Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
Dal 2024 tutti i titolari di Partita IVA emettono fatture elettroniche via SdI; eccezione per prestazioni sanitarie verso privati inviate al Sistema Tessera Sanitaria. Termini: 12 giorni (immediata) o 15 del mese successivo (differita).
- Obbligo generalizzato: tutte le Partite IVA emettono e inviano l’XML a SdI, salvo esclusioni sanitarie specifiche per privacy.
- Canali: portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate o software dedicato; conservazione digitale a norma per 10 anni.
- Tempi e sanzioni: 12 giorni per l’immediata, 15 del mese successivo per la differita; ravvedimento operoso applicabile.
Obbligo di fatturazione elettronica: chi, da quando e perché
Dal 1° gennaio 2024 la fatturazione elettronica è obbligatoria per tutti i titolari di Partita IVA. Rientrano anche i contribuenti in regime forfettario. È la regola generale introdotta dall’articolo 1, commi 909-916, della Legge 205/2017 e dal Decreto Legislativo 127/2015.
La fattura elettronica è un file XML con campi standard. Lo invii al Sistema di Interscambio (SdI), il “postino” dell’Agenzia delle Entrate. SdI controlla la correttezza formale e recapita il documento al cliente.
Resta il divieto di e-fattura, per motivi di privacy, per prestazioni sanitarie rese a persone fisiche quando i dati confluiscono nel Sistema Tessera Sanitaria. La disciplina deriva dal Decreto-Legge 119/2018 e successive proroghe, confermate di anno in anno. Consulta sempre il portale Normattiva e i provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate per gli aggiornamenti.
Eccezioni sanitarie e ambito dell’esclusione
L’esclusione non riguarda tutte le operazioni dei professionisti sanitari. Si applica alle prestazioni sanitarie rese a consumatori finali se i dati vengono trasmessi al Sistema Tessera Sanitaria. In questi casi, non inviare la e-fattura tramite SdI.
Per prestazioni sanitarie verso imprese o professionisti (B2B), o per operazioni non soggette a invio al Sistema Tessera Sanitaria, resta l’obbligo di e-fattura. Verifica ogni singolo caso rispetto alle istruzioni del Ministero dell’Economia e delle Finanze e del Garante Privacy, consultabili su Normattiva.
La ricevuta fiscale o la fattura analogica per il privato resta valida dove previsto. Conserva la copia e rispetta gli obblighi di trasmissione al Sistema Tessera Sanitaria secondo i decreti attuativi.
Canali disponibili: gratuito AdE o software dedicato
Hai due vie operative. Il portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate è gratuito. Consente emissione, invio e conservazione base. È essenziale ma senza funzioni avanzate di gestione.
Un software gestionale dedicato offre automazioni, controlli di coerenza, gestione prodotti, prima nota e conservazione a norma. Prevede un canone. Valuta il tempo risparmiato e il rischio di errore ridotto.
Per iniziare, abilita i servizi nel portale Fatture e Corrispettivi. Imposta il tuo canale di ricezione: codice destinatario a 7 caratteri o PEC. Se il cliente è un privato senza canale, usa “0000000” e consegna una copia di cortesia.
Come si compila l’XML: campi, diciture e bollo
I campi chiave del tracciato FatturaPA sono nella sezione DatiGeneraliDocumento. Qui indichi la Data (coincide con la data dell’operazione) e il Numero. Rispetta una numerazione progressiva per anno.
Per il regime forfettario, non addebiti IVA. Inserisci la dicitura: “Operazione senza applicazione dell’IVA ai sensi dell’art. 1, comma 58, Legge n. 190/2014”. Il regime forfettario è un regime agevolato con imposta sostitutiva e senza IVA a debito.
Se la fattura supera 77,47 euro e non espone IVA, inserisci l’imposta di bollo da 2,00 euro. Nel file XML valorizza DatiBollo con BolloVirtuale e ImportoBollo. L’Agenzia delle Entrate addebita i bolli per trimestre con scadenze indicate nei provvedimenti annuali (tipicamente 31/05, 30/09, 30/11 e fine febbraio dell’anno successivo). Puoi addebitare il bollo al cliente come rivalsa in fattura.
