Ultimo aggiornamento: giugno 2026.
Se sbagli l’invio al Sistema Tessera Sanitaria, cerca la fattura col numero progressivo, correggi o sostituisci il dato e rimanda. Niente sanzione se sistemi entro 5 giorni dalla scadenza o dalla segnalazione.
- Nel 2026 la trasmissione è su base mensile, con invio entro il mese successivo al pagamento, salvo proroghe del MEF comunicate dal Sistema TS.
- Correzione tramite “annulla” o “sostituisci” cercando il documento per numero progressivo nel portale TS; si applica il principio di cassa.
- Sanzione 100 € per spesa omessa, massimo 50.000 €; -1/3 se invii entro 60 giorni. Paghi con F24, sezione Erario, codice tributo 8912, anno della violazione.
Cos’è il Sistema Tessera Sanitaria e chi deve inviare i dati
Il Sistema Tessera Sanitaria (Sistema TS) raccoglie le spese sanitarie per la dichiarazione precompilata. La base giuridica è l’art. 3 del D.Lgs. 175/2014 e i decreti attuativi del MEF (D.M. 31 luglio 2015).
Devi trasmettere se eroghi prestazioni sanitarie e incassi da persone fisiche. Vale anche per dispositivi medici e farmaci. Rientrano le strutture accreditate e quelle private abilitate.
Elenco sintetico dei soggetti obbligati
- Medici chirurghi e odontoiatri.
- Psicologi, fisioterapisti, infermieri, ostetriche, tecnici sanitari.
- Farmacie e parafarmacie.
- Ottici, laboratori di analisi, centri diagnostici, cliniche e poliambulatori.
- Veterinari per spese veterinarie sostenute da persone fisiche.
- Strutture accreditate al SSN e strutture autorizzate non accreditate iscritte al Sistema TS.
La fonte è normativa primaria (D.Lgs. 175/2014) e decreti MEF, consultabili su Normattiva e sui portali istituzionali del MEF e del Sistema TS.
Principio di cassa: cosa significa davvero
Conta la data in cui il paziente paga. Non conta la data della fattura. Se incassi a giugno, la spesa è di giugno, anche se fatturi a maggio. Questo è il principio di cassa, cioè si guarda l’incasso effettivo.
Esempio: fattura 20 maggio, pagamento 20 giugno. La spesa è di giugno e rientra nel flusso del mese di giugno.
Scadenze 2026 e periodicità degli invii
Nel 2026 la regola operativa è la trasmissione mensile. Si invia entro la fine del mese successivo al pagamento. Le scadenze possono subire proroghe con decreto MEF o comunicazioni del Sistema TS.
Consulta sempre il calendario tecnico pubblicato sul portale del Sistema TS. Le specifiche tecniche e i decreti attuativi MEF aggiornano tempi e tracciati ogni anno.
Come organizzare il flusso mensile
- Riconcilia incassi del mese per metodo di pagamento e paziente.
- Verifica i consensi privacy e l’eventuale opposizione del paziente.
- Codifica corretta della tipologia spesa (farmaci, dispositivi, prestazioni).
- Invia entro il mese successivo. Conserva ricevuta di acquisizione TS.
Se arriva una proroga, adegua il calendario interno e informa il personale amministrativo. Salva la comunicazione di proroga come giustificativo.
Errori nella trasmissione: come correggere senza sanzione
In caso di errori, agisci nel portale TS. Cerca la spesa con il numero progressivo del documento. Hai due strumenti: annullamento e sostituzione.
Annulla o sostituisci: la differenza in parole semplici
- Annulla: cancelli un invio sbagliato. Lo usi se la spesa non doveva proprio essere trasmessa.
- Sostituisci: invii di nuovo la spesa con i dati corretti. Lo usi per correggere importi, CF, tipologia spesa o data pagamento.
