Puoi fare e inviare gratis la fattura elettronica dal portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate. Entra con le tue credenziali digitali, apri la sezione Fatturazione elettronica e conservazione e compila la fattura con i tuoi dati e quelli del cliente. Poi inviala al Sistema di Interscambio (SdI) e attiva la conservazione gratuita.
- Chi deve farla: dal 2024 tutte le Partite IVA, esclusi gli operatori sanitari che fatturano ai pazienti. Le basi di legge sono il D.Lgs. 127/2015, il DL 119/2018 e successive modifiche.
- I passaggi: attivi il servizio, registri l’indirizzo telematico, crei il file, lo invii allo SdI e lo conservi per dieci anni.
- A cosa fare attenzione: regime fiscale, IVA, ritenuta d’acconto, bollo virtuale, termini di emissione e scarti dello SdI.
Come fare la fattura elettronica sul sito dell’Agenzia delle Entrate, passo per passo
Per fare la fattura elettronica sul sito dell’Agenzia delle Entrate usa la procedura web del portale Fatture e Corrispettivi: sono sei passaggi, tutti gratuiti. Li trovi descritti con le schermate nella guida dell’Agenzia delle Entrate sulla fattura elettronica, aggiornata a dicembre 2025.
- Entra nel portale Fatture e Corrispettivi dall’area “Fatture elettroniche e Corrispettivi” del sito dell’Agenzia. Accedi con SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale), CIE (Carta di Identità Elettronica), CNS (Carta Nazionale dei Servizi) o credenziali Fisconline/Entratel.
- Scegli il profilo “Me stesso” se lavori sulla tua Partita IVA, poi accetta l’informativa privacy.
- Clicca su “Fatturazione elettronica e Conservazione”. In “Crea nuovo file” scegli Fattura ordinaria, Fattura semplificata o Fattura PA (Pubblica Amministrazione). La semplificata vale solo fino a 400 € tra imponibile e IVA.
- La prima volta controlla la sezione “I miei dati”. La procedura li prende dall’Anagrafe Tributaria e puoi modificarli tutti, tranne la Partita IVA.
- Compila le sezioni “Cliente”, “Dati della fattura” e “Beni e servizi”. Se la Partita IVA o il codice fiscale del cliente non esistono, la procedura te lo segnala subito e non ti fa proseguire.
- In “Verifica dati” ricontrolla tutto, salva il file e premi “Invia”. A schermo compare l’IdSdI, il numero che identifica il tuo invio.
Il file che parte verso lo SdI è sempre in formato XML. La procedura ti mostra anche un PDF, ma quello serve solo a leggerla. Una volta salvati i dati del cliente in rubrica, la fattura successiva allo stesso cliente la prepari in meno tempo.
Procedura web, software o app FatturAE: gli strumenti gratuiti dell’Agenzia
L’Agenzia delle Entrate ti mette a disposizione gratis tre strumenti per fare la fattura elettronica: la procedura web, un software da installare sul PC e l’app FatturAE. Sono pensati per chi emette un numero contenuto di fatture, come spiega la pagina dei servizi gratuiti dell’Agenzia.
La tabella ti aiuta a capire quale usare, in base a dove lavori e se hai sempre una connessione.
| Strumento | Dove lo usi | Serve la connessione a internet? | Cosa puoi fare |
|---|---|---|---|
| Procedura web | Dal browser, nel portale Fatture e Corrispettivi | Sì, sempre | Crei, controlli, salvi e invii la fattura allo SdI |
| Software per PC | Sul PC fisso, dopo averlo scaricato dal sito dell’Agenzia | No, solo per l’invio finale | Crei e salvi il file XML, poi lo invii dal portale |
| App FatturAE | Su smartphone e tablet, dagli store Android o Apple | Sì, sempre | Crei e invii la fattura dal telefono |
Se emetti molte fatture ogni mese, puoi usare anche un software privato di fatturazione. L’importante è che produca il file nel formato previsto dalle specifiche tecniche dell’Agenzia.
Panoramica normativa e cosa serve prima di iniziare
Prima di iniziare, prepara queste cose. Ti servono SPID, CIE o CNS per accedere. Un indirizzo PEC o un codice destinatario (7 caratteri) per ricevere le fatture. La PEC è la posta elettronica certificata, il codice destinatario invece identifica il canale del tuo software. Poi i dati del cliente, la tua anagrafica aggiornata, il regime fiscale corretto ed eventuali codici CIG (Codice Identificativo di Gara) e CUP (Codice Unico di Progetto) se fatturi alla PA.
