Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
In Italia la fatturazione elettronica usa il file XML FatturaPA e il Sistema di Interscambio (SdI). Tutti i titolari di Partita IVA emettono e conservano fatture digitali per 10 anni, salvo specifiche esclusioni sanitarie.
- Formato obbligatorio: XML FatturaPA con invio tramite SdI. Senza convalida SdI la fattura è come non emessa.
- Scadenze: 12 giorni per l’immediata; 15 del mese successivo per la differita; marca da bollo virtuale se dovuta.
- Conservazione a norma per 10 anni secondo Linee Guida AgID; la sola consultazione sul portale fiscale non basta.
Cos’è la fatturazione elettronica e come funziona
La fatturazione elettronica è un sistema digitale che sostituisce la carta. Usa un file XML standard detto FatturaPA. Questo formato contiene dati fiscali strutturati. Il Sistema di Interscambio (SdI) controlla e recapita il file.
La base normativa nasce dal Decreto Legislativo 127/2015 e dalla Legge 205/2017. Le trovi sul portale Normattiva. L’Agenzia delle Entrate ha definito specifiche tecniche con propri provvedimenti. Anche questi sono pubblici sul sito istituzionale.
Il ciclo è semplice. Crei la fattura in XML con un software. La spedisci allo SdI tramite canale abilitato. Se i controlli formali vanno bene, SdI consegna al cliente. Ottieni una ricevuta di consegna o di messa a disposizione.
File XML FatturaPA: cos’è in parole semplici
L’XML è un file testuale con campi ordinati. Ogni campo ha una regola. Ad esempio imponibile, aliquota, imposta, natura IVA, dati cliente. Le “Specifiche tecniche” definiscono questi campi. Il rispetto del tracciato evita lo scarto.
Il ruolo del Sistema di Interscambio (SdI)
SdI è il postino fiscale gestito dall’Agenzia delle Entrate. Fa controlli formali: partita IVA valida, codici corretti, calcoli coerenti. Se qualcosa non torna, scarta la fattura. Se tutto è ok, la consegna o la rende disponibile.
Canali e software: come inviare
Puoi usare tre vie pratiche: portale Fatture e Corrispettivi, PEC, o canali accreditati (API/SDICoop/FTP). I software dedicati guidano nella compilazione e si collegano al canale. Scegli soluzioni che gestiscono anche bolli e conservazione.
Chi è obbligato nel 2026 ed esenzioni
Dal 2019 l’obbligo copre B2B e B2C. Dal 2024 include tutti i forfettari e i minimi. La regola è semplice: se hai Partita IVA, emetti e-fattura. Fa eccezione chi rientra in divieti specifici per privacy sanitaria.
I professionisti che trasmettono dati al Sistema Tessera Sanitaria non devono emettere e-fattura verso i pazienti. Questo tutela i dati sensibili. La base è nelle delibere del Garante per la protezione dei dati personali e nei provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate.
Restano gli obblighi verso Pubbliche Amministrazioni. La fattura alla PA richiede il codice ufficio univoco e, spesso, la firma digitale. L’obbligo deriva dal D.M. 55/2013, consultabile su Normattiva.
Regime forfettario: come si compila
Il regime forfettario è un regime agevolato che tassa il reddito con coefficiente e imposta sostitutiva. Non si addebita l’IVA in fattura. In XML indichi la natura IVA “N2.2 – Operazioni non soggette – altri casi”.
Aggiungi una dicitura chiara nel campo causale. Ad esempio: “Operazione in franchigia da IVA ai sensi dell’art. 1, commi 54-89, L. 190/2014 e successive modifiche”. Se l’importo supera 77,47 euro valuta il bollo da 2 euro.
Professionisti sanitari: quando non si usa l’e-fattura
Se rientri tra i soggetti che inviano al Sistema Tessera Sanitaria, non emettere e-fattura verso il paziente. Puoi emettere documento analogico o digitale non transitante da SdI. Le istruzioni arrivano da Agenzia delle Entrate e Ministero dell’Economia.
