Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
Se SdI scarta la FatturaPA, correggi e rinvia mantenendo numero e data. Se la PA la rifiuta con esito negativo, emetti nota di credito e poi una nuova fattura corretta.
- Scarto SdI: la fattura è “non emessa”. Puoi riutilizzare numero e data. Correggi e rinvia entro 5 giorni.
- Rifiuto PA (NEC negativo): la fattura è emessa. Serve nota di credito ex art. 26 DPR 633/1972, poi nuova fattura.
- Termini: la PA ha 15 giorni per accettare o rifiutare. Se scadono, scatta la “decorrenza termini”.
Fattura elettronica PA rifiutata: inquadrare correttamente l’evento
Prima distinzione cruciale: scarto del Sistema di Interscambio o rifiuto della Pubblica Amministrazione. Sono due stati diversi, con effetti diversi.
Scarto del Sistema di Interscambio (SdI)
Lo scarto è un controllo tecnico-fiscale fallito. Esempi: XML non conforme, partita IVA errata, duplicato bloccante, firma digitale invalida.
Norma di riferimento: Provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 30 aprile 2018, prot. 89757, e relative specifiche tecniche FatturaPA. La fattura scartata si considera non emessa.
Cosa implica: puoi correggere e rinviare la fattura. Puoi mantenere lo stesso numero e la stessa data, perché fiscalmente il documento non è mai nato.
Rifiuto della PA (Notifica Esito Committente negativo)
Il rifiuto della PA arriva dopo la consegna. L’ufficio PA ha ricevuto la fattura, ma non la accetta per ragioni amministrative o dati incoerenti.
Norme di base: Legge 244/2007 art. 1, commi 209-214; DM 55/2013 del MEF; Regole tecniche FatturaPA. La PA ha 15 giorni per comunicare l’esito; oltre, scatta la “decorrenza termini”.
Cosa implica: la fattura è emessa a tutti gli effetti IVA (art. 21 DPR 633/1972). Per annullarla o correggerla serve una nota di credito (art. 26 DPR 633/1972), poi una nuova fattura.
Errori tipici che generano rifiuti e scarti
Errori che causano scarto SdI
– Codici fiscali o Partite IVA formalmente errati o cessati.
– XML non conforme alle specifiche o firma digitale scaduta, revocata o non affidabile.
– Duplicato bloccante secondo le regole SdI.
Errori che causano rifiuto PA
– Codice univoco ufficio IPA errato o ufficio non competente.
– CIG/CUP mancanti o sbagliati in appalti e lavori pubblici.
– Ordine d’acquisto, contratto, consegna o NSO non coerenti con la fattura.
– Importi, aliquote o split payment indicati in modo non conforme alle regole dell’ente.
Cosa fare, passo dopo passo
Se ricevi uno scarto SdI
1) Leggi la notifica di scarto. Il messaggio indica il codice errore e la descrizione.
2) Correggi la fattura nel gestionale. Sistema dati anagrafici, righe, imponibili, imposta, riferimenti amministrativi.
3) Rinvio entro 5 giorni. Mantieni stesso numero e data per evitare disallineamenti contabili.
4) Conservazione. Conserva solo la versione corretta, essendo l’originale inesistente fiscalmente.
Se ricevi un rifiuto della PA
1) Analizza la Notifica Esito Committente. Capisci la ragione del rifiuto.
2) Valuta la contabilizzazione interna. Se hai già registrato l’IVA, dovrai stornare con nota di credito.
3) Emetti nota di credito totale o parziale. Riferiscila all’ID e al numero della fattura rifiutata (art. 26 DPR 633/1972).
4) Emetti nuova fattura corretta. Inserisci i riferimenti amministrativi richiesti dalla PA (ordine, CIG, CUP, codice ufficio IPA).
5) Dialoga con l’ente. Verifica con l’ufficio competente eventuali prerequisiti o codifiche prima del nuovo invio.
Tempi, decorrenze e sanzioni
Finestra PA: 15 giorni
La PA ha 15 giorni per accettare o rifiutare. In assenza di risposta, si genera la “decorrenza termini”. L’invio risulta completato e puoi proseguire con il ciclo di incasso e rendicontazione.
