Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
La fattura elettronica è la fattura in formato XML inviata tramite Sistema di Interscambio e conservata digitalmente per 10 anni; è obbligatoria quasi per tutti, con scadenze di 12 giorni o 15 del mese successivo.
- Formato e canale: file XML FatturaPA, firma digitale e invio/ricezione tramite Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate.
- Tempistiche: fattura immediata entro 12 giorni; fattura differita entro il 15 del mese successivo, con riferimenti ai documenti di trasporto.
- Conservazione: obbligo decennale a norma, che assicuri autenticità, integrità e leggibilità, secondo DPR 633/1972 art. 39 e Linee guida AgID.
Che cos’è la fattura elettronica e come funziona
La fattura elettronica è la versione digitale della fattura cartacea. Usa un formato strutturato, detto XML FatturaPA. In questo formato i dati sono organizzati in campi standard leggibili dalle procedure informatiche.
Il file si firma digitalmente. La firma digitale è una “firma elettronica qualificata” che prova identità dell’emittente e protegge il contenuto. La base normativa è nel D.Lgs. 127/2015 e nel Regolamento UE 910/2014 eIDAS.
L’invio avviene tramite il Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate. Lo SdI fa da postino e da primo controllo formale. Se i controlli vanno a buon fine, la fattura viene recapitata al cliente e produce gli effetti fiscali.
Elementi essenziali del flusso
Per emettere, scegli il canale: portale AdE, software accreditati o PEC. Inserisci i dati obbligatori: partita IVA o codice fiscale, imponibili, aliquote, natura IVA, bollo se dovuto, codici TD (tipo documento), codice destinatario o PEC del cliente.
Per il cliente business in Italia serve il “codice destinatario”. È un identificativo a 7 caratteri collegato al suo canale di ricezione. Se non lo possiede, puoi usare la PEC o il codice convenzionale “0000000” con consegna nell’area riservata dell’Agenzia delle Entrate.
Lo SdI rilascia una ricevuta: consegna, impossibilità di consegna o scarto. Con lo scarto la fattura è come non emessa: va corretta e rinviata. Con impossibilità di consegna, la fattura è valida ma il cliente deve scaricarla dalla propria area riservata.
Obbligo nel 2026: chi è tenuto e quali eccezioni
L’obbligo generale è in vigore dal 1° gennaio 2019 per operazioni B2B e B2C, introdotto dalla Legge 205/2017, art. 1, commi 909-916, e D.Lgs. 127/2015. È stato esteso progressivamente ai regimi agevolati.
Dal 1° luglio 2022 l’obbligo ha riguardato i forfettari con ricavi o compensi oltre 25.000 euro (D.L. 36/2022, art. 18, convertito in L. 79/2022). Dal 1° gennaio 2024 è scattato per tutti i forfettari. Il regime forfettario è un regime semplificato per persone fisiche con ricavi entro 85.000 euro, con imposta sostitutiva e contabilità snella.
L’e-fattura verso la Pubblica Amministrazione (PA) è obbligatoria già dal 2014, secondo il DM 55/2013 e le regole FatturaPA B2G. Per le cessioni/prestazioni a PA si usano codici CIG/CUP se previsti e il canale dedicato dello SdI.
Eccezione sanitaria e Tessera Sanitaria
Restano escluse dall’invio tramite SdI le fatture relative a prestazioni sanitarie rese a persone fisiche, per cui è previsto l’invio dei dati al Sistema Tessera Sanitaria (STS). In questi casi non si emette e-fattura via SdI, ma un documento analogico o elettronico fuori SdI. La tutela discende da provvedimenti del MEF e del Garante Privacy e relativa normativa STS.
Se l’operatore sanitario fattura a soggetti passivi IVA o per operazioni non oggetto di invio STS, può usare la fattura elettronica via SdI. Verifica sempre l’obbligo STS prima di emettere.
