Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
Il fondo spese è un deposito del cliente per coprire costi “in nome e per conto”. Fatturi solo le spese documentate; l’eventuale residuo diventa compenso. Tieni registri separati e distingui dagli acconti sul lavoro.
- Le spese “in nome e per conto” sono escluse da IVA e dal reddito solo se rispettano l’art. 15 del DPR 633/1972 e sono documentate a nome del cliente.
- Gli importi che remunerano il lavoro (acconti/compensi) vanno fatturati al momento dell’incasso, secondo l’art. 6 e l’art. 21 del DPR 633/1972.
- Il fondo spese si gestisce con ricevuta non fiscale all’incasso, rendiconto periodico e registrazione separata delle movimentazioni; il residuo diventa compenso.
Che cos’è il fondo spese nel 2026 e perché ti serve
Il fondo spese è una somma che il cliente versa perché tu anticipi costi necessari alla pratica. Per esempio bolli, diritti, imposte e contributi. Non è, di per sé, il tuo compenso.
Giuridicamente operi come mandatario. Applichi le regole del mandato del codice civile (artt. 1703 e seguenti). Tu gestisci il denaro nell’interesse del cliente e gli rendi il conto.
Dal punto di vista fiscale separi due flussi. Le spese “in nome e per conto” escluse da IVA (art. 15 DPR 633/1972). E il tuo compenso, soggetto a IVA e a imposte (art. 6 e art. 21 DPR 633/1972; art. 54 del TUIR, DPR 917/1986).
Spese “in nome e per conto” (art. 15 DPR 633/1972): condizioni pratiche
Una spesa è esclusa dall’IVA se rispetta tre condizioni semplici. La paghi in nome e per conto del cliente. La documentazione è intestata al cliente. La ribalti in fattura per il medesimo importo, senza ricarico.
Esempi tipici: imposta di bollo, diritti di segreteria, diritti camerali, contributo unificato, visure. In tutti i casi, le ricevute devono riportare i dati del cliente.
Se anche una sola condizione manca, l’importo diventa un rimborso spese. Entra nel tuo compenso. Sconta IVA (se dovuta) e imposte.
Rimborsi spese e spese generali: quando diventano compenso
Rientrano nel compenso i rimborsi per spese generali. Per esempio trasferte, telefoni, cancelleria, corrieri, parcheggi. Sono costi tuoi, non del cliente.
Se li addebiti, li tratti come parte del prezzo della prestazione. Applichi l’IVA secondo l’aliquota del servizio. E concorrono al reddito.
Puoi spiegare nel preventivo cosa è “in nome e per conto” e cosa è “rimborso”. La chiarezza contrattuale riduce le contestazioni.
Incasso del fondo, documenti e registri: cosa fare passo passo
Quando incassi il fondo spese, non hai ancora una prestazione eseguita. E non esistono ancora le spese documentate. Quindi non emetti la fattura per l’intero importo.
Rilascia una ricevuta non fiscale o quietanza. Indica causale “fondo spese in deposito” e il nominativo del cliente. Annota l’incasso nel tuo registro interno delle movimentazioni finanziarie. È un prospetto che elenca entrate, uscite e saldo residuo per cliente.
La tenuta del registro non è un modello unico di legge per tutte le professioni. Ma è una prassi prudente. In caso di controllo, dimostra che il denaro non era un compenso. Le norme su antiriciclaggio (D.Lgs. 231/2007) richiedono inoltre tracciabilità e adeguata verifica del cliente.
Conto dedicato e tracciabilità
Usa un conto dedicato alle somme di terzi, se gestisci fondi rilevanti. Separi i flussi e abbassi il rischio. Per i notai ciò discende da regole di settore. Per gli altri professionisti è una best practice che semplifica i rendiconti.
Evita il contante. Le norme antiriciclaggio e i limiti all’uso dei contanti cambiano nel tempo. Verifica sempre la soglia vigente consultando il portale Normattiva o la normativa del Ministero dell’Economia.
Conserva scontrini, ricevute e attestazioni di pagamento. Meglio in formato digitale, allegati alla pratica del cliente.
Quando emettere la fattura elettronica nel 2026
L’obbligo di fatturazione elettronica vale per i professionisti, compresi i forfettari. Deriva dal D.Lgs. 127/2015 e dalla L. 205/2017, con estensione generalizzata maturata entro il 2024.
Emetti la fattura quando incassi il compenso, anche come acconto. Per i servizi, il momento impositivo coincide con il pagamento (art. 6 DPR 633/1972). La fattura si emette entro i termini dell’art. 21 del DPR 633/1972.
Per le spese “in nome e per conto”, emetti la fattura di rendiconto quando le hai sostenute e puoi elencarle. In fattura le riporti tra importi esclusi da IVA ai sensi dell’art. 15, con dettagli e allegati.
Il “termine dei 60 giorni”: cosa significa davvero
Non esiste una legge che impone il rendiconto entro 60 giorni per tutti i professionisti. È però una soglia operativa ragionevole. Ti permette di chiudere le pratiche in tempi certi e di non trascinare fondi indistinti.
