Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
La fattura cartacea è ammessa solo in casi residuali: esoneri specifici, emergenza SdI o particolari prestazioni sanitarie. Se la usi, inserisci i dati obbligatori, calcola correttamente imposte/contributi e applica la marca da bollo.
- Contenuti obbligatori ex art. 21 DPR 633/1972: data, numero progressivo, dati delle parti, descrizione, importi, aliquote/IVA o natura, eventuale bollo.
- Cartacea consentita solo per esonerati, emergenza Sistema di Interscambio o prestazioni sanitarie verso persone fisiche soggette a invio al Sistema Tessera Sanitaria.
- Calcoli diversi per regime forfettario e ordinario: niente IVA/ritenuta per forfettari; in ordinario si applicano IVA e, di norma, ritenuta d’acconto.
Cos’è oggi una “fattura cartacea” e quando è davvero utile
La fattura cartacea è un documento analogico stampato e firmato. Oggi ha funzione fiscale solo in specifiche eccezioni. In tutti gli altri casi si usa la fattura elettronica tramite il Sistema di Interscambio (SdI).
La base normativa dell’obbligo di fatturazione elettronica è il Decreto Legislativo 127/2015. L’obbligo si applica a quasi tutti i titolari di Partita IVA dal 2019 e si è esteso ai forfettari dal 2024.
Restano eccezioni. Alcuni soggetti e operazioni sono esonerati. In caso di blocco SdI puoi emettere un documento analogico e trasmettere l’e-fattura appena possibile.
Fonti normative di riferimento
Contenuto minimo della fattura: art. 21 DPR 633/1972. Obbligo di e-fattura e gestione SdI: Decreto Legislativo 127/2015 e provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate. Imposta di bollo: DPR 642/1972 e DM MEF 17 giugno 2014. Regime forfettario: Legge 190/2014 e successive modifiche. Ritenute: DPR 600/1973, art. 25. Rivalsa 4% Gestione Separata: Legge 662/1996, art. 1, comma 212.
I casi in cui la fattura cartacea è ancora ammessa nel 2026
Esoneri soggettivi e oggettivi
Sono esonerati dalla e-fattura alcuni soggetti. Ad esempio, i produttori agricoli esonerati dell’art. 34, comma 6, DPR 633/1972. Inoltre, per prestazioni sanitarie rese a persone fisiche, vige il divieto di e-fattura via SdI quando i dati confluiscono al Sistema Tessera Sanitaria per motivi di privacy. In tali casi la documentazione resta analogica o con canali dedicati.
Verifica sempre la tua posizione. Le eccezioni cambiano con le leggi di bilancio e i provvedimenti annuali del Ministero dell’Economia e dell’Agenzia delle Entrate.
Emergenza SdI e interruzioni tecniche
Se non riesci a trasmettere per blocchi del SdI o problemi tecnici non imputabili a te, puoi rilasciare al cliente un documento cartaceo. È una “fattura di emergenza”.
Devi poi inviare l’e-fattura tramite SdI non appena possibile e comunque rispettando i termini dell’art. 21 DPR 633/1972 (fattura immediata entro 12 giorni; differita entro il 15 del mese successivo, se supportata da DDT).
Contenuto obbligatorio della fattura cartacea
Questi elementi sono indispensabili per validità fiscale, secondo l’art. 21 DPR 633/1972:
- Data di emissione e numero progressivo, unico per anno o sezionale.
- Dati del cedente/prestatore: denominazione, indirizzo, Partita IVA, codice fiscale.
- Dati del cliente: denominazione o nome/cognome, indirizzo, Partita IVA o codice fiscale.
- Descrizione chiara di beni/servizi, quantità e corrispettivi.
- Base imponibile, aliquota IVA e imposta. Se IVA non dovuta: natura operazione e riferimento normativo (esempio: “Operazione senza IVA – regime forfettario, art. 1, commi 54-89, L. 190/2014”).
- Eventuali sconti, spese anticipate in nome e per conto, contributi integrativi o rivalse.
- Termini e modalità di pagamento, eventuali CIG/CUP per appalti pubblici.
