Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
Per fatturare una Pubblica Amministrazione devi usare il tracciato FatturaPA in XML, firmarlo con firma digitale qualificata e inviarlo allo SDI tramite PEC, portale o canali accreditati. Senza questi requisiti la PA rifiuta.
- Formato obbligatorio: XML FatturaPA con campi PA (Codice Univoco Ufficio, CIG/CUP se previsti, riferimenti ordine).
- Firma digitale qualificata: file .xml.p7m conforme al CAD e al regolamento eIDAS.
- Invio esclusivo via Sistema di Interscambio (SDI): PEC, Portale Fatture e Corrispettivi, SdICoop o SdIFtp.
Cos’è la FatturaPA e perché è obbligatoria
La FatturaPA è la fattura elettronica verso le Pubbliche Amministrazioni. È un file XML con struttura tecnica standard. Include campi specifici richiesti dagli enti.
L’obbligo nasce dalla Legge 244/2007, articolo 1, commi 209-214. Il Decreto Ministeriale 3 aprile 2013, n. 55, ha definito formato, canali e regole di rifiuto. La PA non può pagare fatture non conformi.
Il Sistema di Interscambio (SDI) riceve, controlla e inoltra la fattura all’ufficio PA indicato. La PA risponde con esito di accettazione o rifiuto. Se non risponde entro i termini, scatta la decorrenza termini.
Quadro normativo aggiornato
Riferimenti chiave:
- DM 3 aprile 2013, n. 55: formato FatturaPA, canali, esiti (fonte: Normattiva).
- Legge 244/2007: obbligo di fatturazione elettronica verso le PA (fonte: Normattiva).
- D.Lgs. 82/2005 (CAD): definizioni e valore delle firme elettroniche (fonte: Normattiva).
- Regolamento (UE) n. 910/2014 (eIDAS): firma elettronica qualificata.
- DL 66/2014, art. 25: obbligo CIG/CUP in fattura verso PA, pena rifiuto (fonte: Normattiva).
- D.Lgs. 231/2002, come modificato dal D.Lgs. 192/2012: termini di pagamento PA.
- D.Lgs. 36/2023 (Codice dei contratti pubblici): tracciabilità e riferimenti di gara.
- DPR 633/1972, art. 17-ter: scissione dei pagamenti (split payment) per soggetti inclusi.
Come si emette: dati, firma, invio
Dati obbligatori per la PA
Prima di emettere, raccogli questi elementi:
- Codice Univoco Ufficio (CUU) dell’ente, preso dall’IndicePA. Serve per recapitare la fattura all’ufficio corretto.
- CIG e CUP, quando previsti da contratto o da normativa sulla tracciabilità (Legge 136/2010 e DL 66/2014, art. 25). Senza questi codici la PA può rifiutare.
- Riferimento ordine/contratto. Per il settore sanitario usa i riferimenti NSO se richiesti dalla PA.
- Dati fiscali del fornitore: partita IVA e, se professionista, codice fiscale, eventuale ritenuta d’acconto.
- Esigibilità IVA: “S” in caso di split payment; “I” o “D” negli altri casi, secondo lo scenario.
- Codice natura IVA se l’operazione è senza imposta (esempio: N2.2 per regime forfettario).
Firma digitale qualificata: cosa è e come applicarla
La firma digitale qualificata è una firma elettronica con certificato qualificato emesso da un prestatore accreditato. Garantisce integrità e paternità del documento.
Per FatturaPA la firma è obbligatoria. Si usa il formato CAdES-BES, che genera un file .xml.p7m. Il certificato deve essere valido e intestato al soggetto che emette.
Il requisito discende dal CAD (D.Lgs. 82/2005) e dalle specifiche tecniche del DM 55/2013. Senza firma la fattura viene scartata da SDI o rifiutata dalla PA.
Canali di trasmissione allo SDI
Puoi inviare con diverse modalità. Tutte passano da SDI:
- PEC: invii il file .xml.p7m come allegato. È semplice ma meno scalabile.
- Portale Fatture e Corrispettivi: compili, firmi e invii online. Utile per volumi bassi.
- SdICoop (web service): ideale per integrazioni con gestionali.
- SdIFtp: trasferimento file su canale accreditato per grandi volumi.
L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione strumenti gratuiti per compilare. In alternativa puoi usare software di terze parti per creare, inviare e conservare in modo più intuitivo.
Gestione esiti, rifiuti e decorrenza termini
Dopo l’invio, SDI effettua controlli formali. Se falliscono, ricevi una Notifica di scarto. Dovrai correggere e rinviare con un nuovo numero e data.
