Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
Per emettere una fattura elettronica raccogli i dati corretti, compila il file e invialo allo SDI entro 12 giorni. In alternativa, emetti la fattura differita entro il 15 del mese successivo ai documenti di consegna.
- Scadenze: 12 giorni per la fattura immediata; entro il 15 del mese successivo per la fattura differita (art. 21 DPR 633/1972, Normattiva).
- Dati obbligatori: campi dell’art. 21 DPR 633/1972 più codici XML SDI, natura IVA, bollo se dovuto, ritenute e contributi.
- Canali di invio: codice destinatario a 7 caratteri, PEC, o canali SDI accreditati; conservazione digitale a norma per 10 anni.
Cos’è la fattura elettronica e quando è obbligatoria
La fattura elettronica è una fattura in formato XML con regole tecniche stabilite dallo SDI, il Sistema di Interscambio. Lo SDI controlla e recapita il documento al cliente. Non è un semplice PDF.
L’obbligo generale nasce dall’art. 1, commi 909-916, della Legge 205/2017. È stato attuato dall’Agenzia delle Entrate con il provvedimento del 30 aprile 2018 e successive modifiche. Le Pubbliche Amministrazioni usano la e-fattura dal 2014 per effetto del DM 55/2013.
Dal 2024 l’obbligo riguarda anche tutti i contribuenti in regime forfettario. L’estensione è frutto del quadro normativo avviato dal D.Lgs. 127/2015 e dalle successive leggi di bilancio e provvedimenti dell’Agenzia. Puoi verificare i testi su Normattiva e nelle schede dell’Agenzia delle Entrate.
La fattura elettronica sostituisce la carta. Vale fiscalmente solo se passa dallo SDI. L’invio diretto al cliente senza SDI non produce un documento valido ai fini IVA.
Quando scatta l’obbligo per le diverse operazioni
Per le cessioni di beni, l’obbligo scatta alla consegna o spedizione. Per i servizi, scatta al pagamento o al completamento della prestazione, secondo le regole IVA. Le fatture differite consentono la sintesi mensile con DDT o documenti equipollenti.
I dati da raccogliere prima di emettere la fattura
Raccogli i tuoi dati anagrafici e fiscali. Servono partita IVA, codice fiscale, indirizzo sede, regime fiscale, e coordinate di pagamento. Se applichi cassa previdenziale o ritenute, tieni pronti i relativi dati.
Raccogli anche i dati del cliente. Senza dati corretti, la fattura può venire scartata dallo SDI o recapitata male. Presta attenzione a codice destinatario e PEC.
Cliente privato (senza partita IVA, residente in Italia)
Richiedi nome e cognome, indirizzo completo e codice fiscale. Nel campo “codice destinatario” inserisci 0000000. Prevedi una e-mail per inviare una copia di cortesia. Lo SDI deposita la fattura nel cassetto fiscale del cliente.
Cliente con partita IVA (Italia)
Chiedi denominazione, indirizzo sede, partita IVA, codice fiscale e codice destinatario a 7 caratteri. In alternativa, usa la PEC dichiarata dal cliente. Verifica il regime IVA e l’eventuale ritenuta d’acconto.
Cliente estero
Chiedi denominazione, indirizzo estero e identificativo fiscale locale se disponibile. Nel campo “codice destinatario” usa XXXXXXX. La consegna avverrà fuori da SDI. Prevedi l’invio di cortesia al cliente con le stesse informazioni.
Pubblica Amministrazione
Richiedi il Codice Univoco Ufficio (CUU) a 6 caratteri. È obbligatorio per recapitare la fattura nel sistema della PA (DM 55/2013). Chiedi il CIG/CUP se previsti dal contratto.
Come si compila la fattura: campi obbligatori e scelte pratiche
I campi minimi li indica l’art. 21 del DPR 633/1972. In pratica, nello schema XML devi inserire: numero e data, dati cedente/prestatore e cessionario/committente, descrizione, quantità, prezzo unitario, imponibile, aliquota IVA o “natura” se non imponibile o esente.
Inserisci il bollo virtuale se l’IVA non si applica e l’importo supera la soglia vigente per l’imposta di bollo (rinvio al DM 17 giugno 2014 e provvedimenti dell’Agenzia). Spunta il campo dedicato nell’XML e versa il bollo trimestralmente con F24.
Gestisci la ritenuta d’acconto quando il cliente è un sostituto d’imposta. La ritenuta d’acconto è un anticipo IRPEF trattenuto dal cliente. Indica base, aliquota e importo. Per le casse professionali, indica il contributo integrativo e la percentuale applicabile.
Se l’operazione non sconta IVA, usa la corretta “Natura IVA” (per esempio N2, N3, N4) e indica il riferimento normativo in nota. Per esportazioni e servizi internazionali, richiama gli articoli da art. 7 a 7-septies del DPR 633/1972.
