Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
Le fatture e i corrispettivi elettronici italiani si trasmettono in formato XML. Dal 1 gennaio 2024 tutti i titolari di Partita IVA usano la fattura elettronica, con eccezione per prestazioni sanitarie da inviare al Sistema Tessera Sanitaria.
- Formato: FatturaPA (XML) via Sistema di Interscambio; Corrispettivi telematici (XML RT) via Registratore Telematico o server-RT.
- Obbligo: esteso a tutti i forfettari dal 1/1/2024; divieto e-fattura per prestazioni sanitarie verso persone fisiche con invio al Sistema Tessera Sanitaria.
- Tempistiche: emissione fattura entro 12 giorni dall’operazione; corrispettivi trasmessi giornalmente, con recupero in caso di guasto.
Cos’è l’XML per fatture e corrispettivi: quadro normativo e logica pratica
L’XML è un formato testuale strutturato. Consente alle macchine di leggere i dati fiscali senza errori. In Italia è lo standard per fatture e corrispettivi elettronici.
Per le fatture si usa il tracciato “FatturaPA”. È definito dalle Specifiche Tecniche dell’Agenzia delle Entrate. Il file viaggia nel Sistema di Interscambio (SdI). Riferimenti: Decreto Legislativo 127/2015 (Normattiva) e Provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate sul SdI e su FatturaPA.
Per i corrispettivi si usa un XML “RT”. Lo genera il Registratore Telematico. Lo invia ogni giorno all’Agenzia delle Entrate. Riferimenti: Decreto-Legge 119/2018, convertito in legge, e Provvedimenti tecnici dell’Agenzia delle Entrate sulla memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi.
FatturaPA vs XML Corrispettivi: differenze essenziali
La FatturaPA dettaglia ogni operazione verso un cliente. Contiene dati completi su imponibile, IVA, bollo, ritenute, cassa previdenziale e pagamento.
L’XML dei corrispettivi riepiloga gli incassi giornalieri. Divide per aliquota IVA, natura dell’operazione e metodi di pagamento. Non identifica il singolo cliente al dettaglio.
La fattura richiede un flusso documento-centrico. I corrispettivi richiedono un flusso giornaliero-centrico.
Obbligo di fattura elettronica dal 2024: platea, eccezioni, basi di legge
Dal 1 gennaio 2024 tutti i titolari di Partita IVA emettono fatture elettroniche. Vale per professionisti, imprese e forfettari. Riferimento: Decreto-Legge 36/2022, art. 18, come convertito (Normattiva), che ha ampliato progressivamente l’obbligo.
L’obbligo non dipende dal regime fiscale. Quindi riguarda anche il regime forfettario. Il forfettario è un regime agevolato con imposta sostitutiva e semplificazioni.
Restano esclusi dall’e-fattura, per motivi di privacy, i soggetti tenuti all’invio al Sistema Tessera Sanitaria per prestazioni sanitarie rese a persone fisiche. Base: Decreto-Legge 119/2018, art. 10-bis (Normattiva), provvedimenti del Garante Privacy e decreti del MEF sul Sistema TS, inclusi aggiornamenti e proroghe.
Professionisti sanitari e Sistema Tessera Sanitaria
Medici, psicologi, odontoiatri e altre figure sanitarie che inviano i dati al Sistema Tessera Sanitaria non emettono e-fattura tramite SdI per le prestazioni verso persone fisiche.
Per queste prestazioni si emette documento fiscale analogico o elettronico non transitante dallo SdI, poi si trasmettono i dati al Sistema Tessera Sanitaria.
Se la prestazione è verso un soggetto diverso dalla persona fisica, la fattura elettronica via SdI può essere dovuta. Valuta sempre il caso concreto.
Operazioni con l’estero e integrazioni/autofatture digitali
Dal 2022, molte operazioni con controparti estere si comunicano via SdI con documenti XML FatturaPA dedicati. Si usano codici “TipoDocumento” specifici, come l’integrazione per servizi esteri o gli acquisti intracomunitari.
Questi file sostituiscono la vecchia comunicazione “esterometro”. La base è negli aggiornamenti alle Specifiche Tecniche dell’Agenzia delle Entrate e nel D.Lgs. 127/2015.
Per l’IVA a reverse charge, si emette un documento di integrazione o autofattura digitale. Il tracciato è in XML e si invia nello SdI.
