Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
Devi conservare le fatture per 10 anni. Se sei in regime ordinario o semplificato le registri; se sei in forfettario le conservi senza registrarle perché non deduci i costi analitici.
- La conservazione dura 10 anni (art. 2220 c.c. e art. 39 D.P.R. 633/1972) e può essere cartacea o elettronica conforme alle Linee guida AgID.
- Registri le fatture d’acquisto nel registro IVA acquisti se sei in regime ordinario/semplificato (art. 25 D.P.R. 633/1972). In forfettario, niente obbligo di registrazione.
- Dal 2024 i forfettari emettono e-fattura via SdI; se ricevi carta da un forfettario B2B, chiedi la e-fattura e conserva comunque il documento.
Registrazione e conservazione delle fatture: il quadro 2026
Le regole si appoggiano su norme stabili e su aggiornamenti recenti. La base è il D.P.R. 633/1972 per l’IVA (articoli 23, 25 e 39). Il Codice civile impone di conservare per 10 anni (art. 2220). Le Linee guida AgID disciplinano la conservazione elettronica conforme. Il regime forfettario è regolato dalla Legge 190/2014, commi 54-89. L’e-fattura B2B/B2C nasce dal D.Lgs. 127/2015 e dalle regole tecniche dell’Agenzia delle Entrate. Le sanzioni seguono il D.Lgs. 471/1997.
Che cosa significa registrare una fattura d’acquisto
Registrare una fattura d’acquisto vuol dire annotarla nel registro IVA acquisti. Il registro IVA acquisti è un elenco cronologico dei documenti ricevuti, richiesto dall’art. 25 del D.P.R. 633/1972. Serve per esercitare la detrazione IVA e per tenere la contabilità aggiornata.
Se la fattura non reca IVA (ad esempio perché il fornitore è in forfettario), l’annotazione resta utile per la contabilità reddituale. Nei regimi con IVA, la registrazione resta la prassi corretta, anche se la fattura non genera detrazione.
Conservazione cartacea ed elettronica: differenze operative
Conservazione cartacea: stampi e archivi per 10 anni in ordine cronologico. Numeri le fatture ricevute con progressione chiara. Tieni separati gli anni. Rendi reperibile ogni documento in caso di controllo.
Conservazione elettronica: archivi in digitale nel rispetto delle Linee guida AgID. In pratica garantisci integrità, immodificabilità, leggibilità e reperibilità. Il sistema crea pacchetti di archiviazione con data certa. In molti casi si applicano firma e marca temporale del conservatore. La conservazione elettronica sostituisce a tutti gli effetti quella cartacea.
Forfettario che emette, forfettario che acquista: cosa cambia
Se acquisti da un forfettario: la fattura non espone IVA (operazione fuori campo IVA ai sensi della Legge 190/2014). Se sei in regime ordinario o semplificato, di norma registri comunque il documento per la contabilità redditi. Se sei in forfettario, non detrai costi analitici, quindi non hai l’obbligo di registrazione. Devi però conservare il documento per 10 anni.
Se sei tu forfettario e acquisti: non c’è IVA da detrarre. Non compili registri IVA. Applica il principio del regime forfettario: paghi le imposte su un reddito calcolato a forfait. Conserva comunque le fatture per eventuali controlli e per i contributi previdenziali.
Fattura elettronica obbligatoria e casi particolari
Dal 2024 l’e-fattura è obbligatoria anche per i forfettari, salvo eccezioni legate a specifiche prestazioni sanitarie a persone fisiche. Nel 2026 la regola generale resta: tra soggetti IVA, si usa il Sistema di Interscambio (SdI). Se ricevi una fattura cartacea da un forfettario in operazioni B2B, chiedi l’emissione via SdI. Conserva comunque il documento cartaceo ricevuto finché non arriva la e-fattura sostitutiva.
Se il documento è elettronico (formato XML via SdI), puoi conservarlo elettronicamente secondo le Linee guida AgID. Se è cartaceo o PDF extra-SdI in un caso ammesso, puoi conservarlo in digitale tramite un processo conforme (scansione + conservazione elettronica a norma) oppure in cartaceo.
Regola decisionale rapida
Se sei in regime forfettario e ricevi fattura: non registri, ma conservi 10 anni.
Se sei in regime semplificato per cassa (art. 18 D.P.R. 600/1973): registri nel registro IVA acquisti e annoti l’uscita per cassa. Conservi 10 anni.
Se sei in regime ordinario: registri nel registro IVA acquisti. Rilevi il costo per competenza (art. 109 TUIR). Conservi 10 anni.
