Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
In forfettario deduci solo i contributi previdenziali; in ordinario deduci i costi inerenti e documentati. L’IVA è detraibile solo fuori dal forfettario. Scegli il regime guardando margini, investimenti e adempimenti.
- Regime forfettario: imponibile = incassi x coefficiente di redditività; non deduci costi, ma deduci i contributi versati. Imposta sostitutiva 15% o 5% start.
- Regime ordinario: deduci i costi inerenti con documenti corretti; IVA detraibile se i requisiti sono rispettati; imponibile calcolato per cassa/competenza.
- Voci con limiti: auto, telefoni, rappresentanza, trasferte e ammortamenti seguono regole TUIR e prassi dell’Agenzia delle Entrate.
Costi deducibili: dipende dal tuo regime fiscale
La deducibilità cambia in base al regime fiscale scelto o applicabile. La cornice generale è nel TUIR, DPR 917/1986 (Normattiva), nell’IVA DPR 633/1972 (Normattiva) e, per il forfettario, nella Legge 190/2014, art. 1 commi 54-89, con modifiche delle Leggi di Bilancio successive, tra cui la Legge 197/2022 (Normattiva) che ha fissato la soglia a 85.000 euro e l’uscita immediata oltre 100.000 euro.
Tradotto: in forfettario non “scarichi” le spese. In ordinario sì, ma solo se inerenti, documentate e contabilizzate correttamente. L’IVA si detrae solo se applichi l’IVA e hai fatture conformi.
Il regime forfettario: come si calcola e cosa si deduce
Base imponibile e coefficiente di redditività
Nel forfettario la base imponibile si ottiene applicando al totale incassato un coefficiente di redditività. Questo coefficiente dipende dal tuo codice ATECO e rappresenta la parte “di reddito” stimata dallo Stato.
Esempio pratico. Estetista ATECO 96.22.09, coefficiente 67%. Incassi 20.000 euro. Reddito imponibile lordo: 20.000 x 67% = 13.400 euro. Fonte normativa: Legge 190/2014 (Normattiva) e allegati sui coefficienti.
Cosa puoi dedurre davvero in forfettario
Solo i contributi previdenziali obbligatori versati (nell’anno, o a cavallo d’anno secondo le regole IRPEF). Per “contributi” intendo quelli alla Gestione Artigiani/Commercianti INPS, alla Gestione Separata, o alle Casse professionali. Li sottrai dal reddito imponibile.
Non deduci: affitti, utenze, carburanti, acquisti, marketing, telefoni, compensi a professionisti, ammortamenti. Non detrai l’IVA perché non la addebiti.
Aliquote e condizioni di accesso
L’imposta sostitutiva è il 15%. Scende al 5% per le “nuove attività” che rispettano le condizioni previste dalla Legge 190/2014 (start fino a cinque anni, con requisiti oggettivi e soggettivi).
Requisiti principali: ricavi/compensi non oltre 85.000 euro; cause di esclusione come partecipazioni di controllo in srl collegata, regimi speciali IVA, e il superamento di 100.000 euro che fa uscire immediatamente nell’anno (Legge 197/2022, Normattiva). Nella prassi, restano i limiti sulle spese per lavoratori dipendenti/collaboratori previsti dalla Legge 190/2014.
Il regime ordinario: quando conviene e che cosa si deduce
Chi ci rientra e come si calcola il reddito
Nel regime ordinario deduci i costi inerenti. Per imprese minori in semplificata si usa il principio di cassa o “registrato” (DPR 600/1973, art. 18, come modificato; Normattiva). Per professionisti si usa il principio di cassa (TUIR, art. 54). Per imprese in ordinaria vale il principio di competenza (TUIR, art. 109 e seguenti).
In parole semplici: in cassa contano incassi e pagamenti. In competenza contano maturazioni economiche, con ratei, risconti e rimanenze.
Requisiti per dedurre un costo
Tre pilastri:
- Inerenza: il costo deve servire all’attività. Se non è collegato al business, non è deducibile.
- Documentazione: fattura o documento equipollente. Scontrino non basta, a meno di piccole spese con specifiche eccezioni.