Tempistiche: immediata, differita, scarti e operazioni con l’estero
Le scadenze dipendono dal tipo di documento. La base è l’art. 21 del DPR 633/1972 per contenuto e tempi di emissione. Le regole SdI e i codici TD sono definiti nei provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate pubblicati su Normattiva e sul portale istituzionale dell’Agenzia.
Fattura immediata: si riferisce a una singola operazione. Va emessa (e trasmessa allo SdI) entro 12 giorni dalla data dell’operazione. La data indicata in fattura è quella dell’operazione.
Fattura differita: riepiloga più consegne/prestazioni del mese verso lo stesso cliente, con riferimento a DDT o documenti idonei. Si emette entro il 15 del mese successivo alle operazioni. La data in fattura è quella di emissione entro il 15.
Fatture scartate e ritrasmissione
Se lo SdI scarta, la fattura è “non emessa”. Occorre correggerla e rinviarla. Per non incorrere in sanzioni piene, la prassi ammette la ritrasmissione entro 5 giorni dalla notifica di scarto, mantenendo numero e data originari, ove possibile.
Se superi i 5 giorni, puoi comunque usare il ravvedimento operoso (D.Lgs. 472/1997, art. 13) per ridurre le sanzioni, versando la sanzione ridotta e regolarizzando la fattura.
Operazioni transfrontaliere
Dal 1° luglio 2022 l’esterometro è stato sostituito dall’invio dei dati tramite SdI con documenti specifici. Per cessioni a soggetti esteri puoi emettere e-fattura via SdI con codice destinatario convenzionale. In alternativa, restano gli obblighi di comunicazione transfrontaliera secondo i provvedimenti AdE.
Per acquisti dall’estero si trasmette un’autofattura di integrazione: TD17 per servizi da UE/extra-UE, TD18 per acquisti intra-UE di beni, TD19 per acquisti ex art. 17, comma 2. Il termine è il 15 del mese successivo alla ricezione del documento o all’effettuazione dell’operazione (DPR 633/1972, art. 17 e provvedimenti AdE).
Contenuto, bolli, ritenute e codici documento
La fattura deve riportare i dati previsti dall’art. 21 del DPR 633/1972: data, numero progressivo, dati delle parti, imponibile, aliquota, imposta, natura operazione se non imponibile, riferimenti normativi in caso di esenzione/non imponibilità.
I “codici TD” identificano la tipologia: TD01 (fattura), TD24 (fattura differita), TD04 (nota di credito), TD02 (acconto/anticipo), TD16-TD19 (integrazioni/autofatture), e altri. La corretta scelta del codice è essenziale per IVA e controlli automatici.
Imposta di bollo: si applica di regola 2,00 euro sulle fatture senza IVA oltre 77,47 euro (esenzione o non imponibilità). L’Agenzia delle Entrate calcola trimestralmente il bollo dovuto sulle e-fatture e genera il pagamento con F24; le scadenze sono trimestrali secondo il calendario AdE (DM 17/06/2014 e provvedimenti AdE).
Ritenute: per professionisti soggetti a ritenuta d’acconto, la fattura riporta base imponibile, aliquota e importo ritenuta. Il committente sostituto d’imposta versa la ritenuta con F24 e la certifica nella CU e nel 770.
Conservazione a norma per 10 anni
La conservazione digitale assicura che la fattura resti autentica, integra e leggibile. L’obbligo dura 10 anni (Codice civile, art. 2220; DPR 633/1972, art. 39). L’adempimento grava su emittente e destinatario.
La conservazione a norma segue le Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione del documento informatico. Prevede un pacchetto di versamento, un responsabile, marcature temporali e sigilli per garantire immutabilità nel tempo.
Puoi conservare in proprio o affidarti a un conservatore. Se conservi all’estero, deve esserci accesso garantito in Italia e rispetto della normativa fiscale. In caso di verifica, le fatture devono essere esibite in modo leggibile e scaricabile.
Sanzioni e come prevenirle
Per omessa o tardiva fatturazione si applicano le sanzioni dell’art. 6 del D.Lgs. 471/1997: dal 5% al 10% dei corrispettivi non documentati, o da 250 a 2.000 euro se l’operazione non rileva ai fini IVA.
