Aspettare che il cliente paghi “per gentilezza” è la strada più rapida verso i ritardi e i mancati incassi. Chi lavora in Partita IVA ha bisogno di un metodo che renda il pagamento una regola, non un favore. Queste cinque mosse — dall’acconto ai solleciti automatici, fino alla penale per il ritardo — ti aiutano a farti pagare sempre e nei tempi giusti.
Punti chiave
- Chiedi sempre un acconto (minimo 30%, ideale 50%): serve anche a testare la puntualità del cliente.
- Usa scadenze precise con data e IBAN in chiaro, e invia un sollecito di cortesia prima della scadenza.
- Automatizza i solleciti dopo la scadenza e inserisci una clausola di interessi di mora (D.Lgs. 192/2012).
Il calendario dei solleciti in un colpo d’occhio
Se il pagamento è in ritardo, meglio agire subito e in modo graduale. Ecco la scaletta consigliata.
| Quando | Azione |
|---|---|
| 2 giorni prima della scadenza | Sollecito preventivo di cortesia (via mail) |
| Giorno +1 | Sollecito amichevole (via mail) |
| Giorno +7 | Sollecito formale (via mail e/o chiamata) |
| Giorno +15 | Diffida (tramite software di fatturazione o PEC) |
1. La regola dell’acconto (usala sempre)
Non iniziare mai a lavorare senza un acconto, soprattutto con i nuovi clienti. L’acconto non serve solo alla cassa: è un test della velocità di pagamento del cliente. Se fa storie per l’acconto, le farà anche per il saldo. L’importo consigliato è minimo il 30%, idealmente il 50%.
2. Termini di pagamento “parlanti”
Smetti di scrivere “pagamento a vista”, “30 giorni” o “entro fine mese”. Sulla fattura e nel contratto devi essere preciso: indica una scadenza tassativa con data esatta e il metodo di pagamento, per esempio “Scadenza tassativa: 15/03/2026 via bonifico bancario”. Inserisci le tue coordinate bancarie (IBAN) direttamente nel corpo della mail e sulla fattura: più è facile pagarti, più in fretta lo faranno.
3. Il sollecito preventivo
Non aspettare che il pagamento scada per farti sentire. Invia una mail di cortesia due giorni prima della scadenza: elimina la scusa del “mi era sfuggita la mail”. Un esempio:
“Ciao [Nome], ti ricordo che la fattura n. X scade tra due giorni. Ti lascio qui i dati per comodità. Buon lavoro!”
4. Automazione dei solleciti
Se il giorno dopo la scadenza i soldi non sono arrivati, deve partire il primo sollecito. Non prenderla sul personale e non scusarti per chiedere ciò che ti spetta. La sequenza consigliata è: al giorno +1 un sollecito amichevole via mail, al giorno +7 un sollecito formale via mail e/o telefono, al giorno +15 una diffida, se possibile tramite software di fatturazione o PEC.
Vuoi scaricare questa guida per averla sempre a portata di mano?
5. La “penale” per il ritardo
Inserisci sempre nel preventivo e nel contratto una clausola sugli interessi di mora per i pagamenti in ritardo, secondo il D.Lgs. 192/2012. Averla spinge il cliente a dare la priorità a te rispetto a chi non la prevede. E se dopo 30 giorni e vari solleciti non hai ancora risposte, smetti di mandare mail e alza il telefono: una chiamata di due minuti risolve più di dieci email.
Domande frequenti
Quanto acconto conviene chiedere?
Almeno il 30%, idealmente il 50%. Oltre a garantirti liquidità, l’acconto è un modo per verificare fin da subito la puntualità del cliente nei pagamenti.
Cosa scrivere sulla fattura per i termini di pagamento?
Evita formule vaghe come “a vista” o “fine mese”. Indica una scadenza tassativa con data precisa e metodo di pagamento, e inserisci l’IBAN direttamente in fattura e nella mail per rendere il pagamento immediato.
Quando devo iniziare a sollecitare?
Già due giorni prima della scadenza con una mail di cortesia. Poi, se il pagamento non arriva: sollecito amichevole al giorno +1, sollecito formale al +7 e diffida al +15.
Posso applicare una penale per il ritardo?
Sì. Inserendo nel contratto una clausola sugli interessi di mora (D.Lgs. 192/2012) hai uno strumento in più per farti pagare con priorità. Dopo 30 giorni e più solleciti senza esito, una telefonata è spesso più efficace di altre mail.
