Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
In Italia la fattura elettronica via SDI è obbligatoria per tutti i titolari di Partita IVA. Restano esclusi, per le prestazioni sanitarie rese a privati, i soggetti tenuti all’invio al Sistema Tessera Sanitaria.
- Emissione: entro 12 giorni dall’operazione (immediata) o entro il 15 del mese successivo (differita).
- Indirizzi: codice destinatario/PEC; 0000000 per privati, XXXXXXX per clienti esteri.
- Conservazione: 10 anni, con requisiti di integrità, autenticità e leggibilità.
Obbligo di fatturazione elettronica: quadro 2026
Dal 2019 l’e-fattura B2B e B2C è la regola. La base è la Legge 205/2017, art. 1 commi 909-916 (consultabile su Normattiva), che impone l’uso del Sistema di Interscambio (SDI) e del formato XML FatturaPA.
Dal 1° luglio 2022 l’obbligo ha incluso molti forfettari con ricavi oltre 25.000 euro. Dal 1° gennaio 2024 l’obbligo si è esteso a tutti i forfettari e ai contribuenti in regime di vantaggio. Queste estensioni derivano dal D.L. 36/2022 e dai successivi provvedimenti attuativi dell’Agenzia delle Entrate.
Eccezione sanitaria: per le fatture verso i consumatori finali emesse da soggetti che inviano i dati al Sistema Tessera Sanitaria, permane il divieto di invio via SDI per ragioni di privacy. La misura è stata più volte prorogata con decreti annuali (fonte: MEF – Sistema Tessera Sanitaria e Normattiva). Verifica sempre l’ultima proroga vigente.
Regimi fiscali coinvolti e definizioni chiave
Regime forfettario: è il regime “flat tax” per persone fisiche con ricavi sotto soglia. Non addebita IVA in fattura e calcola l’imposta su un coefficiente di redditività. Anche in forfettario devi emettere e-fattura via SDI, salvo l’eccezione sanitaria di cui sopra.
Regime ordinario/semplificato: addebita l’IVA e gestisce detrazioni/versamenti. Anche qui l’e-fattura è obbligatoria via SDI, con tutte le regole IVA ordinarie.
Principio di cassa: significa che tassazione e contributi si calcolano su quanto incassato (tipico del forfettario). Principio di competenza: si tassa quando il ricavo matura, anche se non incassi subito (tipico dell’ordinario). La modalità di fatturazione elettronica non cambia tra i due principi: cambia solo la gestione fiscale a valle.
Come funziona lo SDI e il formato FatturaPA
Lo SDI è il “postino digitale” dell’Agenzia delle Entrate. Riceve il file XML della fattura, lo controlla e lo recapita al destinatario. La fattura è valida solo se passa da SDI e non viene scartata.
Puoi emettere e inviare la fattura con tre strumenti: il portale Fatture e Corrispettivi, l’app FatturAE, oppure un software terzo. Tutti generano il file XML nel tracciato FatturaPA definito dai provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate (consulta i provvedimenti tecnici sul sito istituzionale e su Normattiva).
Le cinque fasi della fatturazione elettronica
1) Predisposizione: crei il file XML FatturaPA con i dati obbligatori. 2) Invio: trasmetti il file allo SDI. 3) Controllo: lo SDI esegue verifiche formali (partite IVA, codici, calcoli). 4) Consegna: se tutto è ok, lo SDI recapita la fattura. 5) Conservazione: archivi a norma per 10 anni.
Se lo SDI scarta, la fattura non esiste fiscalmente. Devi correggere gli errori e rinviare. La data di emissione valida sarà quella del nuovo invio andato a buon fine.
Dati obbligatori in fattura e riferimenti normativi
Art. 21 del DPR 633/1972 (IVA) elenca i dati essenziali: identificativi di emittente e cliente, descrizione operazione, imponibile, imposta o natura, data, numerazione progressiva. Le specifiche tecniche FatturaPA precisano anche codici IVA e “natura” per operazioni non imponibili, esenti, reverse charge.