Se hai una Partita IVA, nella maggior parte dei casi devi emettere la fattura elettronica. L’obbligo nasce con il D.Lgs. 127/2015. Dal 2019 vale sia per le fatture verso imprese (B2B, business to business) sia verso privati (B2C, business to consumer), e dal 2024 riguarda anche chi è in regime forfettario. La principale eccezione riguarda medici e altri operatori sanitari quando fatturano ai pazienti, per proteggere i loro dati sanitari.
Se vuoi approfondire, queste sono le norme di riferimento, ognuna per un tema preciso:
- Esclusione dei sanitari: art. 10-bis del DL (decreto-legge) 119/2018, convertito nella Legge 136/2018, insieme alle regole sul Sistema Tessera Sanitaria.
- Fatture verso la PA: l’obbligo è in vigore dal 2014, con il DM (decreto ministeriale) 55/2013.
- Regole sull’IVA: DPR (decreto del Presidente della Repubblica) 633/1972.
- Ritenuta d’acconto dei professionisti: art. 25 del DPR 600/1973.
- Scadenze di emissione: sempre il DL 119/2018.
- Regime forfettario: Legge 190/2014, art. 1, commi 54-89.
Puoi leggere i testi su Normattiva o nelle sezioni documentali dell’Agenzia delle Entrate. Se ti chiedi chi è obbligato nel tuo caso, trovi i dettagli nella nostra guida su chi ha l’obbligo di fatturazione elettronica in regime forfettario.
Abilitazioni e impostazioni nel portale Fatture e Corrispettivi
1) Attiva Fatturazione elettronica e Conservazione
Accedi al portale Fatture e Corrispettivi con SPID, CIE o CNS. Entra nella sezione Fatturazione elettronica e attiva sia l’emissione sia il servizio di Conservazione. La conservazione è gratuita e a norma. Rende i documenti immodificabili e leggibili per 10 anni. Il termine viene dall’art. 2220 del Codice Civile e dall’art. 39 del DPR 633/1972.
Quando aderisci, puoi anche recuperare in conservazione le fatture già passate dallo SdI prima dell’adesione. Ti spieghiamo come funziona nella guida sulla conservazione delle fatture elettroniche.
2) Registra l’indirizzo telematico di ricezione
Usa la funzione Registrazione dell’indirizzo telematico e inserisci il tuo codice destinatario o la PEC. Così le fatture che ricevi arrivano sempre lì, in automatico. Vale anche se il fornitore inserisce un dato diverso. Questa registrazione riduce gli errori e velocizza la contabilità.
3) Deleghe e ruoli
Se un intermediario ti segue, attiva le deleghe nel portale. Così può emettere e conservare le fatture per tuo conto. Le deleghe seguono i provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate sul Sistema di Interscambio. Puoi revocarle in ogni momento. Se vuoi capire quali servizi delegare, leggi la guida sulla delega della fatturazione elettronica.
Creazione della fattura: campi obbligatori e scelte fiscali
1) Intestazione e regime fiscale
Inserisci i tuoi dati: nome e cognome o denominazione, Partita IVA, sede e codice fiscale. Poi indica il regime fiscale. Nel tracciato XML corrisponde a un codice (per esempio RF01 ordinario, RF19 forfettario). Nel portale lo scegli da un menu a tendina. Il regime decide l’IVA, la ritenuta e la dicitura di legge.
Poi inserisci i dati del cliente. Se è un’impresa o un professionista con Partita IVA, servono Partita IVA e indirizzo telematico, cioè PEC o codice destinatario. Se ti ha dato solo la PEC, scrivi 0000000 nel codice destinatario e la PEC nel campo apposito.
Per fare la fattura elettronica a un privato dal portale, indica il suo codice fiscale e scrivi 0000000 nel campo Codice destinatario. L’invio passa comunque dallo SdI. Consegna al cliente anche una copia in PDF o su carta: l’originale resta quella elettronica, che il cliente trova nella sua area riservata del sito dell’Agenzia.
2) Corpo della fattura
Compila numero e data. La numerazione deve essere progressiva e senza salti. Descrivi bene la prestazione o il bene. Inserisci quantità, prezzo unitario ed eventuali sconti. Il sistema calcola il totale di ogni riga e il totale del documento.
3) IVA: quando si applica e quando no
Nel regime ordinario applichi l’IVA con l’aliquota corretta. L’aliquota standard è 22%. Sono possibili aliquote ridotte o esenzioni, secondo DPR 633/1972 e allegati. A volte su una prestazione l’IVA non si applica, perché è non imponibile, esente o fuori dal campo dell’IVA. In questi casi scegli nel campo Natura il codice che spiega il motivo (per esempio N1, N2.1, N3.1, N4). Se il file lo richiede, indica anche la norma di riferimento.