- Corretta imputazione: in cassa/competenza. E, quando richiesto, pagamento tracciabile.
La tracciabilità è obbligatoria per alcune voci (es. carburanti ai fini IVA dal 2019) e sempre consigliata per dimostrare l’effettivo sostenimento. Resta il limite all’uso del contante definito dalla normativa antiriciclaggio (D.Lgs. 231/2007; Ministero dell’Economia, Normattiva).
Quali costi sono deducibili in pratica
Esempi frequenti, con riferimenti TUIR (Normattiva) e prassi dell’Agenzia delle Entrate:
- Canoni di locazione e utenze dei locali dell’attività. Deducibilità integrale se l’uso è esclusivo e inerente.
- Acquisto merci, materiali e semilavorati. Per imprese in competenza sono influenzati da rimanenze finali.
- Servizi: consulenze, marketing, software, piattaforme, assicurazioni professionali. Deducibili se inerenti.
- Personale: stipendi, contributi e TFR (TUIR, art. 95). Deducibili secondo competenza; attenzione ai premi variabili.
- Formazione e aggiornamento: deducibili se collegati all’attività. Le spese di vitto e alloggio hanno limiti specifici.
- Spese di rappresentanza: deducibili entro soglie percentuali sui ricavi (DM 19/11/2008; chiarimenti in circolari dell’Agenzia delle Entrate). Serve inerenza promozionale documentata.
- Mezzi di trasporto: regole e limiti dell’art. 164 TUIR. La deducibilità varia per tipo di veicolo, uso e soglie di costo. IVA spesso parzialmente detraibile.
- Telefonia e internet: deducibilità limitata in caso di uso promiscuo. Serve ripartizione ragionevole e documentata.
- Ammortamenti beni strumentali: ripartisci il costo su più anni secondo i coefficienti fiscali (TUIR, art. 102 e seguenti). In leasing applichi regole specifiche.
- Carburante e trasferte: deducibilità e detraibilità IVA solo con fattura elettronica e pagamento tracciabile per carburanti; trasferte con note spese complete e limiti per vitto/alloggio.
IVA e detraibilità
Se applichi l’IVA, puoi detrarre l’IVA sugli acquisti inerenti (DPR 633/1972, art. 19 e seguenti). Devi avere una fattura valida, registrata nei termini, con esigibilità corretta. L’IVA su spese con uso promiscuo (auto, telefonia) si detrae in parte.
Nel forfettario non applichi l’IVA (salvo eccezioni marginali) e non la detrai. Emetti fatture senza IVA con marca da bollo quando dovuta.
Confronto operativo: quanto contano i costi nel scegliere il regime
Quando conviene il forfettario
Conviene se hai costi bassi rispetto agli incassi, lavori da solo, e non ti serve detrarre l’IVA. Esempio: professionista digitale con spese ridotte e pochi investimenti.
Attenzione: se compri attrezzature costose o sostieni canoni elevati, non potrai “scaricarli”. In quel caso l’ordinario può essere più efficiente.
Quando conviene l’ordinario
Conviene se acquisti merci, paghi affitti importanti, hai dipendenti, o fai investimenti. In questi casi, deduzioni e detrazioni IVA riducono il carico fiscale.
Valuta anche la gestione amministrativa. L’ordinario richiede più adempimenti e costi contabili.
Regola decisionale rapida
Il test in 5 passaggi
1) Stima ricavi realistici dell’anno. Se oltre 85.000 euro, niente forfettario. Se tra 75.000 e 85.000 euro, valuta possibili sforamenti e l’uscita immediata oltre 100.000 euro.
2) Calcola i costi annui “duri” e ricorrenti: affitto, personale, acquisti, software. Se superano il 35-40% degli incassi, l’ordinario di solito vince.
3) Considera gli investimenti programmati. Se prevedi acquisti importanti, l’ammortamento e la detrazione IVA spostano l’ago verso l’ordinario.
4) Verifica la struttura clienti. Se lavori B2B con aziende IVA, detrarre l’IVA sugli acquisti migliora il margine. Se lavori B2C, l’effetto IVA è minore.