Se i controlli formali passano, ricevi la Ricevuta di consegna. La PA può:
- Accettare: ricevi Esito di Accettazione.
- Rifiutare: ricevi Esito di Rifiuto con motivazione (esempio: CIG mancante, incongruenze righe/aliquote).
- Non rispondere: dopo i termini scatta la Decorrenza termini.
La Decorrenza termini non equivale a pagamento. Serve per far partire i tempi di pagamento e gli interessi moratori, secondo il D.Lgs. 231/2002. I tempi decorrono dalla data di ricezione via SDI.
Aspetti fiscali: IVA, split payment, ritenute, regimi
Split payment: quando indicarlo
La scissione dei pagamenti (split payment) prevede che la PA trattenga l’IVA e versi essa stessa l’imposta. Tu incassi solo l’imponibile.
Se il tuo cliente PA rientra tra i soggetti obbligati, imposta Esigibilità IVA “S” e non calcolare l’IVA nel totale a pagare. Cita l’art. 17-ter del DPR 633/1972 in fattura.
Il perimetro dei soggetti in split varia con le deroghe UE. Verifica sempre le istruzioni del Ministero dell’Economia e delle Finanze prima dell’emissione.
Professionisti: ritenuta d’acconto
Se sei professionista in regime ordinario o semplificato, la PA può operare la ritenuta d’acconto del 20% sul compenso. La indichi nel blocco DatiRitenuta dell’XML.
La ritenuta si calcola su imponibile al netto dei contributi soggettivi. Per casse professionali, indica anche i contributi nel tracciato.
La PA verserà la ritenuta come sostituto d’imposta. Tu riceverai la certificazione unica per il periodo d’imposta.
Regime forfettario
Se sei forfettario non addebiti l’IVA in fattura. Inserisci il codice natura N2.2 e la dicitura di esonero da ritenuta ai sensi dell’art. 1, comma 67, Legge 190/2014.
La PA non applica ritenuta. Controlla che il totale a pagare coincida con il compenso più eventuali spese escluse dal reddito forfettario.
Anche nel forfettario restano obbligatori i campi PA come CUU e CIG/CUP, quando previsti.
Conservazione digitale a norma
Devi conservare le fatture elettroniche per 10 anni. Lo impongono l’art. 2220 del Codice Civile e l’art. 39 del DPR 633/1972.
La conservazione deve rispettare le Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione del documento informatico. Prevedi un responsabile della conservazione e un sistema che garantisca integrità, leggibilità e reperibilità.
Puoi esternalizzare a un conservatore accreditato o gestire internamente se hai processi e strumenti adeguati. Conserva sia l’XML sia le ricevute SDI.
Regola decisionale rapida
Decidi in 7 passaggi
- Cliente è una PA? Se sì, usa sempre FatturaPA XML.
- Hai CUU corretto? Se no, chiedilo all’ente prima di emettere.
- Esistono CIG/CUP? Se previsti dal contratto o dalla normativa, inseriscili o la PA rifiuta.
- IVA: verifica se si applica split payment. Se sì, imposta Esigibilità “S”. Se no, applica IVA o natura N2.2 se forfettario.
- Se sei professionista ordinario: compila DatiRitenuta. Se forfettario: inserisci dicitura di esonero ritenuta.
- Firma il file XML con firma digitale qualificata in CAdES (.p7m).
- Invia a SDI via PEC/Portale/SdICoop/SdIFtp. Monitora esiti e conserva XML e ricevute per 10 anni.
Strumenti pratici per l’emissione
Compilazione con strumenti pubblici
Puoi usare la procedura online dell’Agenzia delle Entrate o l’app dedicata per creare, firmare e inviare. Hanno funzioni basilari e compliance garantita.
Controlla sempre i campi PA e allega la firma prima dell’invio. Verifica gli esiti nella tua area riservata.
Soluzioni di terze parti
I software gestionali privati offrono compilazione guidata, anagrafiche PA, controllo CIG/CUP e integrazioni con i canali SDI. Possono includere conservazione a norma e cruscotti per gli esiti.
Valuta la presenza di workflow di approvazione interna e di firme automatizzate sicure.
