Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
Il fondo spese si incassa come deposito, si rilascia una ricevuta; si fattura solo quando rendiconti: spese “in nome e per conto” escluse IVA (art. 15 DPR 633/1972), residuo come compenso; gli acconti vanno fatturati entro 12 giorni.
- Il fondo spese è un deposito per anticipare costi del cliente. Non è compenso finché rispetta l’art. 15 DPR 633/1972 e risulta tracciabile e rendicontato.
- Se il fondo è un acconto sul compenso, devi emettere fattura elettronica entro 12 giorni dall’incasso (art. 6 DPR 633/1972 e regole e-fattura).
- In fattura, le anticipazioni “in nome e per conto” sono fuori campo IVA (Natura N1) e senza ritenuta. Il residuo non utilizzato diventa compenso imponibile.
Cos’è il fondo spese, quando conviene usarlo e perché la forma conta
Il fondo spese è una somma che il cliente versa al professionista per coprire costi vivi. Per costi vivi intendo bolli, diritti, visure, contributo unificato e simili. Sono spese oggettive, di terzi, pagate per conto del cliente.
Se rispetti le regole fiscali, queste somme non sono reddito. Sono solo un transito. La norma chiave è l’art. 15 del DPR 633/1972. Dice che le anticipazioni “in nome e per conto del cliente”, con documenti intestati al cliente, sono escluse da IVA. Niente IVA, niente ritenuta d’acconto.
Se invece il fondo è un anticipo sul tuo compenso, cambia tutto. Scatta il principio di cassa. Vuol dire che l’imponibile nasce quando incassi. In questo caso devi emettere fattura entro 12 giorni. Lo prevede l’art. 6 del DPR 633/1972 e la disciplina della fattura elettronica.
Le due categorie di spese da distinguere sempre
Parliamo chiaro. Esistono due categorie:
1) Anticipazioni in nome e per conto: la fattura o la ricevuta del terzo è intestata al cliente. Esempio: contributo unificato per una causa, ricevuta dell’ufficio giudiziario intestata al cliente. Queste voci sono fuori campo IVA per te (art. 15 DPR 633/1972) e non fanno reddito.
2) Spese generali riaddebitate: taxi, postali, telefoniche, visure intestate a te, trasferte. Queste voci seguono il trattamento del compenso. Sono imponibili IVA e concorrono a ritenuta e contributi (art. 54 TUIR sul reddito di lavoro autonomo e art. 25 DPR 600/1973 sulla ritenuta).
Ricezione del fondo: quale documento emettere subito e come tenerne traccia
Quando incassi il fondo spese puro, non emetti subito fattura. Rilasci una ricevuta di incasso o quietanza. Specifica che è “deposito per anticipazioni in nome e per conto del cliente”. Indica causale, pratica, importo e metodo di pagamento.
Traccia ogni movimento. Usa un registro interno fondi o il tuo gestionale. Registra data, cliente, pratica, entrate e uscite. Non è un registro IVA, ma un presidio contabile. Ti serve per il rendiconto e per l’antiriciclaggio.
Sull’antiriciclaggio, il D.Lgs. 231/2007 impone adeguata verifica della clientela, conservazione dei documenti e tracciabilità. Evita contanti oltre i limiti di legge. La soglia aggiornabile è indicata dalla normativa in materia di circolazione del contante (dal 2023 è 5.000 euro, verifica sempre gli aggiornamenti ufficiali). Conserva le pezze giustificative per 10 anni.
Il “mito” dei 60 giorni: cosa dice davvero la legge
La legge IVA non prevede un termine generale di 60 giorni per la fatturazione del fondo spese. Prevede invece l’obbligo di fatturare entro 12 giorni gli acconti su compensi (art. 6 DPR 633/1972). Per le anticipazioni ex art. 15, fatturi quando rendiconti le spese e il compenso.
Il termine dei 60 giorni è spesso pattizio. Lo inserisci nella lettera d’incarico. Serve per impegnarti a rendicontare in tempi ragionevoli. È anche deontologicamente corretto rendere il conto senza ritardo (art. 1719 e 2233 del Codice civile sul mandato e il compenso professionale). Quindi 60 giorni è una buona prassi contrattuale, non un obbligo IVA.
