Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
In Italia la fatturazione elettronica è obbligatoria per quasi tutte le Partite IVA: invii file XML via SdI entro 12 giorni, conservi 10 anni; eccezione parziale per i sanitari verso privati; verso PA è sempre obbligatoria.
- Formato e canale: il file è XML FatturaPA; la trasmissione avviene solo tramite Sistema di Interscambio (SdI).
- Scadenze: 12 giorni per le fatture immediate; entro il 15 del mese successivo per le differite e molte integrazioni estero.
- Conservazione: obbligo di 10 anni; puoi aderire al servizio di conservazione dell’Agenzia delle Entrate dalla tua area riservata.
Cos’è la fatturazione elettronica e perché è obbligatoria
La fatturazione elettronica è l’emissione della fattura in un file XML strutturato. Si chiama tracciato FatturaPA. Questo file passa dal Sistema di Interscambio, detto SdI, che controlla e recapita.
L’obbligo generale B2B e B2C esiste dal 2019. La base è il Decreto Legislativo 127/2015 e la Legge 205/2017. Per le Pubbliche Amministrazioni è in vigore dal 2014, con Legge 244/2007 e Decreto Ministeriale 55/2013.
Dal 1° luglio 2022 sono entrati i forfettari sopra 25.000 euro. Dal 1° gennaio 2024 l’obbligo è esteso a tutti i forfettari e ai soggetti in regime di vantaggio. Il riferimento è il Decreto-Legge 36/2022 e successive attuazioni dell’Agenzia delle Entrate.
Chi deve emettere la fattura elettronica nel 2026
Obbligo generalizzato per Partite IVA
Devono usare la fatturazione elettronica:
- Società di persone e di capitali.
- Imprese individuali in regime ordinario o semplificato.
- Titolari in regime forfettario e nel regime di vantaggio.
- Professionisti iscritti agli albi e non, salvo l’eccezione sanitaria spiegata sotto.
Verso la Pubblica Amministrazione è sempre obbligatoria, senza eccezioni. Il formato è FatturaPA con codice ufficio della PA.
Eccezione sanitaria verso persone fisiche
I soggetti tenuti all’invio dei dati al Sistema Tessera Sanitaria non emettono e-fattura via SdI per le operazioni verso persone fisiche. La regola evita duplicazioni di dati sensibili. La fonte è l’articolo 10-bis del Decreto-Legge 119/2018 e i provvedimenti annuali del Ministero dell’Economia e dell’Agenzia delle Entrate.
Se lo stesso soggetto fattura a un’impresa o a un professionista, l’obbligo di e-fattura via SdI torna attivo. Quindi il divieto riguarda solo le prestazioni sanitarie verso privati cittadini.
Come si emette una fattura elettronica: flusso operativo
1) Abilitazione dei servizi
Accedi alla tua area personale su Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate. Attiva la funzione di fatturazione elettronica e, se vuoi, la conservazione. La base normativa per la conservazione è il Codice Civile, articolo 2220, e le Linee guida AgID sulla conservazione dei documenti informatici.
2) Compilazione del file XML
Puoi creare il file con:
- Software gratuito dell’Agenzia delle Entrate.
- App mobile dell’Agenzia delle Entrate.
- Software gestionali di mercato.
Inserisci dati obbligatori: cedente/prestatore, cessionario/committente, data, numero, imponibile, aliquota IVA, natura IVA se esente, ritenute se presenti, CIG/CUP se richiesti dalla PA, modalità di pagamento.
3) Dati di recapito del cliente
Hai tre opzioni:
- Codice destinatario a 7 caratteri del cliente.
- Indirizzo PEC del cliente.
- Codice “0000000” per i privati senza canale; la fattura va comunque in area riservata del cliente. Fornisci una copia di cortesia.
Il QR-Code del cliente aiuta a leggere anagrafiche e canale in automatico.
4) Invio al SdI e ricevute
Invii il file al SdI. Se supera i controlli formali, il SdI lo recapita e ti rilascia una “ricevuta di consegna”. Se non recapita, ricevi “impossibilità di recapito”, ma la fattura resta emessa e disponibile nel cassetto fiscale del cliente.
Se il file ha errori, ricevi “scarto”. In questo caso la fattura è come mai emessa. Devi correggere e rinviare entro i termini.
5) Conservazione digitale
Conservi per 10 anni. Puoi aderire al servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate dalla tua area. In alternativa, usi un conservatore accreditato. La conservazione deve garantire autenticità, integrità, leggibilità nel tempo, come da Linee guida AgID.
Scadenze e tipologie di fattura
Fattura immediata
La emetti alla data dell’operazione. Trasmetti al SdI entro 12 giorni. Il riferimento è l’articolo 21 del DPR 633/1972.
Fattura differita
Riepiloga più operazioni documentate da DDT o documenti equivalenti. La emetti entro il 15 del mese successivo a quello delle consegne. Indichi i riferimenti dei DDT.
Fattura semplificata
Valida fino a 400 euro. Inserisci meno dati. Usa il tipo documento TD07. Non sempre ammessa per operazioni estere particolari.