Regola semplice: chiudi il rendiconto entro 30-60 giorni dall’uso dei fondi, o alla chiusura dell’attività. Se resta un residuo e non servirà più, fatturalo come compenso.
Inserisci tempi e modalità nel mandato o nel preventivo. Il codice civile sul mandato, insieme alla deontologia professionale, richiede un rendiconto diligente.
Regola decisionale rapida
Se conosci l’importo esatto e il documento è intestato al cliente, paga tu e riaddebita come “art. 15”: niente IVA né imposte sul rimborso. Se il costo è incerto o variabile, chiedi un fondo spese: rilascia quietanza, traccia ogni movimento, conserva i documenti. Quando hai le ricevute, emetti fattura con le voci art. 15 e fattura a parte ogni acconto/compenso incassato. Se il cliente versa somme che non sono destinate a spese documentate, trattale come acconto su compenso e fattura entro i termini. Se, a fine pratica, rimane un residuo del fondo e non serve più, diventa compenso: fatturalo e sconta imposte e contributi.
Trattamento IVA e imposte dirette
Regime ordinario. Il tuo compenso è imponibile IVA e concorre al reddito. Applichi il principio di cassa per i redditi di lavoro autonomo (art. 54 del TUIR): tassazione quando incassi.
Le spese art. 15 non entrano nella base imponibile IVA e non formano reddito imponibile. Sono partite di giro. Devi però poterle provare con documenti intestati al cliente.
Contributi previdenziali. Se versi alla Gestione Separata o a una Cassa professionale, applichi il contributo con le regole del tuo ordinamento. Si calcola sui compensi, non sulle spese art. 15.
Regime forfettario nel 2026
Nel forfettario non applichi l’IVA in fattura, salvo eccezioni. I ricavi si calcolano a forfait tramite il coefficiente di redditività (Legge 190/2014, art. 1, commi 54-89, e successive leggi di bilancio).
Le spese art. 15 restano comunque fuori dai ricavi. Perché non sono corrispettivi. I rimborsi spese generali, invece, entrano nei ricavi come parte del prezzo.
Ricorda la marca da bollo. Se la tua fattura forfettaria supera la soglia prevista, apponi l’imposta di bollo. Le voci art. 15 non si sommano alla base per l’eventuale imposta di bollo, ma la disciplina pratica va gestita con attenzione.
Tempi di rendiconto e gestione del residuo
Programma il rendiconto periodico. Ogni volta che sostieni una spesa art. 15, aggiorna il registro e raccogli i documenti. Alla fine della pratica, invia un prospetto al cliente.
Se hai speso meno del fondo, proponi restituzione o compensazione. Se il cliente chiede la restituzione, emetti una quietanza di uscita. Se chiede di compensare con il tuo compenso, fattura il compenso e imputa il fondo a pagamento.
Se il fondo residuo non ha più scopo, diventa compenso. A quel punto scatta l’obbligo di fatturare e di assoggettare a imposte e contributi.
Esempi numerici veloci
Esempio 1. Fondo spese 500 euro. Spese art. 15: 420 euro (documenti a nome del cliente). Residuo 80 euro. Il cliente chiede restituzione. Nessuna tassazione sul residuo restituito. In fattura indichi 420 euro come art. 15.
Esempio 2. Fondo spese 500 euro. Spese art. 15: 350 euro. Residuo 150 euro compensato col tuo onorario di 300 euro. Fatturi 300 euro come compenso (IVA o bollo a seconda del regime) e 350 euro come art. 15. Il cliente paga solo la differenza se il fondo non copre tutto.
Esempio 3. Il cliente versa 1.000 euro, ma non ci sono spese art. 15 previste. È un acconto sul compenso. Va fatturato al momento dell’incasso, senza attendere.
| Scenario | Documento all’incasso | Momento di fatturazione | Trattamento IVA/Redditi e tempistiche |
|---|---|---|---|
| Fondo per bolli e diritti (importo incerto) | Ricevuta non fiscale “fondo spese in deposito” + registrazione nel registro movimentazioni | Alla maturazione delle spese: fattura di rendiconto con voci art. 15; al termine, eventuale residuo come compenso | Art. 15 escluso da IVA e da reddito; residuo come compenso imponibile. Tempistica rendiconto consigliata: entro 30-60 giorni |
| Acconto su onorario | Quietanza di incasso o fattura immediata | Fattura entro i termini dell’art. 21 DPR 633/1972 dal pagamento (servizi: art. 6) | Imponibile IVA (se dovuta) e concorre al reddito (art. 54 TUIR). Tempistica: immediata o entro i termini di legge |
| Rimborso trasferta (spesa generale) | Incluso nel preventivo/accordo economico | In fattura insieme al compenso | Rientra nel corrispettivo: IVA secondo aliquota del servizio, imponibile ai fini reddituali. Nessuna esclusione art. 15 |
| Residuo fondo a fine pratica | Prospetto di rendiconto al cliente | Se restituito: nessuna fattura; se trattenuto: fattura come compenso | Restituzione: neutra; trattenimento: imponibile IVA e reddito; contributi previdenziali applicabili. Tempistica: subito dopo la chiusura |
FAQ
Come distinguo, in pratica, tra fondo spese e acconto sul compenso?