Come si emette la fattura di rendiconto del fondo spese
Quando chiudi il giro del fondo spese, emetti una fattura elettronica strutturata così:
1) Linee delle anticipazioni “in nome e per conto”: indica la descrizione (es. “Diritti di segreteria – pratica X”), l’importo esatto e usa la Natura IVA N1 (escluse ex art. 15 DPR 633/1972). Allegare copia dei documenti intestati al cliente aiuta il controllo.
2) Linee delle spese generali riaddebitate: se sono intestate a te, le tratti come compenso. Applica la tua aliquota IVA (es. 22%) se sei in regime ordinario. Se sei in forfettario, resti senza IVA e indichi l’annotazione di legge.
3) Compenso professionale: inserisci l’onorario. Se soggetto a cassa professionale, applica il contributo integrativo (es. 4% per molte casse, discipline specifiche per ogni cassa). Il contributo integrativo non sconta ritenuta d’acconto secondo la prassi amministrativa, mentre l’onorario sì (art. 25 DPR 600/1973).
4) Ritenuta d’acconto: il cliente sostituto d’imposta trattiene il 20% su quanto dovuto a titolo di compenso imponibile. Non si applica sulle anticipazioni ex art. 15 e, secondo prassi, non sul contributo integrativo delle casse privatizzate.
5) Imposta di bollo: se la fattura è non soggetta a IVA e supera 77,47 euro, applichi il bollo da 2 euro (DM 17 giugno 2014). Con la e-fattura lo indichi nel campo bollo virtuale e versi tramite F24 periodico.
Esempio pratico di ripartizione
Incassi 1.000 euro come fondo spese. Sostieni 600 euro di spese “in nome e per conto” documentate a nome del cliente. Sostieni 80 euro di taxi intestati a te. Il tuo onorario è 500 euro, con contributo integrativo 4%.
La fattura di rendiconto mostrerà: 600 euro Natura N1 (fuori IVA), 80 euro imponibili IVA, 500 euro imponibili IVA, 4% di contributo integrativo sull’onorario se previsto. Calcoli la ritenuta sul compenso imponibile (escludi art. 15 e, secondo prassi, il contributo integrativo). Il residuo del fondo non usato (1.000 – 600 = 400) copre parte del corrispettivo dovuto. Se avanza qualcosa dopo il saldo, lo restituisci al cliente.
Regime ordinario e regime forfettario: cosa cambia sul fondo spese
Regime ordinario: applichi IVA e ritenuta sui compensi. Le anticipazioni ex art. 15 restano fuori campo. Il principio di cassa si applica ai professionisti: l’imposta si esige all’incasso dell’acconto o del saldo (art. 6 DPR 633/1972).
Regime forfettario: niente IVA e niente ritenuta subita dai clienti privati. Dall’1 gennaio 2024 la fattura elettronica è obbligatoria anche per i forfettari. Le anticipazioni ex art. 15 restano fuori campo, ma in forfettario rileva il principio di cassa per i ricavi. Ricorda il bollo da 2 euro sulle fatture senza IVA oltre 77,47 euro.
Contributi previdenziali: verifica le regole della tua cassa. Molte casse prevedono contributo integrativo da addebitare in fattura (tipico 4%). Se sei in Gestione Separata INPS, non c’è contributo integrativo obbligatorio da addebitare, ma puoi pattuire una rivalsa al 4% contrattuale. Le regole variano per cassa; consulta gli statuti e i regolamenti della tua cassa professionale.
Norme di riferimento utili
IVA: DPR 633/1972, art. 15 (anticipazioni in nome e per conto), art. 6 (momento di effettuazione). Imposta di bollo: DM 17 giugno 2014. Ritenuta: DPR 600/1973, art. 25. Reddito autonomo: TUIR, art. 54. Mandato e rendiconto: Codice civile, artt. 1719 e 2233. Antiriciclaggio: D.Lgs. 231/2007. Fatturazione elettronica: D.Lgs. 127/2015 e provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate. Le versioni aggiornate sono consultabili sui siti Normattiva e Agenzia delle Entrate.