Marca da bollo da 2 euro
Se l’operazione è fuori campo IVA, esente o non imponibile, e l’importo del documento supera 77,47 euro, devi assolvere l’imposta di bollo da 2 euro (DPR 642/1972). Sulla cartacea apponi fisicamente la marca sull’originale.
Ricorda di indicare in fattura “Imposta di bollo assolta” e inserire il numero identificativo della marca se disponibile.
Rivalsa e ritenuta: cosa significano
Rivalsa 4%: maggiorazione facoltativa applicabile dai professionisti iscritti alla Gestione Separata INPS. È un rimborso parziale dei contributi (L. 662/1996). Non sconta ritenuta d’acconto e concorre alla base IVA quando l’IVA è dovuta.
Contributo integrativo di Cassa: maggiorazione prevista da molte casse professionali (di solito tra 2% e 5%). Segue regole simili alla rivalsa 4% ai fini ritenuta e, nel regime ordinario, entra nella base IVA.
Ritenuta d’acconto: anticipo d’imposta IRPEF, di norma 20%, operata dal cliente sostituto d’imposta sulle prestazioni professionali (DPR 600/1973, art. 25). Non si applica ai forfettari.
Come compilare una fattura cartacea: guida pratica
1) Intestazione e numerazione
Indica data e numero progressivo. Se usi più serie, crea sezionali (es. A/2026-001). Mantieni la sequenza senza salti ingiustificati.
2) Dati delle parti
Scrivi i tuoi dati completi e quelli del cliente. Inserisci sempre Partita IVA o codice fiscale. Per clienti esteri usa i dati identificativi disponibili e la natura dell’operazione se l’IVA non si applica.
3) Descrizione e imponibile
Descrivi il servizio o bene. Specifica quantità, tariffe, eventuali sconti. Indica l’imponibile, cioè il valore prima di IVA.
4) Imposte e contributi
Regime forfettario: niente IVA e niente ritenuta. Puoi addebitare rivalsa 4% Gestione Separata o contributo integrativo di Cassa, se previsto. Se il totale supera 77,47 euro, apponi la marca da bollo da 2 euro.
Regime ordinario: applichi IVA sull’imponibile aumentato di eventuali rivalse/contributi integrativi. Se il cliente è sostituto d’imposta, detrae la ritenuta d’acconto sul solo compenso professionale (senza rivalsa/contributo integrativo e al netto di spese anticipate in nome e per conto).
5) Note obbligatorie
Inserisci le diciture normative. Esempi: “Operazione in franchigia IVA – regime forfettario, L. 190/2014” oppure “IVA assolta ai sensi dell’art. 17 DPR 633/1972” nei casi di inversione contabile interni. Per emergenza SdI, annota “Documento emesso in emergenza – trasmissione elettronica a seguire”.
Regola decisionale rapida
Se/Allora: la catena logica per scegliere tra cartacea ed elettronica
- Se sei titolare di Partita IVA e non rientri in un’esenzione, allora devi emettere fattura elettronica via SdI. La cartacea non basta.
- Se rientri in un’esenzione dall’e-fattura (es. produttore agricolo esonerato) o presti servizi sanitari a persone fisiche soggetti a invio al Sistema Tessera Sanitaria, allora puoi usare la cartacea secondo le regole di settore.
- Se SdI non funziona o hai un disservizio tecnico documentabile, allora rilascia subito una cartacea al cliente e invia l’e-fattura appena possibile, rispettando i termini di emissione (12 giorni per l’immediata; 15 del mese successivo per la differita).
- Se sei in regime forfettario, allora non addebiti IVA, non subisci ritenuta; valuti la rivalsa 4% o il contributo integrativo e applichi la marca da bollo se dovuta.
- Se sei in regime ordinario e il cliente è sostituto d’imposta, allora applichi IVA e il cliente trattiene la ritenuta sul compenso; se non è sostituto, non si applica ritenuta.
Esempi numerici aggiornati
Esempio 1 – Regime forfettario (prestazione professionale)
Compenso: 3.000 euro.
Rivalsa Gestione Separata 4%: 120 euro (facoltativa, ma usuale per professionisti senza Cassa).
