Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
La fatturazione è il processo con cui emetti e invii la fattura (oggi quasi sempre elettronica via SdI) per certificare vendite/servizi, incassare in modo regolare e rispettare gli obblighi fiscali.
- Dal 2024 l’e-fattura è obbligatoria per quasi tutti i titolari di Partita IVA; restano esclusi i soggetti che trasmettono al Sistema Tessera Sanitaria per fatture a persone fisiche.
- Tre fasi operative: attivazione del canale, compilazione del file XML FatturaPA, invio e gestione esiti SdI.
- Regole chiave: tempi (12 giorni o 15 del mese successivo), marca da bollo quando dovuta, conservazione digitale per 10 anni.
Che cos’è la fatturazione e perché è centrale per la tua Partita IVA
Fatturare significa emettere un documento fiscale che prova una cessione di beni o una prestazione di servizi. Il documento si chiama fattura. Contiene dati del venditore, del cliente, la descrizione dell’operazione e il corrispettivo.
La base normativa è l’articolo 21 del DPR 633/1972, che elenca i dati obbligatori in fattura. Dal 2019, la fattura è quasi sempre elettronica, secondo il decreto legislativo 127/2015 e i provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate. Trovi le norme sul portale Normattiva e la prassi sul sito dell’Agenzia delle Entrate.
La fatturazione corretta ti permette di incassare in tempi certi, evitare sanzioni, gestire IVA, bollo e ritenute. La fattura è anche il perno della tua contabilità, perché determina ricavi e imposte.
Obblighi 2026: chi deve emettere fattura elettronica e con quali eccezioni
Il perimetro dell’obbligo
L’e-fattura tra privati (B2B e B2C) è obbligatoria dal 2019 per soggetti residenti, stabiliti o identificati in Italia. La legge 205/2017 e il decreto legislativo 127/2015 hanno introdotto il sistema. I provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate del 2018 hanno definito le regole tecniche.
Dal 1° luglio 2022 l’obbligo ha incluso i forfettari con ricavi 2021 oltre 25.000 euro. Dal 1° gennaio 2024 l’obbligo si è esteso a tutti i contribuenti in regime forfettario. Oggi, agosto 2026, l’obbligo vale per la generalità delle Partite IVA, con specifiche eccezioni sanitarie.
L’eccezione sanitaria e il Sistema Tessera Sanitaria (STS)
I soggetti tenuti a trasmettere i dati al Sistema Tessera Sanitaria non devono emettere fattura elettronica tramite SdI per le prestazioni sanitarie rese a persone fisiche. La base è l’articolo 10-bis del DL 119/2018, più le proroghe periodiche del MEF e i provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate.
In pratica: se fatturi prestazioni sanitarie a un paziente persona fisica, usi il tracciato STS e non invii l’e-fattura via SdI. Se svolgi attività non sanitaria, o vendi a soggetti passivi IVA, verifica caso per caso: spesso puoi emettere e-fattura via SdI. Controlla sempre gli aggiornamenti ministeriali.
Come si emette una fattura elettronica: attivazione, compilazione, invio
1) Attivazione: credenziali, canale e indirizzo telematico
Accedi all’area riservata “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate con SPID, CIE o CNS. Qui puoi:
- Usare gli strumenti gratuiti per emettere e inviare fatture.
- Registrare un indirizzo telematico (codice destinatario o PEC) dove ricevere fatture passive.
- Gestire deleghe a un intermediario, come previsto dai provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate del 2018.
La registrazione dell’indirizzo telematico è consigliata: assicura la corretta consegna delle fatture ricevute, anche se il fornitore inserisce “0000000”.
2) Compilazione: contenuti obbligatori e casi particolari
La fattura deve riportare: data, numero progressivo univoco, dati completi di cedente e cessionario, descrizione chiara di beni o servizi, imponibile, aliquota e imposta, o la causale di non imponibilità. Questo deriva dall’articolo 21 del DPR 633/1972.
Nel file XML FatturaPA indichi anche il “Regime fiscale”. Se sei in regime forfettario (imposta sostitutiva), selezioni il codice dedicato. Non addebiti IVA e inserisci una dicitura del tipo: “Operazione in franchigia IVA ai sensi dell’art. 1, commi 54-89, L. 190/2014 (regime forfettario)”. Nel tracciato si usa una “natura” IVA compatibile con operazioni senza imposta.
