Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
Sì, puoi emettere e conservare le fatture online in ogni regime fiscale. Dal 2024 la fattura elettronica via SdI è obbligatoria anche per i forfettari. Conservazione digitale a norma per 10 anni.
- Obbligo e-fattura: esteso a tutti i soggetti IVA, inclusi i forfettari dal 1° gennaio 2024 (DL 36/2022; D.Lgs. 127/2015).
- Canali SdI: XML FatturaPA con codice destinatario o PEC; tempi di emissione entro 12 giorni (art. 21 DPR 633/72; Provv. AE 89757/2018).
- Conservazione digitale: a norma CAD e Linee guida AgID per 10 anni, con firma e marca temporale del responsabile (art. 39 DPR 633/72; art. 2220 c.c.; D.Lgs. 82/2005).
Quadro normativo aggiornato al 2026
La fatturazione elettronica tra privati in Italia è obbligatoria dal 2019 per la generalità dei soggetti IVA. La base è il D.Lgs. 127/2015 e i relativi provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate. Il Decreto-Legge 36/2022, convertito in Legge 79/2022, ha esteso l’obbligo anche ai forfettari: prima sopra i 25.000 euro (dal 1° luglio 2022) e poi a tutti dal 1° gennaio 2024. Queste norme sono consultabili su Normattiva.
L’emissione segue l’art. 21 del DPR 633/72: la fattura documenta l’operazione e va emessa entro 12 giorni dall’effettuazione. La trasmissione avviene tramite il Sistema di Interscambio (SdI), gestito dall’Agenzia delle Entrate, usando il tracciato XML FatturaPA definito dai relativi provvedimenti tecnici (Provvedimento AE 89757/2018 e s.m.i.).
La conservazione è regolata dall’art. 39 del DPR 633/72, dall’art. 2220 del Codice civile e dal Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005), con le Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione del documento informatico. Serve una conservazione digitale “a norma”, con responsabilità, firma digitale e marca temporale.
Eccezioni e specificità (come i dati sanitari verso privati) sono definite di anno in anno dal Ministero dell’Economia e delle Finanze e, per i profili privacy, dal Garante per la protezione dei dati personali. Per i riferimenti operativi ci si affida all’Agenzia delle Entrate.
Chi deve emettere la fattura elettronica oggi
Regime forfettario
Il regime forfettario è un regime agevolato per persone fisiche con ricavi/compensi entro i limiti di legge. Dal 1° gennaio 2024, tutti i forfettari devono emettere fatture elettroniche tramite SdI, senza più soglie di ricavi. Questa estensione discende dall’art. 18 del DL 36/2022.
La fattura elettronica si emette in XML FatturaPA e si invia tramite SdI, indicando codice destinatario o PEC del cliente. Se il cliente è un consumatore finale, si usa il codice convenzionale “0000000” e si consegna copia di cortesia.
Regime ordinario e semplificato
Per questi regimi l’obbligo e-fattura è pieno dal 2019. Le stesse regole su tempi di emissione, tracciato XML, canali e conservazione si applicano anche qui. L’uso del registro sezionale resta un tema contabile, non di formato fattura.
Regime di vantaggio (minimi)
Il regime di vantaggio è il vecchio regime agevolato ancora in corso per pochi contribuenti. Dal 2024 anche questi soggetti devono emettere e-fattura via SdI, in base al DL 36/2022. Le modalità tecniche sono identiche agli altri regimi.
Operatori sanitari
Gli operatori sanitari devono seguire regole speciali per le fatture verso privati. La trasmissione dei dati al Sistema Tessera Sanitaria e gli eventuali divieti di invio al SdI sono definiti, di anno in anno, da provvedimenti MEF e indicazioni del Garante privacy. Per le operazioni verso Partite IVA e Pubbliche Amministrazioni resta l’e-fattura ordinaria.
Come funziona la fatturazione online in pratica
Creazione del documento: XML FatturaPA
La fattura elettronica deve rispettare il tracciato FatturaPA in formato XML. È uno schema tecnico che stabilisce campi obbligatori e controlli. Il software compila i dati di cedente, cessionario, imponibili, IVA, natura operazione e imposta il tipo documento (per esempio TD01 per fattura).
Se usi un termine tecnico, ricordalo così: tracciato XML FatturaPA è lo “scheletro” digitale della fattura; tipo documento è il “codice” che dice di che documento si tratta.
Invio allo SdI: canali e codici
Lo SdI accetta l’XML via vari canali. I più usati sono: codice destinatario (un codice a 7 caratteri del gestionale del cliente) e PEC. Il cliente può anche esporre un QR Code con i suoi dati. Il sistema effettua controlli formali e restituisce notifiche.
La data della fattura segue l’art. 21 DPR 633/72. Devi emettere la fattura entro 12 giorni dall’operazione o entro i termini della fattura differita se usi DDT. La ricevuta di consegna dello SdI fa fede per l’invio.
