Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
Per fare fatture sul web usa un servizio di fatturazione elettronica collegato al Sistema di Interscambio (SDI), in formato XML FatturaPA, con conservazione digitale a norma per 10 anni e scadenze rispettate.
- Obbligo di e-fattura per quasi tutti i titolari di partita IVA, inclusi i forfettari dal 2024 (fonte: Legge 205/2017 art. 1, commi 909-916 su Normattiva; Provvedimenti Agenzia delle Entrate).
- Invio tramite SDI in XML FatturaPA con codice destinatario o PEC; gestione bollo, ritenute, nature IVA e note di credito.
- Conservazione digitale a norma per 10 anni (art. 2220 c.c., art. 39 DPR 633/1972; Linee guida AgID; D.M. 17 giugno 2014) e sanzioni per ritardi o errori (D.Lgs. 471/1997).
Fatturazione online in Italia: cosa significa davvero
La fatturazione online oggi coincide con l’emissione della fattura elettronica. È un file XML standard, chiamato FatturaPA. Lo leggi come una fattura normale, ma nasce tecnico per i controlli dell’Agenzia delle Entrate.
Tutti i documenti transitano dal Sistema di Interscambio (SDI). SDI controlla forma e dati minimi, poi recapita al cliente. Senza passare da SDI la fattura non esiste ai fini IVA, salvo pochi casi particolari.
L’obbligo nasce dalla Legge 205/2017, art. 1 commi 909-916 (Normattiva). I provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate definiscono tracciati e regole tecniche. Dal 2024 l’obbligo vale anche per i forfettari.
Restano eccezioni mirate, come alcune prestazioni sanitarie a persone fisiche. Per queste si applicano le regole del Sistema Tessera Sanitaria. Le proroghe sono periodiche e vanno sempre verificate.
Emettere online non è solo “creare un PDF”. Serve generare l’XML corretto, inviarlo a SDI, gestire ricevute, scarti, conservazione a norma e scadenze accessorie come l’imposta di bollo.
Strumenti per creare fatture sul web
Piattaforme cloud di fatturazione: crei, invii e conservi in un unico posto. Hanno automazioni utili per bollo, ritenute e note di credito. Sono le più usate da professionisti e PMI.
Portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate: è gratuito. Serve SPID, CIE o CNS per entrare. Permette creazione, invio e consultazione. È completo, ma meno “amico” se fatturi spesso.
App mobile e gestionali ERP: ideali se lavori in mobilità o hai magazzino e ordini. Assicurati che generino XML conforme e dialoghino bene con SDI e la conservazione.
Dati obbligatori in fattura: cosa non può mancare
I dati minimi li stabilisce l’art. 21 del DPR 633/1972. In pratica: data, numero progressivo, dati di chi vende e di chi compra, imponibile, aliquota o natura IVA, imposta, descrizione.
Nel mondo XML servono anche questi elementi: codice destinatario a 7 caratteri o PEC, tipo documento (es. TD01 fattura, TD04 nota di credito), modalità di pagamento, eventuali riferimenti DDT per la differita.
Se applichi regole particolari indica la “natura” IVA (esenzione, non imponibilità, reverse charge). Usa i codici ufficiali previsti dalle specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate.
Tempi di emissione e invio: immediate, differite e corrispettivi
Hai 12 giorni per emettere la fattura immediata da quando effettui l’operazione (art. 21 DPR 633/1972). Consegna bene o finisci il servizio? Parte il conteggio.
La fattura differita si emette entro il 15 del mese successivo. Devi richiamare i DDT o documenti equivalenti del mese. È comoda per spedizioni multiple.
Nel B2C al dettaglio spesso non si fattura, ma si usano i corrispettivi telematici. Se il cliente chiede fattura, la emetti. Per l’e-commerce diretto vige l’art. 22 DPR 633/1972: niente fattura salvo richiesta.