Marca da bollo: se la fattura non espone IVA ed è di importo superiore a 77,47 euro, si applica 2 euro di imposta di bollo virtuale. La disciplina viene dal DPR 642/1972 e dal DM 17 giugno 2014. L’Agenzia delle Entrate calcola trimestralmente il dovuto e consente il pagamento con addebito o F24.
PA e appalti: per le Pubbliche Amministrazioni usi la fattura elettronica PA, con codice ufficio destinatario IPA. Inserisci CIG e CUP se richiesti dalla normativa in materia di tracciabilità e appalti.
Ritenuta: se applichi ritenuta d’acconto, indicala nei campi dedicati. Il cliente sostituto d’imposta tratterrà e verserà la ritenuta.
3) Invio: canale SdI, codici e stati
Invii il file XML al Sistema di Interscambio (SdI). Puoi usare il portale, l’app, la PEC o un canale accreditato. Per consegnare la fattura al cliente:
- Usa il suo codice destinatario a 7 caratteri se te lo fornisce.
- In alternativa, inserisci la sua PEC nel campo dedicato.
- Se vendi a privati consumatori senza recapiti telematici, inserisci “0000000”. La fattura finisce nel loro cassetto fiscale; consegna una copia di cortesia al cliente.
- Se il cliente è estero, inserisci “XXXXXXX” e invia copia non XML al cliente secondo le prassi commerciali.
Tempi: per fattura immediata hai 12 giorni dalla data di effettuazione dell’operazione (articolo 21 DPR 633/1972). La fattura differita, su DDT o documento equipollente, si emette entro il 15 del mese successivo. Le note di variazione (credito/debito) seguono l’articolo 26 del DPR 633/1972.
Esiti SdI: “consegnata”, “non consegnata” (la fattura è comunque emessa; avvisa il cliente) o “scartata”. Se scartata, la fattura si considera non emessa. Correggi e reinvia entro 5 giorni mantenendo numero e data originari, come da indicazioni dell’Agenzia delle Entrate.
Operazioni con l’estero e documenti integrativi
Cessioni e prestazioni verso clienti esteri
Se vendi a clienti UE o extra-UE, puoi emettere e-fattura a SdI con codice “XXXXXXX” e inviare al cliente una copia PDF. Ai fini fiscali italiani, l’invio allo SdI assolve agli obblighi di comunicazione delle operazioni transfrontaliere, secondo le regole introdotte dal DL 146/2021 e attuate dai provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate.
Ricorda di indicare correttamente la natura IVA dell’operazione (non imponibile, fuori campo, ecc.) in base agli articoli del DPR 633/1972 e alla direttiva IVA UE recepita.
Acquisti dall’estero: integrazione/autofattura
Per acquisti di servizi da soggetti esteri o beni intracomunitari, invii a SdI i documenti di integrazione/autofattura con i tipi documento dedicati (ad esempio TD17, TD18, TD19), entro i termini previsti dalle specifiche tecniche e dalla normativa IVA. Applichi il reverse charge: integri l’IVA italiana e la versi, detraendo se consentito.
Conserva la prova dell’invio e l’esito SdI. Questi documenti sono essenziali per la corretta liquidazione IVA e per superare eventuali controlli.
Conservazione digitale, controlli e sanzioni
Conservazione a norma per 10 anni
Le fatture elettroniche vanno conservate digitalmente per 10 anni, secondo l’articolo 2220 del Codice civile e l’articolo 39 del DPR 633/1972. La “conservazione a norma” richiede un processo che garantisca autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità.
Puoi usare il servizio dell’Agenzia delle Entrate o un conservatore accreditato. Predisponi un manuale di conservazione e assicurati di poter esibire i documenti in caso di verifica dell’Amministrazione finanziaria o della Guardia di Finanza.
Imposta di bollo: liquidazione e versamento
Se emetti fatture senza IVA superiori a 77,47 euro, l’imposta di bollo è dovuta. Per le e-fatture l’imposta viene calcolata trimestralmente dall’Agenzia delle Entrate, che rende disponibile l’importo da pagare. Puoi autorizzare l’addebito o pagare con F24 entro le scadenze trimestrali.
Verifica periodicamente l’esito dei conteggi e, se necessario, integra o correggi. La base normativa è il DPR 642/1972, il DM 17 giugno 2014 e i provvedimenti attuativi dell’Agenzia delle Entrate.