Inserisci sempre: i tuoi dati completi (denominazione, indirizzo, CAP, città, Partita IVA), quelli del cliente (P.IVA o CF), oggetto e importi, eventuale rivalsa INPS o contributo integrativo (per casse professionali), aliquota IVA o natura, ritenuta d’acconto quando dovuta, bollo se applicabile, totale e condizioni di pagamento.
Codice destinatario, PEC e casi particolari
Per inviare la fattura, usa il canale indicato dal cliente: codice destinatario (7 caratteri) o PEC. Per i privati consumatori (B2C) se non hai un indirizzo, inserisci 0000000. Per clienti esteri (UE o extra-UE) inserisci XXXXXXX.
Anche senza codice destinatario, la fattura finisce nel cassetto fiscale del cliente. È buona pratica inviare copia di cortesia in PDF, ma non sostituisce l’XML transitato via SDI.
Sanitario: se sei soggetto all’invio al Sistema Tessera Sanitaria, non trasmettere via SDI le fatture verso i pazienti. Continua a seguire le regole STS (fonte: MEF – Sistema Tessera Sanitaria). Per fatture a imprese o PA, applica lo SDI.
Tempi di emissione, imposta di bollo e conservazione
Tempi: fattura immediata entro 12 giorni dall’operazione. Fattura differita entro il 15 del mese successivo, riepilogando documenti di trasporto (DDT) del mese precedente. Per le PA valgono le regole FatturaPA versione PA, con termini legati alla decorrenza per split payment o esigibilità.
Bollo: se la fattura non ha IVA e supera 77,47 euro, devi l’imposta di bollo di 2 euro. In e-fattura si indica il bollo virtuale. L’Agenzia delle Entrate addebita trimestralmente quanto dovuto (fonte: provvedimenti AE su Fatture e Corrispettivi).
Conservazione: conserva per 10 anni garantendo integrità, autenticità e leggibilità (fonti: DPR 633/1972; Codice civile art. 2220; D.M. 17/06/2014; Linee guida AgID sulla conservazione dei documenti informatici). Puoi usare il servizio gratuito AE o un conservatore accreditato. Mantieni metadati, marca temporale e, se previsto, firma digitale sul pacchetto di archiviazione.
Operazioni con l’estero e documenti integrativi
Vendite a clienti esteri: emetti fattura elettronica e inviala allo SDI con codice XXXXXXX. Per clienti UE indica eventualmente l’inversione contabile a destino, se applicabile. Per extra-UE indica la non imponibilità (esportazioni) con corretta natura IVA.
Acquisti dall’estero: per servizi da estero o acquisti intracomunitari devi inviare documenti integrativi in formato XML via SDI: TD17 (servizi da/verso estero con reverse charge), TD18 (acquisti intracomunitari), TD19 (acquisti da soggetti esteri in reverse charge interno). Il termine è il 15 del mese successivo a quello di ricezione del documento o della effettuazione dell’operazione (fonte: D.Lgs. 127/2015 e provvedimenti AE).
Sanzioni e come evitarle
Le sanzioni per omessa o tardiva fatturazione derivano dal D.Lgs. 471/1997. Se l’operazione è imponibile IVA, la sanzione va dal 90% al 180% dell’imposta. Se l’operazione non incide sull’IVA (ad esempio in forfettario), si applicano sanzioni in misura fissa o percentuale sui corrispettivi, secondo i casi (art. 6 e art. 11).
Per errori formali o ritardi brevi, usa il ravvedimento operoso (D.Lgs. 472/1997). Correggi e rinvia l’e-fattura appena possibile. Documenta la correzione nei registri e conserva le ricevute SDI.
Ricorda: una fattura scartata non esiste. Devi rinviare entro cinque giorni lavorativi se vuoi mantenere la data iniziale agli effetti IVA. Se rinvii oltre, la nuova data rileva ai fini dei termini.
