Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
La fattura pro forma è un documento non fiscale che anticipa importi e condizioni. Serve per richiedere il pagamento o concordare modifiche. Dopo l’incasso va sempre emessa la fattura elettronica secondo le regole IVA e di fatturazione.
- La pro forma non si trasmette al Sistema di Interscambio, non genera IVA né obblighi contabili, e deve riportare “Documento pro forma – non valido ai fini fiscali”.
- Per i servizi, il momento IVA scatta al pagamento o all’eventuale fattura di acconto (art. 6, DPR 633/1972). La pro forma non lo fa scattare.
- Contenuti consigliati: dati delle parti, descrizione operazioni, imponibili, eventuali ritenute/contributi, condizioni e IBAN. Numerazione distinta da quella delle fatture.
Cos’è la fattura pro forma e perché si usa
La fattura pro forma è un documento commerciale che anticipa i contenuti della futura fattura fiscale. Non è definito da una norma specifica. È una prassi ammessa perché non contrasta con le regole sulla fatturazione.
Le regole fiscali valgono sulla fattura vera. La base giuridica sta nelle norme che definiscono quando e come emettere la fattura: art. 21 del DPR 633/1972 (contenuto e tempi), art. 6 del DPR 633/1972 (momento impositivo), D.Lgs. 127/2015 e Legge 205/2017 per la fattura elettronica tramite Sistema di Interscambio.
La pro forma ti aiuta a: dettagliare le prestazioni, concordare correzioni prima dell’emissione, richiedere il saldo prima della fattura definitiva. Così riduci note di credito e refusi, e allinei l’incasso alla fatturazione.
Valore fiscale e differenze con altri documenti
Pro forma vs fattura
La pro forma non ha valore fiscale. Non genera IVA, non si registra in contabilità, non si conserva ai fini sostitutivi. La fattura, invece, si emette e si trasmette via SdI nei tempi di legge, si registra e incide su IVA e imposte.
Pro forma vs preventivo e DDT
Il preventivo è un’offerta. Non implica un credito esigibile. Il DDT accompagna la merce e permette la fattura differita. La pro forma è una simulazione di fattura: dettaglia importi e condizioni quasi definitive.
Pro forma doganale
Nelle spedizioni extra-UE, il vettore può chiedere una “pro forma invoice” con fini doganali. È diversa dalla pro forma contabile. Serve alla dichiarazione doganale e non sostituisce la fattura commerciale dove necessaria secondo le regole del commercio estero.
Norme di riferimento da conoscere
Art. 21, DPR 633/1972: contenuto minimo e tempistiche della fattura (immediata entro 12 giorni; differita entro il 15 del mese successivo con DDT). Art. 6, DPR 633/1972: momento di effettuazione delle operazioni (prestazioni di servizi rilevano all’esecuzione o al pagamento se anteriore; anticipi fatturati rilevano al momento della fattura).
D.Lgs. 127/2015 e provvedimenti Agenzia Entrate: obbligo di fattura elettronica via Sistema di Interscambio per operazioni B2B e B2C. Legge 205/2017, art. 1 commi 909-916: estensione e disciplina operativa. Obbligo generalizzato anche per contribuenti forfettari.
Art. 25, DPR 600/1973: ritenuta d’acconto per compensi a professionisti non in regime forfettario. Legge 190/2014, art. 1 commi 54-89: regime forfettario, esenzione IVA e ritenute con specifiche diciture. Art. 2220 c.c. e art. 39 DPR 633/1972: obblighi di conservazione delle fatture per 10 anni.
Per approfondire i testi ufficiali, usa i portali istituzionali come Normattiva, Agenzia delle Entrate e Ministero dell’Economia e delle Finanze.
Come compilare correttamente una pro forma
Dati obbligatori consigliati
Inserisci i tuoi dati: denominazione o nome e cognome, indirizzo completo, partita IVA e codice fiscale. Inserisci i dati del cliente: denominazione, indirizzo, partita IVA o codice fiscale se privato.
