Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
La fattura elettronica è obbligatoria per quasi tutte le Partite IVA. Si crea in formato XML FatturaPA e si invia allo SdI dell’Agenzia delle Entrate, che la recapita al destinatario e la registra nel cassetto fiscale.
- Formato e canale: file XML FatturaPA, trasmissione via Sistema di Interscambio (SdI) previsto dal D.Lgs. 127/2015 e Provvedimenti AdE.
- Tempistiche: emissione e invio entro 12 giorni dalla data operazione (D.L. 119/2018 convertito in L. 136/2018).
- Obbligo esteso: società, ditte individuali, forfettari e minimi; eccezioni limitate per sanitari verso persone fisiche con invio dati al Sistema Tessera Sanitaria.
Che cos’è la fattura elettronica e come funziona lo SdI
La fattura elettronica è una fattura in formato digitale strutturato, chiamato XML FatturaPA. “XML” è un linguaggio che permette a sistemi informatici di leggere i dati senza ambiguità. Non è un PDF, ma un file con campi standard.
Per legge, invii l’XML al Sistema di Interscambio (SdI). È il “postino” dell’Agenzia delle Entrate. Lo SdI controlla i dati minimi, assegna protocolli e recapita la fattura al canale del cliente. Se manca qualcosa, la scarta e ti comunica un codice errore.
La base normativa è nel D.Lgs. 127/2015 (uso dello SdI), nella L. 205/2017, art. 1, commi 909-916 (obbligo generalizzato dal 2019), e nei Provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate che definiscono tracciato e canali. I testi sono consultabili su Normattiva e sul portale dell’Agenzia delle Entrate.
I campi chiave del file XML
I campi principali sono: dati cedente/prestatore e cessionario/committente, numero e data, imponibile, aliquota IVA o “natura” dell’operazione (codice che spiega perché non applichi IVA), ritenute, bollo, modalità di pagamento, tipo documento (TD).
Il “tipo documento” identifica il caso d’uso: TD01 per fattura, TD04 per nota di credito, TD17-19 per integrazioni su acquisti esteri, e così via. Questi codici evitano errori IVA e aiutano i controlli.
Codice destinatario, PEC e cassetto fiscale
Per inviare la fattura a un privato cliente italiano usi un “codice destinatario” a 7 caratteri, oppure la PEC del cliente. Se non hai il codice, puoi indicare “0000000” e la fattura finirà nel cassetto fiscale del cliente. Invia una copia di cortesia (PDF) per facilitare la lettura.
Per la Pubblica Amministrazione serve il CUU (Codice Univoco Ufficio) a 6 caratteri. Identifica l’ufficio che riceve la fattura. Lo trovi nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA). È un dato essenziale: senza CUU la PA non riceve.
Chi è obbligato, chi è esonerato
Dal 1° gennaio 2019 l’obbligo di e-fattura vale per operazioni tra soggetti residenti o stabiliti in Italia (L. 205/2017). Rientrano società di persone e capitali, ditte individuali in ordinario e semplificato, e i regimi agevolati.
I contribuenti in regime forfettario e nel regime dei minimi sono tenuti all’e-fattura. L’obbligo per i forfettari è stato introdotto gradualmente dal D.L. 36/2022, poi esteso in via generalizzata con successive norme. La situazione attuale è confermata dagli atti e dalle istruzioni dell’Agenzia delle Entrate aggiornati al 2026.
Eccezioni nel settore sanitario
I soggetti che inviano i dati al Sistema Tessera Sanitaria (STS) non emettono fatture elettroniche verso persone fisiche per tutelare la privacy. La deroga discende dall’art. 10-bis del D.L. 119/2018 e dai Decreti MEF (tra cui il D.M. 27.12.2019) con proroghe periodiche pubblicate sul portale del MEF – Sistema Tessera Sanitaria. Resta invece l’e-fattura per le prestazioni a soggetti diversi da persone fisiche e verso la PA.