Termini di emissione e invio: 12 giorni e fattura differita
Regola base: emetti e invii la fattura elettronica entro 12 giorni dalla data dell’operazione. La base normativa sta nell’articolo 21 del DPR 633/1972 e nell’articolo 11 del Decreto-Legge 119/2018, come convertito.
Per la fattura differita, emetti entro il giorno 15 del mese successivo. Devi collegarla a documenti di trasporto (DDT) o altri documenti idonei. Nel riepilogo inserisci le date dei DDT.
I 12 giorni si contano “di calendario”, non lavorativi. Se la scadenza cade in festivo, la regola generale non slitta. Organizzati per tempo e usa promemoria automatici.
Sanzioni e ravvedimento operoso
Se il ritardo incide su IVA, la sanzione va dal 90% al 180% dell’imposta, con minimo 500 euro (articolo 6, D.Lgs. 471/1997). Se non incide sulla liquidazione IVA, come per i forfettari, la sanzione va da 250 a 2.000 euro.
Puoi ridurre le sanzioni con il ravvedimento operoso (articolo 13, D.Lgs. 472/1997). La riduzione cresce quanto prima regolarizzi. Entro 90 giorni la misura tipica è 1/9 del minimo. Entro un anno, 1/8. Entro due anni, 1/7. Oltre, 1/6. Aggiungi gli interessi legali.
Se SdI scarta la fattura, non è considerata emessa. Invia la sostitutiva entro 5 giorni dalla notifica di scarto per mantenere la data originaria. Superato il termine, si configura ritardo.
Operazioni con l’estero: come gestirle via SdI
Per cessioni o prestazioni verso soggetti esteri, emetti e invii un documento elettronico via SdI. Usa “XXXXXXX” come codice destinatario. Rispetta gli stessi termini dell’interno, salvo specifiche diverse previste dai provvedimenti AdE.
Per acquisti da estero con inversione contabile, trasmetti un’autofattura/integrazione elettronica. Tipi documento comunemente usati: TD17 per servizi dall’estero, TD18 per acquisti intracomunitari di beni, TD19 per acquisti di beni ex art. 17, c. 2. Il termine ordinario è entro il giorno 15 del mese successivo al ricevimento o effettuazione dell’operazione.
Le vecchie comunicazioni “esterometro” sono state sostituite dall’invio di questi documenti elettronici a SdI. Verifica ogni anno i provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate in Normattiva per conferme e aggiornamenti tecnici.
Conservazione elettronica a norma
Devi conservare le fatture per 10 anni. Lo impone l’articolo 2220 del Codice Civile e l’articolo 39 del DPR 633/1972. La conservazione “a norma” garantisce integrità, autenticità e leggibilità nel tempo.
Puoi usare il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate o un sistema di conservazione accreditato che rispetti le Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione del documento informatico. Predisponi un manuale di conservazione e piani di versamento periodici.
Una conservazione errata espone a contestazioni probatorie e sanzioni accessorie in sede di controllo. Programma il ciclo di conservazione su base almeno annuale.
Compilazione pratica: dati cliente, recapito e copie
Se il cliente ha un codice destinatario, usalo. Se indica una PEC, inseriscila nell’apposito campo. In mancanza, usa “0000000” e consegna una copia di cortesia in PDF o cartacea. La copia non sostituisce l’XML, ma aiuta il cliente.
Per la Pubblica Amministrazione usa il formato FatturaPA B2G con codice ufficio IPA. Inserisci CIG e CUP quando previsti. I tempi di pagamento nelle PA seguono regole specifiche del Codice dei contratti pubblici.
Indica sempre modalità di pagamento e IBAN. Se applichi sconti o rivalse, usa i campi dedicati per evitare scarti SdI.
Correzioni: note di variazione e annulli
Per errori di imponibile o corrispettivo, usa la nota di credito (TD04). Riduce l’imponibile o il corrispettivo. Per errori formali di anagrafica o riferimenti, emetti una nota di debito o una nuova fattura corretta, secondo il caso.
Se il documento è stato scartato da SdI, non è mai entrato in circuito. Correggi e rinvia entro 5 giorni per mantenere la data originaria. Se è già stato recapitato, ricorri alle note di variazione.
Conserva il legame logico tra documenti usando i riferimenti in XML (DatiFattureCollegate) quando opportuno.