Come si costruisce un file XML di fattura: campi critici e controlli
Il file XML FatturaPA ha una testata e un corpo. Ogni blocco ha regole precise. Ecco i campi che causano più errori se compilati male.
DatiTrasmissione: include partita IVA o codice fiscale del trasmittente, codice destinatario o PEC del cliente, progressivo invio. Se il cliente è privato senza codice destinatario, usa “0000000” o PEC.
CedentePrestatore e CessionarioCommittente: dati anagrafici completi, indirizzo, regime fiscale. Se sei in regime forfettario, indica il codice regime corretto. Il regime forfettario è un regime semplificato con imposta sostitutiva.
DatiBeniServizi e IVA/Natura
Per ogni riga inserisci descrizione, quantità, prezzo, aliquota IVA. Se l’operazione è senza IVA, usa il campo “Natura” (esenzioni, non imponibili, fuori campo). Specifica sempre la norma di riferimento in “RiferimentoNormativo”.
Aliquote e nature errate producono scarti o errori contabili. Verifica la coerenza tra imponibile, imposta e totale documento.
Per operazioni in split payment verso PA abilita il relativo flag e indica il codice corretto del cliente PA.
Bollo, ritenute e cassa previdenziale
Se il documento sconta bollo virtuale, indica l’assolvimento del bollo e l’importo dovuto. L’imposta di bollo sulle fatture elettroniche segue regole trimestrali di versamento definite dall’Agenzia delle Entrate.
Per ritenute d’acconto usa l’apposita sezione. Indica tipo ritenuta e percentuale. La ritenuta d’acconto è un anticipo d’imposta trattenuto dal cliente sostituto.
Per contributi previdenziali (cassa professionale) compila i campi “CassaPrevidenziale”. Indica aliquota e imponibile corretti.
DatiPagamento, date e numerazione
Inserisci modalità di pagamento (bonifico, carta, contanti), IBAN e scadenze. Le date chiave sono tre: data operazione, data documento e data trasmissione.
La data di emissione non può superare 12 giorni dalla data di effettuazione dell’operazione. Riferimento: art. 21 del DPR 633/1972 (Normattiva).
La numerazione deve essere progressiva e continua per anno. Evita salti ingiustificati.
Invio, scarti SdI e correzioni
Puoi inviare la fattura XML via PEC, portale web, web service o SFTP. Lo SdI effettua controlli formali e anagrafici. Se tutto è corretto, recapita e rilascia una ricevuta di consegna.
Se la fattura viene scartata, è come se non fosse stata emessa. Devi correggere e rinviare entro i termini. Conserva sempre ricevute e notifiche di esito.
Errori frequenti: codici fiscali non validi, CAP o province errate, partite IVA cessate, incoerenze tra imponibile e imposta, codici natura non ammessi per l’aliquota.
Corrispettivi elettronici: come funziona l’XML RT, tempi e anomalie
Ogni giorno il Registratore Telematico memorizza e trasmette i dati degli incassi. Genera un file XML con i riepiloghi per aliquota e natura, i metodi di pagamento e il totale giornaliero.
Se il dispositivo non invia, è previsto l’invio di recupero. In caso di guasti, si può usare la procedura web entro i termini consentiti. La base è nel D.L. 119/2018 e nei Provvedimenti attuativi.
Il “documento commerciale” sostituisce lo scontrino fiscale. Può includere il codice fiscale del cliente per la detrazione spese quando previsto dalla norma.
RT fisico, RT server o middleware
Puoi usare un registratore telematico in negozio, un server-RT per catene o una soluzione software certificata che dialoga con l’AdE. Tutto deve rispettare le Specifiche Tecniche.
Verifica periodicamente i certificati e gli aggiornamenti del dispositivo. Gli aggiornamenti scaduti possono bloccare la trasmissione.
In caso di blackout prolungato, annota i corrispettivi e inviali appena possibile secondo la procedura di emergenza.
Regola decisionale rapida
Quando uso la fattura elettronica FatturaPA
– Se vendi o presti servizi B2B o verso la PA: sempre fattura elettronica via SdI.
– Se vendi B2C e il cliente chiede fattura: emetti e invia FatturaPA via SdI.
– Se sei in regime forfettario: dal 1/1/2024 usi comunque la FatturaPA.