Sanzioni e ravvedimento
Se non emetti o emetti in ritardo, si applicano le sanzioni dell’articolo 6 del decreto legislativo 471/1997. In generale, da un minimo del 5% al 10% dei corrispettivi non documentati. Se l’operazione non incide sull’IVA (per esempio in forfettario), la sanzione varia da 250 a 2.000 euro.
Puoi ridurre le sanzioni con il ravvedimento operoso (decreto legislativo 472/1997), pagando spontaneamente imposta e sanzione ridotta in base al ritardo. Conserva ricevute e protocolli SdI per dimostrare diligenza in caso di controllo.
Regola decisionale rapida
Sei in dubbio su cosa fare? Segui questi nessi logici
- Vendi a PA italiana: emetti e-fattura PA via SdI con codice ufficio IPA; inserisci CIG/CUP se richiesti.
- Vendi a impresa o professionista in Italia: emetti e-fattura B2B via SdI; usa il codice destinatario del cliente o la sua PEC; in mancanza, “0000000”.
- Vendi a consumatore finale in Italia: puoi emettere documento commerciale; se emetti fattura su richiesta o per prassi, è e-fattura via SdI con “0000000”.
- Sei soggetto a STS e fatturi a persona fisica per prestazione sanitaria: non emettere e-fattura via SdI; trasmetti i dati al Sistema Tessera Sanitaria secondo le regole vigenti.
- Cliente estero: emetti e-fattura con “XXXXXXX” e invia copia non XML al cliente; cura la natura IVA corretta.
- Acquisti dall’estero: invia integrazione/autofattura via SdI (TD17/TD18/TD19) nei termini; applica reverse charge.
- Importo senza IVA oltre 77,47 euro: applica bollo virtuale e verifica i conteggi trimestrali sul portale.
- Scarto SdI: correggi e reinvia entro 5 giorni, mantenendo numero e data originari.
Tabella operativa: scenari, requisiti e tempistiche
| Scenario | Requisiti operativi | Documento/Tipo Documento | Tempistiche/Note |
|---|---|---|---|
| Vendita a impresa/professionista in Italia | Codice destinatario o PEC; indirizzo telematico registrato consigliato | E-fattura B2B (TD01) | Entro 12 giorni (immediata) o 15 mese successivo (differita) |
| Vendita a consumatore finale in Italia | Documento commerciale con RT; se fattura, usare “0000000” | E-fattura B2C (TD01) o documento commerciale | Fattura su richiesta cliente o per prassi; consegna copia di cortesia |
| Prestazione sanitaria a persona fisica (soggetto STS) | Divieto e-fattura via SdI per la prestazione sanitaria | Trasmissione STS; fattura non elettronica verso il paziente | Secondo calendario STS; verificare proroghe MEF |
| Vendita a cliente estero (UE/extra-UE) | Usare “XXXXXXX”; inviare copia al cliente | E-fattura B2B estero (TD01) con natura IVA corretta | Entro termini generali; assolve comunicazione transfrontaliera |
| Acquisto servizi da estero | Reverse charge; invio documento a SdI | Autofattura/integrazione TD17 | Nei termini previsti dalle specifiche; liquidazione IVA |
| Acquisto beni intra-UE | Integrazione IVA; invio a SdI | Integrazione TD18 | Entro il 15 del mese successivo o regole tecniche |
| Fornitura a PA | Codice ufficio IPA; eventuali CIG/CUP | E-fattura PA | Secondo termini contrattuali; SdI obbligatorio |
FAQ: domande frequenti sulla fatturazione nel 2026
La fatturazione elettronica è obbligatoria per tutti? Ci sono eccezioni nel 2026?
L’e-fattura è obbligatoria per quasi tutti i soggetti IVA in Italia, inclusi i forfettari. L’obbligo nasce dal decreto legislativo 127/2015 e dalla legge 205/2017, ed è operativo con i provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate. L’eccezione principale riguarda i soggetti che trasmettono al Sistema Tessera Sanitaria: per le prestazioni sanitarie rese a persone fisiche non devono emettere e-fattura via SdI, come previsto dall’articolo 10-bis del DL 119/2018 e dalle proroghe MEF. Se svolgi attività miste (sanitarie e non), valuta ogni operazione: per la parte non sanitaria o verso soggetti passivi IVA, l’e-fattura può essere dovuta. Controlla sempre le istruzioni aggiornate dell’Agenzia delle Entrate e del Ministero dell’Economia e delle Finanze.