Regola decisionale rapida
Se A allora B: i nessi logici da applicare in studio
1) Se la spesa è documentata a nome del cliente e l’hai anticipata per suo conto, allora è un’anticipazione ex art. 15. La indichi in fattura come fuori campo IVA (Natura N1) e non subisce ritenuta.
2) Se la spesa è intestata a te, anche se necessaria alla pratica, allora è parte del compenso. La inserisci tra le voci imponibili, con IVA se dovuta, e concorre alla ritenuta.
3) Se il cliente versa un acconto sul compenso, allora emetti fattura entro 12 giorni dall’incasso. Non usare la quietanza. Vale il principio di cassa.
4) Se il cliente versa un deposito per anticipazioni ex art. 15, allora rilascia solo quietanza. Fatturerai quando rendiconti, includendo le anticipazioni e il compenso.
5) Se dopo il rendiconto resta un residuo del fondo, allora quel residuo è compenso imponibile. Lo evidenzi in fattura come parte dell’onorario o lo restituisci al cliente.
Errori frequenti da evitare e buone prassi operative
Gli errori che costano sanzioni
1) Fatturare come anticipazione ex art. 15 una spesa intestata a te. È errato. Rischi recupero IVA, sanzioni e imposte.
2) Non fatturare l’acconto sul compenso entro 12 giorni. È tardiva emissione. La sanzione va dal 90% al 180% dell’imposta relativa, con riduzioni se regolarizzi presto.
3) Confondere la marca da bollo: applicarla su fatture con IVA o dimenticarla su fatture senza IVA oltre 77,47 euro. Il DM 17 giugno 2014 prevede sanzioni se omessa.
Le buone prassi che semplificano la vita
1) Lettera d’incarico chiara: inserisci fondo spese stimato, termini di rendiconto (es. 60 giorni), regole su residui e rimborso.
2) Tracciabilità dei movimenti: usa bonifico o strumenti tracciabili. Evita contanti. Allinei le regole antiriciclaggio e riduci i rischi.
3) Rendiconto puntuale: allega sempre i documenti intestati al cliente. Se una spesa non è intestata al cliente, trattala come imponibile.
| Scenario | Documento al ricevimento | Quando emettere fattura | Trattamento IVA/Ritenuta | Note operative e tempistiche |
|---|---|---|---|---|
| Deposito per anticipazioni ex art. 15 (bolli, diritti, contributo unificato) | Quietanza/ricevuta non fiscale con causale “deposito per anticipazioni in nome e per conto” | Al rendiconto, quando alleghi le pezze intestate al cliente e/liquidi il compenso | Anticipazioni fuori campo IVA (Natura N1), senza ritenuta; compenso e altre spese, imponibili | Conserva i documenti intestati al cliente; usa registro interno fondi; restituisci eventuale eccedenza o fatturala come compenso |
| Acconto su compenso professionale | Nessuna quietanza semplice: è incasso di corrispettivo | Entro 12 giorni dall’incasso (principio di cassa) | Imponibile IVA se ordinario; ritenuta d’acconto se cliente sostituto; bollo se senza IVA oltre 77,47 euro | Specificare “acconto su prestazioni” nella e-fattura; conguaglio in fattura finale |
| Spese generali riaddebitate (taxi, postali) intestate al professionista | Eventuale quietanza se coperte da fondo; altrimenti incasso al saldo | Nella fattura di rendiconto o nella fattura del compenso | Imponibili IVA e soggette a ritenuta come accessori del compenso | Non usare l’art. 15; descrivi in modo trasparente la natura delle spese |
| Residuo del fondo spese dopo il rendiconto | — | Nella stessa fattura di rendiconto o con nota/fattura successiva | Diventa compenso imponibile; IVA e ritenuta secondo il regime | Oppure restituisci il residuo al cliente con bonifico e quietanza |
| Professionista in forfettario (e-fattura obbligatoria) | Quietanza per deposito; fattura per acconti su compensi | Acconti entro 12 giorni; rendiconto al termine dell’attività | Niente IVA; bollo oltre 77,47 euro; niente ritenuta subita da privati | Anticipazioni ex art. 15 restano fuori campo; indica le annotazioni di legge in fattura |
| Clienti PA o grandi aziende con procedure rigide | Quietanza e modulistica interna se deposito; ordine d’acquisto per acconti | Secondo capitolato: spesso obbligo di fattura d’acconto | Applicare split payment o ritenuta secondo normativa specifica | Allinea termini contrattuali e conferme d’ordine prima di incassare il fondo |
FAQ: domande frequenti sul fondo spese
1) Devo sempre fatturare entro 60 giorni dal fondo spese?