Operazioni con l’estero
Per cessioni a soggetti esteri, emetti e-fattura con codice destinatario “XXXXXXX”. Per acquisti esteri, integri/autofatturi con i tipi TD17, TD18 o TD19. Trasmetti entro il 15 del mese successivo al ricevimento o all’effettuazione, come da Decreto Legislativo 127/2015 e provvedimenti attuativi dell’Agenzia delle Entrate.
Regola decisionale rapida
Devo emettere e-fattura in questo caso?
Segui questi passaggi logici.
- Se il cliente è Pubblica Amministrazione: sì, sempre. Usa formato PA con codice ufficio.
- Se sei sanitario che invia al Sistema TS e il cliente è persona fisica: no via SdI; emetti documento e invia i dati al Sistema TS quando previsto.
- Se sei sanitario e il cliente è impresa o professionista: sì, via SdI.
- Se sei in regime forfettario o di vantaggio: sì, via SdI dal 2024 in poi.
- Se vendi/servizi a cliente estero: sì, emetti via SdI con codice “XXXXXXX”.
- Se acquisti dall’estero: sì, trasmetti integrazione/autofattura TD17/TD18/TD19 via SdI.
- Se emetti scontrino/ricevuta ai sensi dei corrispettivi telematici e non è obbligatoria la fattura: non serve fattura, salvo richiesta del cliente entro i termini.
Per la scadenza: 12 giorni per fatture immediate; 15 del mese successivo per differite e integrazioni estero. Conserva per 10 anni.
Requisiti formali e causali IVA
Dati fiscali obbligatori
Partita IVA, codice fiscale, indirizzi, IBAN se utile, numero e data, descrizione chiara del bene o servizio, quantità, prezzo unitario, imponibile, aliquota IVA o natura IVA, bollo virtuale se dovuto, ritenute d’acconto o previdenziali.
Se applichi esenzione o non imponibilità, indica la norma: per esempio “Natura N3.4 – cessioni intracomunitarie; art. 41 DL 331/1993”. Le regole sono nel DPR 633/1972 e nelle specifiche tecniche AdE.
Marca da bollo
Se l’operazione è senza IVA e l’imponibile supera 77,47 euro, applichi 2 euro di bollo virtuale. Indichi “Bollo virtuale: SI” e versi trimestralmente tramite F24, come da DM 17 giugno 2014 e provvedimenti AdE.
Sanzioni e come evitarle
Omessa o tardiva fatturazione
Se non emetti o emetti in ritardo una fattura con IVA, si applica una sanzione tra il 90% e il 180% dell’imposta relativa, articolo 6 del Decreto Legislativo 471/1997.
Se l’operazione non espone IVA, la sanzione è da 250 a 2.000 euro. Se correggi prima del controllo, puoi ravvederti con riduzioni, secondo il Decreto Legislativo 472/1997.
Errori nel file XML
Se il SdI scarta, la fattura è come mai emessa. Devi rinviare un nuovo file con lo stesso numero e data, se ancora nei termini. Se i termini sono scaduti, valuta il ravvedimento.
Conservazione e consultazione
Obbligo decennale
La conservazione garantisce integrità, autenticità e reperibilità. Vale 10 anni. Puoi aderire al servizio di conservazione dell’Agenzia delle Entrate nella tua area Fatture e Corrispettivi.
La consultazione integrale delle fatture sul portale è disponibile se aderisci espressamente al servizio di consultazione, come previsto dall’articolo 14 del Decreto-Legge 124/2019 e dai provvedimenti del Garante Privacy.
Riferimenti normativi utili
Dove verificare le regole ufficiali
Consulta i testi su Normattiva per leggi e decreti in vigore. Verifica le specifiche tecniche e i provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate sul portale istituzionale. Per temi di lavoro autonomo e corrispettivi telematici, fai riferimento anche alle circolari del Ministero dell’Economia e delle Finanze e alle comunicazioni del Ministero del Lavoro quando riguardano ritenute e aspetti previdenziali.
| Scenario | Obbligo e-fattura | Eccezioni/Note | Scadenze | Riferimenti |
|---|---|---|---|---|
| Impresa/professionista in regime ordinario | Sì, via SdI per B2B e B2C | Fattura semplificata fino a 400 euro (TD07) se appropriata | 12 giorni (immediata); 15 mese successivo (differita) | DPR 633/1972 art. 21; DLgs 127/2015; Legge 205/2017 |
| Regime forfettario o di vantaggio | Sì, via SdI dal 2024 | Niente IVA esposta; indicare norma di esclusione IVA e marca da bollo se dovuta | 12 giorni; 15 per differite | DL 36/2022; DLgs 127/2015; art. 1 L. 190/2014 |
| Professionista sanitario verso persona fisica | No via SdI per le prestazioni soggette a Sistema TS | Obbligo di invio dati al Sistema TS; documento rilasciato al paziente | Secondo scadenze TS | DL 119/2018 art. 10-bis; provvedimenti MEF/AdE annuali |
| Fattura verso Pubblica Amministrazione | Sì, sempre; FatturaPA | Indicare codice ufficio; eventuali CIG/CUP | Termini del contratto; emissione via SdI obbligatoria | L. 244/2007; DM 55/2013 |
| Cessioni a cliente estero | Sì, via SdI con codice “XXXXXXX” | Copia di cortesia al cliente estero; regole IVA specifiche | 12 giorni o 15 mese successivo se differita | DLgs 127/2015; Provv. AdE su esterometro elettronico |
| Acquisti da estero (servizi/beni) | Sì, integrazione/autofattura TD17/TD18/TD19 via SdI | Reverse charge interno; registrazioni IVA | Entro il 15 del mese successivo | DPR 633/1972; DLgs 127/2015; circolari AdE |
FAQ sulla fatturazione elettronica nel 2026
Devo emettere fattura elettronica anche se il cliente è un privato senza Partita IVA?
