Ultimo aggiornamento: giugno 2026.
In Italia la fattura elettronica è obbligatoria per quasi tutti: si emette via Sistema di Interscambio (SdI) attivando il servizio, compilando il file XML e inviandolo. Eccezione: prestazioni sanitarie verso persone fisiche (Sistema Tessera Sanitaria).
- Obbligo generalizzato B2B e B2C via SdI; B2G obbligatorio dal 2014. Eccezione: operatori sanitari verso persone fisiche (Sistema Tessera Sanitaria).
- Passi operativi: attivazione canale su Fatture e Corrispettivi, compilazione XML FatturaPA, invio e gestione esiti SdI.
- Termini: emissione entro 12 giorni; fattura differita entro il 15 del mese successivo; conservazione digitale a norma per 10 anni.
Cos’è la fattura elettronica e perché è obbligatoria nel 2026
La fattura elettronica è una fattura in formato XML, strutturata secondo le Specifiche Tecniche FatturaPA dell’Agenzia delle Entrate. XML è un file leggibile dalle macchine che garantisce dati coerenti e controllabili.
Si invia tramite SdI, il Sistema di Interscambio. SdI controlla i dati minimi e recapita la fattura al cliente. Questo flusso sostituisce carta, PDF e invii manuali.
L’obbligo nasce da norme nazionali e digitali. Riferimenti: D.Lgs. 127/2015; Legge 205/2017 (Bilancio 2018); D.M. 55/2013 per la PA; provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate sulle specifiche FatturaPA. Le basi sono consultabili su Normattiva e sui portali istituzionali dell’Agenzia delle Entrate e del MEF.
Chi deve emettere la fattura elettronica
Imprese e professionisti (regimi ordinario e semplificato)
Tutte le partite IVA residenti o stabilite in Italia devono emettere fatture elettroniche per operazioni nazionali B2B e B2C. Lo prevede l’articolo 1 del D.Lgs. 127/2015, come attuato dalla Legge 205/2017 e successivi provvedimenti attuativi dell’Agenzia delle Entrate.
Regime forfettario
Il regime forfettario è un regime agevolato per persone fisiche con ricavi/compensi annui fino a 85.000 euro. Si tassa un reddito “forfettario” calcolato con un coefficiente. Dal 1° gennaio 2024 anche i forfettari devono emettere e-fattura via SdI.
Il principio di cassa si applica ai professionisti: contano gli incassi effettivi ai fini delle imposte. Questo non cambia l’obbligo di emettere e-fattura, ma incide su ritenute e cassa previdenziale da indicare nel documento.
Eccezioni: operatori sanitari e Sistema Tessera Sanitaria
Chi eroga prestazioni sanitarie a persone fisiche non invia e-fatture via SdI per tali operazioni. Usa il Sistema Tessera Sanitaria (STS). La deroga nasce da esigenze di tutela dei dati sanitari, confermate dai provvedimenti del Garante per la protezione dei dati personali e dalle norme sul STS (Decreto MEF 31 luglio 2015 e successive regole tecniche).
Se lo stesso operatore sanitario fattura ad aziende o PA, per tali fatture usa SdI. Quindi la deroga riguarda solo prestazioni a persone fisiche.
Operazioni verso l’estero
Per vendite a clienti esteri senza un identificativo SdI, si emette e-fattura con codice destinatario “0000000” oppure si opera secondo le regole di integrazione/autofattura previste dalle Specifiche Tecniche e dalla normativa IVA. Per acquisti esteri si trasmettono documenti di integrazione/autofattura (codici TD17, TD18, TD19) ai fini IVA, secondo i termini indicati dall’Agenzia delle Entrate.
Come si fa una fattura elettronica: attivazione, compilazione, invio
1) Attivazione su Fatture e Corrispettivi e scelta del canale
Accedi a Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate con SPID, CIE o CNS. Registra l’indirizzo telematico di ricezione: un codice destinatario a 7 caratteri o una PEC. In alternativa, usa il QR-Code del cassetto fiscale per far leggere al fornitore i tuoi dati.
Scegli il canale per emettere e ricevere: portale web, app Fatturae, software gestionale, PEC o un canale accreditato. La scelta non cambia le regole fiscali, solo l’operatività quotidiana.
2) Compilazione del file XML
Compila i blocchi dati previsti dalle Specifiche FatturaPA:
- Dati del cedente/prestatore: partita IVA, indirizzo, regime fiscale. Se regime forfettario, indica il regime agevolato.
- Dati del cessionario/committente: partita IVA o codice fiscale, indirizzo, codice destinatario o PEC. Per privati senza canale, usa “0000000”.