Regola decisionale rapida
Decidi cosa emettere e quando
Segui questi passaggi logici. Ti guidano alla scelta corretta in pochi secondi.
- Sei titolare di Partita IVA? Sì → emetti e-fattura via SdI. No → non si applica la fatturazione elettronica.
- Prestazione sanitaria verso privato con invio al Sistema Tessera Sanitaria? Sì → non usare SdI per quella prestazione; emetti documento alternativo previsto. No → prosegui con e-fattura.
- Cliente B2B/B2G con codice destinatario/PEC? Sì → inserisci il canale fornito. No → usa “0000000” e consegna copia di cortesia.
- Operazione documentabile con DDT e riepilogo mensile? Sì → emetti fattura differita entro il 15 del mese successivo. No → emetti fattura immediata entro 12 giorni.
- Sei in regime forfettario? Sì → niente IVA; inserisci dicitura L. 190/2014 e valuta bollo da 2,00 euro oltre 77,47 euro. No → applica IVA secondo norma.
- Operazione con estero? Cessione/servizio verso estero → emetti e invia via SdI con “XXXXXXX”. Acquisto da estero → emetti TD17/TD18/TD19 entro il 15 del mese successivo.
- Ritardo o errore? Usa ravvedimento operoso e note di variazione secondo D.Lgs. 472/1997 e D.Lgs. 471/1997.
Fonti normative di riferimento
Consulta i testi su Normattiva e i provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate. I principali riferimenti sono: Decreto Legislativo 127/2015; Legge 205/2017, art. 1, commi 909-916; Decreto-Legge 119/2018, art. 11 e disciplina sul Sistema Tessera Sanitaria; DPR 633/1972, art. 21 e art. 39; Legge 190/2014, art. 1, comma 58 (regime forfettario); Decreto Legislativo 471/1997, art. 6; Decreto Legislativo 472/1997, art. 13; Codice Civile, art. 2220; Linee Guida AgID sul documento informatico.
| Scenario | Documento/Tipo (SdI) | Termine invio | Note operative e sanzioni |
|---|---|---|---|
| B2B fattura immediata (Italia) | Fattura XML ordinaria | Entro 12 giorni dalla data operazione | Data in XML = data operazione; ritardo: sanzioni ex art. 6 D.Lgs. 471/1997; ravvedimento possibile. |
| B2B fattura differita (Italia) | Fattura XML con riferimenti DDT | Entro il 15 del mese successivo | Richiede DDT o documenti idonei; utile per più consegne; conserva allegati. |
| B2C senza canale del cliente | Fattura XML con “0000000” | Stessi termini dell’immediata/differita | Consegna copia di cortesia; verifica codice fiscale del cliente. |
| Regime forfettario | Fattura XML senza IVA + DatiBollo se dovuto | 12 giorni o 15 mese successivo (differita) | Dicitura L. 190/2014; bollo 2,00 euro oltre 77,47 euro; sanzioni 250–2.000 euro in caso di ritardo senza IVA. |
| Cessioni/servizi verso estero | Fattura XML; codice “XXXXXXX” | Termini interni, salvo specifiche | Indica paese cliente e natura operazione; valuta non imponibilità o fuori campo. |
| Acquisti da estero con reverse charge | TD17/TD18/TD19 | Entro il 15 del mese successivo | Integra/autofattura; impatta IVA; attenzione a sanzioni per tardiva integrazione. |
| Prestazioni sanitarie verso privati (STS) | Documento alternativo, non via SdI | Secondo termini STS | Divieto e-fattura per privacy; conserva copie; verifica proroghe annuali. |
| Fattura verso Pubblica Amministrazione | FatturaPA B2G (codice ufficio IPA) | Nei termini contrattuali; invio immediato | Eventuali CIG/CUP obbligatori; pagamento secondo Codice contratti. |
FAQ
1) Sono in regime forfettario: cosa devo scrivere in fattura e quali scadenze rispetto?