Fatture alla Pubblica Amministrazione
L’obbligo verso la PA esiste dal 2014 (L. 244/2007 e D.M. 55/2013). Devi usare il formato FatturaPA, indicare il CUU, e rispettare eventuali campi obbligatori come CIG e CUP quando previsti dall’art. 25 del D.L. 66/2014. Se sei soggetto IVA, può applicarsi la scissione dei pagamenti (split payment) ai sensi dell’art. 17-ter del DPR 633/1972.
Scadenze, date e sanzioni
La regola base è semplice: emetti e invii la fattura entro 12 giorni dalla data di effettuazione dell’operazione, cioè quando esegui la cessione o il pagamento del servizio (art. 21 DPR 633/1972 e D.L. 119/2018, conv. L. 136/2018). La “data documento” in XML deve riflettere la data dell’operazione.
Per le fatture differite da DDT, puoi emettere entro il 15 del mese successivo, riepilogando le consegne del mese. Anche qui, invio tramite SdI entro il termine di emissione.
Imposta di bollo sulle e-fatture
Se la fattura è senza IVA e supera 77,47 euro, devi l’imposta di bollo da 2 euro. L’XML contiene un flag che indica l’assolvimento del bollo virtuale. L’Agenzia delle Entrate riepiloga gli importi trimestrali nell’area Fatture e Corrispettivi.
Paghi con F24 entro le scadenze fissate dai Provvedimenti AE (tra cui 4.2.2021 e 28.2.2023). In linea generale: fine del secondo mese successivo per i primi tre trimestri; scadenza di fine febbraio per il quarto. Sono previste soglie per eventuali differimenti.
Sanzioni e ravvedimento
Per omessa o tardiva fatturazione si applicano le sanzioni dell’art. 6 del D.Lgs. 471/1997: dal 90% al 180% dell’IVA relativa. Se l’operazione non ha IVA esposta, la sanzione va da 250 a 2.000 euro.
Puoi ridurre le sanzioni con il ravvedimento operoso (art. 13 D.Lgs. 472/1997), pagando spontaneamente imposta, interessi e sanzione ridotta in base al ritardo. Conserva sempre le ricevute SdI: sono la prova dell’invio.
Operazioni con l’estero: come comportarsi
L’esterometro tradizionale è stato sostituito dall’invio dei dati tramite SdI (art. 1, comma 3-bis, D.Lgs. 127/2015, come modificato da DL 146/2021 e atti attuativi AE). Per cessioni verso clienti esteri puoi emettere e-fattura con codice destinatario “XXXXXXX” o 0000000 e indicare i dati del cliente; per acquisti, usi documenti di integrazione.
Codici TD per integrazione/auto-fattura
Usa TD17 per servizi da soggetti non residenti, TD18 per acquisti intracomunitari di beni, TD19 per acquisti di beni da soggetti esteri in operazioni con inversione contabile. Per note di variazione usa TD04. Questi documenti rispettano il reverse charge e tengono allineata la liquidazione IVA.
Regime forfettario e “regime dei minimi”: diciture e particolarità
Se sei in regime forfettario (regime agevolato con imposta sostitutiva), non addebiti l’IVA in fattura. Indica una dicitura chiara, per esempio: “Operazione senza applicazione dell’IVA ai sensi dell’art. 1, commi 54-89, L. 190/2014”. È la formula più usata e comprensibile.
Non applichi ritenuta d’acconto. Se previsto dall’ordine professionale, puoi esporre il contributo integrativo (ad esempio 4%). Ricorda il bollo da 2 euro se superi 77,47 euro e la fattura è fuori campo IVA.
Conservazione digitale e privacy
Devi conservare le fatture per 10 anni (art. 2220 c.c. e art. 39 DPR 633/1972). La conservazione digitale significa tenere il file XML integro, leggibile e reperibile. Puoi usare il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate in Fatture e Corrispettivi oppure un conservatore accreditato.
Il file XML contiene dati personali. Trattali secondo il GDPR. Minimizza l’uso di allegati con dati sensibili e proteggi gli accessi ai software di fatturazione.
Regola decisionale rapida
Se… allora…
– Se vendi a Pubblica Amministrazione, allora emetti sempre e-fattura FatturaPA con CUU, e compila CIG/CUP quando richiesti. Verifica split payment.