- Dati documento: numero progressivo, data, tipo documento (TD01 fattura, TD04 nota di credito, TD05 nota di debito, TD02/TD03 acconti, TD16–TD19 integrazioni/autofatture, altri secondo specifiche vigenti).
- Dettagli linee: descrizione, quantità, prezzo, aliquota IVA o natura IVA (es. N1 esclusa, N2 non soggetta, N3 non imponibile, N4 esente, N6 reverse charge, N7 IVA assolta in altro Stato). Inserisci la causale IVA appropriata.
- Ritenute: per lavoro autonomo, indica ritenuta d’acconto quando dovuta. “Ritenuta” nel blocco DatiRitenuta con aliquota.
- Cassa previdenziale: inserisci contributo (es. cassa professionale o rivalsa 4% Gestione Separata), con natura IVA corretta.
- Imposta di bollo: se dovuta (operazioni senza IVA con importi superiori a 77,47 euro), valorizza DatiBollo con “BolloVirtuale = SI”.
- Pagamenti: modalità (bonifico, carte, contanti), IBAN, scadenza. Questo aiuta la riconciliazione incassi.
Usa descrizioni chiare e coerenti con il contratto o l’ordine. Rispetta la progressione numerica per anno. Inserisci la data del documento coerente con l’effettuazione dell’operazione (regole IVA degli articoli 6 e seguenti del DPR 633/1972).
3) Invio al SdI e gestione degli esiti
Trasmetti l’XML via canale scelto. SdI restituisce un esito:
- Consegnata: la fattura è recapitata. Conserva la “ricevuta di consegna”.
- Messa a disposizione: il cliente non ha canale; SdI deposita nel cassetto fiscale. Invia copia di cortesia al cliente.
- Scartata: errori formali. Devi emettere una nuova fattura con stesso numero e data o con una nuova numerazione, secondo le indicazioni AdE, entro breve tempo. L’originale scartato è come non emesso.
Conserva sempre il file XML e le ricevute SdI. Servono in caso di controlli.
Conservazione digitale a norma
Conserva le fatture per 10 anni. Base legale: art. 2220 c.c., D.M. 17 giugno 2014 sulla conservazione dei documenti informatici, Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005) e regole tecniche AgID.
La conservazione “a norma” garantisce integrità, autenticità e reperibilità. Verifica periodicamente che il tuo sistema completi i pacchetti di archiviazione e la firma digitale ove richiesta.
Regola decisionale rapida
Usa questi nessi logici per decidere cosa fare, caso per caso:
- Il cliente è una Pubblica Amministrazione? Emetti e-fattura via SdI in formato PA e indica sempre il CUU (Codice Univoco Ufficio) di 6 caratteri.
- Il cliente è un’impresa o professionista in Italia? Emetti e-fattura via SdI. Usa codice destinatario o PEC.
- Il cliente è un consumatore finale in Italia? Emetti e-fattura via SdI con “0000000”. Consegnagli una copia di cortesia se richiesta.
- Sei un operatore sanitario e la prestazione è resa a persona fisica? Non inviare e-fattura via SdI. Trasmetti al Sistema Tessera Sanitaria secondo le regole STS.
- Operazione con soggetti esteri? Valuta: per vendite, emetti documento conforme e, se previsto, invia XML a SdI; per acquisti, invia TD17/TD18/TD19 entro i termini di integrazione/autofattura.
Tempistiche e sanzioni: cosa rispettare
Termini di emissione
Fattura immediata: entro 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione. È la regola generale per beni e servizi nazionali.
Fattura differita: entro il 15 del mese successivo, se hai DDT o documenti equipollenti che provano consegne nel mese. Indica le date dei DDT.
Note di variazione: emetti note di credito/debito tempestive quando rettifichi imponibile o imposta, ai sensi dell’art. 26 del DPR 633/1972.
Imposta di bollo su e-fatture
Il bollo sulle e-fatture senza IVA scatta oltre 77,47 euro per documento. Si versa in modo virtuale. L’Agenzia delle Entrate pubblica trimestralmente l’elenco e l’importo dovuto nell’area riservata.
Scadenze di versamento: 1° trimestre entro 31 maggio; 2° entro 30 settembre; 3° entro 30 novembre; 4° entro fine febbraio dell’anno successivo. Le sanzioni in caso di ritardi si applicano secondo DPR 642/1972 e D.Lgs. 471/1997.