Se sei in regime forfettario, non addebiti l’IVA ai clienti. Inserisci sempre la dicitura “Operazione senza applicazione dell’IVA ai sensi dell’art. 1, comma 58, Legge n. 190/2014”. Se l’importo della fattura supera 77,47 euro e non c’è IVA, applichi l’imposta di bollo da 2,00 euro. Nel file XML valorizza DatiBollo. L’Agenzia delle Entrate addebita i bolli a livello trimestrale con scadenze comunicate ogni anno. Le scadenze ordinarie sono: 31 maggio (primo trimestre), 30 settembre (secondo), 30 novembre (terzo) e fine febbraio dell’anno successivo (quarto). Quanto alle tempistiche di emissione, valgono le stesse regole degli altri contribuenti: 12 giorni per la fattura immediata dalla data dell’operazione, oppure entro il 15 del mese successivo se emetti una fattura differita su DDT. In caso di ritardo, la sanzione è da 250 a 2.000 euro perché non c’è IVA a valle, ma puoi ridurla con il ravvedimento operoso ai sensi dell’articolo 13 del Decreto Legislativo 472/1997.
2) Qual è la differenza tra data documento, data operazione e data di trasmissione a SdI?
Nell’XML la Data del documento, in DatiGeneraliDocumento, corrisponde alla data dell’operazione. È la data che “conta” per i termini di emissione. La data di trasmissione è il momento in cui invii a SdI. La ricevuta di consegna o di scarto riporta un timestamp ufficiale. Se invii entro 12 giorni dalla data operazione, rispetti la regola per l’immediata. Per la differita, la data documento deve ricadere entro il 15 del mese successivo e riferirsi ai DDT del mese precedente. Se SdI scarta la fattura, ai fini fiscali è come se non fosse mai stata emessa: reinviala corretta entro 5 giorni per conservare gli effetti della data originaria, come chiarito dai provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate.
3) Come gestisco una vendita a un cliente estero e un acquisto di servizi da un fornitore estero?
Per una vendita a cliente estero, emetti un documento elettronico e invialo a SdI con codice destinatario “XXXXXXX”. Indica correttamente i dati esteri (paese, identificativo fiscale se presente) e la natura IVA della cessione (ad esempio, non imponibile art. 8 per esportazioni, o fuori campo art. 7-ter e seguenti per servizi). I termini sono gli stessi di una fattura interna, salvo indicazioni diverse dei provvedimenti tecnici. Per un acquisto di servizi da estero, devi integrare con reverse charge. Emetti un documento elettronico di tipo TD17 entro il 15 del mese successivo al ricevimento della fattura o all’effettuazione dell’operazione. Per acquisti intracomunitari di beni usa TD18; per acquisti ex art. 17, comma 2, DPR 633/1972 usa TD19. Se ritardi, si applicano le sanzioni dell’articolo 6 del Decreto Legislativo 471/1997; usa il ravvedimento operoso per ridurre gli importi.
4) Sono un professionista sanitario: devo sempre evitare la e-fattura?
No. L’esclusione riguarda le prestazioni sanitarie verso persone fisiche quando i dati confluiscono nel Sistema Tessera Sanitaria, per ragioni di privacy. In questi casi non devi emettere la e-fattura a SdI. Per altre operazioni, come prestazioni verso imprese o professionisti (B2B) o prestazioni non soggette a invio al Sistema Tessera Sanitaria, l’obbligo di fattura elettronica resta. La fonte è la normativa sul Sistema Tessera Sanitaria legata al Decreto-Legge 119/2018 e le proroghe annuali. Controlla sempre su Normattiva e sui provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate la proroga vigente nell’anno. In ogni caso, conserva i documenti per 10 anni e rispetta i termini di trasmissione dove dovuti.
5) Cosa rischio se emetto la fattura in ritardo e come posso limitare i danni?
Se il ritardo influenza la liquidazione IVA, la sanzione va dal 90% al 180% dell’IVA con un minimo di 500 euro, ai sensi dell’articolo 6 del Decreto Legislativo 471/1997. Se il ritardo non incide, come per i forfettari, la sanzione è da 250 a 2.000 euro. Puoi limitare i danni con il ravvedimento operoso (articolo 13 del Decreto Legislativo 472/1997): regolarizza spontaneamente e versi una sanzione ridotta. Le riduzioni più comuni sono 1/9 del minimo entro 90 giorni, 1/8 entro un anno, 1/7 entro due anni e 1/6 oltre due anni. Aggiungi gli interessi legali giornalieri. Se SdI ha scartato la fattura, non è considerata emessa: correggila e rinvia entro 5 giorni dalla notifica per conservare gli effetti della data originaria e azzerare il rischio sanzionatorio.