5) Inserisci i contributi previdenziali. In forfettario li deduci pienamente dal reddito forfettario. In ordinario li deduci dal reddito complessivo IRPEF. Confronta il risultato numerico.
Esempi numerici essenziali
Forfettario con servizi alla persona
Incassi: 20.000 euro. Coefficiente: 67%. Reddito lordo: 13.400 euro. Contributi versati: 3.000 euro. Reddito imponibile: 10.400 euro. Imposta sostitutiva 15%: 1.560 euro (al 5%: 520 euro). Semplice e prevedibile.
Ordinario con costi elevati
Ricavi: 60.000 euro. Costi inerenti documentati: 30.000 euro. Reddito imponibile (semplificato per cassa): 30.000 euro. Da qui IRPEF progressiva, addizionali e IRAP quando dovuta. Detrai l’IVA sugli acquisti se i requisiti sono rispettati.
Controlli e prassi: cosa guardano i verificatori
Inerenza e documenti
In sede di controllo si parte dall’inerenza. Conserva contratti, fatture, prove di pagamento, ordini e scambi con il fornitore. Per spese promozionali allega materiale marketing e report di campagne.
Uso promiscuo
Per auto, telefoni e strumenti usati anche privatamente, definisci criteri oggettivi di riparto. Esempi: chilometri percorsi per lavoro, percentuali d’uso, SIM aziendale separata. Le percentuali fiscali fissano i limiti massimi.
Carburanti e pagamenti
Per la detrazione IVA sui carburanti servono fattura elettronica e pagamento tracciabile. Le vecchie schede carburante non bastano. Gli organi di controllo richiamano DPR 633/1972 e le risoluzioni dell’Agenzia delle Entrate.
Riferimenti normativi utili
Fonti primarie e prassi
TUIR, DPR 917/1986: regole su reddito d’impresa e di lavoro autonomo, deduzioni, ammortamenti, autoveicoli, personale. DPR 633/1972: detraibilità IVA. Legge 190/2014 art. 1 commi 54-89: regime forfettario, con modifiche delle Leggi di Bilancio 2019-2026, tra cui Legge 197/2022 su soglie e uscita immediata. DM 19/11/2008: spese di rappresentanza. DPR 600/1973 art. 18: semplificata per cassa. Circolari dell’Agenzia delle Entrate sul forfettario e sulle spese di rappresentanza. Tutto reperibile su Normattiva e sul portale dell’Agenzia delle Entrate.
| Scenario | Requisiti/Accesso-Uscita | Deducibilità/IVA | Tempistiche/Adempimenti |
|---|---|---|---|
| Professionista con costi bassi e incassi 35.000 € | Forfettario se sotto 85.000 € e senza cause di esclusione. Valuta aliquota 5% start. | Nessun costo deducibile; deduci solo contributi. Niente IVA da detrarre. | Fatture senza IVA, marca da bollo quando dovuta. Imposta sostitutiva in dichiarazione. |
| Commerciante con acquisti merci 45% dei ricavi | Ordinario consigliato per elevati costi. Semplificata per cassa se rispetti limiti contabili. | Deduci acquisti, spese correlate e costi del personale. Detrai IVA sugli acquisti. | Registri IVA, liquidazioni periodiche, esterometro quando dovuto, dichiarazioni IVA e Redditi. |
| Startup con investimenti in macchinari e software | Valuta ordinario per ammortamenti e IVA. Forfettario solo se investimenti modesti. | Ammortamenti deducibili secondo coefficienti. IVA su cespiti detraibile. | Inventario cespiti, registro beni ammortizzabili, piani di ammortamento, gestione cespiti. |
| Professionista che supera 100.000 € a novembre | Uscita immediata dal forfettario nell’anno (Legge 197/2022). Passi all’IVA da quel momento. | Da uscita: IVA si applica e si detrae. Costi deducibili secondo regole ordinarie. | Comunicazione al cliente in fattura, aggiornamento registri, gestione pro-rata e split periodico. |
| Artigiano con auto e trasferte frequenti | Ordinario utile per gestire limiti auto e trasferte con criteri certi. | Deducibilità auto nei limiti art. 164 TUIR; carburanti con e-fattura e pagamenti tracciabili. | Note spese complete, politiche interne, conservazione digitale documenti e fatture elettroniche. |
FAQ
1) In forfettario posso dedurre attrezzature, affitti o il telefono se li uso solo per lavoro?