Ricezione e gestione delle notifiche
Il cliente riceve la fattura sul canale prescelto. Se il file è scartato, devi correggerlo e rinviarlo. Le notifiche principali sono: consegna, mancata consegna, scarto, esito committente PA. Registra tutte le notifiche nel gestionale.
Conservazione digitale a norma
Conservare non è solo “archiviare online”. La conservazione a norma garantisce integrità, autenticità e leggibilità nel tempo. Serve un responsabile della conservazione, un manuale di conservazione, firma digitale e marca temporale sui pacchetti di archiviazione.
Tempistiche: chiudi i pacchetti entro i termini indicati dalle Linee guida AgID (in pratica, almeno con cadenza annuale e comunque entro 3 mesi dal termine dell’anno di riferimento). Conserva per almeno 10 anni, come impongono Codice civile e IVA.
Deleghe e ruoli
Puoi delegare il tuo software a operare su SdI e Cassetto fiscale. La delega si attiva con moduli dell’Agenzia delle Entrate. Tienila aggiornata in caso di cambio fornitore o sede. Verifica i log degli invii periodicamente.
Regola decisionale rapida
Se… allora…
Se sei soggetto IVA in Italia, allora emetti fattura elettronica via SdI. Non fa differenza il regime: forfettario, ordinario, semplificato o di vantaggio.
Se il cliente è un consumatore finale, allora usa il codice “0000000” e consegna copia di cortesia. La fattura originale resta l’XML transitato su SdI.
Se vendi a una Pubblica Amministrazione, allora usa le specifiche PA (codice univoco ufficio). Lo SdI invia l’esito PA. Senza esito positivo, il ciclo non si chiude.
Se operi in ambito sanitario verso privati, allora segui le regole annuali su invio al Sistema Tessera Sanitaria e su eventuali limitazioni verso SdI stabilite da MEF e Garante privacy.
Se effettui operazioni con l’estero, allora invia i documenti transfrontalieri via SdI con i tipi documento previsti e nei termini stabiliti. Non usare più l’esterometro trimestrale come in passato.
Cosa cambia se vendi all’estero o a privati
Operazioni con l’estero
Per acquisti di servizi da non residenti e integrazioni/autofatture, usa i tipi documento TD17, TD18 e TD19. Invia allo SdI nei termini previsti (in genere entro il 15 del mese successivo all’operazione o ricezione della fattura estera). Queste regole discendono dai provvedimenti AE e dal D.Lgs. 127/2015.
Per cessioni verso soggetti esteri, trasmetti i dati via SdI con i tipi documento idonei. La comunicazione sostituisce il vecchio esterometro. Conserva anche i documenti esteri originali e le relative integrazioni.
Operazioni verso privati consumatori (B2C)
Emetti la e-fattura con codice “0000000”. Consegnare una copia PDF è buona prassi, ma l’XML su SdI resta l’originale. Se usi il registratore telematico per corrispettivi, valuta quando serve la fattura e quando basta il documento commerciale.
Errori frequenti e sanzioni
Errori da evitare
Invio oltre i 12 giorni senza motivazione. Codice destinatario errato. Natura IVA incoerente con l’operazione. Errata gestione della numerazione. Mancata conservazione a norma. Fattura “cartacea” dove è obbligatoria la e-fattura.
Sanzioni di riferimento
Le sanzioni sono nel D.Lgs. 471/1997. Per omessa o tardiva fatturazione, si applicano sanzioni in percentuale dell’imposta (art. 6). Per irregolarità formali e comunicative, si veda l’art. 11. La normativa IVA di base resta nel DPR 633/72. Consulta Normattiva e le circolari dell’Agenzia delle Entrate per gli importi aggiornati e i casi specifici.
Checklist operativa per scegliere un servizio di fatturazione online
Requisiti minimi
Supporto completo del tracciato XML FatturaPA e dei tipi documento. Integrazione con SdI tramite codice destinatario. Gestione notifiche e scarti. Conservazione digitale a norma con firma e marca temporale. Manuale di conservazione disponibile.
Funzioni avanzate utili
Gestione automatica ritenute, bollo, reverse charge e split payment. Generazione XML da preventivi/ordini. Dashboard scadenze IVA e imposte. Gestione multi-canale (codice, PEC). Esportazione dati contabili. Ruoli utente e audit trail.
Conformità e sicurezza
Data center in UE. Backup e piani di continuità operativa. Autenticazione a due fattori. Registro accessi. Adeguamento a CAD e Linee guida AgID. Procedure chiare per cambi fornitore e migrazione dei pacchetti di conservazione.
