Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
I file XML più usati in ambito fiscale sono la fattura elettronica e il file dei corrispettivi telematici. Entrambi rispettano schemi tecnici dell’Agenzia delle Entrate e si inviano tramite SdI o registratore telematico.
- Formato: XML strutturato secondo Specifiche Tecniche FatturaPA e Corrispettivi Telematici dell’Agenzia delle Entrate.
- Obblighi 2026: e-fattura per tutte le Partite IVA; corrispettivi telematici per commercio al dettaglio e assimilati.
- Tempi: fattura entro 12 giorni (o differita entro il 15 del mese successivo); corrispettivi trasmessi giornalmente via RT.
Che cos’è un file XML fiscale e perché è centrale nel 2026
L’XML è un file di testo strutturato. Contiene dati ordinati in campi. Un software e i sistemi dell’Agenzia li leggono senza ambiguità.
Nel fisco italiano, l’XML descrive fatture elettroniche e corrispettivi giornalieri. Lo standard è pubblico e normato.
Le basi giuridiche principali sono: Legge 205/2017, articolo 1, commi 909-917 (obbligo fattura elettronica B2B e B2C dal 2019). Decreto legislativo 127/2015, articolo 2 (memorizzazione e trasmissione corrispettivi). Decreto ministeriale 55/2013 (fatture verso PA). Provvedimenti e Specifiche Tecniche dell’Agenzia delle Entrate che definiscono lo schema FatturaPA e Corrispettivi Telematici. È possibile consultare i testi su Normattiva e sul portale dell’Agenzia delle Entrate.
Obblighi estesi a tutti, inclusi i forfettari
Dal 1° gennaio 2024 l’obbligo di e-fattura riguarda tutti i contribuenti in regime forfettario. Nel 2026 l’obbligo è stabile. Esistono poche eccezioni residuali, previste da norme speciali.
I corrispettivi telematici restano obbligatori per chi emette scontrini o ricevute. Si usa un Registratore Telematico (RT) o un Server-RT.
Struttura tecnica dell’XML della fattura elettronica
Lo schema FatturaPA definisce la struttura dell’XML. Il file ha due blocchi principali: Header e Body. Ogni campo ha regole e codici ammessi.
Header: dati di trasmissione e soggetti
DatiTrasmissione: contiene partita IVA o codice fiscale del trasmittente. Indica il canale e il FormatoTrasmissione.
FormatoTrasmissione: FPR12 per B2B e B2C. FPA12 per PA. Il campo guida lo SdI nella validazione.
CedentePrestatore e CessionarioCommittente: dati fiscali, indirizzi, regime fiscale (es. RF19 per forfettario). Il regime fiscale è il “vestito contabile” del cedente. Indica regole IVA e adempimenti.
CodiceDestinatario: è il codice a 7 caratteri del cliente o dell’intermediario. Se non disponibile in B2C si può usare “0000000” e indicare la PEC del cliente, quando applicabile.
Body: documento, linee e pagamenti
DatiGeneraliDocumento: contiene data, numero, TipoDocumento (es. TD01 fattura, TD04 nota di credito). La data governa gli effetti IVA e contabili.
DatiBeniServizi: linee con descrizione, imponibile, aliquota IVA o natura. La “natura” spiega perché non si applica IVA (esente, non imponibile, reverse charge). È il motivo, in codice, della non imponibilità.
DatiPagamento: specifica modalità e scadenze. Aiuta riconciliazione e incassi.
Codici chiave: TipoDocumento e Natura
TipoDocumento: identifica il tipo di file. TD01 fattura. TD04 nota di credito. TD16-19 per integrazioni/autofatture e reverse charge. TD20 per autofattura sanzionatoria. Questi codici danno istruzioni allo SdI e alla contabilità.
Natura operazione: classifica il trattamento IVA quando l’aliquota non si applica. Le famiglie più note: N1 (escluse), N2 (non soggette), N3 (non imponibili, ad esempio esportazioni), N6 (reverse charge), N7 (IVA assolta in altro stato UE). Le sotto-codifiche precisano i casi.
Controlli SdI, esito e tempi
Lo SdI controlla struttura e coerenza. Se tutto è ok, consegna al destinatario e rilascia la ricevuta di consegna. Se il recapito fallisce, rende disponibile l’invoice nell’area riservata del cliente.
In caso di scarto, lo SdI invia una notifica con il codice errore. Lo scarto invalida la fattura. Occorre riemettere un nuovo file con stesso contenuto corretto e nuova data/numero se necessario.
I tempi: la fattura immediata va emessa entro 12 giorni dall’operazione. La fattura differita si emette entro il 15 del mese successivo, richiamando i DDT o documenti idonei.
XML dei corrispettivi telematici: come funziona
Il registratore telematico crea un file XML con il totale dei corrispettivi giornalieri. Memorizza i dati e li invia ai server dell’Agenzia.