No. Nel regime forfettario non deduci alcun costo, anche se è totalmente aziendale. L’unica voce che riduce il reddito è il contributo previdenziale obbligatorio. Ad esempio, se paghi 2.000 euro di affitto per il laboratorio, questo non incide sull’imponibile. L’idea alla base del forfettario è che il coefficiente di redditività ingloba una “quota spese” media. Quindi la deduzione analitica non è ammessa. Le basi sono nella Legge 190/2014, art. 1 commi 54-89 (Normattiva) e nelle circolari interpretative dell’Agenzia delle Entrate.
2) In ordinario, quali documenti servono per rendere deducibile una spesa?
Servono tre elementi: una fattura valida (o documento idoneo), l’inerenza con l’attività e la corretta imputazione temporale. La fattura deve contenere i dati fiscali completi, il dettaglio del bene/servizio e l’aliquota IVA se applicabile. Devi poi dimostrare che la spesa è utile o necessaria per produrre ricavi. Conserva contratti, ordini, report di campagne, fotografie di allestimenti, e-mail. Per alcune spese, come carburanti, è indispensabile il pagamento tracciabile e la fattura elettronica per la detrazione IVA. Infine, registra il documento nei registri corretti e nel periodo giusto (principio di cassa o competenza, a seconda del regime contabile). Riferimenti: TUIR DPR 917/1986, DPR 633/1972 e prassi dell’Agenzia delle Entrate.
3) Auto, telefoni e spese di rappresentanza: quali sono i limiti principali?
Le auto hanno limiti di deducibilità e detraibilità IVA fissati dall’art. 164 TUIR e dalle norme IVA. Dipende dall’uso: esclusivo aziendale, promiscuo o agenti/rappresentanti. In uso promiscuo la deducibilità è parziale e ci sono soglie di costo massime. La telefonia e internet, se usati anche privatamente, si deducono solo in parte: devi motivare il criterio di riparto. Le spese di rappresentanza sono deducibili entro tetti percentuali calcolati sui ricavi, con regole del DM 19/11/2008. Devono avere finalità promozionale o di pubbliche relazioni e una documentazione puntuale: elenco invitati, programma evento, finalità commerciale. In mancanza di inerenza o di prove, la deduzione può essere disconosciuta.
4) Come confronto numericamente forfettario e ordinario prima di iniziare l’attività?
Fai così: stima incassi e spese per i prossimi 12 mesi. Forfettario: imponibile = incassi x coefficiente; imponibile netto = imponibile – contributi; imposta = 15% (o 5% se start). Ordinario: imponibile = ricavi – costi inerenti (per cassa/competenza); aggiungi ammortamenti; calcola l’IVA detraibile. Considera i contributi INPS e l’IRPEF progressiva con addizionali. Fai due conti separati con gli stessi dati. Se le spese superano circa il 35-40% degli incassi, spesso l’ordinario risulta più conveniente, specie se l’IVA sugli acquisti è rilevante. Se le spese sono leggere e i ricavi stabili sotto 85.000 euro, di solito vince il forfettario per semplicità e aliquota sostitutiva.
5) Cosa succede se supero la soglia del forfettario a metà anno? E le spese sostenute prima?
Se superi 85.000 euro ma resti sotto 100.000 euro, esci dal forfettario dall’anno successivo. Se superi 100.000 euro, la legge prevede l’uscita immediata nell’anno del superamento, con applicazione dell’IVA e delle regole ordinarie da quel momento (Legge 197/2022, Normattiva). Le spese sostenute prima, quando eri in forfettario, non diventano deducibili retroattivamente. Da quando passi all’ordinario, inizi ad applicare le regole di deducibilità e detraibilità IVA per le operazioni successive. Per i beni strumentali già acquistati, si valuta caso per caso il trattamento IVA e l’eventuale pro-rata su cespiti, secondo DPR 633/1972 e prassi dell’Agenzia delle Entrate. Consigliabile una perizia contabile di passaggio con inventario e protocolli interni.