Se la fattura viene da un forfettario: nessuna IVA detraibile. Registri solo per la contabilità redditi se non sei forfettario. Conservi comunque.
Se arriva fattura cartacea B2B da forfettario: chiedi e-fattura via SdI. Nel frattempo conserva il cartaceo. Alla ricezione della e-fattura, usa quella come documento principale.
Tempistiche e modalità di registrazione
Termini IVA e contabili
L’art. 25 del D.P.R. 633/1972 richiede di registrare le fatture d’acquisto per l’IVA detraibile. La detrazione si esercita quando l’imposta diventa esigibile e la fattura è ricevuta, entro il termine della dichiarazione IVA dell’anno (art. 19 e art. 25 D.P.R. 633/1972). Per fatture senza IVA (fornitori forfettari), non c’è detrazione. Tuttavia si registra per coerenza contabile e per il bilancio o il prospetto reddituale.
Nel regime semplificato per cassa (art. 18 D.P.R. 600/1973), i componenti negativi si rilevano alla data di pagamento. Annota quindi la fattura nel registro acquisti e il pagamento nel prospetto incassi/pagamenti. Nel regime ordinario, applichi il principio di competenza (art. 109 TUIR). Rilevi il costo nell’esercizio di competenza e annoti la fattura nel registro acquisti.
Contenuti minimi della registrazione
Riporta data di ricezione, data fattura, numero, fornitore, imponibile/corrispettivo, natura IVA (es. N2.2 per forfettario, se usi un gestionale), eventuali ritenute o rivalse. Indica il metodo di pagamento e il centro di costo se utile alla gestione.
Conservazione: requisiti, responsabilità e prove
La conservazione a norma garantisce integrità, leggibilità e reperibilità nel tempo. L’art. 39 del D.P.R. 633/1972 ammette la conservazione elettronica dei documenti fiscali. Le Linee guida AgID definiscono processo, responsabilità e pacchetti di conservazione. Il termine decennale dell’art. 2220 c.c. decorre dall’ultimo anno di utilizzo del documento ai fini fiscali.
Cartacea: conserva in raccoglitori separati per anno. Proteggi da umidità e deterioramento. Mantieni un indice per la ricerca rapida.
Elettronica: adotta un conservatore qualificato o un sistema interno conforme. Assicura che ogni documento sia immutabile, firmato o sigillato quando richiesto, con marca temporale a chiusura del lotto. Prevedi copie di sicurezza e procedure di esibizione in caso di verifica.
Sanzioni e rischi in caso di errori
Omissioni o irregolarità nei registri IVA possono comportare sanzioni (art. 6 D.Lgs. 471/1997). L’irregolare tenuta o conservazione di scritture e documenti comporta sanzioni da 1.000 a 8.000 euro (art. 9 D.Lgs. 471/1997). Se manca la registrazione di acquisti con IVA detraibile, potresti perdere la detrazione e subire sanzione proporzionale. Con fatture da forfettari non c’è IVA, ma resta il rischio sanzionatorio per irregolare tenuta o mancata esibizione dei documenti.
Come prevenire le contestazioni
Definisci una procedura di ricezione, controllo, registrazione e conservazione. Usa una checklist: verifica anagrafica fornitore, correttezza descrizione, data, numero, natura IVA, coerenza dell’importo, metodo di pagamento. Chiudi ogni mese il registro acquisti. Conserva entro termini regolari i lotti elettronici. Effettua test periodici di esibizione.
| Scenario | Cosa ricevi | Obbligo di registrazione | Scadenza/Tempistiche |
|---|---|---|---|
| Sei in regime forfettario e acquisti da forfettario | Fattura senza IVA (via SdI in XML o documento cartaceo in casi particolari) | Nessun obbligo di registrazione; obbligo di conservazione 10 anni | Conserva entro 3 mesi dalla chiusura dell’esercizio il lotto digitale, oppure archivia cartaceo subito |
| Sei in regime forfettario e acquisti da ordinario | Fattura con IVA | Nessun registro IVA; conservazione 10 anni. L’IVA è un costo | Stesse regole di conservazione; paga e conserva il documento |
| Sei in regime semplificato e acquisti da forfettario | Fattura senza IVA | Sì, registra nel registro IVA acquisti per la contabilità; annota pagamento per cassa | Registra nel mese di ricezione; rileva il costo alla data di pagamento |
| Sei in regime ordinario e acquisti da forfettario | Fattura senza IVA | Sì, registra nel registro IVA acquisti; rileva il costo per competenza | Registra entro i termini di liquidazione/chiusura periodica; competenza nell’esercizio |
| Ricevi e-fattura XML via SdI | Documento informatico strutturato | Registra secondo il tuo regime; conserva elettronicamente a norma | Conservazione digitale con chiusura periodica (tipicamente annuale) e marca temporale |
| Ricevi fattura cartacea B2B da forfettario (non conforme) | Documento cartaceo | Chiedi emissione via SdI; conserva il cartaceo provvisorio | Registra sulla base della e-fattura ricevuta; allinea la contabilità al documento corretto |
FAQ
Devo registrare una fattura ricevuta da un forfettario se sono in regime ordinario?
