Ultimo aggiornamento: giugno 2026.
Per emettere gratis la fattura elettronica: accedi con SPID/CIE/CNS, compila cedente, cliente, documento, bollo e pagamento; genera il file XML e invia allo SDI; conserva a norma per 10 anni.
- Obbligo e regole da D.Lgs. 127/2015 e Legge 205/2017; estensione ai forfettari da D.L. 36/2022 convertito in L. 79/2022.
- Formato XML e invio tramite Sistema di Interscambio secondo Provvedimento Agenzia delle Entrate 30 aprile 2018 n. 89757 e Specifiche tecniche FatturaPA.
- Bollo virtuale e conservazione a norma secondo D.M. 17 giugno 2014, D.M. 4 dicembre 2020, Linee guida AgID e art. 2220 c.c.
Quadro normativo 2026: cosa devi sapere prima di iniziare
L’obbligo di fatturazione elettronica tra privati decorre dal 1° gennaio 2019. Lo prevedono il D.Lgs. 127/2015 e la Legge 205/2017, commi 909-916. La Pubblica Amministrazione accetta solo e-fatture dal 2014, ai sensi della L. 244/2007 e del D.M. 55/2013.
Dal 1° luglio 2022 l’obbligo ha coinvolto molti forfettari. Dal 1° gennaio 2024 è esteso a tutti i forfettari, come stabilito dal D.L. 36/2022, convertito in L. 79/2022. Oggi, quindi, quasi tutti i titolari di partita IVA devono emettere e-fatture.
Il tracciato è XML FatturaPA e viaggia tramite il Sistema di Interscambio (SDI). Le regole tecniche sono nel Provvedimento Agenzia delle Entrate 30 aprile 2018 n. 89757 e nelle Specifiche tecniche FatturaPA pubblicate dall’Agenzia delle Entrate.
Le operazioni transfrontaliere passano da SDI con codici documento dedicati, secondo le indicazioni del Ministero dell’Economia e delle Finanze e delle Specifiche tecniche. Per i riferimenti aggiornati puoi consultare testualmente Normattiva e i documenti dell’Agenzia delle Entrate.
Accesso al portale e impostazioni iniziali
Come entrare nell’area Fatture e Corrispettivi
Accedi all’area riservata dell’Agenzia delle Entrate con SPID, CIE o CNS. Seleziona Fatture e Corrispettivi. Troverai la sezione Fatturazione elettronica e conservazione per creare, inviare e gestire le fatture.
Se incarichi un consulente, conferisci una delega ai servizi di Fatturazione elettronica. La procedura di delega è disciplinata da provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate e si attiva dall’area riservata o con modulo cartaceo in ufficio.
Profilo fiscale: regime e cassa previdenziale
Prima di emettere la prima fattura, verifica i tuoi dati. Inserisci e controlla: denominazione, partita IVA, indirizzo, regime fiscale. Per “regime fiscale” indica il codice previsto dalle Specifiche (ad esempio ordinario, forfettario, minimi).
Gestisci anche la “cassa previdenziale”, cioè il contributo integrativo tipico delle professioni. Se la tua cassa richiede rivalsa, attiva la voce nella sezione linee. Se versi alla Gestione Separata INPS, usa il campo ritenute o cassa previdenziale secondo la tua disciplina.
Creazione della fattura: flusso operativo completo
Dati del cedente/prestatore e del cliente
Apri “Nuova fattura” e scegli “Fattura ordinaria” (tipo documento TD01 per vendite standard). Compila i Dati del cedente/prestatore. Inserisci i Dati del cliente: partita IVA o codice fiscale, indirizzo, paese.
Nel blocco “Dati trasmissione” indica il canale di recapito del cliente: Codice Destinatario a 7 caratteri o PEC. Per consumatori finali usa il Codice Destinatario “0000000”. Per clienti esteri usa “XXXXXXX”. In quest’ultimo caso SDI non recapita, ma tu assolvi l’adempimento fiscale.
Documento: numero, data, tipo documento
Assegna un numero progressivo unico e la data. La numerazione deve essere continua per serie e anno. La data segue le regole IVA (art. 21 D.P.R. 633/1972). Se fai acconti, puoi usare TD02 (acconto/anticipo). Per note di credito usa TD04.