Poniti due domande. Uno: userai i soldi per pagare costi intestati al cliente, con importo incerto alla data dell’incasso? Due: restituirai l’eventuale residuo? Se rispondi sì a entrambe, sei davanti a un fondo spese. Emetti una ricevuta non fiscale di deposito e annota l’entrata nel registro delle movimentazioni. Quando avrai i documenti, fai la fattura con le voci escluse art. 15. Se invece la somma copre il tuo lavoro, anche se non ancora svolto, è un acconto. Per i servizi, l’IVA si applica al pagamento (art. 6 DPR 633/1972). Devi quindi emettere la fattura nei termini dell’art. 21. Un trucco utile: scrivi la causale già nel preventivo. “Acconto su onorario” obbliga alla fattura. “Fondo spese per diritti e bolli in nome e per conto” indirizza alla gestione come deposito.
Devo davvero fatturare “entro 60 giorni” il fondo spese?
Non c’è una regola generale che impone i 60 giorni per legge a tutti i professionisti. La disciplina fiscale richiede di fatturare quando il presupposto si verifica: per i compensi al pagamento (art. 6 e art. 21 DPR 633/1972), per le spese art. 15 quando sono sostenute e rendicontate. I 60 giorni sono una best practice di rendiconto. Sono spesso indicati nei mandati o nelle procedure interne di studi legali, notarili e contabili. Servono a evitare giacenze indefinite e a dare trasparenza al cliente. Vuoi un riferimento sicuro? Inserisci nel tuo contratto un termine chiaro per il rendiconto (es. 30-60 giorni dalla chiusura della pratica) e rispettalo. Se alla scadenza resta un residuo non più destinato a spese, fatturalo come compenso.
Come gestisco la fattura elettronica se il cliente versa il fondo a fine anno?
Se è un vero fondo spese, non emetti fattura all’incasso. Rilasci la ricevuta non fiscale e registri l’entrata. L’anno successivo, quando sostieni i costi intestati al cliente, emetti la fattura di rendiconto con voci art. 15. In questo modo, il fondo spese non incide su IVA e imposte del primo anno. Attenzione però agli acconti sul compenso: se una quota del versamento retribuisce il tuo lavoro, quella parte va fatturata entro i termini del periodo in cui l’hai incassata, anche a fine anno. Se a chiusura pratica resta un residuo e lo tratti come compenso, la fattura andrà emessa nell’anno in cui maturi la decisione e ne dai comunicazione al cliente. Ricorda che, dal 2024, anche i contribuenti in regime forfettario sono tenuti alla fattura elettronica secondo il D.Lgs. 127/2015 e la normativa successiva.
Sono in regime forfettario: le spese “in nome e per conto” entrano nei ricavi?
No, se rispettano l’art. 15 del DPR 633/1972. Anche nel forfettario, le somme che riconduci a spese “in nome e per conto” non sono corrispettivi. Le indichi in fattura come importi esclusi dall’IVA e non le sommi ai ricavi rilevanti ai fini del coefficiente di redditività. Diverso il discorso per i rimborsi spese generali (trasferte, documenti non intestati al cliente, cancelleria): questi importi fanno parte del corrispettivo e quindi dei tuoi ricavi forfettari. Attenzione alla marca da bollo: se la tua fattura senza IVA supera la soglia prevista, apponi l’imposta di bollo. Conserva sempre le pezze giustificative intestate al cliente: in caso di controllo, provano la natura di partita di giro. Le basi normative principali sono la Legge 190/2014 (art. 1, commi 54-89) per il forfettario e l’art. 15 del DPR 633/1972 per le esclusioni dalla base imponibile.
Quali sono gli errori più comuni sul fondo spese e come li correggo?
Primo errore: emettere fattura per l’intero fondo all’incasso. Rimedio: annulla o storna con nota di variazione e rilascia una ricevuta non fiscale; poi fattura solo quando sostieni le spese art. 15 e quando incassi il compenso. Secondo errore: trattare come art. 15 spese non intestate al cliente. Rimedio: se il documento è intestato a te, si tratta di rimborso spese e va nel corrispettivo; correggi la prassi e richiedi l’intestazione al cliente. Terzo errore: dimenticare il residuo a fine pratica. Rimedio: stabilisci nel mandato un termine di rendiconto, invia un prospetto finale e decidi se restituire o fatturare come compenso. Quarto errore: usare il fondo per pagare spese personali. Rimedio: apri un conto dedicato o un sottoconto gestionale e tieni un registro delle movimentazioni. Quinto errore: superare i limiti al contante o non rispettare l’antiriciclaggio. Rimedio: usa strumenti tracciabili e applica le procedure di adeguata verifica del D.Lgs. 231/2007. Le norme richiamate sono consultabili su Normattiva e sui siti istituzionali dell’Agenzia delle Entrate e dei Ministeri competenti.