IVA: non si applica.
Marca da bollo: 2 euro (totale documento supera 77,47 euro e non c’è IVA).
Totale da pagare: 3.000 + 120 + 2 = 3.122 euro.
Note in fattura: “Operazione in franchigia da IVA – regime forfettario (L. 190/2014 e s.m.i.). Compenso non soggetto a ritenuta d’acconto (art. 1, comma 67, L. 190/2014). Imposta di bollo assolta.”
Esempio 2 – Regime ordinario (professionista con contributo integrativo 4%)
Compenso: 3.000 euro.
Contributo integrativo/Cassa o rivalsa 4%: 120 euro. Base IVA = 3.120 euro.
IVA 22% su 3.120 = 686,40 euro.
Ritenuta d’acconto 20% su 3.000 = 600 euro (se il cliente è sostituto d’imposta).
Totale da pagare: 3.120 + 686,40 − 600 = 3.206,40 euro.
Note in fattura: riferimento alla Cassa o alla rivalsa; eventuali riferimenti normativi speciali se necessari.
Scadenze e conservazione
Tempi di emissione
Fattura immediata: entro 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione (art. 21 DPR 633/1972). Fattura differita: entro il 15 del mese successivo, se supportata da DDT o documento equipollente.
Conservazione dei documenti
I documenti cartacei si conservano in originale per 10 anni (art. 2220 Codice Civile). Devono essere leggibili e ordinati per data/numero. Per le e-fatture la conservazione è digitale a norma, secondo i provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate e le regole tecniche vigenti.
Errori frequenti da evitare
Marche da bollo dimenticate o sbagliate
Controlla l’importo e la natura dell’operazione. Se non applichi l’IVA e superi 77,47 euro, la marca è dovuta. Se te ne accorgi dopo, regolarizza con imposta e sanzioni ridotte.
Ritenuta d’acconto calcolata sulla base sbagliata
La ritenuta si calcola sul compenso professionale, senza includere rivalse o contributi integrativi. Evita errori che creano contenziosi con il cliente.
Diciture normative mancanti
Scrivi sempre il riferimento normativo che giustifica l’assenza di IVA o l’esonero da ritenuta. Senza dicitura chiara, aumentano i rischi in caso di controllo.
Tabella decisionale: scenari, requisiti e tempistiche
| Scenario | Chi può usarla | Documenti/Note richieste | Tempistiche e prossimi passi |
|---|---|---|---|
| Emergenza SdI (blocco o disservizio tecnico) | Qualsiasi soggetto IVA obbligato alla e-fattura | Fattura cartacea al cliente; nota “Documento emesso in emergenza”; conservazione copia | Invia l’e-fattura al SdI appena possibile; rispetta 12 giorni (immediata) o 15 del mese successivo (differita) |
| Prestazioni sanitarie a persone fisiche con invio al Sistema Tessera Sanitaria | Operatori sanitari e strutture soggette a flusso TS | Documento analogico o canale TS; divieto e-fattura via SdI per privacy | Emissione contestuale alla prestazione; invio dati al TS secondo calendario vigente |
| Produttori agricoli esonerati (art. 34, c.6, DPR 633/1972) | Piccoli produttori esonerati IVA | Fattura cartacea con riferimenti esenzione; eventuale bollo | Emissione nei termini ordinari; conservazione per 10 anni |
| Copia di cortesia per il cliente (oltre all’e-fattura) | Qualsiasi soggetto IVA | Documento cartaceo non fiscale, coerente con l’e-fattura trasmessa | La validità fiscale resta dell’e-fattura; invio via SdI entro i termini |
FAQ
1) La fattura cartacea è ancora valida nel 2026?