Tabella di orientamento operativo
| Scenario | Requisiti aggiuntivi chiave | Canale consigliato SDI | Tempistiche ed esiti attesi |
|---|---|---|---|
| Libero professionista ordinario con ritenuta | DatiRitenuta compilati; eventuale cassa previdenziale; CUU corretto | Portale Fatture e Corrispettivi per volumi bassi | Esito PA entro 15 giorni; pagamento secondo D.Lgs. 231/2002 |
| Impresa soggetta a split payment | Esigibilità IVA “S”; IVA trattenuta dalla PA; riferimento art. 17-ter | SdICoop se integrato col gestionale | Accettazione o rifiuto PA; incasso solo imponibile |
| Fornitore in regime forfettario | Codice natura N2.2; dicitura esonero ritenuta ex L. 190/2014 | PEC o Portale per semplicità | Rifiuto se mancano CIG/CUP obbligatori; pagamento intero compenso |
| Fornitore sanitario con ordini NSO | Riferimenti ordine NSO; CIG/CUP; unità operativa PA corretta | SdICoop o SdIFtp per volumi elevati | Verifica coerenza con ordine; possibili rifiuti per mismatch |
| Acconti/anticipi su contratto PA | Tipo documento appropriato; riferimenti contratto e SAL | Portale o SdICoop a seconda del gestionale | Controllo particolarità contabili dell’ente; esito entro termini |
| Subappalto in lavori pubblici | CIG “padre” e “derivato”; CUP; dati tracciabilità pagamenti | SdICoop per gestione di più commesse | Rifiuto se riferimenti di gara assenti o non coerenti |
FAQ: domande frequenti sulla fattura elettronica verso la PA
La firma digitale è sempre obbligatoria per la PA? Quale formato devo usare?
Sì. Per le fatture verso le PA la firma digitale qualificata è necessaria. La base è il Codice dell’Amministrazione Digitale e le specifiche del DM 55/2013. Usa il formato CAdES-BES. Il file finale deve avere estensione .xml.p7m. Il certificato deve essere qualificato, valido e intestato al soggetto che emette. Se invii un XML non firmato, lo SDI può scartarlo oppure la PA può rifiutarlo. Prima dell’invio verifica la validità del certificato e la catena di fiducia.
Come ottengo il Codice Univoco Ufficio e cosa succede se è sbagliato?
Il CUU viene comunicato dalla PA committente ed è reperibile nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni. Serve a recapitare la fattura all’ufficio giusto. Se inserisci un CUU errato, lo SDI potrebbe non consegnare la fattura, con Notifica di mancata consegna, o l’ente potrebbe non visualizzarla. Senza consegna, i termini di pagamento non decorrono. Chiedi sempre conferma del CUU prima della prima fattura. In caso di cambi organizzativi, richiedi aggiornamento all’ente.
Quando devo indicare CIG e CUP e cosa rischio se li ometto?
Devi indicare CIG e, se presente, CUP quando la prestazione rientra in appalti, forniture o servizi soggetti a tracciabilità. L’obbligo discende dal DL 66/2014, art. 25, e dalla normativa sulla tracciabilità dei flussi finanziari. Se ometti i codici, la PA può rifiutare la fattura. Il rifiuto blocca i termini di pagamento. Inserisci i codici nei campi dedicati del tracciato FatturaPA. Verifica sempre corrispondenza tra i codici e il contratto o l’ordine.
Come conciliano ritenuta d’acconto e split payment nella stessa fattura?
Per i professionisti, la ritenuta d’acconto si applica sul compenso professionale, indipendentemente dallo split payment. Se la PA è in split, trattiene l’IVA e versa essa direttamente. In parallelo, se sei soggetto a ritenuta, la PA trattiene anche la ritenuta sul compenso e la versa come sostituto d’imposta. Nel tracciato XML compili DatiRitenuta e imposti Esigibilità IVA “S”. Il totale a pagare corrisponderà a imponibile meno ritenuta, senza IVA a debito al fornitore.
Quali sono i tempi di pagamento della PA e da quando decorrono interessi di mora?
La regola generale è 30 giorni dalla ricezione della fattura. Alcuni settori, come la sanità, possono arrivare a 60 giorni. La base è il D.Lgs. 231/2002, come modificato dal D.Lgs. 192/2012. I termini decorrono dalla data di consegna a SDI e presa in carico dall’ente, certificata dalla Ricevuta di consegna. Se la PA non paga entro i termini, maturano automaticamente gli interessi moratori legali previsti dalla norma. La Decorrenza termini attesta l’inerzia dell’ente ma non sostituisce l’accettazione formale.
Come devo conservare le fatture PA e le ricevute SDI per essere a norma?
Conserva per 10 anni l’XML originale firmato e tutte le ricevute SDI (scarto, consegna, esito). La conservazione deve rispettare le Linee guida AgID sul documento informatico. Definisci un manuale di conservazione, un responsabile e un sistema che garantisca integrità, leggibilità nel tempo e reperibilità. Puoi incaricare un conservatore qualificato o gestire internamente se hai processi e strumenti idonei. Evita di conservare solo il PDF di cortesia: non ha valore fiscale.