Controlli e sanzioni
La tardiva o omessa emissione è sanzionata dall’art. 6 del D.Lgs. 471/1997. Conta la data trasmessa a SdI. Programma controlli interni per inviare nei termini.
Se SdI scarta, l’invio non esiste. Correggi e ritrasmetti rapidamente. Se l’errore incide sulla liquidazione IVA, valuta una nota di variazione o ravvedimento operoso (art. 13 D.Lgs. 472/1997).
Fatture verso la Pubblica Amministrazione e il CUU
Per la PA si usa sempre il formato FatturaPA e il canale SdI dedicato dal 2014, introdotto dal D.M. 55/2013. Serve il CUU, Codice Univoco Ufficio, di 6 caratteri alfanumerici.
Nel corpo della fattura PA indica anche CIG e CUP quando richiesti. Senza questi dati la PA può rifiutare l’accettazione, anche se SdI ha consegnato.
Per trovare il CUU si consulta l’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA). Inseriscilo senza errori o la consegna fallirà.
Strumenti pratici e controlli di qualità
Codici documento e natura IVA ricorrenti
Usa il tipo documento corretto:
- TD01 Fattura; TD02/TD03 acconti; TD04 Nota di credito; TD05 Nota di debito.
- TD16–TD19 per integrazione/autofattura in reverse charge ed estero; TD24–TD28 per casi particolari secondo le Specifiche Tecniche vigenti.
Imposta la natura IVA precisa quando l’aliquota non si applica: N2 per non soggette, N3 per non imponibili (esportazioni, cessioni intracomunitarie), N4 per esenti, N6 per reverse charge. Inserisci sempre il riferimento normativo nella causale.
Controlli pre-invio e riconciliazione incassi
Prima di inviare, verifica: anagrafica cliente, codice destinatario/PEC, progressivo e data, imponibili, aliquote, bollo, ritenute, CIG/CUP/commesse. Un errore formale genera scarto; uno sostanziale genera sanzioni o contestazioni.
Dopo l’invio, riconcilia i pagamenti con i file XML e le ricevute SdI. Per i professionisti che applicano il principio di cassa, collega incasso e fattura per gestire imposte, ritenute e contributi.
Esempi di scenari, requisiti e tempistiche
| Scenario | Requisiti documentali | Quando emettere/inviare | Note operative |
|---|---|---|---|
| B2B nazionale (impresa → impresa) | XML con TD01, codice destinatario/PEC, aliquota o natura IVA, riferimento ordine/contratto | Entro 12 giorni dall’effettuazione | Registra l’indirizzo telematico del cliente su Fatture e Corrispettivi per recapito automatico |
| B2C nazionale (impresa/professionista → consumatore) | XML TD01, codice “0000000”, causale chiara | Entro 12 giorni | Consegna copia di cortesia se richiesta; SdI deposita nel cassetto fiscale del cliente |
| Prestazione sanitaria a persona fisica | Documento conforme alle regole STS | Secondo calendario STS | Non inviare via SdI; tutela privacy come da provvedimenti del Garante |
| Fattura alla Pubblica Amministrazione | XML PA con CUU, eventuali CIG/CUP, capitoli di spesa | Entro 12 giorni o come da contratto | Il mancato CUU impedisce la consegna; la PA può rifiutare per dati mancanti |
| Fattura differita su DDT | XML TD01 con riferimento a DDT del mese | Entro il 15 del mese successivo | Allega gli estremi dei DDT nella fattura; numerazione coerente |
| Servizi ricevuti da fornitore estero | XML TD17 (autofattura/integrazione), natura IVA N6.x | Entro il 15 del mese successivo all’esigibilità | Assolve l’IVA con reverse charge; conserva fattura estera e XML |
| Acquisto intracomunitario di beni | XML TD18 (integrazione), natura IVA N6.x | Entro il 15 del mese successivo alla ricezione | Indica numero e data della fattura UE; integra le aliquote nazionali |
| Nota di credito | XML TD04 con riferimento alla fattura originaria | Appena noto il presupposto di variazione | Motiva la variazione in causale; aggiorna base IVA e incassi |
FAQ sulla fatturazione elettronica (giugno 2026)
1) Sono in regime forfettario: cosa devo fare per essere in regola con la e-fattura?
Dal 2024 anche i forfettari emettono fatture elettroniche via SdI. Entra in Fatture e Corrispettivi con SPID/CIE/CNS, registra il tuo indirizzo telematico (codice destinatario o PEC) e attiva l’uso del servizio di fatturazione. Se usi un gestionale, imposta la numerazione progressiva e il profilo fiscale “forfettario”.