Per fatture verso PA scegli il formato e il codice ufficio destinatario IPA del cliente pubblico. Questo è obbligatorio ai sensi del D.M. 55/2013.
Linee, aliquote, “natura” IVA, ritenute e cassa
Inserisci le linee di dettaglio: descrizione chiara del bene o servizio, quantità, prezzo unitario, sconti. Scegli l’aliquota IVA corretta (22%, 10%, 5%, 4% o altre previste).
Se l’operazione non ha IVA, seleziona la “natura” (codici N1-N7) prevista dalle Specifiche tecniche. Ad esempio: N2.2 per operazioni non soggette, N3.5 per non imponibili esportazioni, N4 per esenti, N6 per inversione contabile.
Gestisci eventuali ritenute d’acconto. La ritenuta è una trattenuta fiscale sui compensi, se prevista dal tuo rapporto. I contribuenti in regime forfettario di norma non subiscono ritenute (salvo casi particolari).
Se applichi una cassa previdenziale, aggiungi la voce dedicata. Indica aliquota e imponibile per calcolare la rivalsa o il contributo integrativo, come da regolamento della tua cassa.
Bollo virtuale e riepilogo IVA
Se la fattura è senza IVA e supera 77,47 euro, attiva il bollo virtuale. L’imposta è 2,00 euro. Lo prevede il D.M. 17 giugno 2014, come aggiornato dal D.M. 4 dicembre 2020. Il portale somma il bollo alle righe totali.
Controlla il riepilogo IVA. Verifica base imponibile, imposta e totale. Se hai più aliquote o nature, troverai più righe di riepilogo.
Pagamento, allegati e controlli finali
Completa “Dati pagamento”: modalità (bonifico, carta, contanti), IBAN, scadenza. Puoi aggiungere allegati, ad esempio ordini, DDT o contratto.
Usa l’anteprima per verificare errori comuni: partita IVA cliente, codice destinatario, imponibili, ritenute, bollo. Correggi e salva.
Invio allo SDI: esiti, correzioni e tempi
Generare l’XML e inviare
Il sistema crea il file XML conforme. Puoi scaricarlo per archivio o inviarlo direttamente a SDI dal portale. Non serve firma digitale se invii dal portale dell’Agenzia: il sistema garantisce l’autenticità del colloquio.
Stati di lavorazione: consegna, mancata consegna, scarto
Se SDI recapita al cliente, lo stato è “Consegnata”. Se il canale del cliente non è attivo, vedi “Mancata consegna”: l’emissione è valida, ma devi inviare al cliente una copia di cortesia (PDF) via email.
Se SDI scarta, c’è un errore formale o tecnico. La fattura è “non emessa”. Lo stabilisce la disciplina del SDI e l’art. 21 del D.P.R. 633/1972 per i termini di emissione.
Scarto: come rimediare entro 5 giorni
In caso di scarto, correggi e ritrasmetti entro 5 giorni dalla notifica, mantenendo data e numero originali. Se superi i 5 giorni, l’operazione è tardiva e possono applicarsi sanzioni IVA (D.Lgs. 471/1997).
Trovi il dettaglio dell’errore nei messaggi SDI (file “metadati” o notifica). Correggi i campi indicati: spesso Codice Destinatario, aliquote, nature, dati cliente o incoerenze di imponibile/imposta.
Conservazione digitale e consultazione
Conservare a norma per 10 anni
Devi conservare a norma le fatture per 10 anni (art. 2220 c.c.). La conservazione digitale segue le Linee guida AgID e il D.M. 17 giugno 2014. Nell’area Fatture e Corrispettivi puoi attivare il servizio di conservazione e gestire i lotti.
La conservazione garantisce integrità, autenticità e reperibilità. Non è un semplice salvataggio: prevede pacchetti, marcature e riferimenti temporali secondo le regole AgID.
Consultazione e copia di cortesia
Nell’area riservata puoi consultare, ricercare e scaricare le e-fatture. Puoi anche generare la “copia di cortesia” PDF per il cliente. Ricorda: il PDF non ha valore fiscale. Il documento valido è l’XML transitato da SDI.
Casi particolari e codifiche utili nel 2026
Regime forfettario
In regime forfettario non addebiti IVA in fattura e non subisci ritenute in via ordinaria. Usa una “natura” compatibile (ad esempio N2.2 o N4, secondo il caso). Applica il bollo virtuale da 2 euro se il totale senza IVA supera 77,47 euro.