Rinvio dopo scarto: 5 giorni consigliati
Rinvio entro 5 giorni dalla notifica di scarto. Serve a ricondurre l’emissione alla data corretta ed evitare contestazioni sulla tardiva fatturazione.
Sanzioni per tardiva fatturazione
Riferimento: art. 6 del D.lgs. 471/1997. Se emetti in ritardo, possono applicarsi sanzioni proporzionali. Prevenire è meglio che sanare.
Contabilità, IVA e casi particolari
Regimi IVA e split payment
Se applichi lo split payment (art. 17-ter DPR 633/1972), indicalo chiaramente in fattura. La PA trattiene l’IVA, tu incassi il solo imponibile.
Se sei in regime forfettario, non addebiti l’IVA. Quindi niente split payment. Indica il regime e l’esenzione applicata.
Nota di credito: come compilarla
La nota di credito è un documento che riduce o azzera imponibile e imposta della fattura originaria. Indica numero e data della fattura stornata. Inserisci il motivo del rifiuto nel campo causale.
Conservazione e tracciabilità
Conserva tutte le notifiche SdI: ricevuta di consegna, mancata consegna, scarto, esito PA, decorrenza termini. Servono a ricostruire la storia del documento in caso di controlli.
Fonti normative e operative
– Legge 244/2007, art. 1, commi 209-214, su obbligo di fatturazione elettronica verso la PA (consultabile su Normattiva).
– DM 55/2013 del Ministero dell’Economia e delle Finanze, con regole su formato FatturaPA e gestione esiti (fonte: MEF).
– DPR 633/1972, art. 21 (contenuto della fattura) e art. 26 (note di variazione IVA) (fonte: Normattiva).
– Provvedimento Agenzia delle Entrate 30 aprile 2018, prot. 89757, e specifiche tecniche SdI-FatturaPA (fonte: Agenzia delle Entrate).
– Documentazione e FAQ istituzionali su FatturaPA e, per la sanità, Nodo Smistamento Ordini NSO (fonti: MEF e Ministero della Salute).
Regola decisionale rapida
La logica da applicare senza dubbi
– Se la notifica è “scarto SdI”: la fattura è come non emessa. Correggi l’XML e rinvia. Puoi mantenere numero e data.
– Se la notifica è “rifiuto PA” entro 15 giorni: la fattura è emessa. Emetti nota di credito e poi una nuova fattura.
– Se arriva “decorrenza termini”: la fattura è accettata per silenzio. Procedi con la normale gestione di incasso e contabilità.
– Se la PA segnala solo un errore amministrativo sanabile a monte (es. aggiornamento ordine), coordina prima la correzione dell’ordine, poi rifattura corretta.
– Se hai già registrato la fattura nei registri IVA: serve sempre nota di credito per stornare, poi nuova fattura.
Prevenzione: come evitare rifiuti futuri
Checklist essenziale prima dell’invio
– Verifica il codice ufficio IPA e il canale di consegna.
– Controlla CIG e CUP quando obbligatori.
– Allinea numeri d’ordine, contratti, DDT e codici articolo richiesti.
– Aggiorna il certificato di firma e verifica il formato XML.
– Evita duplicati: gestisci bene serie e numerazione.
| Scenario | Stato SdI/PA | Azione correttiva | Documenti da emettere | Tempistiche operative |
|---|---|---|---|---|
| XML non conforme o firma scaduta | Scarto SdI | Correggi struttura e firma, rinvia | Nuova trasmissione stessa fattura (stesso numero e data) | Entro 5 giorni dalla notifica di scarto |
| CIG/CUP errati su appalto | Rifiuto PA | Emetti nota di credito, riallinea dati con l’ente, reinvia | Nota di credito; nuova fattura corretta | Appena possibile, dopo confronto con ufficio PA |
| Codice ufficio IPA non competente | Rifiuto PA o mancata consegna | Rettifica codice IPA e rinvia | Se rifiuto: nota di credito e nuova fattura; se mancata consegna: reinvio | Subito dopo l’allineamento con la PA |
| Duplicato fattura | Scarto SdI per duplicato | Verifica numerazione; rinumera correttamente | Invio di fattura con numero corretto | Entro 5 giorni per mantenere la data |
| Nessun esito PA entro 15 giorni | Decorrenza termini | Nessuna azione correttiva; prosegui | Nessun documento aggiuntivo | Dopo il 15° giorno dall’invio |
FAQ
1) Posso sempre riutilizzare numero e data se la FatturaPA viene rifiutata?