Muoviti in fretta. Se correggi entro 5 giorni dalla scadenza della mensilità, non paghi sanzioni. Vale anche se correggi entro 5 giorni dalla segnalazione dell’Agenzia delle Entrate.
Passi pratici nel Sistema TS
- Accedi con la tua abilitazione (o delega). Entra in Consultazione e gestione invii.
- Filtra per periodo e numero progressivo. Apri la singola spesa.
- Se la spesa è errata, usa “Annulla”. Se mancano o sono sbagliati dati, usa “Sostituisci”.
- Controlla gli esiti. Scarica ricevute di scarto o acquisizione. Conserva tutto.
Se il sistema scarta per codice fiscale errato, verifica in Anagrafe Tributaria del paziente o nella sua tessera sanitaria. Poi ripeti la sostituzione.
Privacy e opposizione del paziente
Il paziente può opporsi all’uso dei dati per la precompilata. In quel caso, trasmetti in forma aggregata o non trasmetti se previsto dalle specifiche. Segui le indicazioni del D.M. 31 luglio 2015 e del Codice privacy (D.Lgs. 196/2003) in armonia con il Regolamento UE 2016/679.
Se l’opposizione arriva dopo l’invio, verifica sul portale TS come rettificare. Usa annulla o sostituisci con la codifica corretta di opposizione, se prevista.
Sanzioni: quando scattano, come ridurle, come pagarle
La sanzione per omissione o ritardo è 100 euro per ciascuna spesa non trasmessa o trasmessa in modo errato, con massimo di 50.000 euro per anno. Il riferimento è l’art. 11 del D.Lgs. 471/1997, applicato al flusso dell’Anagrafe tributaria e richiamato dalle regole del Sistema TS.
Hai una riduzione automatica: se invii entro 60 giorni dalla scadenza, la sanzione si riduce a un terzo. Il tetto massimo scende a 20.000 euro.
Quando non si applica la sanzione
- Correzione entro 5 giorni dalla scadenza della mensilità.
- Correzione entro 5 giorni dalla segnalazione dell’Agenzia delle Entrate.
È una finestra breve. Organizza alert interni per non superarla.
Pagamento con F24
Paga con modello F24, Sezione Erario. Usa il codice tributo 8912. È il codice per “sanzioni pecuniarie relative all’anagrafe tributaria, al codice fiscale, alle imposte sui redditi, alle imposte sostitutive, all’IRAP e all’IVA”.
Indica l’anno della violazione come “anno di riferimento”. Se la violazione è del 2025 ma paghi nel 2026, inserisci 2025. Conserva la quietanza di pagamento insieme agli esiti TS.
Ravvedimento operoso: quando serve
L’art. 13 del D.Lgs. 472/1997 consente il ravvedimento operoso. Per il flusso TS, però, la prassi operativa è applicare la riduzione a un terzo entro 60 giorni. Usa il ravvedimento solo se l’ufficio chiede un’integrazione diversa o per regolarizzare tardivamente quanto non ricade nella riduzione speciale.
Regola decisionale rapida
Se accorgi di un errore, segui questa sequenza logica
- L’errore è nel file già acquisito? Sì: vai su “sostituisci”. No: se non doveva essere inviato, “annulla”.
- Sei entro 5 giorni dalla scadenza o dalla segnalazione AE? Sì: correggi ora, nessuna sanzione. No: prosegui.
- Sei entro 60 giorni dalla scadenza? Sì: invia/correggi e calcola sanzione ridotta a 1/3.
- Oltre 60 giorni: invia subito, calcola sanzione piena. Prepara eventuale difesa documentale.
- Paga con F24, codice 8912, anno violazione. Conserva ricevute TS e F24.
Casi particolari 2026 e come gestirli
Pagamenti misti o rate
Se il paziente paga in più rate, invia le spese per le parti effettivamente incassate. Ogni rata segue il mese in cui incassi. Specifica bene la tipologia di pagamento se richiesto dal tracciato.