Imposta di bollo, ritenute e cassa previdenziale
Imposta di bollo: 2 euro se emetti una fattura senza IVA sopra 77,47 euro. Vale per forfettari e per operazioni esenti o non imponibili. Il sistema calcola e accumula gli importi dovuti.
Paghi il bollo trimestralmente con F24 predisposto dall’Agenzia delle Entrate. Scadenze: 31 maggio, 30 settembre, 30 novembre, 28 febbraio. Se gli importi dei primi due o tre trimestri restano sotto 5.000 euro, puoi posticipare ai termini previsti.
Ritenuta d’acconto e cassa: i professionisti ordinistici spesso indicano cassa previdenziale e ritenuta. Il software deve gestire basi imponibili distinte, totali corretti e righe chiare.
Conservazione digitale: perché è obbligatoria
Devi conservare le fatture per 10 anni. Lo impongono l’art. 2220 c.c. e l’art. 39 del DPR 633/1972. Con la fattura elettronica, la conservazione è digitale e “a norma”.
Le Linee guida AgID sulla conservazione dei documenti informatici definiscono processo, pacchetti e responsabilità. Il D.M. 17 giugno 2014 disciplina aspetti tecnici e fiscali.
Puoi usare un servizio di conservazione accreditato o quello messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate. Attiva la funzione e verifica periodicamente che i versamenti siano completi.
Fatture verso l’estero, integrazioni e casi speciali
Clienti esteri: puoi emettere fattura elettronica con codice destinatario “XXXXXXX”. SDI non recapita al cliente, ma acquisisce i dati. Invia al cliente una copia leggibile, in PDF o come richiesto.
Acquisti esteri: per integrare l’IVA usi i documenti TD16, TD17, TD18, TD19. Servono per reverse charge interno, servizi da estero e acquisti intracomunitari. L’invio segue i tempi delle operazioni transfrontaliere.
Operazioni sanitarie verso persone fisiche: di regola non si trasmette e-fattura a SDI e si usa il Sistema Tessera Sanitaria. La disciplina è oggetto di continue proroghe; verifica gli aggiornamenti annuali del MEF.
Commercio elettronico UE con OSS: con regime OSS non devi fatturare al consumatore salvo richiesta. Tieni però registri e invii le dichiarazioni OSS come da normativa unionale recepita in Italia.
Codici destinatario, PEC e recapito
Hai tre casi tipici: il cliente ti dà il codice destinatario; il cliente ti dà la PEC; il cliente non fornisce nulla. Se non fornisce, usa “0000000” per soggetti italiani e “XXXXXXX” per esteri.
Quando usi “0000000”, SDI deposita la fattura nell’area riservata del cliente. Fornisci comunque una copia cortesia in PDF. Non sostituisce l’XML, ma aiuta la lettura.
Sanzioni e controlli: cosa rischi
Se emetti o trasmetti in ritardo scattano le sanzioni dell’art. 6 del D.Lgs. 471/1997. Gli importi variano e possono ridursi con il ravvedimento operoso.
Errori nei dati transfrontalieri comportano sanzioni ex art. 11 del D.Lgs. 471/1997. Anche qui è ammesso il ravvedimento se ti muovi per tempo.
Se SDI scarta la fattura, considerala non emessa. Correggi e rinvia nei tempi utili. Conserva le ricevute di consegna e gli esiti di scarto.
Regola decisionale rapida
Quale strumento usare e come impostarlo
Se emetti poche fatture al mese e non hai casi complessi, usa il portale gratuito dell’Agenzia delle Entrate. È sufficiente e conforme.
Se emetti molte fatture, gestisci bollo, ritenute, DDT e note di credito frequenti, scegli una piattaforma cloud con conservazione integrata. Ti fa risparmiare tempo e riduce errori.
Se lavori spesso con l’estero, verifica che il software gestisca codici TD17-19, “XXXXXXX” e copie cortesia multilingua. Controlla anche il calcolo automatico del bollo e delle nature IVA.
