Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
La fattura elettronica è un file XML FatturaPA inviato tramite SdI. È obbligatoria per tutte le Partite IVA, con eccezioni mirate per chi trasmette al Sistema Tessera Sanitaria. Serve emissione corretta, invio tempestivo e conservazione digitale.
- Tracciato FatturaPA: campi obbligatori completi, codici IVA/natura coerenti e corrette anagrafiche di cedente/cessionario e modalità di pagamento.
- Tempistiche: emissione entro 12 giorni dall’operazione o entro il 15 del mese successivo per fattura differita.
- Conservazione: tenuta digitale a norma per 10 anni con immodificabilità e reperibilità garantite.
Che cos’è la fattura elettronica e perché è obbligatoria
La fattura elettronica è un documento fiscale in formato XML, conforme allo standard FatturaPA. Lo invii al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate. SdI effettua controlli formali e recapita la fattura al destinatario.
La base normativa è nel Decreto legislativo 127/2015, nella Legge 205/2017 (Bilancio 2018) e nel DPR 633/1972, articolo 21. Per i forfettari l’estensione graduale è stata disposta dall’articolo 18 del Decreto-legge 36/2022. Le regole generali sulla tenuta e conservazione sono nell’articolo 39 del DPR 633/1972 e nell’articolo 2220 del Codice civile.
Queste fonti sono consultabili dal portale Normattiva e sui siti istituzionali di Agenzia delle Entrate e Ministero dell’Economia e delle Finanze. Per privacy in ambito sanitario valgono anche le indicazioni del Garante per la protezione dei dati personali e i decreti MEF sul Sistema Tessera Sanitaria.
Autenticità, integrità, leggibilità: i tre pilastri
Autenticità dell’origine significa che si può identificare con certezza chi emette la fattura. Integrità del contenuto vuol dire che il file non può essere alterato dopo l’emissione. Leggibilità implica che il documento sia visualizzabile in forma comprensibile.
Questi requisiti derivano dal DPR 633/1972, articoli 21 e 39. Li garantisci usando lo schema FatturaPA, un canale idoneo verso SdI e un sistema di conservazione digitale a norma. Se sbagli, non modifichi la fattura: emetti una nota di credito e poi la nuova fattura corretta (articolo 26 DPR 633/1972).
Controlli dello SdI e stati del flusso
SdI verifica la presenza e la coerenza dei dati minimi: partita IVA o codice fiscale, indirizzo, data, numero progressivo, imponibile, aliquote o natura dell’operazione, imposta o causale di non imponibilità, modalità e termini di pagamento.
Tre esiti tipici: consegna, impossibilità di consegna (la fattura è comunque emessa e messa a disposizione in area riservata), scarto. Se c’è scarto, la fattura non esiste fiscalmente. Devi correggere e rinviare con lo stesso numero entro i termini di legge.
Elementi obbligatori da inserire in fattura
Indica sempre data di emissione e numero progressivo. Usa una numerazione che non crei buchi o duplicati nel periodo d’imposta. Inserisci i dati completi di cedente/prestatore e cessionario/committente: denominazione o nome e cognome, indirizzo, partita IVA o codice fiscale.
Compila il canale di ricezione del cliente: codice destinatario oppure PEC. In assenza di canale, puoi usare il codice convenzionale. Specifica descrizione chiara della prestazione o bene, quantità, prezzo unitario, eventuali sconti o maggiorazioni.
Gestisci IVA e naturali alternative. Indica aliquota e imposta, se dovuta. Se non applichi IVA, compila la “natura” dell’operazione e riporta la causale normativa (esenzione, non imponibile, esclusa). Per ritenuta d’acconto, contributi integrativi o rivalse previdenziali, compila gli appositi blocchi secondo le specifiche FatturaPA.
Regimi fiscali e particolarità
Regime ordinario: applichi IVA, addebiti eventuali ritenute se previste e versi imposta secondo le liquidazioni periodiche. Regime forfettario: non addebiti IVA né ritenuta d’acconto, ma indichi la natura di operazione senza IVA e la dicitura di regime agevolato ai sensi della Legge 190/2014.
Operazioni particolari: reverse charge interno (articolo 17 DPR 633/1972), split payment verso PA (articolo 17-ter DPR 633/1972, ove applicabile), autofatture o integrazioni per acquisti da estero. Usa il corretto “tipo documento” previsto dalle specifiche tecniche e indica la causale normativa.
Tempistiche di emissione e invio
Regola generale: emetti entro 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione (articolo 21, comma 4, DPR 633/1972). Per fattura differita, puoi emettere entro il 15 del mese successivo, riepilogando cessioni o prestazioni documentate da DDT o documenti equipollenti.
La data fattura è rilevante ai fini IVA. La trasmissione a SdI deve essere tempestiva. Se SdI scarta, la fattura non è emessa. Devi ripetere l’invio, mantenendo data e numero coerenti con l’operazione originaria, e farlo entro i termini.