– Se sei professionista sanitario che invia al Sistema TS e il cliente è persona fisica, allora non emettere e-fattura; emetti fattura analogica o elettronica fuori SdI secondo le regole privacy, e invia i dati al STS.
– Se il cliente è soggetto IVA italiano, allora emetti e-fattura TD01 via SdI con codice destinatario o PEC.
– Se il cliente è estero, allora emetti e-fattura o documento equipollente e trasmetti i dati via SdI; per acquisti esteri integra con TD17/TD18/TD19 nei termini previsti.
– Se sei in regime forfettario, allora emetti e-fattura senza IVA, inserisci la dicitura di legge e assolvere il bollo se dovuto.
Fonti normative e prassi da conoscere
– D.Lgs. 127/2015: istituzione e uso del Sistema di Interscambio e misure di incentivazione alla fatturazione elettronica.
– L. 205/2017, art. 1, commi 909-916: obbligo generalizzato B2B/B2C dal 2019.
– D.L. 119/2018, conv. L. 136/2018: termine dei 12 giorni e altre semplificazioni.
– D.M. 55/2013 e L. 244/2007: fatturazione elettronica verso la PA.
– D.L. 36/2022, conv. L. 79/2022: estensione dell’obbligo ai regimi agevolati; atti attuativi AdE.
– Art. 1, comma 3-bis, D.Lgs. 127/2015 e Provvedimenti AdE: invio dati operazioni transfrontaliere via SdI.
– Art. 6 D.Lgs. 471/1997 e art. 13 D.Lgs. 472/1997: sanzioni e ravvedimento.
– Art. 10-bis D.L. 119/2018 e decreti MEF: deroga sanitari verso persone fisiche con invio a STS.
| Scenario | Tipo documento (TD) / Canale | Requisiti chiave di compilazione | Scadenza invio | Note operative e sanzioni |
|---|---|---|---|---|
| B2B Italia (soggetti IVA) | TD01 via SdI (codice destinatario/PEC) | Data documento = data operazione; aliquota o natura; modalità pagamento; eventuali ritenute | Entro 12 giorni dall’operazione | Sanzioni art. 6 D.Lgs. 471/1997 per tardivo/omesso invio; ravvedimento art. 13 D.Lgs. 472/1997 |
| Pubblica Amministrazione | TD01 FatturaPA via SdI con CUU | CUU obbligatorio; CIG/CUP quando richiesti; possibile split payment | Secondo regole ordinarie (12 giorni) o capitolati PA | Assenza CUU = scarto SdI; senza fattura valida non incassi |
| Vendita a cliente estero | TD01 via SdI (codice 0000000/XXXXXXX) o gestione estera | Dati cliente estero; natura operazione (non imponibile/esente); valuta opzionale | Entro 12 giorni (se trasmessa via SdI) | Obbligo comunicazione via SdI in luogo dell’esterometro; attenzione a prova di uscita UE per non imponibili |
| Acquisto servizi da non residente | TD17 integrazione via SdI | Base imponibile, aliquota, imposta con inversione contabile | Entro il 15 del mese successivo alla ricezione | Mancata integrazione = irregolarità IVA con sanzioni art. 6 |
| Acquisto beni intra-UE | TD18 integrazione via SdI | Riferimenti fornitore UE; imponibile, aliquota, imposta | Entro il 15 del mese successivo | Coerenza con Intrastat; controlla cambio e resa Incoterms |
| Acquisto beni da extra-UE (soggetto estero) | TD19 integrazione/bolletta doganale | Riferimento MRN/bolletta; base imponibile IVA doganale | Entro il 15 del mese successivo | Verifica importi da bolletta per corretta detrazione |
| Sanitario verso persona fisica (con invio STS) | Nessuna e-fattura via SdI per privacy; documento analogico | Dati fiscali ordinari; invio al Sistema Tessera Sanitaria | Secondo termini STS | Deroga confermata da decreti MEF; verifica annuale sul portale STS |
| Forfettario | TD01 via SdI senza IVA | Dicitura L. 190/2014; no ritenuta; bollo se dovuto | Entro 12 giorni | Obbligo e-fattura in vigore; conservazione decennale |
FAQ
Come emetto la mia prima fattura elettronica passo per passo?