Se sei in regime forfettario, sul portale scegli “Regime forfettario” nel campo del regime fiscale. Nelle righe metti aliquota IVA 0% e Natura “Non soggette – altri casi”. Non applichi l’IVA e devi scrivere in fattura la dicitura di legge. La dicitura tipica è: “Operazione senza applicazione dell’IVA ai sensi dell’art. 1, commi 54-89, Legge 190/2014 (regime forfettario).” Nei forfettari non si applica la ritenuta d’acconto, come prevede il comma 67 della stessa legge. Per non ripartire da zero ogni volta, usa il modello già precompilato per i forfettari in “Generazione da template”.
4) Ritenuta d’acconto e contributi delle casse
La ritenuta d’acconto del 20% si applica ai compensi di lavoro autonomo verso sostituti d’imposta (art. 25 DPR 600/1973). I sostituti d’imposta sono i clienti, come aziende e professionisti, che trattengono una parte del compenso e la versano al Fisco al posto tuo. Non si applica sulle cessioni di beni. Non si applica se sei in forfettario. Se applichi la ritenuta, il cliente tratterrà il 20% e lo verserà lui.
Se sei iscritto a una Cassa professionale, potresti aggiungere il contributo integrativo (spesso 4%). Le regole cambiano da cassa a cassa, per esempio Inarcassa o la Cassa dei ragionieri. La gestione separata dell’INPS (Istituto Nazionale della Previdenza Sociale) non prevede un “contributo integrativo” obbligatorio per legge. Puoi chiedere un rimborso spese, ma va concordato nel contratto.
5) Marca da bollo virtuale
Se la fattura è senza IVA e supera 77,47 €, si applica il bollo di 2 €. Nel portale attivi la voce “Bollo virtuale” e, come indica la guida dell’Agenzia, includi i 2 € nel totale del documento. Il Sistema di Interscambio rileva le fatture soggette a bollo e l’Agenzia calcola quanto dovuto per periodo. L’importo è calcolato per ogni trimestre e lo paghi dal servizio web o con F24, come spiega la pagina dell’Agenzia sul versamento del bollo. Le regole sul bollo virtuale vengono dal DM 17 giugno 2014 e dai provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate sulla fattura elettronica.
Se hai dubbi su quando scatta, leggi la nostra guida su quando si paga l’imposta di bollo sulle fatture elettroniche.
6) Allegati e riferimenti PA
Puoi caricare allegati, per esempio ordini o DDT, cioè i documenti di trasporto. Per la PA inserisci il CIG e il CUP quando richiesti. Le fatture verso la PA seguono le regole di FatturaPA (DM 55/2013) e lo SdI fa su di loro controlli specifici.
Invio allo SdI, esiti e scarti
1) Invio e ricevute
Dopo la compilazione, premi Invia. Lo SdI fa controlli formali: verifica i dati obbligatori, che la Partita IVA o il codice fiscale del cliente esistano e che il codice destinatario sia compilato. Controlli e consegna richiedono da pochi minuti a un massimo di 5 giorni, come indica la scheda dell’Agenzia sul Sistema di Interscambio.
Se la fattura supera i controlli, risulta “consegnata”. Se non consegnabile (per esempio PEC piena), è comunque “messa a disposizione” nell’area riservata del cliente. La fattura si considera emessa quando supera i controlli dello SdI.
Puoi inviare la fattura elettronica allo SdI anche tramite PEC, scrivendo a sdi01@pec.fatturapa.it con il file XML in allegato. L’Agenzia lo indica tra i canali per inviare la fattura al cliente, adatto a chi invia poche fatture al giorno.
2) Scarti e correzioni
Se lo SdI scarta, la fattura è come “mai emessa”. Ricevi una notifica di scarto con un codice errore. Correggi e rinvia entro 5 giorni dalla notifica: la circolare 13/E del 2018 dell’Agenzia delle Entrate indica di farlo preferibilmente con la stessa data e lo stesso numero. Puoi mantenere lo stesso numero se la tua numerazione interna lo consente e non ha già generato registrazioni. In alternativa, usa un nuovo numero collegato alla fattura scartata e annota internamente lo scarto.
