Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
Se hai Partita IVA in regime ordinario o forfettario devi emettere e inviare fatture elettroniche via SdI. Usa Fatture e Corrispettivi o software dedicati. Emissione entro 12 giorni; bollo e conservazione obbligatori.
- Obbligo generalizzato dal 2019 per soggetti residenti o stabiliti in Italia; esteso a tutti i forfettari dal 2024 (L. 205/2017; D.L. 36/2022 convertito).
- Trasmissione al Sistema di Interscambio entro 12 giorni; fattura differita entro il 15 del mese successivo; codici documento e natura IVA obbligatori.
- Bollo elettronico trimestrale se dovuto; conservazione digitale 10 anni secondo il Codice dell’Amministrazione Digitale e linee guida AgID.
Che cos’è la fattura elettronica e chi è obbligato nel 2026
Quadro normativo essenziale
La fattura elettronica è una fattura in formato XML, strutturata secondo il tracciato FatturaPA. Viaggia attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate, che controlla e recapita il documento al cliente.
La base giuridica è nell’articolo 1, commi 909-916, della Legge 205/2017, che ha esteso l’obbligo dal 1° gennaio 2019. Il Decreto Legislativo 127/2015 ha definito le regole del SdI. Il Decreto-Legge 36/2022, convertito in Legge 79/2022, ha esteso l’obbligo ai contribuenti in regime forfettario, con piena applicazione per tutti dal 1° gennaio 2024.
Le specifiche tecniche e i controlli del SdI sono disciplinati dai Provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate (ad esempio Provvedimento n. 89757/2018 e successivi aggiornamenti). Per verificare i testi aggiornati consulta Normattiva e i documenti dell’Agenzia delle Entrate.
Soggetti obbligati nel 2026
Devono emettere e trasmettere fatture elettroniche tutti i soggetti con Partita IVA residenti o stabiliti in Italia. “Stabilito” significa avere sede o una stabile organizzazione in Italia. Sono inclusi professionisti, imprese, artigiani e agricoltori.
I contribuenti in regime forfettario sono tutti obbligati dal 2024. Il “regime forfettario” è un regime agevolato con imposta sostitutiva calcolata su una percentuale dei ricavi, semplice e con pochi adempimenti. Non si applica l’IVA in fattura, ma resta l’obbligo di e-fattura.
Rientrano nell’obbligo anche i contribuenti nel regime ordinario. Il “regime ordinario” è il regime IVA e imposte con contabilità completa, con detrazione IVA sugli acquisti e applicazione IVA in fattura.
Esoneri e casi particolari
Non sono obbligati i soggetti non residenti non stabiliti in Italia, anche se identificati ai fini IVA. “Identificato” significa avere un numero IVA italiano senza stabile organizzazione. Questi soggetti possono emettere e-fatture su base volontaria.
Per le operazioni verso consumatori finali è possibile il “documento commerciale” al posto della fattura, salvo richiesta del cliente di fattura. Se emetti fattura, è elettronica.
I soggetti tenuti all’invio dei dati al Sistema Tessera Sanitaria per operazioni verso persone fisiche hanno regole privacy specifiche, previste da decreti MEF e proroghe annuali. Verifica ogni anno le istruzioni del Ministero dell’Economia e delle Finanze e dell’Agenzia delle Entrate, perché i divieti o gli obblighi di trasmissione via SdI possono variare per queste categorie.
Come si emette una fattura elettronica corretta
Strumenti disponibili: portale gratuito e software
Hai tre strade principali. Puoi usare il portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate. È gratuito e sufficiente per esigenze semplici.
Puoi usare software di fatturazione. Offrono anagrafiche, automazioni, scadenze, prima nota e conservazione. Sono utili se fai molte fatture o lavori con estero.
Puoi delegare un intermediario abilitato. L’intermediario genera e invia le fatture a tuo nome. La delega si attiva su Fatture e Corrispettivi con i modelli previsti dai Provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate.
Dati obbligatori e tracciato XML
Nel file XML vanno inseriti i dati di base: partita IVA, indirizzo, regime fiscale, dati del cliente, numero e data fattura, imponibile, aliquota IVA o natura dell’operazione.
La “natura IVA” è un codice che spiega perché non applichi IVA. Per esempio N1 per operazioni escluse, N2 per non soggette, N3 per non imponibili, N4 per esenti, N6 per inversione contabile.
Devi anche indicare il bollo virtuale se dovuto. Se il totale supera 77,47 euro e non applichi IVA, scatta l’imposta di bollo. L’XML contiene un flag e l’importo del bollo.