Operativamente: raccogli i dati del cliente (P. IVA/C.F., codice destinatario o PEC), scegli tipo documento (TD01 o altro), compila righe, imposta IVA o natura, indica bollo/ritenuta se dovuti, invia a SDI, verifica esito, conserva.
Se serve rettificare, emetti una nota di credito (TD04) con i riferimenti della fattura. Evita di “sostituire” a mano: usa i flussi previsti e tieni traccia degli esiti SDI.
Riferimenti normativi essenziali (testuali)
Legge 205/2017, art. 1 commi 909-916 su Normattiva (obbligo e-fattura B2B e B2C). DPR 633/1972, art. 21 e 39 (contenuto e conservazione). Codice civile, art. 2220 (conservazione dieci anni).
D.Lgs. 471/1997, art. 6 e 11 (sanzioni emissione e transfrontaliere). D.M. 17 giugno 2014 (conservazione elettronica). Linee guida AgID sulla conservazione dei documenti informatici.
Provvedimenti e specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate su formato XML FatturaPA, codici TD e regole di trasmissione SDI.
| Scenario | Invio via SDI | Dati/Documenti richiesti | Termine emissione/trasmissione | Nota normativa |
|---|---|---|---|---|
| Professionista in forfettario, fattura a cliente italiano B2B | Sì, XML FatturaPA con codice destinatario o PEC | Natura IVA per esenzione forfettario, bollo se dovuto, eventuale ritenuta non applicabile | Entro 12 giorni dall’operazione | Legge 205/2017; art. 21 DPR 633/1972; bollo: regole MEF/Agenzia Entrate |
| Commercio al dettaglio B2C con corrispettivi telematici | No, salvo richiesta del cliente di fattura | RT attivo, memorizzazione e invio corrispettivi; eventuale e-fattura su richiesta | Fattura su richiesta cliente; altrimenti flusso corrispettivi giornaliero | Art. 22 DPR 633/1972; obbligo RT e sanzioni D.Lgs. 471/1997 |
| Fattura a cliente estero (UE o extra-UE) | Sì, con codice “XXXXXXX” (SDI acquisisce ma non recapita) | Copia cortesia per il cliente; gestione eventuale non imponibilità/Natura IVA | Entro 12 giorni (immediata) o 15 del mese successivo (differita) | Provvedimenti Agenzia Entrate su e-fattura verso estero; art. 21 DPR 633/1972 |
| Acquisto servizi da fornitore extra-UE (reverse charge) | Invio documento integrazione/autofattura TD17 | Dati fornitore estero, base imponibile, IVA italiana applicata | Entro il 15 del mese successivo al ricevimento/effettuazione | Codici TD Provvedimenti AdE; art. 17 DPR 633/1972 |
| Prestazione sanitaria verso persona fisica | Di norma no, si usa il Sistema Tessera Sanitaria | Fattura analogica o non trasmessa a SDI; invio dati a TS se dovuto | Secondo termini TS e disciplina vigente | MEF e normativa su Sistema Tessera Sanitaria; proroghe periodiche |
| Fattura differita con DDT multipli | Sì, XML TD01 con riferimenti ai DDT | Numero e data dei DDT, riepilogo consegne del mese | Entro il 15 del mese successivo | Art. 21, comma 4, lett. a) DPR 633/1972 |
FAQ
Come si crea una fattura online passo per passo senza sbagliare?
Prepara i dati del cliente: denominazione, indirizzo, partita IVA o codice fiscale, codice destinatario o PEC. Scegli il tipo documento corretto: TD01 per fattura, TD04 per nota di credito, altri TD per casi particolari. Inserisci data e numero progressivo coerenti con la tua numerazione.
Compila le righe con descrizione chiara, quantità e prezzo. Applica l’aliquota IVA giusta o la “natura” IVA se non applichi imposta (es. forfettario o operazione non imponibile). Indica bollo se dovuto sopra 77,47 euro su operazioni senza IVA.