3) Termini di emissione
Per le fatture immediate, hai 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione. Per le differite, emetti entro il 15 del mese successivo, con riferimento a DDT o ad altri documenti equivalenti che accompagnano la consegna. Queste regole derivano dal DL 119/2018 e dai chiarimenti successivi dell’Agenzia delle Entrate.
Operazioni con l’estero e casi particolari
1) Clienti esteri
Per i clienti esteri la fattura elettronica è facoltativa, ma i dati dell’operazione vanno comunque comunicati all’Agenzia con il cosiddetto nuovo esterometro, cioè la comunicazione delle operazioni con l’estero. Il modo più semplice è inviare la fattura elettronica allo SdI usando il codice destinatario “XXXXXXX”. Compila bene la sigla del Paese del cliente, per esempio FR per la Francia, e il suo numero fiscale estero: nel file si chiamano IdPaese e IdCodice. Dal 1 luglio 2022 anche questa comunicazione passa dallo SdI, al posto del vecchio esterometro. Le regole derivano dal D.Lgs. 127/2015 e dai provvedimenti successivi dell’Agenzia delle Entrate. Se lavori con clienti dell’UE (Unione Europea), leggi anche la guida sulle fatture Intrastat.
2) Reverse charge e meccanismi speciali
In alcuni settori vale il reverse charge interno (art. 17 DPR 633/1972). Con il reverse charge, o inversione contabile, l’IVA non la applichi tu ma la integra il cliente. In questi casi la tua fattura può essere senza IVA, con una specifica annotazione. Verifica sempre la “Natura” corretta e il riferimento normativo.
3) Split payment con PA e società incluse
Lo split payment (art. 17-ter DPR 633/1972) continua ad applicarsi fino al 30 giugno 2029, per gli stessi soggetti già interessati. Lo ha confermato il Ministero dell’Economia e delle Finanze (MEF) con il comunicato del 30 giugno 2026. Con lo split payment, detto anche scissione dei pagamenti, l’IVA della fattura la versa all’Erario il cliente e non tu. Per questo la disciplina incide sulla scelta IVA e sui tuoi incassi.
Conservazione digitale e controlli
1) Conservazione a norma
Attiva la Conservazione nel portale per archiviare le fatture a norma. Il sistema firma le fatture e aggiunge una data certa che prova quando sono state archiviate, la cosiddetta marca temporale. La conservazione dura almeno 10 anni, come richiesto da Codice Civile e DPR 633/1972.
2) Esibizione e verifiche
In caso di controllo, devi poter mostrare fatture e ricevute SdI. Nel portale le cerchi per data, numero, cliente o stato. Se sei in regime ordinario, tieni allineati registri IVA e incassi.
Regola decisionale rapida
Rispondi a queste cinque domande, nell’ordine, e sai come impostare la fattura.
1) Il tuo cliente ha una Partita IVA italiana? Se sì, emetti una fattura ordinaria, che nel file ha il codice tipo documento TD01, con l’IVA corretta. Se sei un professionista e il cliente è un sostituto d’imposta, verifica se applicare la ritenuta d’acconto. Se è un privato italiano, emetti sempre una TD01, senza ritenuta. Se è estero, usa il codice destinatario “XXXXXXX” e compila i suoi dati esteri.
2) Sei in forfettario? Se sì, niente IVA e niente ritenuta. Inserisci la dicitura della Legge 190/2014 e verifica il bollo se l’importo supera 77,47 €. Se no, applica l’IVA o indica la Natura corretta, e verifica la ritenuta sui compensi professionali.
3) La fattura è senza IVA e supera 77,47 €? Se sì, attiva il bollo virtuale da 2 €. Se no, niente bollo.
4) La tua operazione è in reverse charge o in split payment? Se sì, indica in fattura la norma, la Natura e le modalità previste. Se no, segui le regole standard.
5) L’invio è andato a buon fine? Se sì, la fattura va in conservazione. Se no, correggi gli errori dello scarto e rinvia entro i termini, così eviti sanzioni.
Sanzioni e buone pratiche
Sanzioni comuni
Se emetti una fattura in ritardo o non la emetti, rischi una sanzione. Se la fattura ha l’IVA, la sanzione è una percentuale dell’imposta, come prevede l’art. 6 del D.Lgs. 471/1997. Se l’operazione è senza IVA, la sanzione può essere fissa o una percentuale dell’importo. Anche per le fatture con l’estero inviate sbagliate o in ritardo sono previste sanzioni. Per evitarle, rispetta i termini di emissione e correggi subito gli scarti.
