Fatture elettroniche sull’agenzia entrate: come farle ed inviarle?

Ultimo aggiornamento: agosto 2026.

• Obbligo e-fattura: dal 2024 per tutte le Partite IVA, esclusi gli operatori sanitari verso i pazienti (base: D.Lgs. 127/2015, DL 119/2018 e successive modifiche).
• Passi operativi: abilitazione servizio, registrazione indirizzo telematico, creazione file, invio SdI, conservazione decennale.
• Attenzioni fiscali: regime fiscale, IVA, ritenuta d’acconto, bollo virtuale, termini di emissione e gestione scarti SdI.

Panoramica normativa e cosa serve prima di iniziare

L’obbligo di fatturazione elettronica nasce con il D.Lgs. 127/2015. Dal 2019 è generalizzato per B2B e B2C. Dal 2024 coinvolge tutte le Partite IVA, con esclusione degli esercenti attività sanitarie verso privati per ragioni di privacy. Questa esclusione deriva dall’art. 10-bis del DL 119/2018, convertito in Legge 136/2018, e dai provvedimenti sul Sistema Tessera Sanitaria.

L’obbligo verso la Pubblica Amministrazione è in vigore dal 2014 (DM 55/2013). Le regole IVA si trovano nel DPR 633/1972. Per i professionisti, la ritenuta d’acconto segue l’art. 25 del DPR 600/1973. Il regime forfettario è disciplinato dalla Legge 190/2014, art. 1, commi 54-89. Le scadenze di emissione derivano dal DL 119/2018. Puoi consultare i testi su Normattiva o nelle sezioni documentali dell’Agenzia delle Entrate.

Ti servono: SPID, CIE o CNS per accedere. Un indirizzo PEC o un codice destinatario (7 caratteri) per ricevere le fatture. I dati del cliente. La tua anagrafica aggiornata. Il regime fiscale corretto. Eventuali riferimenti a CIG/CUP per PA.

Abilitazioni e impostazioni nel portale Fatture e Corrispettivi

1) Attiva Fatturazione elettronica e Conservazione

Accedi al portale Fatture e Corrispettivi con SPID, CIE o CNS. Entra nella sezione Fatturazione elettronica. Attiva la funzione di emissione e il servizio di Conservazione. La conservazione è gratuita e a norma. Rende i documenti immodificabili e leggibili per 10 anni. Il termine discende dall’art. 2220 del Codice Civile e dall’art. 39 del DPR 633/1972.

2) Registra l’indirizzo telematico di ricezione

Usa la funzione Registrazione dell’indirizzo telematico. Inserisci il tuo codice destinatario o la PEC. Serve per “agganciare” in modo automatico le fatture in arrivo. Vale anche se il fornitore inserisce un dato diverso. Questa registrazione riduce gli errori e velocizza la contabilizzazione.

3) Deleghe e ruoli

Se un intermediario ti assiste, attiva le deleghe nel portale. Può emettere e conservare per tuo conto. Le deleghe seguono i provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate sul Sistema di Interscambio (SdI). Puoi revocare in ogni momento.

Creazione della fattura: campi obbligatori e scelte fiscali

1) Intestazione e regime fiscale

Inserisci i tuoi dati: denominazione o nome e cognome, Partita IVA, sede, codice fiscale. Indica il regime fiscale. Nel tracciato XML corrisponde a un codice (per esempio RF01 ordinario, RF19 forfettario). L’interfaccia del portale mostra un menu a tendina. Il regime guida l’IVA, la ritenuta e la dicitura di legge.

Inserisci i dati del cliente. Se è un soggetto IVA, servono Partita IVA e indirizzo telematico (PEC o codice destinatario). Se è un privato senza Partita IVA, indica il codice fiscale e seleziona correttamente la modalità di invio (per B2C l’invio transita comunque dallo SdI).

2) Corpo della fattura

Compila numero e data. La numerazione deve essere progressiva e senza salti. Descrivi bene la prestazione o il bene. Inserisci quantità, prezzo unitario, eventuali sconti. Il sistema calcola il totale riga e il totale documento.

3) IVA: quando si applica e quando no

Nel regime ordinario applichi l’IVA con l’aliquota corretta. L’aliquota standard è 22%. Sono possibili aliquote ridotte o esenzioni, secondo DPR 633/1972 e allegati. Se la prestazione è non imponibile, esente o fuori campo, seleziona Natura operazione corretta (per esempio N1, N2.1, N3.1, N4, ecc.). Inserisci sempre il riferimento normativo, se richiesto dal tracciato.

Nel regime forfettario non applichi l’IVA. La dicitura tipica è: “Operazione senza applicazione dell’IVA ai sensi dell’art. 1, commi 54-89, Legge 190/2014 (regime forfettario).” Nei forfettari non si applica la ritenuta d’acconto ai sensi del comma 67 della stessa legge.

4) Ritenuta d’acconto e contributi delle casse

La ritenuta d’acconto del 20% si applica ai compensi di lavoro autonomo verso sostituti d’imposta (art. 25 DPR 600/1973). Non si applica sulle cessioni di beni. Non si applica ai contribuenti in forfettario. Se applichi ritenuta, il cliente tratterrà il 20% e lo verserà lui.