Sì. L’obbligo riguarda anche le vendite e prestazioni verso consumatori finali. In questo caso inserisci il codice destinatario “0000000”. La fattura arriverà nel cassetto fiscale del cliente. È buona prassi fornire una copia di cortesia in PDF o cartacea. Ricorda che la copia di cortesia non sostituisce il file XML trasmesso al SdI, che rimane l’unico documento fiscalmente valido. Se il cliente chiede la fattura al posto del documento commerciale, devi emetterla nei termini. Se emetti un documento commerciale tramite registratore telematico, non devi anche emettere fattura salvo richiesta.
Come funziona la fattura differita e quali documenti servono per emetterla correttamente?
La fattura differita riepiloga più consegne o prestazioni avvenute nello stesso mese. Per i beni, devi avere per ogni consegna un DDT o documento equipollente con data, numero, descrizione e quantità. Per i servizi, servono documenti idonei a provare l’esecuzione, come rapportini firmati. Emetti la fattura entro il 15 del mese successivo, indicando i riferimenti di tutti i DDT o documenti. La trasmissione al SdI segue la stessa scadenza. L’IVA si esigibilizza alla data della fattura. Questa modalità semplifica la gestione logistica e contabile quando hai molte spedizioni.
Se il SdI scarta la fattura, posso riutilizzare lo stesso numero e la stessa data?
Sì, perché una fattura scartata è considerata non emessa. Puoi riemettere con lo stesso numero e data, a condizione che rientri ancora nei termini legali di emissione e trasmissione. Se i termini sono scaduti, emetti la fattura con una nuova data e valuta il ravvedimento operoso per ridurre le sanzioni. Conserva sempre la ricevuta di scarto e la nuova ricevuta di consegna. Evita gli scarti controllando con un validatore XML e aggiornando le specifiche tecniche periodicamente, perché l’Agenzia delle Entrate pubblica revisioni dei controlli del SdI.
Come gestisco la marca da bollo nelle fatture elettroniche senza IVA?
Se l’importo non assoggettato a IVA supera 77,47 euro, devi applicare 2 euro di bollo virtuale. Nel file XML imposti l’opzione “Bollo virtuale: SI” e l’importo. L’Agenzia delle Entrate calcola i bolli dovuti per trimestre e rende disponibile il pagamento con modello F24, di solito entro l’ultimo giorno del secondo mese successivo al trimestre. Puoi anche attivare l’addebito diretto se previsto. Controlla il prospetto bolli nell’area riservata. Se dimentichi di impostare il bollo, regolarizza con F24 utilizzando i codici tributo dedicati e, se necessario, il ravvedimento operoso.
Che differenza c’è tra consultazione e conservazione delle fatture elettroniche sul portale dell’Agenzia delle Entrate?
La consultazione è il servizio che ti permette di vedere e scaricare le fatture emesse e ricevute. Devi aderire esplicitamente, per ragioni di privacy. Senza adesione, dopo un certo periodo restano solo i metadati. La conservazione è un servizio distinto, finalizzato a mantenere le fatture integre e leggibili per 10 anni con valore legale. Aderendo, l’Agenzia esegue i processi di firma e marcatura temporale previsti dalle Linee guida AgID. Puoi usare la consultazione senza la conservazione e viceversa, ma per rispettare la legge serve sempre una conservazione a norma, interna o esterna. Controlla periodicamente l’adesione a entrambi i servizi e scarica le evidenze di conservazione.
Quali sono le regole per le operazioni con San Marino e come vanno fatturate?
Per le cessioni e gli acquisti con operatori sammarinesi esiste un flusso elettronico dedicato, integrato con SdI e il sistema sammarinese (HUB-SM). Le fatture viaggiano in formato XML FatturaPA con specifiche tecniche ad hoc. In caso di cessioni, l’IVA può essere non dovuta se la merce è trasferita e vidimata secondo gli accordi bilaterali. Per gli acquisti, si applicano regole simili al reverse charge con integrazione. La normativa deriva dagli accordi Italia–San Marino e dai provvedimenti congiunti delle Agenzie delle Entrate. In pratica, usa il canale SdI, seleziona i tipi documento corretti e conserva la documentazione doganale o di vidimazione per dimostrare il trattamento IVA.