Codice Destinatario, PEC e clienti esteri
Il “Codice Destinatario” è un identificativo di 7 caratteri. Serve per recapitare la fattura al cliente via SdI. In alternativa puoi usare la PEC del cliente.
Se il cliente è un consumatore finale senza codice o PEC, usa il codice “0000000” e consegna una copia di cortesia in PDF. La fattura valida resta quella nel SdI.
Per clienti esteri indica “XXXXXXX” come codice destinatario. La fattura passa comunque dal SdI. Per gli obblighi esterometro verifica le comunicazioni transfrontaliere nel portale dell’Agenzia delle Entrate, perché la disciplina è stata integrata con i tipi documento TD17–TD19 e TD28.
Termini di emissione e numerazione
La fattura immediata si emette entro 12 giorni dalla data dell’operazione. La data dell’operazione è quella in cui consegni il bene o completi il servizio.
La fattura differita si emette entro il 15 del mese successivo. Serve un DDT o un documento equivalente che provi le consegne del mese.
La numerazione deve essere progressiva e senza salti. Puoi usare serie diverse per categorie di clienti o anni diversi, purché siano logiche e continue.
Imposta di bollo, IVA e correzioni
Quando scatta il bollo e come si paga
Il bollo sulle fatture elettroniche è dovuto se l’importo è superiore a 77,47 euro e non applichi IVA. Per esempio nelle fatture in regime forfettario o per operazioni esenti.
Selezioni il bollo in fattura. L’Agenzia delle Entrate calcola i bollo dovuti per trimestre. Paghi con F24 predisposto nel portale Fatture e Corrispettivi. Le scadenze sono trimestrali, con possibili differimenti per importi bassi previsti dai decreti MEF.
Le regole sul bollo virtuale derivano dal DPR 642/1972 e dai provvedimenti attuativi dell’Agenzia delle Entrate. Controlla ogni trimestre il riepilogo e le scadenze nel portale.
Regola IVA in pratico
Nel regime ordinario applichi l’IVA in fattura, secondo l’aliquota del bene o servizio. Detrai l’IVA sugli acquisti nella liquidazione periodica.
Nel regime forfettario non applichi IVA e non detrai. Indichi la natura IVA corretta e le diciture di legge. Usi il “principio di cassa”, cioè tassazione quando incassi, per le imposte sul reddito.
Per reverse charge o integrazione IVA usi i codici documento TD16–TD19. Per operazioni con sanzioni riduci il rischio se scegli il codice corretto fin da subito.
Errori frequenti e come correggerli
Se sbagli importi o imponibili, emetti una nota di credito (TD04). La nota di credito storna in tutto o in parte la fattura. Puoi poi emettere una nuova fattura corretta.
Se hai sbagliato solo un dato non fiscale (esempio il riferimento ordine), puoi annullare e riemettere, oppure emettere una nota di variazione con i riferimenti corretti.
Se non hai trasmesso entro i termini, invia subito la fattura e valuta il ravvedimento operoso per ridurre le sanzioni (D.Lgs. 472/1997, art. 13).
Conservazione digitale e deleghe
Conservazione a norma per 10 anni
Le fatture elettroniche vanno conservate digitalmente per 10 anni. La “conservazione sostitutiva” garantisce integrità, leggibilità e reperibilità del documento nel tempo.
Le regole sono nel Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005) e nelle linee guida AgID sulla conservazione dei documenti informatici. Puoi usare servizi dell’Agenzia delle Entrate o soluzioni private.
La semplice copia PDF non basta da sola. Devi avere un sistema di conservazione che apponga i metadati e assicuri l’esibizione a norma in caso di controllo.
Deleghe all’intermediario
Puoi delegare un intermediario all’uso del portale Fatture e Corrispettivi. La delega si invia con i modelli approvati dall’Agenzia delle Entrate e ha durata limitata.
L’intermediario può emettere e inviare fatture, consultare le ricevute SdI, predisporre i pagamenti del bollo e gestire la conservazione.
Conserva sempre la copia degli atti di delega. In caso di verifica, dimostrano chi opera sui tuoi dati fiscali.
Regola decisionale rapida
Decidi se sei obbligato e cosa fare, in 6 passaggi
1) Hai Partita IVA in Italia e sei residente o stabilito? Sì: vai al punto 2. No: l’obbligo non si applica, puoi aderire volontariamente.
2) Sei in regime forfettario o ordinario? Entrambi i regimi impongono l’e-fattura nel 2026. Prepara gli strumenti.