Sì. Anche se la fattura non contiene IVA detraibile, conviene registrarla nel registro IVA acquisti. L’art. 25 del D.P.R. 633/1972 impone l’annotazione delle fatture ricevute. La registrazione garantisce tracciabilità del costo e corretto riporto in contabilità generale. La fattura sarà indicata con natura IVA coerente (ad esempio natura N2.2 nei gestionali). Non maturi detrazione IVA, ma rispetti gli obblighi contabili e rendi più semplice la chiusura del bilancio e la ricostruzione dei dati in caso di verifica.
Se sono in forfettario, posso ignorare del tutto le fatture d’acquisto?
No. In forfettario non registri le fatture perché non deduci i costi analitici. Tuttavia devi conservarle per 10 anni. Lo impone l’art. 2220 del Codice civile e l’art. 39 del D.P.R. 633/1972. Le fatture servono a dimostrare la natura dell’attività e la coerenza dei movimenti. Inoltre alcune spese incidono comunque su altri adempimenti: i contributi previdenziali versati sono deducibili e vanno documentati; eventuali beni strumentali rilevano ai fini di verifiche. La conservazione resta quindi obbligatoria e utile.
Ho ricevuto una fattura cartacea da un forfettario nel 2026: è valida o devo pretendere l’e-fattura?
Tra soggetti IVA la regola generale prevede e-fattura via SdI anche per i forfettari. Se ricevi un cartaceo in un contesto B2B, chiedi al fornitore di emettere l’e-fattura corretta. Conserva comunque il documento cartaceo ricevuto, perché prova l’operazione in attesa del documento regolare. Quando arriva la e-fattura, utilizza quella come documento primario per registrazione e conservazione. In casi particolari (alcune prestazioni sanitarie a persone fisiche), l’invio via SdI può non essere previsto: lì il cartaceo può essere l’unico documento. Verifica sempre il contesto dell’operazione prima di rifiutare un documento.
Conservazione elettronica: servono per forza firma digitale e marca temporale?
Nella conservazione elettronica a norma, il processo deve garantire integrità, immodificabilità e data certa. Le Linee guida AgID prevedono la chiusura dei pacchetti di conservazione con un riferimento temporale opponibile a terzi. In pratica, i conservatori qualificati appongono firma digitale e marca temporale al pacchetto di archiviazione. Non devi firmare ogni singola fattura. Devi invece assicurarti che il sistema o il conservatore produca i pacchetti a norma, con evidenze di integrità e data certa, e che la documentazione sia esibibile in caso di controllo.
Se non registro una fattura da forfettario, posso comunque dedurre il costo?
Dipende dal regime. In forfettario non deduci i costi analitici, quindi la registrazione non cambia il reddito. In semplificato per cassa e in ordinario, la deduzione segue rispettivamente cassa e competenza (art. 18 D.P.R. 600/1973 e art. 109 TUIR). La registrazione è lo strumento che assicura tracciabilità del costo. Se ometti la registrazione potresti incontrare difficoltà probatorie e rischiare contestazioni formali (art. 6 e art. 9 D.Lgs. 471/1997). La prassi corretta è registrare tutte le fatture rilevanti, incluse quelle senza IVA, e conservarle a norma per 10 anni.
Quali sanzioni rischio se non conservo le fatture correttamente per 10 anni?
L’irregolare tenuta o conservazione di documenti e scritture può costare da 1.000 a 8.000 euro (art. 9 D.Lgs. 471/1997). Inoltre, in caso di verifica, l’impossibilità di esibire i documenti può portare a rettifiche del reddito o dell’IVA e a sanzioni aggiuntive. La conservazione elettronica a norma, con processi e responsabilità documentati, riduce il rischio. Se mantieni la conservazione cartacea, cura ordine, integrità e reperibilità. Ricorda che il termine decennale decorre dall’ultimo utilizzo fiscale del documento, quindi in alcuni casi di accertamento il periodo effettivo di conservazione può estendersi fino alla definizione del contenzioso.