Buone pratiche operative
Registra l’indirizzo telematico. Verifica l’anagrafica del cliente. Usa i modelli del portale per ridurre gli errori. Controlla aliquote e “Nature” IVA. Controlla le notifiche dello SdI nei 5 giorni dopo l’invio. Attiva la Conservazione.
La tabella riassume requisiti e scadenze dei cinque casi più frequenti, così ritrovi a colpo d’occhio cosa inserire in fattura.
| Scenario | Requisiti obbligatori | Scadenze e tempi | Note operative e riferimenti |
|---|---|---|---|
| Professionista in regime forfettario verso cliente privato | Regime RF19, nessuna IVA, nessuna ritenuta, bollo se > 77,47 € | Emissione entro 12 giorni (immediata) o 15 del mese successivo (differita) | Dicitura Legge 190/2014; Conservazione 10 anni; bollo virtuale gestito dall’Agenzia |
| Impresa in ordinario che vende beni in Italia | Regime RF01, IVA 22% o ridotta, nessuna ritenuta | Stesse scadenze generali; invio immediato allo SdI | DPR 633/1972; controlla aliquote ridotte; numerazione progressiva |
| Professionista ordinario verso società italiana (compenso) | IVA corretta o natura; ritenuta 20% art. 25 DPR 600/1973 | Emissione entro 12 giorni dall’effettuazione | Indica la ritenuta in fattura; il cliente versa la ritenuta; valuta la cassa professionale |
| Fattura a cliente estero UE/extra-UE | Anagrafica estera, codice destinatario “XXXXXXX”, natura/IVA secondo territorialità | Invio allo SdI contestuale all’emissione | Dal 1/7/2022 sostituisce l’esterometro; D.Lgs. 127/2015 e provvedimenti dell’Agenzia |
| Fattura verso Pubblica Amministrazione | Tracciato FatturaPA, CIG/CUP se previsti | Termini del contratto e norme PA | DM 55/2013; split payment fino al 30 giugno 2029 per gli stessi soggetti |
Per pagare il bollo o altre imposte, trovi i passaggi nella guida su come pagare l’F24 sul sito dell’Agenzia delle Entrate.
Se qualcosa non è chiaro, siamo qui. Con Fiscozen fatturazione elettronica e conservazione a norma sono comprese nell’abbonamento, e ogni dubbio lo chiariamo insieme: Consulenza gratuita.
FAQ
Devo emettere la fattura elettronica anche se sono nel regime forfettario?
Sì. Dal 2024 l’obbligo vale per tutti i titolari di Partita IVA, compresi i forfettari. Fa eccezione l’area sanitaria verso i pazienti. Da forfettario non applichi IVA né ritenuta d’acconto. Devi però verificare il bollo da 2 € se l’importo non assoggettato a IVA supera 77,47 €. Le basi di legge sono il D.Lgs. 127/2015 e la Legge 190/2014.
Posso modificare una fattura elettronica già inviata?
No. Una fattura accettata dallo SdI non si modifica e non si cancella. Per correggerla, emetti una nota di credito, cioè un documento che annulla in tutto o in parte la fattura sbagliata. Poi, se serve, emetti una nuova fattura corretta. Anche la nota di credito passa dallo SdI, come ogni fattura elettronica, e va conservata.
Come gestisco uno scarto SdI e cosa succede al numero di fattura?
Uno scarto SdI significa che la fattura non è mai stata emessa. Leggi il codice di errore nella ricevuta, correggi i dati e rinvia. Puoi riusare lo stesso numero se non hai già fatto registrazioni. Ricorda i termini di emissione: 12 giorni per l’immediata, 15 del mese successivo per la differita. Rispettarli ti evita le sanzioni del D.Lgs. 471/1997.
Quali sono i casi tipici di IVA non dovuta e come li indico in fattura?
Per i forfettari, non si applica l’IVA per effetto della Legge 190/2014. Esportazioni, cessioni intracomunitarie, servizi extra-UE e regimi speciali possono essere non imponibili, esenti o fuori campo secondo il DPR 633/1972. Nel portale scegli la “Natura” IVA corretta, per esempio N3.1 per le cessioni intracomunitarie o N4 per le esenti, e il riferimento normativo.
Dove trovo le fatture elettroniche che ho emesso e ricevuto?
Le trovi nel portale Fatture e Corrispettivi, nel riquadro Consultazione, alla voce “Fatture elettroniche e altri dati IVA”. Puoi vedere le fatture emesse, ricevute o messe a disposizione e cercarle con l’IdSdI. Restano consultabili fino al 31 dicembre del secondo anno dopo la ricezione dallo SdI. Per tenerle più a lungo, attiva la conservazione.