3) Vendi a consumatori finali? Puoi emettere documento commerciale. Se il cliente chiede la fattura, emetti e-fattura.
4) Sei soggetto al Sistema Tessera Sanitaria? Verifica annualmente le regole privacy. Se il divieto SdI è attivo per quelle operazioni, segui le istruzioni del MEF e invia i dati al STS.
5) Hai clienti esteri? Usa “XXXXXXX” come codice destinatario. Valuta gli adempimenti delle operazioni transfrontaliere con i documenti TD dedicati.
6) Emissione e invio: compila l’XML, indica codice destinatario o PEC, trasmetti al SdI entro 12 giorni o entro il 15 del mese successivo se differita. Gestisci bollo e conservazione.
Sanzioni e controlli: cosa rischi e come rimediare
Sanzioni principali
Per mancata o tardiva fatturazione di operazioni imponibili IVA, la sanzione va dal 90% al 180% dell’imposta relativa (D.Lgs. 471/1997, art. 6). Per operazioni non imponibili, esenti o fuori campo, sono previste sanzioni in misura percentuale sui corrispettivi.
Per omesso bollo, la sanzione ordinaria è il 30% dell’imposta di bollo non versata, oltre interessi, secondo il DPR 642/1972 e norme sanzionatorie collegate.
Per errori formali senza impatto sull’imposta, si applicano sanzioni più contenute. Resta comunque l’obbligo di correggere e conservare la tracciabilità.
Ravvedimento operoso e best practice
Puoi ridurre le sanzioni con il ravvedimento operoso (D.Lgs. 472/1997, art. 13). Paghi sanzioni ridotte e interessi legali, se ti regolarizzi spontaneamente prima dei controlli.
Meglio prevenire. Imposta controlli automatici su numerazione, codici natura IVA, bollo e scadenze. Conserva ricevute SdI e verifica gli esiti di consegna.
In caso di scarto del SdI, la fattura si considera non emessa. Correggi l’errore e ritrasmetti entro cinque giorni dalla notifica di scarto.
Strumenti pratici e flussi di lavoro consigliati
Flusso base per professionisti e microimprese
Prepara l’anagrafica cliente con codice destinatario o PEC. Inserisci linee di dettaglio con imponibile e natura IVA o aliquota. Attiva il bollo se dovuto.
Invia al SdI e attendi l’esito. Se “consegnata”, archivia e condividi la copia di cortesia. Se “impossibile recapitare”, la fattura è comunque emessa: informa il cliente e fornisci la copia.
Registra i pagamenti. Per il regime ordinario, allinea la liquidazione IVA. Per il forfettario, aggiorna i ricavi incassati.
Operazioni speciali: anticipi, acconti, pro-forma
Gli acconti fatturati seguono le stesse regole. Puoi emettere fattura per acconto e poi fattura a saldo con richiamo del documento precedente.
La “pro-forma” non è una fattura. Serve solo per richiesta di pagamento. Quando incassi o completi la prestazione, emetti la fattura elettronica vera.
Per cessioni intracomunitarie e servizi esteri valuta codici natura corretti e tipologie TD per integrazione o autofattura, secondo le istruzioni dell’Agenzia delle Entrate.
Tabella scenari, requisiti e tempistiche
| Scenario | Obbligo e-fattura 2026 | Termine emissione/trasmissione | Strumento consigliato e note normative |
|---|---|---|---|
| Professionista in regime forfettario | Sì, obbligo pieno dal 2024 | Entro 12 giorni (immediata); entro il 15 del mese successivo (differita) | Software con bollo automatico; riferimenti: L. 205/2017, D.L. 36/2022 conv. L. 79/2022, Provv. AdE specifiche tecniche |
| Impresa in regime ordinario B2B nazionale | Sì, obbligo dal 2019 | Entro 12 giorni; differita entro il 15 del mese successivo con DDT | Gestionale integrato con magazzino; riferimenti: L. 205/2017; D.Lgs. 127/2015; controlli SdI Agenzia Entrate |
| Operatore sanitario tenuto al Sistema Tessera Sanitaria (verso persone fisiche) | Regole speciali privacy; verifica annuale MEF/AdE | Secondo istruzioni STS e eventuali divieti SdI prorogati | Uso STS per invio dati; consultare decreti MEF e circolari AdE su privacy e fatturazione sanitaria |
| Soggetto non residente identificato solo ai fini IVA | No obbligo; facoltativo | Se emette e-fattura volontaria, valgono i termini generali | Soluzioni cloud con codice destinatario estero; rif.: L. 205/2017 (residenti o stabiliti); chiarimenti AdE |
| Vendite a consumatori finali con documento commerciale | Nessun obbligo di fattura salvo richiesta del cliente | Se richiesta, emettere e-fattura entro 12 giorni | Registratore telematico per corrispettivi; rif.: normativa corrispettivi telematici e FatturaPA |
| Operazioni estere (UE/extra-UE) | Sì per fatture emesse da soggetto italiano | Termini generali; uso codici destinatario “XXXXXXX” | Tipi documento TD17–TD19/TD28 per integrazioni; rif.: Provv. AdE su esterometro e documenti transfrontalieri |
FAQ: domande frequenti sulla fattura elettronica nel 2026
1) Sono in regime forfettario: devo fare la fattura elettronica anche per clienti privati senza Partita IVA?