Indica una numerazione separata, ad esempio PF-2026-001. Non usare la numerazione delle fatture. Aggiungi la dicitura chiara: “Fattura pro forma – non valida ai fini fiscali e IVA”.
Descrivi le operazioni: servizio o bene, quantità, prezzo unitario, totale riga. Specifica se importi sono al netto o al lordo di sconti o contributi. Aggiungi condizioni di pagamento, IBAN, scadenza, eventuali penali di mora.
IVA, ritenute e contributi: come indicarli
Se applichi IVA in regime ordinario, nella pro forma puoi mostrare l’aliquota prevista, ma chiarisci che è una simulazione. Se sei in regime forfettario, indica che l’operazione è “senza applicazione dell’IVA ai sensi della Legge 190/2014, regime forfettario”.
Se sei professionista soggetto a ritenuta d’acconto, mostra la ritenuta del 20% ex art. 25 DPR 600/1973, così il cliente sa il netto da pagare. Se sei in forfettario, indica la non applicazione della ritenuta con riferimento normativo.
Se appartieni a una Cassa professionale, indica il contributo integrativo (ad esempio 2%, 4% o 5% secondo il regolamento della tua Cassa). Se versi alla Gestione Separata INPS, la cosiddetta rivalsa non è obbligatoria per legge; puoi inserirla solo se pattuita.
Acconti, saldi, incassi parziali
Per un acconto, emetti prima una pro forma di acconto. Quando incassi, emetti fattura elettronica di acconto. Al saldo, nuova pro forma di saldo, poi fattura di saldo che richiama l’acconto già fatturato.
Se l’incasso è parziale, puoi emettere più fatture di acconto, ciascuna collegata alla parte incassata. Il riferimento all’ordine o al contratto aiuta i controlli incrociati.
Tempistiche e obblighi dopo la pro forma
Dopo l’incasso, identifica la data di effettuazione dell’operazione. Per i servizi è la data del pagamento se avviene prima dell’ultimazione. Da quella data decorrono i 12 giorni per trasmettere la fattura elettronica via SdI (art. 21, DPR 633/1972).
Per cessioni di beni con DDT, puoi emettere fattura differita entro il 15 del mese successivo, anche se hai usato pro forma per concordare il prezzo. La pro forma non sostituisce il DDT ai fini della differita.
Se emetti la fattura in ritardo, possono applicarsi sanzioni del D.Lgs. 471/1997. Meglio impostare un flusso: pro forma, incasso, controllo, emissione e-fattura, conservazione digitale.
Regola decisionale rapida
Quando usare la pro forma e quando fatturare
Hai già incassato un acconto o il saldo? Se sì, emetti subito la fattura elettronica (di acconto o finale) entro 12 giorni. Se no, puoi inviare la pro forma per chiedere il pagamento.
Devi consegnare beni con DDT? Emmetti il DDT alla consegna. Puoi usare una pro forma informativa. Poi fattura differita entro il 15 del mese successivo.
Cliente pubblico che paga dopo verifica? Invia pro forma come riepilogo, ma la PA paga di regola su fattura elettronica con eventuale split payment (art. 17-ter, DPR 633/1972). Verifica capitolato e ordini.
Sei in forfettario? Puoi usare la pro forma per richiedere il pagamento. Poi emetti fattura elettronica senza IVA e senza ritenuta, con le diciture di legge della Legge 190/2014.
Operazione estera extra-UE? Valuta se serve pro forma doganale per la spedizione. La fattura commerciale segue le regole IVA e del commercio internazionale applicabili.
Errori comuni da evitare
Confondere pro forma e fattura
Non inviare mai la pro forma al Sistema di Interscambio. Non numerarla con la stessa serie delle fatture. Non registrarla in contabilità. Eviti duplicazioni e rischi di controlli.
Dimenticare la dicitura “non fiscale”
Scrivi sempre che è un documento non valido ai fini fiscali e IVA. Eviti incomprensioni con clienti e amministrazioni contabili interne o esterne.