Quando uso l’XML dei corrispettivi
– Se vendi B2C senza fattura: emetti documento commerciale e trasmetti corrispettivi giornalieri via RT.
– Se fai e-commerce B2C con vendita a distanza nazionale: documento commerciale più corrispettivi, salvo richiesta di fattura.
Quando NON uso la FatturaPA ma il Sistema Tessera Sanitaria
– Se sei un professionista sanitario obbligato al Sistema TS e la prestazione è verso una persona fisica: non usi SdI, trasmetti al Sistema TS.
– Se la prestazione sanitaria è verso soggetti diversi dalle persone fisiche: verifica l’obbligo di FatturaPA caso per caso.
Operazioni con l’estero
– Acquisti di servizi da non residenti o beni intracomunitari: genera documento di integrazione/autofattura in XML FatturaPA secondo le Specifiche Tecniche e invia via SdI.
– Cessioni all’estero: usa i codici tipo documento e natura IVA previsti e trasmetti tramite SdI.
Sanzioni, conservazione e controlli
Emissione tardiva o omessa fattura comporta sanzioni. Riferimenti: D.Lgs. 471/1997, art. 6 (Normattiva). L’entità varia in base a IVA e gravità. Per i corrispettivi, l’omessa memorizzazione o trasmissione comporta sanzioni amministrative, con possibili sospensioni in caso di recidiva. Base: D.L. 124/2019 e D.Lgs. 471/1997.
Conserva elettronicamente fatture e corrispettivi per 10 anni. Base: art. 2220 c.c. (Normattiva) e Linee guida AgID sulla conservazione digitale. L’Agenzia delle Entrate offre un servizio gratuito di conservazione per le fatture elettroniche transitanti nello SdI.
Il rispetto delle Specifiche Tecniche e dei provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate è essenziale per superare i controlli automatici e documentali.
Privacy e dati sensibili
Per le prestazioni sanitarie vige un regime speciale per la tutela dei dati. La base normativa include il DL 119/2018 e i provvedimenti del Garante per la Protezione dei Dati Personali. Verifica ogni proroga e aggiornamento.
Inserisci nei documenti solo i dati necessari. Evita dati sanitari in fattura non obbligatori.
Gestisci accessi e conservazione con misure tecniche adeguate, come richiesto dal GDPR.
| Scenario operativo | XML da generare | Canale e tempistiche | Requisiti e note |
|---|---|---|---|
| Professionista/impresa B2B in Italia | FatturaPA (TD01 o documento idoneo) | Invio via SdI; emissione entro 12 giorni dall’operazione | Codice destinatario/PEC cliente; aliquote o nature corrette; bollo/ritenuta/cassa se dovuti |
| Vendita al dettaglio B2C | XML Corrispettivi (RT) giornaliero | Trasmissione quotidiana; recupero in caso di guasto secondo provvedimenti AdE | Documento commerciale al cliente; RT aggiornato e certificato |
| Professionista sanitario verso persona fisica | Documento per Sistema TS (no SdI) | Invio a Sistema Tessera Sanitaria secondo decreti MEF | Divieto e-fattura via SdI per queste prestazioni; tutela privacy |
| Acquisto servizi da soggetto estero | XML integrazione/autofattura (tipo documento previsto) | Invio via SdI nei termini delle Specifiche Tecniche | Reverse charge; corretta “Natura IVA”; riferimento normativo italiano |
| E-commerce B2C nazionale | XML Corrispettivi (RT) + eventuale FatturaPA su richiesta | Trasmissione giornaliera RT; fattura via SdI se richiesta | Gestione resi/annulli nei corrispettivi; coerenza pagamenti |
| Fornitura a Pubblica Amministrazione | FatturaPA con codici PA | Invio via SdI; controlli PA; split payment se applicabile | Codice univoco ufficio PA; CIG/CUP se richiesti |
FAQ
1) Come si compila in modo corretto l’XML FatturaPA per evitare scarti dello SdI?
Parti dai dati obbligatori: Cedente/Prestatore, Cessionario/Committente, DatiTrasmissione con codice destinatario o PEC, numero e data. Poi inserisci le righe in DatiBeniServizi con descrizione chiara, imponibile, aliquota o natura IVA e arrotondamenti corretti.
