Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
In ogni fattura servono dati, numerazione, descrizione e totale. Poi cambiano IVA, ritenuta, bollo e previdenza: forfettario senza IVA/ritenuta con bollo; ordinario con IVA e ritenuta se il cliente è sostituto d’imposta.
- Emissione elettronica via Sistema di Interscambio entro 12 giorni, ai sensi dell’art. 21, D.P.R. 633/1972 e D.Lgs. 127/2015.
- Forfettario: niente IVA e niente ritenuta; bollo da 2 euro oltre 77,47 euro; diciture obbligatorie ex L. 190/2014.
- Ordinario: IVA per aliquota o natura; ritenuta 20% se il cliente è sostituto d’imposta (art. 25, D.P.R. 600/1973).
Che cosa deve contenere sempre una fattura elettronica
La fattura elettronica è un file XML con campi standard. Lo invii al Sistema di Interscambio (SdI). Vale per B2B, B2C e PA. Si applica l’obbligo generalizzato previsto dal D.Lgs. 127/2015 e successive modifiche.
Devi inserire sempre: data e numero progressivo, i tuoi dati (denominazione, indirizzo, Partita IVA/Codice fiscale), i dati del cliente, descrizione chiara della prestazione o del bene, quantità, compenso o corrispettivo, eventuali sconti, modalità e termini di pagamento, totale.
Campi tipici del formato XML: codice destinatario o PEC, tipo documento (TD01 per fattura, TD04 per nota di credito), aliquota IVA o natura IVA (ad esempio N2, N3, N6), indicatore bollo virtuale, ritenute, cassa previdenza o rivalse.
Tempistiche e sanzioni
Per la fattura immediata hai 12 giorni dalla data dell’operazione per l’invio allo SdI (art. 21, D.P.R. 633/1972). Per quella differita puoi emettere entro il giorno 15 del mese successivo, con riferimento ai documenti di trasporto.
Se sbagli tempi o contenuti, scattano sanzioni ex art. 6, D.Lgs. 471/1997: in caso di operazioni con IVA, da 90% a 180% dell’imposta; per operazioni non imponibili, esenti o fuori campo, da 250 a 2.000 euro. Puoi sanare con ravvedimento operoso.
Regime forfettario: cosa cambia in fattura
Il regime forfettario è il regime agevolato con imposta sostitutiva e semplificazioni contabili. La soglia di accesso è 85.000 euro di ricavi/compensi annui (L. 197/2022). Se superi 100.000 euro in corso d’anno, esci subito e applichi l’IVA da quel momento.
In fattura non applichi l’IVA. Lo dice l’art. 1, commi 54-89, L. 190/2014 e successive modifiche. Inserisci una dicitura che spieghi l’assenza di IVA. Esempio semplice: “Operazione senza applicazione dell’IVA ai sensi dell’art. 1, commi 54-89, L. 190/2014”.
Non subisci ritenuta d’acconto. Devi dirlo in fattura. Puoi usare la frase: “Compenso non soggetto a ritenuta d’acconto ex art. 1, comma 67, L. 190/2014”. Questo evita che il cliente trattenga il 20%.
Marca da bollo da 2 euro
Se l’IVA non si applica e il totale documento supera 77,47 euro, scatta l’imposta di bollo da 2 euro (D.P.R. 642/1972 e D.M. 17 giugno 2014). Nelle e-fatture il bollo è virtuale: attiva il flag “Bollo” e il sistema conteggia l’importo.
Paghi il bollo con addebito trimestrale comunicato dall’Agenzia delle Entrate, oppure con F24 secondo le indicazioni operative del Provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 4 aprile 2018 e successivi aggiornamenti. Se dimentichi, sono previste sanzioni, riducibili con ravvedimento.
Rivalsa INPS e contributi alle Casse
Se versi alla Gestione Separata, puoi addebitare la rivalsa del 4%. È facoltativa ai sensi dell’art. 1, comma 212, L. 662/1996. Se la addebiti, entra nei tuoi compensi e nel calcolo dell’imposta sostitutiva.
Se sei iscritto a una Cassa professionale, addebiti il contributo integrativo. È di solito obbligatorio per Ordini e Collegi. L’aliquota varia per Cassa (ad esempio 4% per avvocati). Anche questo importo aumenta l’incasso del forfettario.
Esempio pratico in forfettario
Imponibile: 1.000 euro. Rivalsa INPS 4%: 40 euro (facoltativa). Bollo: 2 euro (perché senza IVA e oltre 77,47 euro). Totale: 1.042 euro. Niente ritenuta. Dicitura normativa in note.
Regime ordinario: elementi IVA e ritenuta
Nel regime ordinario applichi l’IVA sull’operazione, secondo l’aliquota corretta (22%, 10%, 5%, o aliquote speciali). La base normativa è il D.P.R. 633/1972. Se l’operazione è non imponibile, esente o fuori campo, indichi la “natura IVA” corretta.