Chi è obbligato nel 2026 e quali eccezioni esistono
Dal 1° gennaio 2024 l’obbligo di fattura elettronica riguarda tutte le Partite IVA, indipendentemente dal regime fiscale. L’estensione ai forfettari deriva dall’articolo 18 del Decreto-legge 36/2022. La fatturazione verso la Pubblica Amministrazione resta elettronica dal 2014.
Eccezione sanitaria: i soggetti tenuti all’invio al Sistema Tessera Sanitaria non emettono e-fatture per le operazioni da trasmettere a STS, per ragioni di privacy. La disciplina discende da decreti MEF e provvedimenti in linea con le indicazioni del Garante Privacy. Per operazioni non soggette a STS, possono emettere e-fattura.
Operazioni con l’estero: per cessioni a soggetti esteri puoi emettere e-fattura opzionale. Per acquisti dall’estero usi i documenti elettronici di integrazione/autofattura secondo i “tipi documento” previsti e i termini di integrazione IVA.
Regola decisionale rapida
Se devi emettere fattura oggi, segui questi passaggi logici
1) Il cliente è Pubblica Amministrazione? Sì: emetti e-fattura con tracciato PA e indica eventuale split payment. No: vai al punto successivo.
2) Sei tenuto a STS per quella prestazione? Sì: non emettere e-fattura per questa operazione; rispetta le regole STS. No: vai al punto successivo.
3) Sei in regime forfettario? Sì: non addebiti IVA né ritenuta; indica natura operazione e riferimento a Legge 190/2014. No: applica IVA o causali alternative secondo norma.
4) L’operazione è interna, UE o extra-UE? Interna: normale e-fattura. UE/extra-UE: valuta non imponibilità, reverse charge o autofattura/integrazione con corretto tipo documento.
5) Quando devi emettere? Subito entro 12 giorni (immediata) o entro il 15 del mese successivo se differita con DDT. Invia sempre a SdI e verifica l’esito.
Errori, note di credito e correzioni
Se scopri un errore dopo l’emissione e la consegna, non puoi modificare la fattura. Procedi con una nota di credito ai sensi dell’articolo 26 DPR 633/1972. Annulli in tutto o in parte l’imponibile e l’imposta e, se serve, emetti una nuova fattura corretta.
Se SdI scarta, la fattura è come non emessa. Correggi la causa di scarto e reinvia. Mantieni coerenza di data e numerazione con l’operazione originaria. Conserva le ricevute SdI per dimostrare l’adempimento.
Impossibilità di consegna
Quando SdI segnala impossibilità di consegna (PEC piena o codice inattivo), la fattura è comunque emessa e messa a disposizione del cliente nella sua area riservata. Informalo inviando una copia di cortesia in PDF. La copia non ha valore fiscale ma aiuta l’incasso.
Conservazione digitale a norma
Devi conservare le fatture per 10 anni garantendo autenticità, integrità, leggibilità, reperibilità e ordinato repertorio. Lo impongono l’articolo 39 del DPR 633/1972 e l’articolo 2220 del Codice civile.
Puoi aderire al servizio gratuito di conservazione dell’Agenzia delle Entrate o usare un conservatore che rispetti il DMEF 17 giugno 2014 e le Linee guida AgID. La conservazione non è un semplice salvataggio: prevede pacchetti, impronte e marcature temporali.
Stabilisci una politica interna: ruoli, tempi, verifiche periodiche. Documenta il processo. In caso di controllo, devi esibire rapidamente le fatture conservate e le ricevute SdI.
Sanzioni e regolarizzazioni
Per omessa o tardiva fatturazione, si applicano le sanzioni del Decreto legislativo 471/1997. Se c’è IVA, la sanzione va dal 90% al 180% dell’imposta relativa. Se l’operazione è senza IVA, si applicano sanzioni fisse.
Gli errori formali che non incidono su imposta o detrazione possono avere sanzioni minori. Puoi ridurre le sanzioni con il ravvedimento operoso, previsto dall’articolo 13 del Decreto legislativo 472/1997. Agisci in tempi rapidi e conserva la prova delle correzioni.
Best practice operative 2026
Anagrafiche e controlli
Verifica partita IVA e codice fiscale del cliente. Aggiorna anagrafiche, codici destinatario e PEC. Usa descrizioni chiare e quantità misurabili. Evita diciture vaghe. Applica la corretta natura IVA quando non addebiti imposta.
Pagamenti e incassi
Inserisci IBAN e termini di pagamento. Per PA usa il codice CIG/CUP quando richiesto. Monitora esiti SdI e riconcilia con gli incassi. Invia sempre una copia di cortesia in PDF al cliente, pur non avendo valore fiscale.
Operazioni con l’estero
Per servizi o beni acquistati dall’estero, emetti integrazione o autofattura elettronica con l’apposito tipo documento e versa l’IVA secondo le regole. Per cessioni UE valuta la non imponibilità con prova del trasporto.