Per altre prestazioni a soggetti diversi dai pazienti (ad esempio strutture, PA), verifica se scatta l’obbligo. In molti casi sì. Gestisci la privacy con attenzione e cita il riferimento al trattamento dati.
Operazioni con estero e consumatori
Verso clienti esteri invia comunque il file allo SdI. Usa il codice destinatario “XXXXXXX”. Consegna una copia di cortesia al cliente straniero. Per l’integrazione IVA su acquisti esteri usa i tipi documento TD17, TD18, TD19.
Verso consumatori finali usa il codice “0000000”. Il cliente può chiedere copia in PDF. Ricorda che la copia non ha valore fiscale. Vale solo l’XML transitato in SdI.
Tempi, emissione e conservazione
L’emissione avviene alla data riportata in fattura e perfezionata con la trasmissione a SdI. L’articolo 21 del DPR 633/1972 fissa i termini. Il Decreto-Legge 119/2018 ha introdotto i 12 giorni per l’immediata.
Scadenze operative
Fattura immediata: emettila il giorno dell’operazione e inviala entro 12 giorni. Fattura differita: emettila entro il 15 del mese successivo. Devi collegarla a DDT o documenti idonei.
Note di variazione: usa TD04 per ridurre l’imponibile o l’imposta. Emissione entro i termini dell’articolo 26 del DPR 633/1972. Per interessi o maggiorazioni usa TD05 se dovuto.
Conservazione digitale a norma
Conserva le fatture per 10 anni. La regola deriva dall’articolo 2220 del Codice Civile e dall’articolo 39 del DPR 633/1972. Le Linee Guida AgID disciplinano come si fa la conservazione a norma.
Il servizio di sola consultazione dell’Agenzia delle Entrate non sostituisce la conservazione a norma. Usa un sistema che chiuda i pacchetti di archiviazione e firmi i lotti. Tieni il manuale di conservazione aggiornato.
Marca da bollo sulle fatture senza IVA
Se la fattura senza IVA supera 77,47 euro, applica il bollo da 2 euro. In e-fattura si applica virtualmente. Il sistema somma i bolli del trimestre e genera un F24 per il versamento.
La disciplina deriva dal D.M. 17 giugno 2014 e dai provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate. Puoi verificare gli importi nel cassetto fiscale. Le sanzioni si applicano se ometti o versi tardi.
Errori, scarti e sanzioni
Lo “scarto” di SdI significa che la fattura non esiste fiscalmente. Devi correggerla e rinviarla. Conserva le ricevute per dimostrare data e ora di invio e di esito.
Come gestire uno scarto
Se SdI scarta, puoi riemettere con stesso numero e data, se i termini non sono scaduti. In alternativa, emetti un nuovo numero con la data corretta e inserisci un richiamo in causale.
Per la PA i tempi di accettazione dipendono dall’ufficio destinatario. Se rifiuta la fattura, emetti una nuova versione corretta. Segui le regole del D.M. 55/2013.
Sanzioni e ravvedimento
L’articolo 6 del D.Lgs. 471/1997 prevede sanzioni dal 90% al 180% dell’IVA per omissioni o errori che incidono sull’imposta. Se l’operazione è fuori campo IVA, la sanzione va da 250 a 2.000 euro.
Se invii tardi ma entro la liquidazione periodica, la sanzione si riduce. Puoi usare il ravvedimento operoso sale e scende secondo l’articolo 13 del D.Lgs. 472/1997. Verifica sempre le date di liquidazione.
Codici, tipi documento e casi particolari
Tipi documento principali
TD01: fattura. TD02 e TD03: acconti. TD04: nota di credito. TD05: nota di debito. TD24: fattura differita. TD16: integrazione reverse charge interno. TD17: servizi dall’estero. TD18: acquisti intracomunitari di beni. TD19: acquisti con inversione contabile ex articolo 17, comma 2. TD28: acquisti da San Marino con IVA.
Compila con attenzione natura IVA (N1–N7), aliquote e riferimenti normativi. Errori qui causano scarti o, peggio, sanzioni per imposta non corretta.
Codice destinatario, PEC e PA
Per clienti con canale accreditato usa il loro codice destinatario a 7 caratteri. In alternativa, inserisci la PEC. Per consumatori usa “0000000”. Per estero “XXXXXXX”.