No. Puoi riutilizzare numero e data solo in caso di scarto SdI, perché la fattura è considerata non emessa. Se la PA rifiuta dopo la consegna, la fattura è emessa fiscalmente. In tal caso devi emettere una nota di credito per stornarla, quindi creare una nuova fattura con nuovo numero e, in genere, con la data corrente. Questo deriva dall’art. 21 DPR 633/1972 (nascita dell’obbligo di fatturazione) e art. 26 DPR 633/1972 (note di variazione). Le regole tecniche FatturaPA e il DM 55/2013 chiariscono i flussi di esito della PA e i loro effetti sul ciclo documentale.
2) La PA ha rifiutato per errore nell’ordine NSO: devo per forza emettere nota di credito?
Di norma sì, perché il rifiuto segnala che la fattura, pur consegnata, non è amministrativamente accettabile. La prassi più sicura è nota di credito e rifatturazione allineata all’ordine corretto. In alcuni casi l’ente può rettificare l’ordine o inviare una variazione. Ma finché l’ordine non è coerente, la nuova fattura rischia un nuovo rifiuto. Agisci così: chiedi all’ufficio PA conferma dell’ordine NSO aggiornato; emetti nota di credito che richiama la fattura rifiutata; invia nuova fattura con i riferimenti richiesti. Fonti: DM 55/2013 MEF e documentazione NSO del Ministero dell’Economia e delle Finanze.
3) Ho già registrato l’IVA della fattura rifiutata: come gestisco la contabilità?
Emetti una nota di credito totale richiamando la fattura rifiutata. Registra la nota di credito nel registro IVA vendite. Effettua eventuali storni contabili di ricavi e crediti verso clienti PA. Poi emetti e registra la nuova fattura corretta. Così neutralizzi gli effetti IVA e civilistici della fattura rifiutata, conformemente all’art. 26 DPR 633/1972. Se sei in split payment, ricordati che la nota di credito segue lo stesso regime della fattura originaria. Se sei in regime forfettario, non c’è IVA da stornare, ma è comunque opportuno emettere nota di credito per rettificare corrispettivi e conservazione documentale.
4) Quanto tempo ho per rinviare una fattura scartata senza sanzioni?
La regola pratica è 5 giorni dalla notifica di scarto per rinviare con lo stesso numero e la stessa data. Così mantieni l’emissione allineata al momento dell’operazione. Le sanzioni per tardiva fatturazione, disciplinate dall’art. 6 del D.lgs. 471/1997, si valutano sul ritardo rispetto ai termini di emissione dell’art. 21 DPR 633/1972. Se il rinvio supera i 5 giorni, valuta con il tuo consulente come ridurre il rischio sanzionatorio (ad esempio documentando l’errore tecnico e la pronta correzione). Conserva sempre le notifiche SdI a supporto.
5) La PA non risponde e scatta la “decorrenza termini”: cosa significa per me?
Significa che sono decorsi i 15 giorni senza una Notifica Esito Committente. La fattura è considerata ricevuta e non rifiutata. Puoi proseguire con il ciclo amministrativo: sollecito, incasso, eventuale anticipo fatture, e registrazioni contabili. Tieni le prove di consegna e la notifica di decorrenza termini nella conservazione sostitutiva. La base regolatoria è nel DM 55/2013 e nelle specifiche tecniche FatturaPA del MEF e dell’Agenzia delle Entrate. Se l’ente solleva rilievi dopo la decorrenza termini, tratta il caso come rettifica commerciale: valuti con la PA se emettere nota di credito parziale e nuova fattura per la quota corretta.