Primo: abilita i servizi in Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate con SPID, CIE o CNS. Qui puoi generare il QR-Code con i tuoi dati e attivare la conservazione gratuita. Secondo: scegli lo strumento per compilare l’XML. Puoi usare il software web dell’Agenzia, l’app FatturAE o un gestionale privato. Terzo: compila i campi minimi. Inserisci i tuoi dati, quelli del cliente, numero e data, imponibile, aliquota o natura, bollo se dovuto, modalità di pagamento. Quarto: scegli il canale del cliente (codice destinatario o PEC). Per PA inserisci il CUU; per privati senza canale usa “0000000”. Quinto: invia allo SdI e scarica le ricevute. Se lo SdI consegna, la fattura è emessa e consegnata. Se scarta, correggi e reinvia. Sesto: conserva l’XML per 10 anni, usando il servizio AE o un conservatore. Le basi: D.Lgs. 127/2015 e Provvedimenti AdE pubblicati sul sito istituzionale.
Lo SdI ha scartato la fattura: cosa faccio e qual è la data valida?
Lo scarto significa che la fattura non è mai stata emessa. Leggi il codice errore nella ricevuta di scarto: di solito riguarda CUU errato, partita IVA non valida, calcoli incoerenti o campi obbligatori mancanti. Correggi i dati, mantieni lo stesso numero oppure segui la numerazione interna stabilita dal tuo gestionale, e reinvia entro cinque giorni per preservare la data originaria ai fini della tempestività. Se superi i termini, la data di emissione diventa quella del nuovo invio. Per limitare i danni, usa il ravvedimento operoso (art. 13 D.Lgs. 472/1997) se il ritardo è rilevante. Le regole su termini e sanzioni sono nell’art. 6 D.Lgs. 471/1997 e nel D.L. 119/2018.
Come fatturo a un consumatore finale che non ha codice destinatario o PEC?
Compila l’XML con tipo documento TD01, indica il codice destinatario “0000000” e il codice fiscale del cliente. Lo SdI recapita la fattura nel suo cassetto fiscale. Fornisci sempre una copia di cortesia (PDF) per consentirgli la lettura. Se il cliente è straniero senza codice fiscale italiano, inserisci i suoi dati anagrafici esteri e valuta l’emissione in euro o in valuta estera con cambio indicato in documento. Ricorda il bollo da 2 euro se fattura senza IVA oltre 77,47 euro. Le istruzioni ufficiali sono sul portale dell’Agenzia delle Entrate – Fatture e Corrispettivi.
Come gestisco note di credito, acconti e fatture differite in elettronico?
Per stornare, emetti una nota di credito elettronica con TD04, richiamando la fattura originaria. Puoi storno parziale o totale. Per acconti, emetti una fattura al pagamento dell’acconto e poi una fattura saldo che richiama l’acconto con imponibile e IVA coerenti. Per fatture differite, se accompagni la merce con DDT, puoi emettere una fattura riepilogativa entro il 15 del mese successivo, indicando come “data documento” l’ultimo giorno del mese e richiamando i DDT. Tutti i documenti vanno via SdI e si conservano in XML per 10 anni. Le regole tecniche sono nei Provvedimenti AdE sul tracciato FatturaPA e le regole IVA negli artt. 21 e 23 del DPR 633/1972.
Imposta di bollo nelle e-fatture: quando scatta, come si paga e cosa succede se la dimentico?
Scatta quando la fattura è senza IVA e supera 77,47 euro. Esempi: operazioni esenti, non imponibili o forfettari senza IVA. Nell’XML attiva l’assolvimento del bollo; il sistema dell’Agenzia calcola un riepilogo trimestrale nell’area Fatture e Corrispettivi. Paghi con modello F24 entro le scadenze stabilite dai Provvedimenti AE (in generale: fine del secondo mese successivo per i primi tre trimestri e fine febbraio per il quarto). Se dimentichi il bollo, l’Agenzia può integrare l’addebito e applicare sanzioni e interessi; puoi rimediare con ravvedimento operoso. La base normativa comprende il D.P.R. 642/1972, i Provvedimenti AE 4.2.2021 e 28.2.2023 e le istruzioni operative AdE.