| Scenario | Obbligo e-fattura via SdI | Requisiti tecnici minimi | Tempi di emissione/trasmissione | Conservazione digitale |
|---|---|---|---|---|
| Regime forfettario (2026) | Sì, obbligatorio dal 01/01/2024 | XML FatturaPA; codice destinatario/PEC; gestione notifiche SdI | Entro 12 giorni dall’operazione; differita entro il 15 del mese successivo con DDT | 10 anni; firma e marca temporale; chiusura pacchetti almeno annuale (Linee guida AgID) |
| Regime ordinario/semplificato | Sì, obbligatorio | XML conforme; TD01/TD24 ecc.; canale attivo su SdI | Regole art. 21 DPR 633/72; immediate o entro 12 giorni | Art. 39 DPR 633/72; art. 2220 c.c.; CAD/AgID |
| Regime di vantaggio (minimi) | Sì, obbligatorio dal 01/01/2024 | Tracciato XML; gestione bollo virtuale ove dovuto | Come per gli altri regimi | Conservazione a norma con responsabile e manuale |
| Operatori sanitari verso privati | Regole speciali su invio a SdI/TS definite annualmente | Gestione flusso TS; tutela privacy; e-fattura B2B/PA | Secondo disposizioni MEF/Garante privacy per l’anno | Conservazione a norma dei documenti fiscali e dei tracciati TS |
| Operazioni con l’estero | Sì, invio dati transfrontalieri via SdI | TD17/TD18/TD19 e altri; integrazioni/autofatture | In genere entro il 15 del mese successivo | Conservazione di XML e documenti esteri correlati |
FAQ
Posso emettere fatture online se sono in regime forfettario nel 2026?
Sì, e non solo puoi: devi. Dal 1° gennaio 2024 l’obbligo di fattura elettronica via SdI vale anche per i forfettari, senza più soglie di ricavi o compensi. Questo deriva dall’art. 18 del DL 36/2022, che ha completato l’estensione avviata nel 2022. In pratica, compili la fattura nel tracciato XML FatturaPA, indichi codice destinatario o PEC del cliente e invii tramite SdI. Se il cliente è un consumatore, inserisci il codice “0000000” e consegni una copia di cortesia (di solito in PDF). Ricorda di conservare digitalmente le fatture a norma per 10 anni seguendo il CAD e le Linee guida AgID.
Qual è la differenza tra “archiviazione online” e “conservazione digitale a norma” delle fatture?
L’archiviazione online è il semplice salvataggio del file in cloud. Non garantisce, da sola, requisiti legali. La conservazione digitale a norma, invece, è un processo regolato dal CAD, dalle Linee guida AgID e dall’art. 39 del DPR 633/72. Prevede ruoli (responsabile della conservazione), procedure (manuale di conservazione), firma digitale e marca temporale sui pacchetti di archiviazione, e tempi di chiusura definiti. Lo scopo è garantire integrità, leggibilità e autenticità per almeno 10 anni (come stabilito anche dall’art. 2220 del Codice civile). Un buon servizio di fatturazione online integra nativamente la conservazione a norma o si appoggia a un conservatore qualificato.
Quali sono i tempi per emettere e trasmettere una fattura elettronica e cosa succede se sbaglio?
L’art. 21 del DPR 633/72 impone di emettere la fattura entro 12 giorni dall’operazione. Se usi la fattura differita, puoi emettere entro il 15 del mese successivo, richiamando i DDT. La trasmissione deve passare per lo SdI, che restituisce notifiche di scarto o consegna. Se il file è scartato, la fattura è come non emessa: devi correggere e rinviare tempestivamente. Le sanzioni per omissione o tardività si trovano nel D.Lgs. 471/1997; variano a seconda della gravità e possono essere ridotte con il ravvedimento operoso. Consulta sempre le specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate per evitare errori formali (codici natura IVA, aliquote, dati anagrafici).
Come gestisco le fatture verso clienti esteri e i relativi adempimenti?
Per cessioni e prestazioni verso soggetti esteri devi trasmettere i dati via SdI usando i tipi documento previsti dalle specifiche tecniche. Per acquisti di servizi dall’estero o operazioni in reverse charge, utilizza i documenti integrativi/autofatture (per esempio TD17, TD18, TD19) e inviali allo SdI nei termini, di norma entro il 15 del mese successivo. Queste trasmissioni hanno sostituito il vecchio esterometro periodico. Conserva sia gli XML inviati sia i documenti del fornitore estero, così da garantire tracciabilità nelle verifiche. Le basi normative sono nel D.Lgs. 127/2015 e nei provvedimenti attuativi dell’Agenzia delle Entrate, consultabili su Normattiva e sul portale dell’Agenzia.
Quali requisiti minimi deve avere un servizio di fatturazione online per essere “a norma” nel 2026?
Deve produrre XML conformi a FatturaPA e gestire tutti i tipi documento rilevanti (TD01, note di credito, integrazioni, autofatture). Deve integrare l’invio e la ricezione tramite SdI, gestire le notifiche e gli scarti, applicare correttamente l’imposta di bollo virtuale quando dovuta e permettere la numerazione coerente. È fondamentale che offra la conservazione digitale a norma, secondo CAD e Linee guida AgID, con firma digitale, marca temporale, manuale di conservazione e un responsabile identificato. Verifica anche sicurezza e continuità operativa: data center in UE, backup, audit trail, autenticazione a due fattori. Per la conformità fiscale e i riferimenti tecnici, fa fede la documentazione dell’Agenzia delle Entrate e la normativa su Normattiva.