La trasmissione avviene di norma a fine giornata commerciale. In caso di problemi di rete, il RT conserva e rinvia appena possibile. Le specifiche tecniche regolano firma digitale, orari e layout.
Base normativa: Decreto legislativo 127/2015, articolo 2 e successivi provvedimenti attuativi dell’Agenzia delle Entrate. Le specifiche Corrispettivi Telematici sono pubblicate dall’Agenzia e aggiornate periodicamente.
Documento commerciale e casi particolari
Il cliente riceve un documento commerciale. Sostituisce scontrino e ricevuta fiscale. Per fattura su richiesta, il commerciante emette e-fattura XML via SdI.
Correzioni: per errori nei corrispettivi si usa una trasmissione di rettifica secondo le specifiche. In alternativa, si emette una nota di variazione con e-fattura se la prassi lo richiede.
Conservazione a norma: 10 anni e requisiti
Tutti i file XML delle fatture e le ricevute SdI vanno conservati per 10 anni. Serve un sistema di conservazione a norma. Deve garantire integrità, autenticità, leggibilità nel tempo.
Si può usare il servizio dell’Agenzia o un conservatore accreditato. La conservazione non è semplice archiviazione. Include pacchetti di versamento, impronte e metadati.
Deleghe e responsabilità
È possibile delegare un intermediario all’uso del portale Fatture e Corrispettivi. La delega non trasferisce la responsabilità fiscale. Il titolare resta responsabile dei dati inviati.
Le sanzioni seguono gli articoli 6 e 11 del Decreto legislativo 471/1997 per violazioni su fatture. Per i corrispettivi si applicano anche le regole del Decreto legislativo 127/2015 e successive modifiche.
Regola decisionale rapida
Se emetti un documento, cosa generi e come lo invii
Se vendi a un’impresa o professionista in Italia, emetti fattura elettronica XML tipo TD01 e invii via SdI. Usa FormatoTrasmissione FPR12.
Se vendi alla Pubblica Amministrazione, emetti fattura XML tipo TD01 e invii via SdI. Usa FormatoTrasmissione FPA12. Serve codice ufficio PA.
Se vendi al consumatore finale in negozio, emetti documento commerciale e trasmetti i corrispettivi via RT. Se il cliente chiede fattura, emetti anche e-fattura XML e invia via SdI.
Se sei in regime forfettario nel 2026, applichi l’obbligo di e-fattura come gli altri. Compila RegimeFiscale coerente (es. RF19) e indica Natura quando non applichi IVA.
Se acquisti dall’estero, trasmetti al SdI i documenti integrativi con codici TD17-TD19 quando richiesto. Questo sostituisce l’esterometro periodico. Segui le specifiche aggiornate dell’Agenzia.
In caso di errore
Se lo SdI scarta il file, correggi e rimanda. La fattura scartata non esiste fiscalmente. Se consegnata ma sbagliata, emetti una nota di credito TD04 e, se serve, una nuova fattura corretta.
| Scenario operativo | XML da generare e codici chiave | Canale e tempistiche | Riferimenti normativi e note |
|---|---|---|---|
| B2B Italia (impresa o professionista) | Fattura XML TD01; Formato FPR12; RegimeFiscale coerente; aliquota o Natura | Invio via SdI entro 12 giorni (immediata) o entro il 15 del mese successivo (differita) | Legge 205/2017; Specifiche FatturaPA; conservazione 10 anni |
| Vendita alla PA | Fattura XML TD01; Formato FPA12; codice ufficio PA; CIG/CUP se richiesto | Invio via SdI; tempi contrattuali e norme contabili PA | DM 55/2013; Specifiche FatturaPA PA; obbligo tracciabilità |
| B2C in negozio (dettaglio) | File corrispettivi XML giornaliero da RT; Documento commerciale al cliente | Trasmissione giornaliera automatica via RT | D.lgs. 127/2015 art. 2; Specifiche Corrispettivi Telematici |
| B2C con richiesta di fattura | Fattura XML TD01 oltre al documento commerciale | Invio via SdI entro i termini di emissione | Legge 205/2017; prassi AdE su coesistenza fattura/corrispettivi |
| Regime forfettario 2026 | Fattura XML TD01; RegimeFiscale RF19; Natura quando IVA non si applica | Invio via SdI come ordinari; conservazione a norma | Legge 205/2017; DL 36/2022 e successive; Specifiche FatturaPA |
| Servizi da estero | Documento integrativo/autofattura TD17; Nature reverse charge (famiglia N6) | Invio via SdI; competenza IVA al momento dell’operazione | Provvedimenti AdE su TD17-19; sostituzione esterometro |
| Beni intra UE | Documento integrativo TD18; riferimenti al fornitore UE | Invio via SdI; registrazioni contabili correlate | Provvedimenti AdE TD18; regole IVA intra UE |
| Nota di variazione | TD04 (credito) o TD05 (debito), riferita alla fattura originaria | Invio via SdI; effetti IVA secondo art. 26 DPR 633/72 | DPR 633/1972 art. 26; Specifiche FatturaPA |
| Scarto SdI | Nuova fattura corretta (nuovo invio); non si “rettifica” il file scartato | Pronto invio appena corretto; verifica notifiche SdI | Provvedimenti AdE su esiti SdI; ricevute e notifiche |
FAQ
Cos’è esattamente un file XML di fattura elettronica e in cosa differisce da un PDF?