Se il cliente è un sostituto d’imposta (es. azienda o ente) e la prestazione è di lavoro autonomo, applichi la ritenuta d’acconto del 20% sul compenso, ai sensi dell’art. 25, D.P.R. 600/1973. Non si applica con clienti privati non sostituti.
Base di calcolo della ritenuta
La ritenuta si calcola sul compenso per la prestazione. Non si calcola sull’IVA, non si calcola sulla marca da bollo. Di norma non si calcola su rivalse o contributi integrativi, che restano fuori dalla base ritenuta.
Il cliente trattiene il 20%, ti paga il netto, e versa la ritenuta con il proprio F24. Tu indichi il totale fattura, il dettaglio della ritenuta e l’importo netto da incassare.
Esempio pratico in ordinario
Imponibile: 1.000 euro. IVA 22%: 220 euro. Ritenuta 20% su 1.000 euro: 200 euro a titolo d’acconto IRPEF. Totale documento: 1.220 euro. Netto a pagare: 1.020 euro.
Altri casi ricorrenti: natura IVA, reverse charge, PA e sanitario
Operazioni UE ed extra-UE: per servizi a cliente estero può valere la non imponibilità o il fuori campo con inversione contabile (art. 7-ter e seguenti, D.P.R. 633/1972; art. 17, comma 2). Indica la corretta “natura” (per esempio N3.2 esportazioni servizi, N6 reverse charge).
Pubblica Amministrazione: usa il formato FatturaPA con codice ufficio. Se lo split payment si applica (art. 17-ter, D.P.R. 633/1972), indicalo correttamente: tu esponi IVA ma non la incassi.
Prestazioni sanitarie verso persone fisiche: restano soggette a regole specifiche di trasmissione al Sistema Tessera Sanitaria. Verifica ogni anno i provvedimenti attuativi del Ministero dell’Economia e dell’Agenzia delle Entrate per eventuali esclusioni dall’e-fattura.
Regola decisionale rapida
Come scegliere cosa inserire in fattura in 6 passaggi
1) Chiediti: sono forfettario o ordinario?
– Se forfettario: niente IVA, niente ritenuta. Dicitura L. 190/2014. Bollino bollo se totale oltre 77,47 euro e operazione senza IVA. Valuta rivalsa 4% se Gestione Separata. Addebita contributo integrativo se Cassa.
– Se ordinario: applica IVA per aliquota o natura. Se il cliente è sostituto d’imposta e la prestazione è professionale, applica ritenuta 20%.
2) Il cliente è estero o PA?
– Estero: valuta territorialità. Se inversione contabile, imposta natura N6 e non addebitare IVA. Se non imponibile, usa natura N3 corretta e inserisci riferimento normativo.
– PA: usa FatturaPA, eventuale split payment. Indica CIG/CUP se richiesti.
3) Supero 77,47 euro senza IVA?
– Sì: aggiungi bollo virtuale da 2 euro e flagga il campo in XML. Pagherai periodicamente il bollo.
4) Ho acconti o note di credito?
– Usa i tipi documento corretti: TD02 per acconto/anticipo, TD04 per nota di credito con riferimento alla fattura originaria.
5) Ho operazioni particolari?
– Reverse charge interno: natura N6 e riferimento all’art. 17, D.P.R. 633/1972.
6) Rispetta le scadenze:
– Invia allo SdI entro 12 giorni (o entro il 15 del mese successivo per la differita). Conserva i file secondo le regole di conservazione digitale.
Riferimenti normativi essenziali
D.P.R. 633/1972, art. 21 (contenuto e termini della fattura). D.Lgs. 127/2015 (fatturazione elettronica). D.P.R. 600/1973, art. 25 (ritenute su compensi di lavoro autonomo). L. 190/2014, commi 54-89 e successive modifiche (regime forfettario). L. 197/2022 (soglie forfettario 85.000 e fuoriuscita oltre 100.000). D.P.R. 642/1972 e D.M. 17 giugno 2014 (imposta di bollo). Provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate su SdI, tracciati XML e bollo virtuale. Ministero dell’Economia e delle Finanze e Ministero del Lavoro per inquadramenti e contributi.