Per le PA usa il codice univoco ufficio. Verifica sempre CIG e CUP se obbligatori. La PA può rifiutare una fattura senza questi dati quando previsti.
Regola decisionale rapida
Decidi così, in ordine logico
1) Chi è il cliente? Se è PA usa codice ufficio e, se richiesto, firma digitale. Se è privato estero usa “XXXXXXX” e invia copia di cortesia.
2) Quando nasce l’operazione? Se consegni subito, emetti fattura immediata entro 12 giorni. Se spedisci con DDT, emetti differita entro il 15 del mese successivo.
3) IVA o no? Se addebiti IVA indica aliquota corretta. Se sei forfettario usa natura “N2.2” e dicitura di legge. Se l’operazione è non imponibile, esente o fuori campo, usa la natura adeguata e cita la norma.
4) Bollo dovuto? Se importo non IVA supera 77,47 euro, spunta il bollo da 2 euro. Controlla poi il F24 trimestrale.
5) Conservazione? Chiudi il lotto di conservazione secondo AgID. Non affidarti alla sola consultazione del portale fiscale.
Riferimenti normativi essenziali
D.Lgs. 127/2015 e Legge 205/2017 per l’obbligo B2B/B2C. D.M. 55/2013 per le PA. DPR 633/1972 articoli 21 e 26 per emissione e note di variazione. D.L. 119/2018 per i 12 giorni. D.Lgs. 471/1997 e D.Lgs. 472/1997 per sanzioni e ravvedimento. L. 190/2014 per il regime forfettario. Linee Guida AgID per la conservazione digitale. Tutti consultabili su Normattiva e sui siti istituzionali dell’Agenzia delle Entrate e delle Autorità competenti.
| Scenario | Cosa devi fare | Documento/Codici XML | Tempistiche e scadenze | Riferimenti e note |
|---|---|---|---|---|
| Vendita B2B Italia con IVA | Emetti fattura, calcola IVA, invia a SdI con codice destinatario del cliente | TD01; aliquota IVA; natura N1; codice destinatario a 7 caratteri | Entro 12 giorni (immediata) o entro il 15 del mese successivo (differita con DDT) | DPR 633/1972 art. 21; D.L. 119/2018; Specifiche tecniche ADE |
| Prestazione di servizi a privato consumatore | Invia e-fattura; rilascia copia di cortesia se richiesta | TD01; codice “0000000”; email per cortesia | Entro 12 giorni | D.Lgs. 127/2015; Legge 205/2017 |
| Regime forfettario (senza IVA) | Emetti e-fattura con natura non soggetta; valuta bollo | TD01; natura N2.2; dicitura L. 190/2014; bollo virtuale se > 77,47 € | Invio entro 12 giorni; versamento bollo trimestrale | L. 190/2014; D.M. 17/06/2014; Provv. ADE su bollo |
| Fattura differita con DDT | Riepiloga consegne del mese e fattura entro il 15 del mese successivo | TD24; riferimento a DDT; aliquote o nature | Entro il 15 del mese successivo alla consegna | DPR 633/1972 art. 21, comma 4 |
| Acquisti di servizi dall’estero | Emetti autofattura digitale per integrazione IVA | TD17; natura N6.x; inversione contabile | Entro il 15 del mese successivo al ricevimento | DPR 633/1972 art. 17; Provv. ADE su TD17 |
| Acquisti intracomunitari di beni | Registra e integra con autofattura digitale | TD18; natura N6.1; dati fornitore UE | Entro il 15 del mese successivo | Direttiva IVA recepita; DPR 633/1972 art. 38 |
| Fattura alla Pubblica Amministrazione | Compila con codice ufficio; allega CIG/CUP quando previsti; valuta firma digitale | TD01; Codice Ufficio; eventuale firma; tracciato PA | Secondo contratto; invio via SdI | D.M. 55/2013; Linee guida PA |
FAQ sulla fatturazione elettronica nel 2026
Devo emettere sempre e solo fatture elettroniche o posso usare la carta in alcuni casi?