Regola decisionale rapida
Decidi in 6 passaggi
1) Hai una Partita IVA? Sì: usa sempre l’e-fattura via SDI.
2) Sei un operatore sanitario che invia al Sistema Tessera Sanitaria? Se la fattura è verso un paziente, non usare lo SDI (verifica l’ultima proroga su MEF – STS e Normattiva). Se la fattura è verso impresa/PA, usa lo SDI.
3) Il cliente è italiano con codice destinatario o PEC? Inseriscilo. Se è un privato senza indirizzo, usa 0000000.
4) Il cliente è estero? Usa XXXXXXX e compila natura IVA corretta. Per acquisti dall’estero invia TD17/TD18/TD19 entro il 15 del mese successivo.
5) È fattura immediata o differita? Immediata entro 12 giorni. Differita entro il 15 del mese successivo con DDT.
6) Serve il bollo? Se senza IVA e sopra 77,47 euro, indica il bollo virtuale. Poi conserva a norma per 10 anni.
Casi d’uso avanzati nel 2026
Split payment verso PA
Per le pubbliche amministrazioni soggette a scissione dei pagamenti, indichi in fattura la scissione (split payment). L’IVA la versa la PA. La base normativa è nel D.L. 50/2017 e nei decreti attuativi, consultabili su Normattiva e sul sito del MEF.
Reverse charge interno
Per settori specifici (ad esempio subappalti edili o cessioni di rottami), l’IVA si applica in inversione contabile. In e-fattura indichi la “natura” corrispondente e la dicitura di legge. Riferimento: art. 17 DPR 633/1972 e risoluzioni AE di prassi.
Ritenute e contributi
Se sei professionista in ordinario, potresti applicare la ritenuta d’acconto. Se sei iscritto a una Cassa professionale, aggiungi il contributo integrativo. Se sei in Gestione separata INPS, la rivalsa è facoltativa. Specifica tutto nei campi dell’XML.
Note e allegati
Usa il campo “Causale” per note su contratti, SAL, penali, CIG/CUP. Puoi allegare documenti (ordini, DDT) nell’XML. Non sostituiscono i dati obbligatori ma aiutano i controlli interni del cliente.
Verifiche e tracciabilità
Scarica e conserva le ricevute SDI: consegna, impossibilità di recapito, scarto. Sono la tua prova. Consulta il cassetto fiscale per lo stato dei documenti. Le ricevute servono anche in caso di controlli (fonte: Agenzia delle Entrate – servizi Fatture e Corrispettivi).
| Scenario | Requisiti tecnici | Tempistiche | Riferimenti normativi |
|---|---|---|---|
| B2B Italia (regime ordinario) | XML FatturaPA; codice destinatario o PEC; IVA esposta o natura; eventuale ritenuta | Immediata entro 12 giorni; differita entro il 15 del mese successivo | Legge 205/2017 art.1 c.909-916; DPR 633/1972 art.21; provvedimenti AE |
| B2C Italia (privati) | XML; codice 0000000 se assente indirizzo; copia di cortesia facoltativa | Immediata entro 12 giorni; bollo se dovuto | Legge 205/2017; DPR 633/1972; provvedimenti AE su canali B2C |
| Clienti esteri (UE/extra-UE) | XML con XXXXXXX; natura non imponibile/esente; per acquisti TD17/TD18/TD19 | Vendite: immediata entro 12 giorni; Acquisti: entro il 15 del mese successivo | D.Lgs. 127/2015; provvedimenti AE su documenti transfrontalieri |
| Sanitario verso privati (STS) | No SDI per i pazienti; invio dati al Sistema Tessera Sanitaria | Secondo scadenze STS; conserva e documenta | D.L. 119/2018 e proroghe; MEF – Sistema TS; Normattiva |
| Fattura verso PA (split payment) | XML PA; indicazione split payment; CIG/CUP se richiesti | Termini PA; decorrenza per split payment come da contratto | D.L. 50/2017; DPR 633/1972; prassi AE |
FAQ
1) Sono in regime forfettario: devo fare la fattura elettronica? Cosa cambia in pratica?