Note di credito e rimborsi
Se rimborsi una prestazione già trasmessa, registra una variazione. Usa la funzione prevista dalle specifiche tecniche per rettificare importi e segni. Non lasciare disallineamenti tra contabilità e TS.
Studi associati e deleghe
Se sei uno studio, verifica le deleghe attive per ciascun professionista. L’invio deve riportare correttamente il soggetto che ha erogato la prestazione e incassato. Archivia le deleghe firmate.
Paziente senza codice fiscale valido
Chiedi un documento e la tessera sanitaria. Se resta l’errore, usa i controlli anagrafici disponibili e chiedi conferma al paziente. Evita invii con codici fittizi: il sistema scarta e ti fa perdere tempo utile.
Opposizione all’utilizzo in dichiarazione
Se il paziente esercita opposizione, applica la modalità prevista dal D.M. 31 luglio 2015 e dalle specifiche TS. Annota l’opposizione nel fascicolo e mantieni la prova dell’informativa resa.
Controlli, prove e tracciabilità
Prepara un fascicolo TS per ogni mese. Inserisci: elenco incassi, fatture, scontrini parlanti, esiti di invio, scarti, successive sostituzioni, eventuali F24 per sanzioni.
Durante i controlli, l’Agenzia delle Entrate e la Guardia di Finanza verificano coerenza tra incassi, dichiarazioni IVA e flussi TS. Le regole derivano dal D.Lgs. 471/1997 e dalle istruzioni AE.
Conserva per i termini di accertamento. In generale, tieni la documentazione per almeno 6 anni dall’anno di presentazione della dichiarazione, salvo sospensioni o contenziosi.
Riferimenti normativi da conoscere
- D.Lgs. 175/2014, art. 3: obbligo di invio delle spese sanitarie per la dichiarazione precompilata.
- D.M. MEF 31 luglio 2015: modalità tecniche e flussi del Sistema TS.
- D.Lgs. 471/1997, art. 11: sanzioni per omissioni e irregolarità nelle comunicazioni all’Anagrafe tributaria.
- D.Lgs. 472/1997, art. 13: ravvedimento operoso.
- Regolamento UE 2016/679 e D.Lgs. 196/2003: tutela dati personali e basi giuridiche del trattamento.
- Comunicazioni e specifiche tecniche pubblicate dal Sistema Tessera Sanitaria e dal MEF.
Esempi pratici di correzione
CF paziente errato
Hai trasmesso il CF sbagliato. Vai su sostituisci. Correggi il CF e riautentica l’invio. Se sei entro 5 giorni dalla scadenza o dalla segnalazione AE, niente sanzione.
Data pagamento invertita con data fattura
Hai usato la data fattura. Devi usare la data incasso. Entra, sostituisci con la data pagamento. Se oltre 60 giorni, calcola la sanzione ridotta solo se rientri ancora nel termine, altrimenti piena.
Spesa trasmessa due volte
Hai un doppio invio. Usa annulla sulla duplicazione. Fallo entro 5 giorni per evitare sanzioni e riflessi sulla precompilata del paziente.
| Scenario | Azione nel Sistema TS | Finestra temporale | Sanzione e pagamento |
|---|---|---|---|
| Errore corretto entro 5 giorni dalla scadenza | Sostituisci o annulla e reinvia | Entro 5 giorni | Nessuna sanzione. Nessun F24 dovuto |
| Correzione entro 5 giorni da segnalazione AE | Sostituisci mirato secondo l’anomalia segnalata | Entro 5 giorni dalla PEC/notifica | Nessuna sanzione. Conserva la segnalazione e l’esito |
| Invio tardivo entro 60 giorni | Invia ora i dati mancanti | Entro 60 giorni dalla scadenza | Sanzione 100 € a spesa ridotta a 1/3 (max 20.000 €). F24 codice 8912, anno violazione |
| Omissione oltre 60 giorni | Invia e regolarizza | Dopo 60 giorni | Sanzione piena 100 € a spesa (max 50.000 €). F24 codice 8912, anno violazione |
| Duplicazione della stessa spesa | Annulla il duplicato | Il prima possibile; meglio entro 5 giorni | Di norma nessuna sanzione se tempestivo. Altrimenti si valuta caso per caso |
FAQ
Devo considerare la data di pagamento anche se emetto fattura elettronica con data diversa?