Controlla la numerazione progressiva. Deve essere cronologica e senza salti. Inizia ogni anno da 1 o prosegui la numerazione, purché sia coerente e univoca.
Invio allo SDI: canali, codici e ricevute
Puoi inviare tramite: codice destinatario a 7 caratteri, PEC, portale web o canali accreditati (web service/FTP). Lo SDI effettua controlli formali e restituisce una ricevuta.
Per i clienti con partita IVA, usa il loro codice destinatario. Per i privati senza partita IVA, inserisci 0000000. Per i clienti esteri, usa XXXXXXX. Per le PA, usa il CUU a 6 caratteri previsto dal DM 55/2013.
Se usi la PEC, invia a sdi01@pec.fatturapa.it. Dopo il primo invio, lo SDI ti comunicherà l’indirizzo PEC-SDI dedicato per i successivi invii. Conserva le ricevute di accettazione o scarto.
Le ricevute SDI sono tre: consegna, mancata consegna, scarto. La consegna chiude il ciclo. La mancata consegna richiede l’invio di una copia di cortesia al cliente. Lo scarto annulla la fattura: devi correggere ed emettere un nuovo documento con nuovo numero.
Tempistiche: 12 giorni, fattura differita e casi particolari
Per la fattura “immediata” hai 12 giorni dalla data di effettuazione dell’operazione per trasmettere allo SDI. Il riferimento è l’art. 21 del DPR 633/1972, come modificato dal DL 119/2018, consultabile su Normattiva.
Per la fattura “differita” hai tempo fino al 15 del mese successivo. Devi riferirti a uno o più DDT o documenti equipollenti emessi nel mese. Indica gli estremi di tali documenti nella fattura.
Gli acconti seguono regole proprie. Se incassi un acconto, devi fatturarlo. Alla consegna o saldo, emetti la fattura a conguaglio. Se fai una prestazione continuativa, valuta i contratti e la maturazione dei corrispettivi.
Per le operazioni con IVA a esigibilità differita (per esempio split payment nella PA), l’emissione segue le regole generali, ma l’IVA si versa con tempi diversi. Controlla sempre il contratto e la norma speciale.
Suggerimento operativo
Emetti e invia entro pochi giorni dall’operazione. Non attendere il dodicesimo giorno. Riduci il rischio di errori e sanzioni e migliori l’incasso.
Sanzioni, correzioni e ravvedimento
Se ritardi l’emissione o la trasmissione e l’errore incide sull’IVA, si applica l’art. 6 del D.Lgs. 471/1997. La sanzione va dal 90% al 180% dell’imposta relativa. Se l’errore non incide sull’IVA, la sanzione va da 250 a 2.000 euro.
Puoi correggere con nota di variazione (art. 26 DPR 633/1972) se hai sbagliato importi, aliquote o riferimenti. Se lo SDI scarta la fattura, non esiste fiscalmente: riemetti con numero nuovo, rispettando i termini.
Per ridurre le sanzioni usa il ravvedimento operoso (art. 13 D.Lgs. 472/1997). Paghi una sanzione ridotta in base al ritardo, più imposta e interessi. Verifica le percentuali aggiornate nelle risoluzioni dell’Agenzia delle Entrate.
Conserva le fatture per 10 anni (art. 2220 c.c. e art. 39 DPR 633/1972). La conservazione deve essere “a norma”, secondo le Linee guida AgID sulla gestione e conservazione dei documenti informatici.
Regola decisionale rapida
Se consegni un bene oggi o completi un servizio oggi, data fattura oggi, invio allo SDI entro 12 giorni.
Se consegni più volte nello stesso mese con DDT, emetti una sola fattura differita entro il 15 del mese successivo, richiamando i DDT.
Se il cliente è privato senza partita IVA, usa codice destinatario 0000000 e invia una copia di cortesia via e-mail.
Se il cliente è estero, usa XXXXXXX e indica la corretta natura IVA e la norma di non imponibilità o esenzione.
Se la fattura viene scartata, correggi gli errori e riemetti con un nuovo numero. Il documento scartato non esiste fiscalmente.
Esempi rapidi
Servizio di consulenza svolto il 5: emetti fattura il 5, invia entro il 17. Merce consegnata con tre DDT il 3, 10 e 27: fattura differita entro il 15 del mese successivo. Fattura a privato: codice 0000000 e bollo se dovuto.