Se appartieni a una Cassa professionale, potresti aggiungere il contributo integrativo (spesso 4%). Le regole variano per cassa (Inarcassa, CNPR, ecc.). La gestione separata INPS non prevede un “contributo integrativo” obbligatorio per legge. Puoi pattuire un addebito spese, ma va concordato contrattualmente.

5) Marca da bollo virtuale

Se la fattura è senza IVA e supera 77,47 euro, si applica il bollo di 2 euro. Il portale gestisce il bollo virtuale e addebita gli importi con F24 periodici. La disciplina deriva dal DM 17 giugno 2014 e dai provvedimenti Agenzia Entrate su bollo virtuale in e-fattura.

6) Allegati e riferimenti PA

Puoi caricare allegati (per esempio ordini, DDT). Per la PA inserisci CIG e CUP quando richiesti. La fattura verso PA segue le regole di FatturaPA (DM 55/2013) e controlli specifici SdI.

Invio allo SdI, esiti e scarti

1) Invio e ricevute

Dopo la compilazione, invia. Lo SdI effettua controlli formali. Se la fattura supera i controlli, risulta “consegnata”. Se non consegnabile (per esempio PEC piena), è comunque “messa a disposizione” nell’area riservata del cliente. L’emissione si considera effettuata alla data di transito positivo allo SdI.

2) Scarti e correzioni

Se lo SdI scarta, la fattura è come “mai emessa”. Riceverai una notifica di scarto con un codice errore. Correggi e rinvia. Puoi mantenere lo stesso numero se la tua numerazione interna lo consente e non ha già generato registrazioni. In alternativa, usa un nuovo numero e annota internamente lo scarto. L’Agenzia delle Entrate ha chiarito la gestione degli scarti nelle sue circolari e FAQ ufficiali.

3) Termini di emissione

Per le fatture immediate, hai 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione. Per le differite, emetti entro il 15 del mese successivo, con riferimento a DDT o documenti equipollenti. Queste regole derivano dal DL 119/2018 e successivi chiarimenti dell’Agenzia delle Entrate.

Operazioni con l’estero e casi particolari

1) Clienti esteri

Per clienti esteri, invia la fattura elettronica allo SdI usando il codice destinatario “XXXXXXX”. Compila correttamente IdPaese e IdCodice del cliente. Dal 1 luglio 2022, l’invio allo SdI sostituisce l’esterometro. Le regole derivano dal D.Lgs. 127/2015 e dai successivi provvedimenti attuativi dell’Agenzia delle Entrate.

2) Reverse charge e meccanismi speciali

In alcuni settori vige il reverse charge interno (art. 17 DPR 633/1972). In questi casi la tua fattura può essere senza IVA con specifica annotazione. Il cliente integra l’imposta. Verifica sempre la corretta “Natura” e il riferimento normativo.

3) Split payment con PA e società incluse

Lo split payment (art. 17-ter DPR 633/1972) ha avuto proroghe fino a metà 2026. Verifica l’eventuale ulteriore proroga o modifica su Normattiva o siti istituzionali MEF/Agenzia Entrate. La disciplina può incidere sulla scelta IVA e sui flussi di incasso.

Conservazione digitale e controlli

1) Conservazione a norma

Attiva la Conservazione nel portale per archiviare a norma. Il sistema appone firma e marca temporale dei pacchetti di archiviazione. La conservazione dura almeno 10 anni, come richiesto da Codice Civile e DPR 633/1972.

2) Esibizione e verifiche

In caso di controllo, devi poter esibire fatture e ricevute SdI. Il portale consente la ricerca per data, numero, cliente, stato. Mantieni allineati registri IVA e incassi, se in ordinario.

Regola decisionale rapida

1) Cliente è soggetto IVA in Italia? Sì: emetti TD01 con IVA ordinaria o speciale. Se professionista e cliente è sostituto, valuta ritenuta d’acconto. No: se privato italiano, emetti TD01 B2C senza ritenuta. Se estero, emetti TD01 con codice destinatario “XXXXXXX” e compila dati esteri.

2) Sei in forfettario? Sì: niente IVA e niente ritenuta. Inserisci dicitura Legge 190/2014 e valuta bollo se > 77,47 euro. No: applica IVA o natura corretta. Valuta ritenuta per compensi professionali.

3) Importo senza IVA supera 77,47 euro? Sì: attiva bollo virtuale 2 euro. No: nessun bollo.

4) Operazione rileva reverse charge o split payment? Sì: indica norma, natura e modalità specifiche. No: procedi con regole standard.

5) Invio riuscito? Sì: archivia in conservazione. No: correggi errori di scarto e rinvia entro i termini per evitare sanzioni.

Sanzioni e buone pratiche

Sanzioni comuni

Per omessa o tardiva emissione con IVA, si applicano sanzioni dell’art. 6 del D.Lgs. 471/1997 (percentuali sull’imposta). Per operazioni non imponibili o esenti, si applicano sanzioni in misura fissa o percentuale sui corrispettivi, secondo i casi. Per trasmissioni cross-border errate o tardive, si applicano sanzioni amministrative specifiche previste dalla normativa in vigore.

Buone pratiche operative

Registra l’indirizzo telematico. Verifica l’anagrafica del cliente. Usa modelli nel portale per ridurre gli errori. Controlla aliquote e “Nature” IVA. Monitora notifiche SdI entro 5 giorni. Attiva la Conservazione.