Sì. Per il Sistema TS vale il principio di cassa. Conta il giorno in cui incassi dal paziente. La data della fattura elettronica non modifica questa regola. Se fatturi a maggio ma incassi a giugno, la spesa è di giugno. Transita nel flusso del mese di giugno. Questa impostazione deriva dalla logica della precompilata basata sulla spesa effettivamente sostenuta dal contribuente (fonte: D.Lgs. 175/2014 e decreti MEF attuativi). Allinea sempre la tua riconciliazione tra fatture e incassi.
Come pago la sanzione per invio tardivo e come compilo l’F24?
Usa il modello F24, sezione Erario. Inserisci il codice tributo 8912, che identifica le sanzioni per comunicazioni Anagrafe tributaria. Indica l’anno di riferimento della violazione, cioè l’anno in cui scadeva l’invio che hai saltato. Compila importi a debito versati con la sanzione dovuta (piena o ridotta a un terzo se sei entro 60 giorni). Non devi indicare interessi perché non è un’imposta ma una sanzione amministrativa. Conserva la ricevuta di pagamento insieme all’esito di acquisizione del Sistema TS e all’eventuale segnalazione ricevuta dall’Agenzia delle Entrate.
Se il paziente si oppone all’uso dei dati per la precompilata, cosa devo fare?
La normativa privacy consente al paziente di opporsi all’utilizzo dei dati ai fini della dichiarazione precompilata. Devi rispettare l’opposizione secondo le modalità tecniche del D.M. 31 luglio 2015 e delle specifiche del Sistema TS. In pratica, puoi dover trasmettere dati aggregati o non trasmettere alcuni dettagli. Annota l’opposizione nel dossier clinico-amministrativo. Fai firmare l’informativa privacy e conserva la prova dell’opposizione. Se avevi già trasmesso la spesa, effettua una rettifica con annulla o sostituisci secondo le regole TS. Questa gestione tutela il diritto del paziente e ti protegge in caso di controllo.
Ho inviato un importo sbagliato: meglio annullare o sostituire?
Se il documento esiste e va solo corretto negli importi, usa sostituisci. La sostituzione mantiene il legame con l’invio originario e aggiorna i dati senza creare buchi storici. L’annullamento è corretto quando la spesa non andava proprio inviata (ad esempio perché riferita a un soggetto non obbligato o a un paziente che non ha sostenuto alcuna spesa). Se sei entro 5 giorni dalla scadenza, non paghi sanzioni. Se superi i 5 giorni ma rientri in 60 giorni, puoi beneficiare della riduzione a un terzo della sanzione. Ricontrolla sempre il codice spesa e l’aliquota IVA usata in fattura per evitare un altro errore in reinvio.
La sanzione di 100 € a spesa vale anche per errori formali senza impatto sul contribuente?
La norma sanzionatoria (art. 11 D.Lgs. 471/1997) colpisce omissioni, incompletezze e inesattezze delle comunicazioni. In pratica, anche un errore formale può essere sanzionabile. Tuttavia, la prassi considera l’assenza di sanzione in due casi: correzione entro 5 giorni dalla scadenza o entro 5 giorni dalla segnalazione dell’Agenzia delle Entrate. Inoltre, se invii entro 60 giorni, hai la riduzione a un terzo con tetto a 20.000 euro. Se l’errore non incide sulla dichiarazione del contribuente e lo correggi subito, riduci al minimo il rischio. Documenta sempre la tempestività con le ricevute del Sistema TS e le procedure interne di controllo.