Inserisci la dicitura in fattura che spiega il regime (esenzione IVA ai sensi della L. 190/2014 e s.m.i.). Nel portale, seleziona il codice regime fiscale appropriato.
Clienti esteri e operazioni transfrontaliere
Per vendite a clienti esteri emetti e invii la e-fattura a SDI con Codice Destinatario “XXXXXXX”. Per acquisti di servizi da estero con inversione contabile, usa i documenti di integrazione/autofattura previsti (codici TD17-TD19) secondo le Specifiche tecniche.
Queste trasmissioni sostituiscono l’esterometro, come previsto dalla normativa recente. Le regole sono descritte nelle Specifiche tecniche e nelle circolari dell’Agenzia delle Entrate.
Pubblica Amministrazione
Per la PA serve il codice ufficio destinatario IPA. Usa il formato PA e compila CIG e CUP se richiesti. La mancata indicazione può causare rifiuto in fase di accettazione da parte dell’ente.
Note di credito e debito
Per rettificare in diminuzione usa TD04 (nota di credito). Per variazioni in aumento e addebiti successivi usa i documenti previsti (ad esempio TD05 o nuova fattura). Richiama sempre la fattura originaria nei “Dati fatture collegate”.
Regola decisionale rapida
Seleziona il flusso giusto con nessi logici semplici
Se il cliente è italiano e imponibile IVA, allora usa TD01, aliquota corretta (22/10/5/4), Codice Destinatario o PEC del cliente.
Se sei in regime forfettario e l’importo supera 77,47 euro senza IVA, allora attiva bollo virtuale a 2 euro e usa una natura compatibile.
Se il cliente è estero, allora emetti e invia a SDI con Codice Destinatario “XXXXXXX” e invia copia di cortesia al cliente.
Se l’operazione è senza IVA per legge (esente/non imponibile), allora usa il codice natura adeguato (serie N1-N7) e compila la motivazione nella descrizione.
Se SDI scarta, allora correggi e ritrasmetti entro 5 giorni mantenendo numero e data originari; oltre i 5 giorni sei in ritardo.
Adempimenti collegati: bollo e pagamenti
Imposta di bollo su e-fatture
Il bollo su fatture elettroniche senza IVA oltre 77,47 euro è dovuto a 2,00 euro. Il portale calcola gli importi per trimestre. Il versamento si effettua con F24, codici tributo dedicati, alle scadenze stabilite dal D.M. 17 giugno 2014 e aggiornamenti del MEF.
Se l’importo complessivo dei primi due trimestri non supera la soglia prevista, puoi pagare insieme ai trimestri successivi, come consentito dalle regole vigenti del MEF. Verifica sempre le scadenze nell’area riservata.
Controlli qualità prima dell’invio: checklist
Evita gli errori più comuni
Controlla dati anagrafici cliente, Codice Destinatario/PEC, numero e data fattura, aliquote, nature IVA, totale e bollo. Verifica IBAN e termini di pagamento. Se fatturi a PA, controlla codice ufficio, CIG e CUP.
Per vendite estere, verifica paese e codice fiscale/partita IVA estera del cliente, oltre alla corretta codifica del destinatario “XXXXXXX”.
| Scenario | Codici/IVA da usare | Dati chiave da inserire | Tempistiche e adempimenti |
|---|---|---|---|
| Vendita in Italia con IVA | TD01; aliquota 22/10/5/4; niente natura | Codice Destinatario/PEC cliente; numero e data; metodo pagamento; eventuale cassa | Emissione entro 12 giorni dall’effettuazione operazione (art. 21 DPR 633/1972). Conservazione 10 anni. |
| Forfettario senza IVA | TD01; natura compatibile (es. N2.2 o N4); bollo se > 77,47 € | Dicitura regime forfettario; bollo virtuale 2 €; totale senza IVA | Pagamento bollo per trimestri secondo D.M. 17/06/2014. Conservazione 10 anni. |
| Cliente estero (UE/extra-UE) | TD01; natura secondo caso; Codice Destinatario “XXXXXXX” | Dati cliente estero; valuta opzionale; descrizione chiara; copia di cortesia | Invio a SDI ai fini comunicativi. Copia al cliente. Conservazione 10 anni. |
| Autofattura/integrazione per acquisti esteri | TD17/TD18/TD19 secondo Specifiche | Riferimento documento estero; controparti; natura N6.x (reverse) | Trasmissione nei termini previsti; assolve comunicazioni transfrontaliere. |
| Fattura verso PA | TD01 PA; aliquota o natura; campi CIG/CUP se richiesti | Codice ufficio IPA; ordine/contratto; termini pagamento PA | Rifiuto possibile se dati mancanti. Conservazione 10 anni. |
FAQ
Come scelgo tra Codice Destinatario e PEC del cliente? Cosa succede se sbaglio?