| Scenario | Dati indispensabili | Codici e campi tecnici | Scadenza emissione/invio |
|---|---|---|---|
| B2B Italia (cliente con partita IVA) | Denominazione, indirizzo, P.IVA, CF, codice destinatario o PEC | Codice destinatario a 7 caratteri; aliquota IVA o natura; ritenuta se sostituto; contributo cassa; bollo se dovuto | Immediata: invio allo SDI entro 12 giorni. Differita: entro il 15 del mese successivo ai DDT |
| B2C Italia (cliente privato) | Nome, cognome, indirizzo, CF; e-mail per copia di cortesia | Codice destinatario 0000000; eventuale bollo; natura IVA se non imponibile | Immediata: entro 12 giorni dalla data fattura |
| Cliente estero (UE/extra UE) | Denominazione, indirizzo estero, identificativo fiscale se noto | Codice destinatario XXXXXXX; natura IVA corretta (es. N3.1 esportazioni, N3.2 cessioni intra) | Immediata: entro 12 giorni; valuta obblighi accessori e prova di uscita/trasporto |
| Pubblica Amministrazione | CUU a 6 caratteri, CIG/CUP se richiesti, dati ordine/contratto | Formato PA; eventuale split payment; indicazioni obbligatorie da DM 55/2013 | Immediata: entro 12 giorni; termini di pagamento secondo contratto pubblico |
FAQ
Quanto tempo ho per emettere e trasmettere una fattura elettronica senza rischiare sanzioni?
Per la fattura immediata devi trasmettere allo SDI entro 12 giorni dalla data di effettuazione dell’operazione. La regola è nell’art. 21 del DPR 633/1972. Se vendi un bene, l’operazione si considera effettuata alla consegna o spedizione. Se presti un servizio, si considera effettuata al pagamento o al completamento, a seconda del contratto. Con la fattura differita puoi emettere un documento unico entro il 15 del mese successivo, ma solo se hai emesso DDT o documenti idonei nel mese. In caso di ritardo, la sanzione segue l’art. 6 del D.Lgs. 471/1997: dal 90% al 180% dell’IVA se l’errore impatta l’imposta, oppure da 250 a 2.000 euro se non la impatta. Puoi ridurre l’impatto con il ravvedimento operoso ai sensi dell’art. 13 del D.Lgs. 472/1997.
Come scelgo il “codice destinatario” giusto e cosa succede se sbaglio?
Per un cliente con partita IVA in Italia, usa il codice destinatario a 7 caratteri che il cliente ti comunica o che leggi dal suo QR code. Per un privato senza partita IVA, usa 0000000. Per un cliente estero, usa XXXXXXX. Per una PA, usa il Codice Univoco Ufficio a 6 caratteri. Se inserisci un codice errato, lo SDI può recapitare la fattura a un canale sbagliato o non recapitarla. Se lo SDI non riesce a consegnare, ricevi “mancata consegna” e devi inviare una copia di cortesia al cliente, ma la fattura resta valida. Se lo SDI scarta la fattura, la fattura non esiste fiscalmente: devi correggere gli errori tecnici e riemettere con un nuovo numero. Conserva sempre le ricevute SDI per eventuali controlli.
Quali sono i campi obbligatori da inserire e come tratto IVA, bollo, ritenute e cassa?
I campi obbligatori derivano dall’art. 21 del DPR 633/1972 e dalle specifiche tecniche SDI: numero e data, dati completi di cedente e cessionario, descrizione dell’operazione, quantità, prezzo, imponibile, aliquota IVA o natura IVA, imponibile/ imposta totali. Se l’operazione non sconta IVA e supera la soglia prevista, indichi il bollo virtuale, poi versi trimestralmente con F24 secondo i provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate. Se il cliente è sostituto d’imposta, indichi la ritenuta d’acconto (aliquota, base e importo). Se sei un professionista con cassa, inserisci il contributo integrativo con la percentuale prevista dallo statuto della cassa. Inserisci eventuali riferimenti normativi in nota (per esempio non imponibilità art. 7-ter e seguenti, esenzione art. 10, reverse charge art. 17).
Posso inviare la fattura via PEC? È ancora valido nel 2026?
Sì. Puoi trasmettere allo SDI via PEC. Il primo invio si effettua all’indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it. A seguito del primo invio, lo SDI ti comunica l’indirizzo PEC-SDI personalizzato per i successivi invii. Le regole tecniche sono contenute nei provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate e nelle specifiche SDI aggiornate. Ricorda che la PEC è solo un canale di trasmissione verso lo SDI. Non sostituisce lo SDI e non basta inviare la fattura direttamente al cliente. Conserva sempre le ricevute di accettazione e consegna o di scarto per provare la corretta trasmissione.
Come mi tutelo se la fattura viene scartata o se ho sbagliato importi o dati?
Se lo SDI scarta la fattura, quella fattura è come non emessa. Devi correggere l’errore e riemettere con un nuovo numero e nuova data, salvaguardando i termini di trasmissione. Se invece la fattura è stata consegnata, ma hai sbagliato importi o aliquote, usa la nota di variazione in aumento o in diminuzione ai sensi dell’art. 26 del DPR 633/1972. Per ritardi o irregolarità, valuta il ravvedimento operoso (art. 13 del D.Lgs. 472/1997) che riduce le sanzioni in base alla tempestività. In ogni caso, documenta le circostanze e conserva ricevute, DDT e ogni prova utile. Per dubbi, verifica i testi ufficiali su Normattiva e le circolari dell’Agenzia delle Entrate.