Aggiungi eventuale ritenuta d’acconto, contributo cassa, spese anticipate, bollo virtuale se pertinente. Verifica che il totale documento corrisponda alla somma delle righe più imposte e bolli. Inserisci il regime fiscale nel blocco fiscale. Indica il metodo di pagamento e, se utile, l’IBAN.
Controlla anagrafiche con strumenti di validazione (partita IVA attiva, codice fiscale valido, CAP e provincia coerenti). Rispetta le Specifiche Tecniche vigenti dell’Agenzia delle Entrate e i controlli di coerenza. Errori formali portano allo scarto e la fattura risulta come non emessa. La base legale dei controlli è nei Provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate sul SdI e nel D.Lgs. 127/2015.
2) Qual è la differenza tra data operazione, data fattura e data trasmissione? E quali sono i rischi se sbaglio?
La data operazione è quando si verifica l’operazione ai fini IVA (consegna bene o pagamento del servizio, salvo regole particolari). La data fattura è la data del documento che emetti. La data trasmissione è quando invii allo SdI.
La legge consente di emettere la fattura entro 12 giorni dalla data operazione. Base: art. 21 DPR 633/1972 (Normattiva). La trasmissione deve avvenire entro tale termine. Se trasmetti oltre i 12 giorni, sei in ritardo. Puoi subire sanzioni per tardiva fatturazione ai sensi del D.Lgs. 471/1997, art. 6.
In caso di errori minori, valuta la nota di variazione elettronica. In caso di scarto, la fattura non esiste fiscalmente: correggi e rinvia al più presto, rispettando i termini.
3) Cosa devo fare se lo SdI scarta una fattura? Posso conservare il numero già utilizzato?
Lo scarto significa che la fattura non è stata emessa. Ricevi una notifica con i codici di errore. Correggi l’XML e invia nuovamente. Puoi mantenere lo stesso numero e data, se l’errore è rilevato subito e rientri nei termini di emissione. Molti software consentono il “rinvio” con stessa numerazione.
Se sei fuori termine, valuta una nuova numerazione e annota internamente lo scarto per la riconciliazione. Ricorda che le ricevute SdI e le notifiche sono parte della documentazione da conservare per 10 anni, insieme al file XML e al pacchetto di conservazione. Riferimenti: art. 2220 c.c. e Linee guida AgID.
Per prevenire scarti, usa validatori e controlli anagrafici, e aggiorna le Specifiche Tecniche sul tuo gestionale.
4) Come funzionano i corrispettivi in caso di guasto del Registratore Telematico o assenza di connessione?
Se il Registratore Telematico è guasto, annota i corrispettivi con procedure di emergenza previste e ripristina l’invio appena possibile. I Provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate indicano termini e modalità di recupero, incluso l’invio tramite servizio web o dopo riparazione.
In blackout prolungato, usa i documenti commerciali manuali o sistemi alternativi, sempre nel rispetto delle regole. Al ripristino, il dispositivo o la procedura di backoffice genera e invia l’XML di riepilogo. Conserva le evidenze degli incassi giornalieri e degli interventi tecnici.
L’omessa memorizzazione o trasmissione comporta sanzioni. Base: D.Lgs. 471/1997 e D.L. 119/2018. In caso di reiterazione, si applicano sanzioni accessorie come la sospensione dell’attività, secondo i casi previsti dalla norma.
5) Sono un forfettario: devo sempre fare la fattura elettronica? Come gestisco bollo e natura IVA?
Sì. Dal 1 gennaio 2024 anche i contribuenti in regime forfettario emettono fattura elettronica via SdI. Base: D.L. 36/2022, art. 18 (Normattiva) e successivi provvedimenti attuativi. Il regime forfettario prevede imposta sostitutiva e semplificazioni contabili.
Di norma, le operazioni dei forfettari non espongono IVA. Usa quindi una “Natura” compatibile con l’operazione non soggetta a IVA e indica il riferimento normativo in fattura. Se si applica l’imposta di bollo, segnala l’assolvimento in XML e versa trimestralmente nei canali previsti dall’Agenzia delle Entrate.
Se operi con l’estero, potresti dover emettere documenti di integrazione o autofatture in XML per il reverse charge. Compila con attenzione i campi “TipoDocumento” e “Natura IVA”. In caso di dubbio, verifica le Specifiche Tecniche vigenti e le istruzioni dell’Agenzia delle Entrate.