Tabella di sintesi operativa
| Scenario | Requisiti documentali | Tipo documento SdI (esempi) | Tempistiche emissione/invio | Note operative |
|---|---|---|---|---|
| Professionista in regime forfettario, cliente italiano privato o impresa | Dati completi, natura operazione senza IVA, dicitura Legge 190/2014, eventuale cassa previdenziale | TD01 (fattura) | Entro 12 giorni; differita entro il 15 del mese successivo se DDT | Nessuna ritenuta d’acconto; conservazione 10 anni; invio copia di cortesia |
| Impresa in regime IVA ordinario, vendita in Italia | Aliquota e imposta, eventuale ritenuta, termini di pagamento, riferimenti ordine | TD01 (fattura) o TD24/TD16 per casistiche particolari | Entro 12 giorni; differita entro il 15 mese successivo | Se reverse charge, non addebitare IVA e indicare norma; controlla esiti SdI |
| Fattura verso Pubblica Amministrazione | Tracciato PA, CIG/CUP se richiesti, split payment ove applicabile | TD01 (PA) | Entro 12 giorni o differita ove ammessa | Pagamento secondo tempi PA; verifica accettazione/rifiuto sul portale dedicato |
| Acquisto servizi da fornitore estero | Autofattura/integrazione con riferimento al documento estero e base imponibile | TD17 (integrazione servizi esteri) | Nei termini di integrazione IVA previsti | Reverse charge; registrazione e liquidazione IVA secondo normativa |
| Operatore sanitario tenuto a STS per prestazioni sanitarie a privati | Documento conforme alle regole STS; no e-fattura per operazioni soggette a STS | Non applicabile per STS; e-fattura solo per operazioni non STS | Secondo scadenze STS o e-fattura per operazioni diverse | Rispettare privacy; fare e-fattura per B2B non soggetti a STS |
FAQ
La copia PDF inviata al cliente vale quanto la fattura elettronica?
No. La copia PDF è solo “di cortesia”. La fattura fiscalmente valida è l’XML FatturaPA transitato con esito positivo da SdI. Tuttavia, la copia PDF è utile per una lettura immediata e per agevolare il pagamento. Se SdI segnala impossibilità di consegna, informa il cliente inviando la copia di cortesia e indicando che la fattura è disponibile nella sua area riservata dell’Agenzia delle Entrate. Conserva sempre le ricevute di consegna o messa a disposizione. Le regole nascono dal Decreto legislativo 127/2015 e dai provvedimenti tecnici dell’Agenzia delle Entrate.
Come numerare correttamente le fatture elettroniche senza creare “buchi”?
Usa una sequenza progressiva per periodo d’imposta. Puoi adottare una numerazione semplice (1, 2, 3…) o strutturata per anno o serie (1/2026, 2/2026; oppure A-1, A-2 per più attività). Evita duplicati e salti non giustificati. Se SdI scarta una fattura, quella numerazione non esiste ancora fiscalmente: puoi riutilizzarla quando reinvii il file corretto. Se emetti una nota di credito, usa una serie separata o una numerazione dedicata, ma sempre progressiva. I principi derivano dall’articolo 21 del DPR 633/1972 e dalle istruzioni dell’Agenzia delle Entrate.
In regime forfettario devo indicare l’IVA o la ritenuta d’acconto in fattura?
No. Nel regime forfettario non addebiti IVA e non applichi ritenuta d’acconto. Devi indicare la natura di operazione senza IVA prevista dalle specifiche FatturaPA e riportare il riferimento alla Legge 190/2014 che istituisce il regime. Se versi contributi a una cassa professionale, puoi indicare il contributo integrativo se previsto dal regolamento della cassa. Ricorda la conservazione digitale a norma per 10 anni. Le fonti sono la Legge 190/2014, l’articolo 18 del Decreto-legge 36/2022, il DPR 633/1972 articolo 39 e le specifiche tecniche FatturaPA diffuse dall’Agenzia delle Entrate.
Quali sono le sanzioni se emetto la fattura oltre i termini o con errori?
Per omessa o tardiva fatturazione l’articolo 6 del Decreto legislativo 471/1997 prevede sanzioni che, se c’è IVA, vanno dal 90% al 180% dell’imposta. Se l’operazione è senza IVA, si applicano sanzioni fisse. Gli errori formali che non incidono sull’imposta possono comportare sanzioni ridotte. Puoi ricorrere al ravvedimento operoso (articolo 13 del Decreto legislativo 472/1997) per diminuire l’importo della sanzione, regolarizzando tempestivamente l’errore e versando quanto dovuto con interessi legali. Conserva tutta la documentazione di correzione e le ricevute SdI per dimostrare l’avvenuta regolarizzazione.
Come gestire operazioni con l’estero: quando usare integrazione o autofattura elettronica?
Per servizi ricevuti da fornitori esteri applichi il reverse charge con un documento elettronico di integrazione/autofattura. Lo emetti con il tipo documento previsto dalle specifiche FatturaPA e nei termini utili per far concorrere l’IVA nella liquidazione corretta. Per acquisti intracomunitari di beni applichi l’integrazione con l’aliquota italiana. Per cessioni verso soggetti UE o extra-UE, verifichi se ricorrono condizioni di non imponibilità e indichi la causale normativa. Regole e principi sono nel DPR 633/1972 (articoli 17 e seguenti), nelle direttive IVA recepite e nelle istruzioni dell’Agenzia delle Entrate. Conserva le prove di trasporto e i documenti doganali quando richiesti.