Sì. Dal 2024 l’obbligo vale per tutti i forfettari. In pratica non addebiti l’IVA e non applichi ritenuta d’acconto, ma invii comunque l’XML via SDI. Compila correttamente i campi “natura” per indicare che l’operazione non è soggetta a IVA. Se superi 77,47 euro senza IVA, applica il bollo virtuale. Conserva tutto per 10 anni. Le regole di compilazione stanno nelle specifiche FatturaPA dell’Agenzia delle Entrate; la base legale è nella Legge 205/2017, con progressiva estensione ai forfettari tramite D.L. 36/2022 e provvedimenti AE. L’eccezione sanitaria continua a valere per fatture verso pazienti, da verificare annualmente su Normattiva e MEF – Sistema Tessera Sanitaria.
2) Quali sono i tempi esatti per emettere la fattura e cosa succede se sbaglio?
Hai due strade. Fattura immediata: emettila entro 12 giorni dall’operazione. Fattura differita: emettila entro il 15 del mese successivo, riepilogando i DDT del mese. Se invii tardi o lo SDI scarta, rischi sanzioni del D.Lgs. 471/1997. Per limitare i danni, correggi e rinvia subito. Puoi ricorrere al ravvedimento operoso (D.Lgs. 472/1997) per ridurre le sanzioni. Ricorda: se lo SDI scarta, la fattura non esiste. La validità decorre dall’invio accettato. Salva le ricevute SDI come prova.
3) Devo inviare anche l’esterometro per le operazioni con l’estero?
No, non più nel formato storico. Oggi comunichi le operazioni transfrontaliere tramite lo SDI. Per le vendite a clienti esteri emetti una fattura elettronica con codice XXXXXXX e indichi la corretta natura IVA (ad esempio non imponibile per esportazioni). Per gli acquisti dall’estero invii i documenti TD17, TD18 o TD19 entro il 15 del mese successivo alla ricezione del documento o alla effettuazione dell’operazione. Queste regole discendono dal D.Lgs. 127/2015 e dai provvedimenti tecnici dell’Agenzia delle Entrate. Conserva XML e ricevute come per le fatture nazionali.
4) Come funziona la conservazione a norma per 10 anni? Basta salvare i PDF?
Non basta il PDF di cortesia. Devi conservare il file XML originale transitato dallo SDI e le ricevute (consegna, impossibilità, scarto). La conservazione a norma richiede integrità, autenticità e leggibilità nel tempo. Si attua con pacchetti di archiviazione, metadati, marca temporale e, quando previsto, firma digitale, secondo il D.M. 17/06/2014 e le Linee guida AgID. Puoi usare il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate o un conservatore specializzato. Conserva per 10 anni, come impone il Codice civile art. 2220 e il DPR 633/1972. Documenta le procedure interne in un manuale di conservazione.
5) Sono un medico/psicologo: posso inviare via SDI le fatture ai pazienti se lo desidero?
No, se rientri tra i soggetti obbligati a trasmettere al Sistema Tessera Sanitaria per prestazioni sanitarie rese a persone fisiche. In quel caso vige il divieto di emettere e-fatture via SDI verso i pazienti per motivi di privacy. La fattura può essere analogica o elettronica extra-SDI, ma i dati vanno inviati al Sistema Tessera Sanitaria secondo le regole MEF – STS. Per fatture a imprese o PA puoi e devi usare lo SDI. Questa disciplina è stata più volte prorogata con decreti annuali (consulta Normattiva e le comunicazioni del MEF – Sistema Tessera Sanitaria per la proroga in vigore ad agosto 2026). Verifica sempre l’ultimo aggiornamento prima di emettere.