Sì, ma solo in casi limitati. L’obbligo generale è la fatturazione elettronica tramite Sistema di Interscambio, introdotto dal Decreto Legislativo 127/2015 e progressivamente esteso a quasi tutti i titolari di Partita IVA, compresi i forfettari. La cartacea resta valida in caso di esonero specifico (ad esempio, produttori agricoli esonerati ex art. 34, comma 6, DPR 633/1972) e per particolari prestazioni sanitarie verso persone fisiche soggette a invio al Sistema Tessera Sanitaria, per cui permane il divieto di e-fattura via SdI per ragioni di privacy. Inoltre, è ammessa in emergenza quando SdI non è disponibile: in questo caso il documento cartaceo consente di adempiere verso il cliente, ma devi trasmettere l’e-fattura appena possibile, nel rispetto dei termini dell’art. 21 DPR 633/1972. Fuori da queste eccezioni, la cartacea da sola non è sufficiente ai fini fiscali.
2) Come funziona la marca da bollo sulle fatture cartacee?
Se la fattura non sconta IVA (operazione esente, non imponibile o fuori campo) e l’importo documento supera 77,47 euro, devi applicare una marca da bollo da 2 euro sulla fattura cartacea originale, ai sensi del DPR 642/1972 e del DM MEF 17 giugno 2014. Ricorda di riportare la dicitura “Imposta di bollo assolta” e conservare la prova dell’assolvimento. Se dimentichi il bollo, puoi regolarizzare versando l’imposta e le sanzioni ridotte con ravvedimento operoso. Nelle e-fatture, il bollo si assolve in modo virtuale; sulle cartacee è materiale. Il bollo non si applica se l’operazione è imponibile IVA, anche se l’imposta è pari a zero per effetto di reverse charge o split payment, salvo casi particolari previsti dalla tariffa dell’imposta di bollo.
3) La rivalsa del 4% si applica sempre? E subisce ritenuta?
La rivalsa del 4% è tipica dei professionisti senza Cassa iscritti alla Gestione Separata INPS (L. 662/1996). È una maggiorazione facoltativa che il professionista può addebitare al cliente per contribuire al costo previdenziale. Non sempre è il 4%: molte Casse professionali prevedono un “contributo integrativo” con aliquota propria (ad esempio 2%, 4% o 5%). La rivalsa o il contributo integrativo non subiscono ritenuta d’acconto: la ritenuta si calcola sul solo compenso professionale. Nel regime ordinario, invece, la rivalsa o il contributo integrativo entrano nella base imponibile IVA. Nel regime forfettario, non essendoci IVA, la rivalsa resta una semplice maggiorazione del corrispettivo.
4) Quando si applica la ritenuta d’acconto e su quale base si calcola?
La ritenuta d’acconto si applica, di norma, alle prestazioni di lavoro autonomo rese da professionisti in regime ordinario quando il cliente è un sostituto d’imposta (imprese, enti, professionisti). La base è il compenso professionale, cioè l’imponibile al netto di eventuali spese anticipate in nome e per conto del cliente e senza includere rivalsa o contributi integrativi. L’aliquota standard è il 20% (DPR 600/1973, art. 25). Non si applica ai contribuenti in regime forfettario (esenzione prevista dalla Legge 190/2014) né quando il committente non è sostituto d’imposta. In presenza di casi particolari (agenti, provvigioni, non residenti) si applicano regole e aliquote specifiche: verifica sempre la disciplina di dettaglio su Normattiva e le istruzioni dell’Agenzia delle Entrate.
5) Ho emesso una fattura cartacea ma dovevo fare l’e-fattura: come rimediare?
Se hai emesso una cartacea senza averne titolo, devi regolarizzare. Prepara e invia l’e-fattura tramite SdI con gli stessi dati della cartacea e con riferimento nella sezione “Causale/Note” per collegare i documenti. Se la cartacea ha generato addebiti errati (es. mancata applicazione dell’IVA), valuta l’emissione di una nota di variazione per correggere imponibile e imposta, quindi emetti la fattura corretta via SdI. Le sanzioni per irregolarità di fatturazione sono previste dal D.Lgs. 471/1997; puoi ridurle con il ravvedimento operoso (D.Lgs. 472/1997) se regolarizzi spontaneamente e in tempi brevi. Conserva tutta la documentazione a supporto e, in caso di emergenza SdI documentabile, indica tale circostanza nelle note. Per casi complessi, fai riferimento alle circolari e risoluzioni dell’Agenzia delle Entrate e alla disciplina IVA del DPR 633/1972.