Se hai Partita IVA in Italia, devi emettere fatture elettroniche per tutte le operazioni rilevanti ai fini IVA. La regola vale per imprese, professionisti, forfettari e minimi. Fanno eccezione i soggetti che trasmettono i dati al Sistema Tessera Sanitaria verso i pazienti, per ragioni di privacy. In quel caso non usi lo SdI e segui le regole specifiche comunicate da Garante e Amministrazione finanziaria. Per le Pubbliche Amministrazioni la fattura elettronica è obbligatoria da anni. La fattura cartacea o la sola e-mail di PDF non hanno valore fiscale. Puoi fornire una copia di cortesia al cliente, ma conta solo l’XML transitato in SdI. In sintesi: carta solo quando una norma lo consente esplicitamente.
Quando si considera “emessa” una fattura elettronica e come gestisco i termini dei 12 giorni?
La fattura si considera emessa alla data indicata nel documento e con la trasmissione a SdI. Per la fattura immediata hai fino a 12 giorni dalla data operazione per inviare allo SdI. Se superi i 12 giorni, rischi sanzioni per tardiva emissione secondo l’articolo 6 del D.Lgs. 471/1997. Puoi ridurre l’impatto usando il ravvedimento operoso (D.Lgs. 472/1997) e, se l’invio avviene entro la liquidazione periodica, la sanzione base si attenua. Per la fattura differita, se riepiloghi consegne o prestazioni documentate (ad esempio con DDT), puoi emettere entro il 15 del mese successivo. Tieni traccia di prove di consegna e di esecuzione per motivare la differita in caso di controllo.
Come funziona la marca da bollo nelle e-fatture senza IVA e come si paga?
Se emetti una fattura senza IVA (esente, non imponibile, forfettaria) e l’importo supera 77,47 euro, devi applicare il bollo da 2 euro. Nel file XML indichi il bollo virtuale con il relativo campo. L’Agenzia delle Entrate calcola il totale dei bolli dovuti per trimestre e rende disponibile un F24 precompilato nel tuo cassetto fiscale. I codici tributo sono dedicati alle scadenze trimestrali. Se non versi il bollo, si applicano le sanzioni e gli interessi secondo la normativa di imposta di bollo (D.M. 17 giugno 2014 e istruzioni ADE). Conviene controllare periodicamente la sezione “Consultazione e-dati di bollo” per evitare dimenticanze.
La conservazione nel portale dell’Agenzia delle Entrate basta per essere a norma per 10 anni?
No. La funzione di consultazione e download del portale fiscale non sostituisce la conservazione digitale a norma. La conservazione richiede processi tecnici specifici: pacchetti di archiviazione, marcature temporali, firme, indici e un manuale di conservazione aggiornato. Le Linee Guida AgID spiegano questi requisiti. Puoi gestire in proprio o affidarti a un conservatore che rispetta le Linee Guida. Verifica sempre chi è il Responsabile della conservazione, come avviene il versamento dei documenti e come si garantisce l’accessibilità per 10 anni. In caso di controllo, devi esibire i lotti conservati e dimostrare l’integrità dei file XML e dei relativi metadati.
Quali sono gli errori più frequenti che causano lo scarto da SdI e come li evito?
Gli errori più comuni sono: codice destinatario errato o mancante, partita IVA o codice fiscale non coerenti, calcoli IVA incongruenti con aliquote e imponibili, tipo documento sbagliato (ad esempio TD01 invece di TD24 in caso di differita), natura IVA incoerente (ad esempio N2.2 usata con aliquota diversa da zero), CAP e indirizzi fuori standard, CIG/CUP mancanti verso PA, o riferimenti a DDT non valorizzati nelle differite. Per evitarli, configura anagrafiche clienti complete e verificate. Usa un software aggiornato alle ultime specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate. Imposta controlli automatici su aliquote, nature e quadrature. Effettua invii di prova per i nuovi clienti, soprattutto PA. Se ricevi uno scarto, leggi il codice errore nello “Esito SdI”, correggi il punto segnalato e rinvia. Agisci in fretta per restare nei termini ed evitare sanzioni.
