 e nei decreti MEF sull’STS, oltre ai chiarimenti del Ministero dell’Economia e delle Finanze e dell’Agenzia delle Entrate. Mantieni una chiara distinzione in contabilità tra corrispettivi sanitari inviati a STS e altri ricavi, per evitare errori e sanzioni.
5) Privacy e sicurezza: i dati della mia e-fattura sono protetti? Come conciliare con il GDPR e con STS?
L’e-fattura viaggia su SdI, gestito dall’Agenzia delle Entrate, che applica misure tecniche e organizzative adeguate. Il trattamento dei dati personali nelle e-fatture si basa su obblighi legali (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR). Per la sanità, il divieto di e-fattura verso persone fisiche e l’uso dello STS rispondono al principio di minimizzazione e protezione di dati particolari. Lo STS è disciplinato dall’art. 3, comma 3, del D.lgs. 175/2014 e dai decreti MEF, con tracciati e tempi definiti. In azienda, nomina responsabili esterni quando affidi conservazione o software a terzi, applica misure di sicurezza (autenticazione forte, cifratura a riposo, backup), conserva le fatture 10 anni e limita gli accessi al personale autorizzato. Consulta le fonti istituzionali (Normattiva, Agenzia delle Entrate, Ministero dell’Economia e delle Finanze, Ministero del Lavoro per i riflessi su Libro Unico e adempimenti) per gli aggiornamenti normativi e tecnici.