Il Codice Destinatario è il canale preferito perché recapita direttamente al software gestionale del cliente. La PEC è alternativa e recapita la fattura nella casella PEC del cliente. Se inserisci un codice errato, SDI può recapitare comunque se il cliente ha registrato un canale “predefinito” nel suo cassetto fiscale. In caso contrario, SDI segnala “mancata consegna”: l’emissione resta valida, ma devi inviare una copia di cortesia al cliente e concordare le modalità di pagamento. Se invece l’errore è strutturale (formato o incoerenze), ricevi “scarto” e devi ritrasmettere entro 5 giorni con la correzione, mantenendo data e numero originari.
Sono in regime forfettario: quali campi devo sempre curare?
Compila il regime fiscale corretto nel profilo. In fattura usa un codice natura compatibile che spieghi la non applicazione dell’IVA. Inserisci la dicitura di legge sul regime forfettario (L. 190/2014 e successive modifiche). Se il totale senza IVA supera 77,47 euro, attiva il bollo virtuale a 2 euro. Non indicare la ritenuta d’acconto, salvo casi eccezionali previsti da norme specifiche. Nella sezione pagamento, specifica IBAN e scadenza per ridurre contestazioni. Conserva a norma l’XML per 10 anni. Se il cliente chiede il PDF, invialo come cortesia, ricordando che il file valido è l’XML transitato da SDI.
Come gestisco una nota di credito elettronica per stornare una fattura?
Apri una nuova fattura e seleziona TD04 (nota di credito). Richiama la fattura originaria nei “Dati fatture collegate” con numero, data e identificativo SDI se disponibile. Inserisci le linee con importi negativi o il totale da stornare, specificando l’aliquota o la natura coerente con l’operazione iniziale. Se la fattura originaria aveva bollo e ora l’importo scende sotto soglia, valuta il riaccredito con accordo commerciale; il bollo già assolto resta dovuto secondo D.M. 17 giugno 2014. Invia a SDI e conserva a norma. Se la PA ha già pagato in split payment o con termini particolari, coordina la nota con l’ufficio contabile del cliente.
Cosa cambio quando fatturo a un cliente estero extra-UE?
Nei dati cliente inserisci il paese estero e i riferimenti fiscali disponibili. Nel canale di recapito usa “XXXXXXX”. Descrivi bene la natura dell’operazione: ad esempio non imponibile per esportazioni, oppure operazione fuori campo IVA. Scegli la natura corretta (serie N1-N7) secondo Specifiche tecniche e normativa IVA. Invii comunque l’XML a SDI per adempiere agli obblighi comunicativi. Inoltra una copia di cortesia al cliente, spesso in inglese. Se incassi in valuta estera, puoi indicare la valuta e il tasso di cambio nella descrizione; contabilmente, riferisci i cambi ufficiali della Banca d’Italia. Conserva l’XML per 10 anni e archivia i documenti doganali se presenti.
Quali sono le scadenze e le sanzioni legate alla fattura elettronica e al bollo?
La fattura va emessa entro 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione, come da art. 21 del D.P.R. 633/1972. Il ritardo può comportare sanzioni secondo il D.Lgs. 471/1997, riducibili con ravvedimento operoso. Per il bollo sulle e-fatture senza IVA superiori a 77,47 euro, il versamento è trimestrale con F24 e codici tributo dedicati, secondo il D.M. 17 giugno 2014 e successive modifiche ministeriali. Se il totale dei primi due trimestri non supera la soglia prevista, puoi differire ai trimestri successivi. Nell’area riservata trovi l’importo dovuto e le scadenze proposte. Conserva a norma per 10 anni, come stabilito dall’art. 2220 c.c. e dalle Linee guida AgID. Il mancato rispetto degli obblighi documentali e di conservazione può comportare contestazioni in sede di controllo.