| Scenario | Cosa inserire in fattura | Riferimento normativo | Tempistiche/Note operative |
|---|---|---|---|
| Forfettario verso cliente italiano privato o impresa | No IVA; no ritenuta; eventuale rivalsa 4% Gestione Separata; contributo integrativo Cassa se previsto; bollo 2 euro oltre 77,47 euro; dicitura L. 190/2014 | L. 190/2014; L. 662/1996 art. 1 c. 212; D.P.R. 642/1972; D.M. 17/06/2014 | Invio SdI entro 12 giorni; flag bollo virtuale; pagamento bollo trimestrale |
| Ordinario verso sostituto d’imposta in Italia | IVA per aliquota; ritenuta 20% sul compenso; niente bollo se l’IVA è applicata; eventuale contributo integrativo/rivalsa | D.P.R. 633/1972; D.P.R. 600/1973 art. 25 | Invio SdI entro 12 giorni; il cliente versa la ritenuta; tu indichi il netto a pagare |
| Servizio a cliente UE con inversione contabile | No IVA; natura N6 (reverse charge) o dicitura equivalente; indicazione articolo territorialità | D.P.R. 633/1972 artt. 7-ter e 17 | Invio SdI; integrazione/esternazione secondo prassi; verifica VIES del cliente |
| Prestazione sanitaria a persona fisica | Regole specifiche di trasmissione al Sistema Tessera Sanitaria; eventuale esclusione e-fattura; no ritenuta se forfettario | Provvedimenti annuali MEF e Agenzia delle Entrate; D.Lgs. 127/2015 | Verifica calendario e specifiche tecniche STS; rispetta privacy e obblighi di invio |
FAQ
1) In forfettario devo sempre mettere la marca da bollo da 2 euro?
Sì, quando la fattura è senza IVA e supera 77,47 euro scatta l’imposta di bollo. Vale anche per il forfettario. Nelle e-fatture la marca da bollo è virtuale: attivi il flag, indichi 2 euro e il sistema conteggia l’importo dovuto per trimestre. L’obbligo nasce dal D.P.R. 642/1972 e dal D.M. 17 giugno 2014. Se dimentichi il bollo, puoi rimediare con il ravvedimento operoso pagando imposta e sanzione ridotta. Se l’operazione ha IVA, il bollo non si applica, salvo casi particolari previsti dalla tariffa dell’imposta di bollo.
2) Come capisco se applicare la ritenuta d’acconto del 20%?
Chiedi al cliente se è sostituto d’imposta e se la tua è una prestazione professionale di lavoro autonomo. Se sì, devi indicare la ritenuta d’acconto del 20% sul compenso, come prevede l’art. 25 del D.P.R. 600/1973. Non si applica ai privati consumatori. Non si applica se sei in regime forfettario, perché la legge ti esonera e richiede una dicitura che lo attesti. La ritenuta si calcola sul compenso, senza includere IVA, marca da bollo e, di regola, senza includere rivalse o contributi integrativi. Il cliente trattiene l’importo e lo versa al Fisco. Tu incassi il netto e ricevi la certificazione unica l’anno successivo.
3) Entro quando devo emettere e inviare la fattura elettronica?
Per la fattura immediata, entro 12 giorni dalla data dell’operazione. Per la differita, entro il 15 del mese successivo, richiamando i documenti di trasporto o i rapportini. Le regole sono nell’art. 21 del D.P.R. 633/1972. L’invio avviene tramite il Sistema di Interscambio (SdI), come stabilito dal D.Lgs. 127/2015. Se invii in ritardo, rischi sanzioni secondo l’art. 6 del D.Lgs. 471/1997. Puoi limitare il danno con il ravvedimento operoso, versando una sanzione ridotta e regolarizzando i registri IVA, se dovuti.
4) Sono forfettario: conviene addebitare la rivalsa INPS del 4%?
La rivalsa del 4% per la Gestione Separata è facoltativa (art. 1, comma 212, L. 662/1996). Se la addebiti, il cliente ti paga il 4% in più. Però quell’importo aumenta i tuoi compensi e rientra nella base per l’imposta sostitutiva e per il calcolo dei contributi previdenziali. Se hai margini stretti o vuoi semplificare, potresti rinunciare. Se il tuo settore la prevede come prassi, può aiutare a coprire parte del costo contributivo. Valuta anche gli accordi con il cliente e la competitività del prezzo.
5) Quali diciture devo riportare in fattura per essere in regola?
Inserisci sempre le diciture che spiegano il regime e l’eventuale esclusione IVA. In forfettario: “Operazione senza applicazione dell’IVA ai sensi dell’art. 1, commi 54-89, L. 190/2014” e “Compenso non soggetto a ritenuta d’acconto ex art. 1, comma 67, L. 190/2014”. Se applichi il bollo: “Imposta di bollo assolta ai sensi del D.M. 17 giugno 2014”. In ordinario, per operazioni particolari: indica la “natura IVA” (es. N3 non imponibile, N4 esente, N6 inversione contabile) e il relativo articolo del D.P.R. 633/1972. Con la Pubblica Amministrazione specifica eventuale split payment, CIG e CUP se richiesti. Queste frasi aiutano controlli e coerenza con il tracciato XML dell’Agenzia delle Entrate.