Per irregolarità formali senza impatto sull’imposta, la sanzione può essere da 250 a 2.000 euro (art. 6, comma 5-bis). La tardiva trasmissione allo SdI è equiparata a tardiva emissione.
Il ravvedimento operoso (D.Lgs. 472/1997, art. 13) consente riduzioni proporzionali al ritardo. Più agisci in fretta, più risparmi. Correggi i dati con note di variazione (art. 26 DPR 633/1972) se necessario.
Regola decisionale rapida
Usa questa sequenza logica per scegliere cosa emettere e quando.
- Cliente italiano con singola operazione conclusa oggi: emetti TD01. Trasmetti allo SdI entro 12 giorni dalla data dell’operazione indicata in fattura.
- Più consegne/prestazioni nello stesso mese verso lo stesso cliente con DDT o rapportini: emetti TD24 (differita) entro il 15 del mese successivo. Indica numeri e date dei DDT.
- Prestazione sanitaria a persona fisica soggetta a STS: non emettere e-fattura via SdI. Rilascia documento fuori SdI e invia i dati al STS secondo calendario MEF.
- Acquisto servizi da estero: emetti TD17 di integrazione entro il 15 del mese successivo alla ricezione della fattura o al pagamento se antecedente.
- Fattura scartata dallo SdI: correggi e reinvia entro 5 giorni dalla notifica di scarto. Se oltre, valuta ravvedimento operoso.
Fonti normative di riferimento
Le basi sono consultabili sul portale Normattiva e sui siti istituzionali di Agenzia delle Entrate, Ministero dell’Economia e delle Finanze e AgID: D.Lgs. 127/2015; Legge 205/2017, art. 1, commi 909-916; DPR 633/1972, artt. 17, 21, 26, 39; D.L. 36/2022, art. 18, convertito in L. 79/2022; DM 55/2013 (PA); Linee guida AgID; D.Lgs. 471/1997 e D.Lgs. 472/1997; provvedimenti e specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate.
| Scenario | Documento/azione | Termine | Riferimento normativo |
|---|---|---|---|
| Vendita/servizio in Italia (singola operazione) | TD01 Fattura immediata via SdI | Entro 12 giorni dalla data operazione | DPR 633/1972 art. 21; D.Lgs. 127/2015 |
| Riepilogo consegne/prestazioni del mese | TD24 Fattura differita con DDT/rapporti | Entro il 15 del mese successivo | DPR 633/1972 art. 21, comma 4 |
| Prestazione sanitaria a persona fisica soggetta a STS | Documento fuori SdI + invio dati a STS | Secondo calendario MEF/STS | Normativa STS e provvedimenti MEF/Garante Privacy |
| Acquisto servizi da estero | TD17 autofattura/integrazione | Entro il 15 del mese successivo | DPR 633/1972 art. 17; provvedimenti AdE |
| Acquisto beni intra-UE | TD18 integrazione | Entro il 15 del mese successivo | DPR 633/1972 art. 46-47 DL 331/1993; provvedimenti AdE |
| Fattura scartata da SdI | Correzione e nuovo invio | Entro 5 giorni dalla notifica di scarto | Circolari e FAQ AdE; D.Lgs. 471/1997 |
| Fattura verso Pubblica Amministrazione | FatturaPA B2G con CIG/CUP se richiesti | Secondo contratto; trasmissione via SdI | DM 55/2013; D.Lgs. 127/2015 |
FAQ
Come si emette, passo per passo, una fattura elettronica corretta nel 2026?