Come si attiva l’e-fattura e cosa serve davvero (firma digitale, PEC, software)?
Per iniziare accedi al portale “Fatture e Corrispettivi” con SPID, CIE o CNS. Non è obbligatoria la firma digitale sulla fattura elettronica tra privati: la trasmissione via SdI garantisce integrità e autenticità. La PEC non è indispensabile, ma può servire come canale di consegna al cliente. Puoi usare il software gratuito dell’Agenzia o un gestionale privato. Registra l’indirizzo telematico per ricevere le fatture passive in modo certo. Se deleghi un intermediario, compila la delega secondo i provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate. Infine, imposta sezionali e numeratori per avere una numerazione progressiva e coerente.
Codice destinatario, PEC, “0000000” e “XXXXXXX”: quando usare cosa?
Se il cliente ha un codice destinatario, usalo sempre: consente la consegna diretta al suo gestionale. Se ti comunica una PEC, puoi indicarla come recapito. Quando fatturi a un consumatore finale senza recapiti telematici, inserisci “0000000”: la fattura sarà comunque nel suo cassetto fiscale. Per clienti esteri usa “XXXXXXX” perché non sono raggiungibili da SdI; invia una copia non XML al cliente per cortesia commerciale. Se il cliente è una PA, usa il codice ufficio IPA specifico. In tutti i casi conserva l’esito SdI: è la ricevuta ufficiale della trasmissione.
Ho una fattura scartata da SdI o inviata in ritardo: che rischio e come rimediare?
Una fattura scartata si considera non emessa. Correggila e reinviala entro 5 giorni, mantenendo numero e data originari, come indicato dall’Agenzia delle Entrate. Se hai emesso in ritardo o non hai emesso, si applicano le sanzioni dell’articolo 6 del decreto legislativo 471/1997. Puoi usare il ravvedimento operoso (decreto legislativo 472/1997) per ridurre l’importo: versa spontaneamente imposta e sanzione ridotta in base ai giorni di ritardo. Documenta sempre gli invii e gli esiti SdI, e gestisci le note di variazione (articolo 26 DPR 633/1972) se devi rettificare imponibile o imposta.
Quando si applica la marca da bollo da 2 euro e come la pago sulle e-fatture?
La marca da bollo si applica se la fattura non reca IVA e l’importo è superiore a 77,47 euro. Esempio tipico: professionista in forfettario che fattura onorari senza IVA. Per le e-fatture, l’imposta è “virtuale”: l’Agenzia delle Entrate conteggia trimestralmente il dovuto in base ai tag “bollo” presenti nei file XML. Puoi autorizzare l’addebito o pagare con F24 entro la scadenza del trimestre. Se ti sei dimenticato di impostare il bollo in fattura, puoi regolarizzare nei termini previsti dai provvedimenti attuativi. Le fonti sono il DPR 642/1972, il DM 17 giugno 2014 e le istruzioni dell’Agenzia delle Entrate. Ricorda di verificare i riepiloghi trimestrali per evitare differenze e sanzioni.
Come conservo a norma le fatture e per quanto tempo? Devo tenere anche una copia PDF?
Devi conservare le fatture elettroniche nel loro formato XML originale per 10 anni, come stabilito dall’articolo 2220 del Codice civile e dall’articolo 39 del DPR 633/1972. La conservazione “a norma” garantisce autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità nel tempo. Puoi usare il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate o un conservatore esterno. Il PDF è solo una copia di cortesia e non sostituisce l’XML ai fini fiscali. Prevedi un responsabile interno del processo, aggiorna il manuale di conservazione e assicurati che gli archivi siano estraibili in caso di verifica. Mantieni le ricevute SdI insieme alle fatture: sono parte della prova documentale.
Come gestisco operazioni con l’estero e i documenti TD17/TD18/TD19?
Per vendite a clienti esteri emetti e-fattura con “XXXXXXX” e indicazioni IVA corrette (non imponibile, fuori campo, ecc.). Per acquisti esteri, emetti documenti di integrazione/autofattura via SdI: TD17 per servizi da estero, TD18 per beni intra-UE, TD19 per operazioni particolari. Questi documenti attivano il reverse charge, con IVA dovuta in Italia e, se hai diritto, detraibile. Rispetta termini e specifiche tecniche pubblicate dall’Agenzia delle Entrate. Conserva i protocolli SdI e le registrazioni contabili: sono essenziali per le liquidazioni periodiche e per difenderti in caso di controlli.