In fattura indica il regime agevolato, applica l’eventuale cassa previdenziale (cassa professionale o rivalsa 4% se prevista), non addebiti IVA e valuti il bollo virtuale se l’importo senza IVA supera 77,47 euro. Per i clienti consumatori usa “0000000” come codice destinatario. Invia entro 12 giorni dall’operazione. Conserva XML e ricevute SdI per 10 anni. Riferimenti: D.Lgs. 127/2015; provvedimenti AdE su FatturaPA; norme sulla conservazione (D.M. 17 giugno 2014; D.Lgs. 82/2005).
2) Come fatturo a una Pubblica Amministrazione e dove trovo il Codice Univoco Ufficio?
Per la PA devi sempre usare il formato FatturaPA e inviare tramite SdI. Compila il campo “Codice Destinatario” con il CUU a 6 caratteri dell’ufficio che pagherà la fattura. Indica, se previsti, CIG e CUP. Verifica anche capitoli di spesa o riferimenti dell’ordine. Queste richieste nascono dal D.M. 55/2013 e dalle regole tecniche pubbliche sulla fatturazione elettronica alla PA.
Il CUU si reperisce sull’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA). Senza CUU la consegna non avviene. Anche se SdI consegna, la PA può rifiutare per dati mancanti. Conserva la ricevuta di “consegna” e quella di “accettazione/rifiuto”.
3) Ho inviato una fattura con errore: come la correggo correttamente?
Se SdI ha scartato la fattura, l’emissione non esiste. Correggi l’XML e ritrasmetti. Mantieni la coerenza di numerazione e date secondo le indicazioni dell’Agenzia delle Entrate contenute nei provvedimenti tecnici FatturaPA. Se la fattura è stata consegnata ma contiene un errore economico (imponibile, imposta, quantità), emetti una nota di credito TD04 per stornare parzialmente o totalmente e, se necessario, una nuova fattura corretta.
Per errori non economici (es. codice destinatario, indirizzo), se la fattura è già nei registri del cliente, concorda la soluzione: nota di variazione se incide sui dati fiscali, oppure semplice comunicazione se non incide. Per errori che impattano la liquidazione IVA o le imposte, valuta il ravvedimento operoso (art. 13 D.Lgs. 472/1997). Conserva tutti i documenti di correzione con le ricevute SdI.
4) Come gestisco le operazioni con l’estero (vendite e acquisti) in e-fattura?
Per vendite a clienti esteri, emetti documento con codice destinatario “0000000” se il cliente non ha canale SdI e compila i dati fiscali secondo la natura dell’operazione (esportazione non imponibile, cessione intracomunitaria, servizi extra-UE). Inserisci sempre il riferimento normativo nella causale (es. art. 8 o art. 41). Verifica gli obblighi di prova (CMR, dichiarazione di intento, documenti di trasporto) in base al tipo di operazione.
Per acquisti esteri, trasmetti i documenti di integrazione/autofattura: TD17 per servizi da estero, TD18 per acquisiti intracomunitari di beni, TD19 per acquisti ex art. 17, c. 2. I termini sono generalmente il 15 del mese successivo al momento di esigibilità o ricezione. Applica la natura IVA N6.x per reverse charge, con imposta assolta in Italia. Riferimenti: DPR 633/1972, D.Lgs. 127/2015, Specifiche Tecniche FatturaPA, prassi AdE.
5) Cosa devo sapere su imposta di bollo e ritenute nelle e-fatture dei professionisti?
Se emetti fatture senza IVA con importi superiori a 77,47 euro, devi applicare l’imposta di bollo. Nel file XML imposta DatiBollo con “SI”. L’Agenzia delle Entrate calcola trimestralmente quanto devi versare e pubblica l’importo nell’area riservata. Le scadenze sono: 31 maggio, 30 settembre, 30 novembre e fine febbraio per il quarto trimestre. Le sanzioni per omessi o tardivi versamenti seguono il DPR 642/1972 e il D.Lgs. 471/1997; puoi sanare con ravvedimento operoso (D.Lgs. 472/1997).
Per le ritenute d’acconto su lavoro autonomo, compila il blocco DatiRitenuta indicando tipo, aliquota e imponibile di riferimento. Ricorda la gestione della cassa previdenziale: cassa professionale con aliquota propria o rivalsa 4% per Gestione Separata, se prevista dal tuo ordinamento professionale. Specifica il regime fiscale in testata (forfettario, ordinario). Tutto deve essere coerente con le indicazioni normative consultabili su Normattiva e nelle circolari e risoluzioni dell’Agenzia delle Entrate.