Sì. Dal 2024 tutti i forfettari devono usare la fattura elettronica per ogni operazione per cui emettono fattura. Se vendi a privati, puoi emettere il documento commerciale. Se però il cliente ti chiede la fattura, devi emetterla in formato elettronico via SdI.
Usa il codice destinatario “0000000” se il privato non ha PEC o codice. Invia sempre la fattura al SdI e consegna una copia di cortesia al cliente. Ricorda di attivare l’imposta di bollo se superi 77,47 euro e non applichi IVA. Controlla poi il riepilogo trimestrale del bollo nel portale Fatture e Corrispettivi.
2) Quali sono le scadenze pratiche da ricordare per evitare sanzioni?
Tre scadenze chiave. Emissione e trasmissione della fattura: entro 12 giorni dalla data dell’operazione per la fattura immediata. Fattura differita: entro il 15 del mese successivo, se hai DDT o documenti idonei.
Imposta di bollo: paghi trimestralmente con F24 predisposto dall’Agenzia delle Entrate. Le date sono indicate nel portale, con possibili differimenti per importi bassi previsti dai decreti MEF. Conservazione: attiva o verifica il servizio di conservazione digitale e chiudi i pacchetti di conservazione secondo le linee guida AgID per garantire i 10 anni.
3) Ho sbagliato l’aliquota o ho dimenticato il bollo: come rimedio e cosa rischio?
Se l’aliquota IVA è sbagliata, emetti una nota di credito (TD04) per stornare l’errore e invia una nuova fattura corretta. Se hai dimenticato il bollo, regolarizza nel portale. Puoi integrare i trimestri e pagare il dovuto con sanzioni ridotte tramite ravvedimento operoso.
Le sanzioni per errori sulla fatturazione possono essere pesanti. Per operazioni imponibili, vanno dal 90% al 180% dell’IVA (D.Lgs. 471/1997, art. 6). Con il ravvedimento operoso (D.Lgs. 472/1997, art. 13) puoi ridurre molto l’impatto se ti muovi subito e paghi interessi legali.
4) Devo emettere e-fattura per un cliente estero senza PEC né codice destinatario: come faccio?
Sì, se sei un soggetto IVA italiano devi comunque emettere la fattura elettronica. Inserisci “XXXXXXX” come codice destinatario e invia tramite SdI. La fattura elettronica resta valida anche se il cliente non riceve tramite sistema italiano.
Fornisci al cliente una copia di cortesia in PDF. Per gli adempimenti transfrontalieri usa i tipi documento TD17–TD19 o TD28 quando richiesto. Verifica nelle istruzioni dell’Agenzia delle Entrate le ultime regole sulle comunicazioni per operazioni con l’estero, perché gli obblighi si coordinano con i nuovi tracciati.
5) Come funziona la conservazione a norma? Posso limitarmi a salvare i PDF?
No. Il PDF è solo una copia di cortesia. Il documento fiscalmente valido è l’XML transitato nel SdI. Devi conservarlo in un sistema che rispetti le linee guida AgID: metadati, immodificabilità, riferimenti temporali e processi di esibizione.
Puoi usare il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate o un conservatore accreditato. Il periodo minimo è 10 anni, come previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale e dalla normativa civilistica e fiscale. In caso di controllo, devi esibire i pacchetti di conservazione con tutte le ricevute del SdI collegate.
Fonti da consultare: Normattiva per Legge 205/2017 e D.Lgs. 127/2015; documenti e provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate su formato XML, SdI, bollo e deleghe; linee guida AgID sulla conservazione; comunicazioni del Ministero dell’Economia e delle Finanze e, per categorie sanitarie, indicazioni del Sistema Tessera Sanitaria.