L’XML è il “formato nativo” della fattura elettronica. È un file strutturato, leggibile dai sistemi dell’Agenzia delle Entrate e dai gestionali. Contiene campi standardizzati: soggetti, imponibili, IVA, codici documento. Il PDF è solo una rappresentazione umana, utile da vedere e stampare. Il PDF non ha valore fiscale nel sistema di e-fattura. Il valore legale lo dà l’XML trasmesso tramite SdI e la relativa ricevuta. Per questo, quando invii la fattura devi sempre generare e spedire l’XML. Puoi allegare il PDF per comodità del cliente, ma non lo sostituisce.
Come leggo un file XML senza un gestionale complesso?
Hai tre strade semplici. Uno: usa la tua area riservata Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia, che mostra le fatture in modo leggibile. Due: apri l’XML con un visualizzatore dedicato che applica lo stylesheet ufficiale. Tre: importa il file in un gestionale o in un foglio di calcolo con un convertitore. Ricorda che il contenuto valido è quello dell’XML originale, non quello di eventuali esportazioni. Se confronti dati con il cliente, cita sempre numero, data, imponibile, aliquota o natura e il progressivo SdI. Evita di modificare l’XML a mano: rischi errori strutturali e scarti.
Quali sono gli errori XML più comuni che causano lo scarto dello SdI e come evitarli?
I più frequenti sono: codice fiscale o partita IVA errati; CAP o provincia non validi; CodiceDestinatario non conforme; incoerenze tra aliquota e natura; imponibili negativi in fattura (consentiti solo con note di credito TD04); numerazione non progressiva; data oltre i limiti previsti. Per evitarli, valida i dati anagrafici del cliente prima dell’emissione. Imposta regole nel gestionale per bloccare combinazioni vietate (ad esempio aliquota con natura diversa da N1-N7). Usa i codici TipoDocumento corretti per ogni casistica (TD01 per fattura, TD04 per storno). Quando ricevi uno scarto, leggi il codice errore della notifica SdI, correggi il campo indicato e rimanda. La fattura scartata non produce effetti fiscali; serve un nuovo invio valido.
Sono in regime forfettario: cosa devo compilare nell’XML e cosa cambia nei corrispettivi?
Nel 2026 i forfettari emettono e-fattura come gli altri. Nell’Header indica il RegimeFiscale coerente (ad esempio RF19). Nel Body, per ogni linea applica natura IVA coerente quando l’imposta non si applica. Inserisci le diciture di legge in campo “Causale” o “AltriDatiGestionali” se richieste dalla prassi (ad esempio riferimenti al regime). Non detrai IVA e non addebiti IVA, salvo eccezioni di legge. Per corrispettivi, se fai vendita al dettaglio, usi il RT come gli altri esercenti. Se un cliente chiede la fattura, emetti e invii l’XML via SdI. Conserva tutti i documenti per 10 anni. Ricorda che i limiti e i requisiti del regime restano quelli previsti dalla legge vigente, consultabile su Normattiva e sul sito dell’Agenzia.
Come funziona la conservazione a norma di fatture e corrispettivi e quali sono le sanzioni se sbaglio?
La conservazione a norma garantisce che i file restino integri e leggibili per 10 anni. Serve un sistema che crei pacchetti di versamento, apponga marche temporali e generi indici. Puoi usare un conservatore o il servizio dell’Agenzia, seguendo i manuali di conservazione. Devi conservare: XML della fattura, ricevute SdI (consegna o impossibilità), notifiche di scarto, eventuali allegati rilevanti e registri prodotti dal processo. Se non emetti o emetti in ritardo, si applicano le sanzioni degli articoli 6 e 11 del Decreto legislativo 471/1997, proporzionali ai tributi o fisse in base alla violazione. Per i corrispettivi, l’articolo 2 del Decreto legislativo 127/2015 e i successivi provvedimenti prevedono sanzioni per omessa o tardiva memorizzazione/trasmissione. In caso di dubbi, conserva le prove dei malfunzionamenti del RT e invia appena possibile. La tracciabilità degli eventi tecnici riduce il rischio sanzionatorio.