Prepara i dati del cliente: partita IVA o CF, indirizzo, codice destinatario o PEC. Identifica la tipologia di documento: TD01 per fattura, TD24 per differita, TD04 per nota di credito. Compila i campi obbligatori: data, numero progressivo, descrizione prestazione o bene, imponibile, aliquota IVA o natura IVA con riferimento normativo se non imponibile/esente. Indica la ritenuta d’acconto se il cliente è sostituto d’imposta e la ritenuta è dovuta. Valuta l’imposta di bollo se la fattura è senza IVA e supera 77,47 euro: il software applica il bollo virtuale e l’Agenzia addebita trimestralmente il dovuto. Firma e invia allo SdI tramite il tuo canale. Conserva la ricevuta di consegna o di messa a disposizione. Infine, avvia la conservazione a norma entro i termini tecnici del tuo sistema. Questi passaggi rispettano DPR 633/1972 art. 21, DM 55/2013 per PA, provvedimenti tecnici AdE e Linee guida AgID.
Ho inviato la fattura oltre i termini: cosa rischio e come mi metto in regola?
La tardiva trasmissione equivale a tardiva emissione. Si applica l’art. 6 del D.Lgs. 471/1997: sanzione dal 5% al 10% dei corrispettivi non documentati o, per operazioni non rilevanti ai fini IVA, da 250 a 2.000 euro. Se la fattura è stata scartata, hai 5 giorni dalla notifica per rinviare senza incorrere nelle sanzioni piene. Se il ritardo supera, usa il ravvedimento operoso (D.Lgs. 472/1997 art. 13): versa una sanzione ridotta calcolata in base ai giorni di ritardo e regolarizza il documento. Se l’errore è solo formale e non incide su imposta o detrazione, la sanzione può essere da 250 a 2.000 euro. Conserva le prove degli invii e delle ricevute: sono utili in sede di controllo.
Sono in regime forfettario nel 2026: devo emettere fatture elettroniche? Ci sono differenze pratiche?
Sì. Dal 1° gennaio 2024 l’obbligo riguarda anche chi è in regime forfettario, a prescindere dal volume di ricavi. Il regime forfettario è un regime agevolato per persone fisiche con ricavi entro 85.000 euro e tassazione con imposta sostitutiva. La fattura elettronica segue le stesse regole tecniche e di tempistica degli altri contribuenti. Non cambia il principio di cassa, che per il forfettario significa che paghi le imposte su quanto incassi e non su quanto fatturi. Nelle fatture indichi la natura IVA “non soggetta” con riferimento al regime agevolato e valuti il bollo se superi 77,47 euro in assenza di IVA. Per sanzioni e conservazione valgono le stesse norme generali.
Qual è la data corretta da indicare in fattura e come incide sulle liquidazioni IVA?
Nella fattura immediata la data è quella di effettuazione dell’operazione (consegna del bene o pagamento/prestazione del servizio secondo art. 6 DPR 633/1972). Hai 12 giorni per la trasmissione allo SdI. Nella fattura differita indichi la data di emissione entro il 15 del mese successivo e richiami i DDT o documenti equivalenti. La data in fattura determina il periodo di liquidazione IVA in cui l’imposta diventa esigibile (salvo opzione per IVA ad esigibilità differita nei casi previsti). Se sbagli data, puoi rettificare con nota di variazione o, se necessario, stornare e riemettere. Ricorda che la detrazione dell’IVA in acquisto è subordinata a ricezione della fattura e sua registrazione, oltre al possesso dei requisiti sostanziali.
Come funziona la conservazione sostitutiva e chi è responsabile in caso di verifica?
La conservazione a norma prevede che le fatture elettroniche siano archiviate in un sistema che garantisca integrità, autenticità e leggibilità per 10 anni. Il sistema crea pacchetti di archiviazione, appone marcature temporali e sigilli. Puoi conservare in proprio o affidarti a un conservatore. In ogni caso, il responsabile fiscale resta il soggetto obbligato: emittente e destinatario devono poter esibire il documento in caso di accesso, ispezione o verifica. Se il conservatore è terzo, stipula un contratto che disciplini livelli di servizio, sicurezza, formato di esportazione e tempi di esibizione. Le regole sono nelle Linee guida AgID, nel DPR 633/1972 art. 39 e nel Codice civile art. 2220. In caso di inadempienze sulla conservazione, possono scattare sanzioni e contestazioni sull’indetraibilità/deducibilità se manca la corretta esibizione del documento.