No. La normativa IVA non prevede un termine generale di 60 giorni per i depositi destinati a anticipazioni ex art. 15 del DPR 633/1972. Devi emettere fattura entro 12 giorni solo se quanto incassato è un acconto sul compenso (art. 6 DPR 633/1972). Se invece hai incassato un deposito per spese “in nome e per conto”, puoi rilasciare una quietanza e fatturerai quando rendiconti le spese e il compenso. Il termine di 60 giorni è spesso una clausola della lettera d’incarico, utile per disciplinare i tempi di rendiconto e di eventuale restituzione del residuo. Mantienilo come impegno contrattuale, ma distinguilo dagli obblighi IVA.
2) Come dimostro che una spesa è “in nome e per conto” del cliente?
Servono tre elementi concreti: 1) il documento (ricevuta, quietanza, fattura) del terzo deve essere intestato al cliente con i suoi dati fiscali; 2) la descrizione deve essere coerente con l’attività svolta per il cliente; 3) la tua fattura di rendiconto deve riportare la voce come anticipazione fuori campo IVA, con riferimento testuale all’art. 15 DPR 633/1972. Allegare copia dei documenti alla pratica e conservarli per 10 anni rafforza la prova. Se la spesa è intestata a te, non puoi trattarla come anticipazione ex art. 15: la inserisci tra le spese imponibili, come accessorio del compenso.
3) Cosa succede se uso il fondo spese per pagare costi generali dello studio?
Se usi il fondo per costi tuoi (es. taxi, corrieri, cancelleria), quelle spese diventano parte del corrispettivo verso il cliente. In fattura le indichi come rimborsi spese imponibili. Applichi l’IVA (se ordinario) e la ritenuta secondo le regole del lavoro autonomo (art. 54 TUIR e art. 25 DPR 600/1973). Non puoi applicare l’art. 15. Se avevi incassato un deposito, al rendiconto imputi tali costi imponibili e, se resta un residuo, lo tratti come compenso o lo restituisci. Documenta sempre con ricevute e annotazioni chiare per evitare contestazioni.
4) Sono in regime forfettario: come gestisco e-fattura, bollo e ritenuta sul fondo spese?
Dal 2024 l’e-fattura è obbligatoria anche per i forfettari. Al ricevimento del deposito per anticipazioni ex art. 15 rilasci una quietanza, non la e-fattura. Quando rendiconti, emetti e-fattura: le anticipazioni “in nome e per conto” sono fuori campo IVA; il compenso e le spese generali sono senza IVA per effetto del regime. Se la fattura supera 77,47 euro e non c’è IVA, indichi il bollo virtuale da 2 euro (DM 17 giugno 2014). La ritenuta d’acconto di norma non si applica ai forfettari, ma verifica sempre la qualifica del cliente e i casi particolari contrattuali.
5) Quali sono le sanzioni tipiche in caso di errori sul fondo spese e come prevenirle?
Gli errori più sanzionati sono: 1) mancata fatturazione degli acconti su compensi entro 12 giorni (sanzioni per tardiva emissione e possibile recupero IVA); 2) errata applicazione dell’art. 15 a spese non documentate a nome del cliente (recupero IVA, imposte e sanzioni); 3) omesso bollo su fatture senza IVA oltre 77,47 euro (sanzioni amministrative). Per prevenirli, inserisci clausole chiare nella lettera d’incarico, usa un registro interno dei fondi, controlla sempre l’intestazione delle pezze, applica la Natura N1 alle anticipazioni, verifica l’obbligo di ritenuta e i termini di emissione. Consulta le fonti ufficiali: Normattiva per le leggi vigenti, Agenzia delle Entrate per e-fattura e imposta di bollo, e il Ministero dell’Economia per la disciplina antiriciclaggio.