Aggiungi eventuali ritenute, casse previdenziali e modalità di pagamento. Verifica le anagrafiche e il codice destinatario/PEC. Invia a SDI e attendi l’esito: “consegnata” o “non recapitata”. Se “scartata”, correggi l’errore e rinvia. Conserva l’XML e la ricevuta secondo le Linee guida AgID.
Qual è la differenza tra fattura immediata e fattura differita online?
La fattura immediata si emette entro 12 giorni dall’operazione. È tipica dei servizi o delle consegne singole. La data fattura è vicina alla data operazione. Devi trasmettere a SDI nei tempi previsti.
La fattura differita riepiloga più consegne del mese, ciascuna documentata da DDT. Si emette entro il 15 del mese successivo. Nell’XML indichi i riferimenti di ogni DDT. È utile per logistica e vendite ripetute.
La scelta incide su IVA e registri. Entrambe passano da SDI e vanno conservate a norma. Il riferimento è l’art. 21 del DPR 633/1972.
Come gestisco bollo, ritenute e cassa previdenziale con un software online?
Imposta regole automatiche. Per il bollo: attivalo su fatture senza IVA e importo superiore a 77,47 euro. Il sistema accumula i totali e ti propone gli F24 con scadenze trimestrali. Verifica soglie per eventuale posticipo dei pagamenti.
Per ritenute e cassa: definisci profili cliente e tipologia prestazione. Il software calcola base imponibile per ritenuta, contributo previdenziale e totale. Controlla che i campi compaiano correttamente nel PDF di cortesia e nell’XML.
Alla fine del trimestre o dell’anno potrai estrarre report coerenti con la dichiarazione. Le regole si basano su DPR 633/1972, prassi dell’Agenzia delle Entrate e regolamenti degli ordini professionali.
Ho sbagliato a emettere una fattura: cosa devo fare online?
Se SDI ha scartato la fattura, è come se non esistesse. Correggi l’errore (es. codice destinatario errato, partita IVA mancante) e rinvia. Tieni la ricevuta di scarto e quella di accettazione del nuovo invio.
Se la fattura è stata accettata ma l’importo o l’aliquota sono sbagliati, emetti una nota di credito TD04 che rettifica, totale o parziale. Richiama la fattura originaria nell’XML. Se devi solo aggiungere informazioni non fiscali, puoi emettere una nota di debito o un documento integrativo appropriato.
Per ritardi o omissioni si applicano le sanzioni del D.Lgs. 471/1997, con possibilità di ravvedimento operoso. Agisci subito per ridurre i rischi e documenta ogni passaggio.
Come funziona la conservazione digitale a norma delle e-fatture?
La conservazione a norma prevede presa in carico, indicizzazione, pacchetto di archiviazione e firma/marca temporale secondo le Linee guida AgID. Lo scopo è garantire integrità, autenticità e leggibilità per almeno 10 anni.
Puoi usare il servizio dell’Agenzia delle Entrate o un conservatore qualificato. Verranno generati pacchetti firmati e sigillati. Tu resti responsabile della corretta conservazione, anche se deleghi.
I riferimenti sono l’art. 2220 c.c., l’art. 39 del DPR 633/1972, il D.M. 17 giugno 2014 e le Linee guida AgID. Conserva sia fatture attive sia passive, inclusi gli esiti SDI.
Come fatturo a clienti esteri e come gestisco le integrazioni IVA?
Per clienti esteri emetti e-fattura con codice “XXXXXXX”. SDI non recapita, ma acquisisce i dati fiscali. Manda al cliente una copia in PDF. Indica correttamente la natura IVA (di solito non imponibile) e le condizioni di territorialità.
Per acquisti da estero, genera i documenti TD17 (servizi da estero), TD18 (acquisti intracomunitari beni) e TD19 se applicabile. Servono a integrare l’IVA o ad assolverla con reverse charge. Rispetta i termini, di norma entro il 15 del mese successivo.
Le basi legali sono l’art. 17 del DPR 633/1972 e i Provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate che istituiscono i codici TD e i flussi via SDI. Verifica sempre le regole specifiche per San Marino e OSS/IOSS.