Saltare la fattura dopo l’incasso
La pro forma non sostituisce la fattura. Dopo l’incasso, emetti la fattura elettronica entro i termini. In caso contrario rischi sanzioni amministrative.
Gestire male ritenute e contributi
Controlla se si applica la ritenuta d’acconto. Verifica il regolamento della tua Cassa per il contributo integrativo. In forfettario ricorda le diciture obbligatorie e l’esonero dalla ritenuta.
Conservazione e controlli
Conserva le fatture elettroniche per 10 anni in conformità alle regole di conservazione digitale. La pro forma non è soggetta a conservazione sostitutiva, ma è utile archiviarla per coerenza documentale e prova del rapporto commerciale.
In caso di verifica, la pro forma aiuta a dimostrare come hai determinato importi e scadenze. Le autorità guardano però alla fattura e ai pagamenti per ricostruire l’imposta e il reddito.
Casi particolari
Pubbliche Amministrazioni
Le PA gestiscono ordini con CIG/CUP e pagano di regola solo su fattura elettronica conforme. La pro forma può servire da prospetto. Non genera obblighi per la PA finché non ricevono la fattura via SdI con i codici corretti.
Clienti esteri UE ed extra-UE
Per clienti UE, verifica i requisiti di non imponibilità per servizi e cessioni intracomunitarie. La pro forma resta neutra. La fattura dovrà riportare le diciture di non imponibilità ove previste.
Per clienti extra-UE, la pro forma doganale ha finalità logistiche. La fattura commerciale segue gli accordi e le norme IVA sull’esportazione o fuori campo. Conserva documenti di trasporto e prove di uscita.
Esempi pratici di compilazione
Professionista in ordinario soggetto a ritenuta
Inserisci imponibile, IVA se dovuta, ritenuta d’acconto del 20% a titolo di acconto IRPEF, contributo integrativo se previsto. Indica il netto a pagare. Dopo l’incasso, emetti la fattura con gli stessi dati.
Professionista in regime forfettario
Inserisci il compenso. Indica “Operazione in franchigia IVA – regime forfettario, Legge 190/2014”. Nessuna ritenuta. Se previsto, contributo integrativo della Cassa. Dopo l’incasso, emetti fattura elettronica con le diciture obbligatorie.
| Scenario | Cosa inserire nella pro forma | Quando emettere la fattura elettronica | Note normative/operative |
|---|---|---|---|
| Professionista ordinario con ritenuta | Dati parti, imponibile, IVA, ritenuta 20%, contributo integrativo se previsto, netto a pagare, IBAN e scadenza | Entro 12 giorni dall’incasso dell’acconto o del saldo (fattura di acconto e poi di saldo) | Art. 6 e 21 DPR 633/1972; art. 25 DPR 600/1973; D.Lgs. 127/2015 |
| Professionista in regime forfettario | Dati parti, compenso, dicitura esonero IVA e ritenute, eventuale contributo Cassa, IBAN e scadenza | Entro 12 giorni dall’incasso del compenso | Legge 190/2014 commi 54-89; D.Lgs. 127/2015; art. 21 DPR 633/1972 |
| Cessione beni con DDT e fattura differita | Quantità, prezzi, riferimenti ordine, condizioni pagamento; pro forma solo informativa | Fattura differita entro il 15 del mese successivo alla consegna con DDT | Art. 21 DPR 633/1972 (fattura differita); DDT come prova consegna |
| Acconti e saldi su servizi | Pro forma di acconto e poi di saldo, ciascuna con importi e condizioni | Fatture di acconto al momento dell’incasso; fattura finale al saldo | Art. 6 DPR 633/1972 (anticipi e momento impositivo); D.Lgs. 127/2015 |
| Cliente PA con split payment | Riepilogo importi e riferimenti CIG/CUP; pro forma come prospetto interno | Fattura elettronica via SdI con indicazione split payment dove applicabile | Art. 17-ter DPR 633/1972; regole tecniche fattura PA |
| Cliente extra-UE e spedizione | Pro forma doganale per il vettore (valore, descrizione, codici merce); pro forma contabile separata | Fattura commerciale secondo resa Incoterms e prova di esportazione | Regole doganali e disciplina IVA sulle esportazioni (DPR 633/1972) |
FAQ
La fattura pro forma è obbligatoria o posso emettere direttamente la fattura?
La pro forma non è obbligatoria. È uno strumento gestionale. Puoi emettere direttamente la fattura elettronica quando l’operazione è effettuata o quando incassi un acconto. Molti professionisti usano la pro forma per evitare errori e ridurre le note di credito. Con la pro forma il cliente verifica voci e importi. Dopo il pagamento, tu emetti la fattura nei tempi di legge. Se hai un rapporto consolidato o importi certi, puoi saltare la pro forma e fatturare subito. Valuta il tuo flusso: numero di revisioni, tempi di incasso, necessità di evidenziare ritenute o contributi. Ricorda che per le PA il pagamento arriva, di regola, solo dopo l’emissione della fattura elettronica conforme, quindi la pro forma ha un valore meramente informativo.
Devo numerare le pro forma in modo progressivo? Posso usare la stessa serie delle fatture?
È buona prassi numerarle in modo progressivo per ordine interno, ma con una serie distinta dalle fatture. Ad esempio, serie PF-2026-001, PF-2026-002, ecc. Non usare la serie IVA delle fatture, per evitare confusioni in contabilità e in caso di verifica. La norma impone la progressività per le fatture (art. 21 DPR 633/1972), non per le pro forma. La numerazione separata ti aiuta a riconciliare rapidamente pro forma, incassi e fatture emesse e a ricostruire lo storico dei preventivi accettati.
Come si gestisce l’IVA con la pro forma se ricevo un acconto prima di ultimare il servizio?
La pro forma non genera IVA. Quando incassi l’acconto, l’IVA diventa esigibile perché l’operazione, per la parte anticipata, si considera effettuata (art. 6 DPR 633/1972). A quel punto devi emettere una fattura di acconto elettronica entro 12 giorni dall’incasso, indicando imponibile e IVA sull’importo ricevuto. Al saldo, emetti la fattura finale con lo storno dell’acconto già fatturato. Se sei in regime forfettario, non addebiti IVA né sugli acconti né sul saldo, ma i tempi di fatturazione restano gli stessi. Pianifica la cadenza di fatturazione per evitare ritardi e sanzioni del D.Lgs. 471/1997.
Nella pro forma devo indicare ritenuta d’acconto e contributo integrativo? Il cliente paga il lordo o il netto?
Indicarli è consigliato perché chiarisce il “netto a pagare”. Se sei soggetto a ritenuta d’acconto, mostra l’imponibile, calcola la ritenuta del 20% ex art. 25 DPR 600/1973, indica l’eventuale contributo integrativo della tua Cassa e l’IVA se dovuta. Il cliente paga il netto, trattiene la ritenuta e la versa all’Erario come sostituto d’imposta. Se sei in forfettario, non si applica la ritenuta e di norma non addebiti IVA; resta possibile il contributo integrativo se previsto dai regolamenti della tua Cassa. Se versi alla Gestione Separata INPS, la rivalsa non è obbligatoria per legge: inseriscila solo se contrattualmente pattuita e chiariscila in pro forma e in fattura.
Posso inviare una pro forma al Sistema di Interscambio o conservarla come fattura elettronica?
No. La pro forma non si invia al Sistema di Interscambio e non è una fattura elettronica. È un documento commerciale libero, spesso in PDF. Dopo l’incasso o alla data di effettuazione dell’operazione, devi generare il file XML della fattura elettronica secondo le specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate e trasmetterlo via SdI entro 12 giorni. Quella fattura va poi conservata digitalmente per 10 anni, nel rispetto del Codice civile e delle regole di conservazione elettronica. Puoi comunque archiviare la pro forma nel tuo gestionale per tracciabilità e per dimostrare la formazione del corrispettivo in sede di verifica.
