Ultimo aggiornamento: giugno 2026.
Nell’intestazione fattura inserisci dati tue/cliente, data e numero; nel corpo inserisci descrizione, quantità, imponibile, IVA o natura, ritenuta se dovuta, bollo se dovuto, totale. Invia via SdI entro i termini.
- Contenuti obbligatori: art. 21 DPR 633/1972. E-fattura: d.lgs. 127/2015 e Provvedimento Agenzia Entrate 30/04/2018.
- Scarti e correzioni: nota di variazione art. 26 DPR 633/1972 o riemissione con nuovo numero.
- Tempi: 12 giorni per fattura immediata; 15 del mese successivo per differita (DL 119/2018 convertito in L. 136/2018).
Che cos’è l’intestazione della fattura e perché conta
L’intestazione è il blocco iniziale della fattura. Identifica chi vende e chi compra e fissa data e numero del documento. Senza questi dati la fattura è irregolare.
La legge stabilisce cosa scrivere. La base è l’art. 21 del DPR 633/1972 (IVA). Per la fattura elettronica vale anche il d.lgs. 127/2015 e le specifiche tecniche del Sistema di Interscambio (Provvedimento Agenzia Entrate 30 aprile 2018).
Per la Pubblica Amministrazione si usa il formato FatturaPA previsto dal DM 55/2013. Le sanzioni per errori o omissioni sono nel d.lgs. 471/1997.
Riferimenti normativi utili (testuali)
Art. 21 e 21-bis DPR 633/1972 (contenuto fattura e fattura semplificata). Art. 26 DPR 633/1972 (note di variazione). D.lgs. 127/2015 (e-fattura B2B/B2C). DM 55/2013 (PA). DL 119/2018 conv. L. 136/2018 (tempi emissione). D.lgs. 471/1997 art. 6 (sanzioni). L. 190/2014 art. 1, commi 54-89 (regime forfettario). DPR 600/1973 art. 25 (ritenute). Norme e circolari sono consultabili su Normattiva e siti istituzionali dell’Agenzia delle Entrate e del Ministero dell’Economia.
Dati obbligatori nell’intestazione
Dati del cedente/prestatore e del cliente
Scrivi sempre questi elementi, in modo chiaro e completo:
- Nome e cognome o denominazione sociale.
- Indirizzo della sede (via, numero civico, CAP, comune, provincia, Stato se estero).
- Partita IVA. Se il cliente è un consumatore senza partita IVA, indica il codice fiscale.
- Eventuale REA, capitale sociale e stato liquidazione per società, se richiesto da norme civilistiche.
Questi dati servono a identificare le parti. In e-fattura sono mappati in appositi campi XML. I dati devono coincidere con quelli anagrafici fiscali.
Identificativi elettronici: Codice Destinatario, PEC e soggetti esteri
Per l’invio via SdI devi valorizzare il canale del cliente:
- Codice Destinatario a 7 caratteri per imprese e professionisti con canale accreditato.
- Se il cliente non ha Codice Destinatario, usa 0000000 e, se fornita, la PEC del cliente.
- Per clienti esteri indica nel campo Codice Destinatario la stringa XXXXXXX. La fattura transita in SdI ma non viene recapitata. Invia tu una copia al cliente secondo gli accordi.
- Per la Pubblica Amministrazione serve il Codice Ufficio (6 caratteri) del destinatario, come da IPA.
Questi codici non sostituiscono i dati anagrafici. Servono solo al recapito via SdI.
Data e numerazione del documento
La data di emissione è obbligatoria. Per le immediate hai 12 giorni dall’operazione. Per le differite puoi emetterle entro il 15 del mese successivo, richiamando i DDT.
La numerazione deve essere progressiva e senza salti nell’anno. Puoi usare sezionali (es. 2026/A-001). Ogni sezionale deve mantenere la propria progressione coerente.
Queste regole seguono l’art. 21 DPR 633/1972 e le semplificazioni introdotte dal DL 119/2018.
Elementi obbligatori nel corpo della fattura
Descrizione, quantità, prezzo e imponibile
Indica una descrizione chiara del bene o servizio. Specifica unità di misura e quantità quando hanno senso. Inserisci il prezzo unitario e calcola l’imponibile.
Evita descrizioni generiche. Un testo puntuale riduce contestazioni e facilita i controlli. Allinea la descrizione al contratto o all’ordine del cliente.
IVA, aliquote o natura dell’operazione
Per ogni riga indica l’aliquota IVA (22%, 10%, 5%, 4%) o la natura se l’operazione non è imponibile. Natura significa il motivo per cui non applichi l’IVA.
- Esempi di “natura” in e-fattura: N1 (escluse), N2.1/N2.2 (non soggette), N3.x (non imponibili: export, intra, ecc.), N4 (esenti), N6.x (reverse charge), N7 (IVA assolta in altro Stato UE).
- Inserisci sempre il riferimento normativo in causale (es. “Operazione non imponibile art. 8 DPR 633/1972”).
La corretta codifica evita scarti SdI e sanzioni. Verifica l’inquadramento IVA a monte.
Ritenuta d’acconto e contributi previdenziali
Se sei un professionista in ordinario, applichi la ritenuta d’acconto ai sensi dell’art. 25 DPR 600/1973. Si calcola di solito sul compenso al netto di spese esenti.
Se sei in regime forfettario, la ritenuta non si applica. Inserisci la dicitura che i compensi sono soggetti a imposta sostitutiva ai sensi della L. 190/2014, art. 1, commi 54-89.
Se hai una cassa professionale, aggiungi il contributo integrativo secondo il tuo ordinamento (es. 4%). Specifica in fattura la base di calcolo.
Imposta di bollo
Nelle fatture senza IVA superiori a 77,47 euro devi applicare il bollo da 2 euro. In e-fattura si indica “Assolvimento bollo: Sì”. Il versamento è trimestrale nell’area Fatture e Corrispettivi.
Se emetti fatture cartacee, apponi la marca da bollo fisica da 2 euro. Ricorda di indicarla in calce nel totale documento.
Totali, termini e coordinate di pagamento
Chiudi sempre con il riepilogo: imponibile per aliquota/natura, IVA, ritenute e bollo. Indica il totale da pagare. Aggiungi scadenza e modalità di pagamento.
Le coordinate bancarie (IBAN) non sono obbligatorie per legge, ma sono prassi utile. In e-fattura si inseriscono nel blocco “DatiPagamento”.
Operazioni particolari e casi d’uso
Fatture verso l’estero
Per clienti UE valuta il luogo di tassazione. Per servizi B2B spesso si applica il reverse charge esterno, con dicitura “Inversione contabile – art. 196 Direttiva 2006/112/CE”.
Per cessioni intracomunitarie di beni, se ci sono i requisiti, l’operazione è non imponibile art. 41 DL 331/1993. Indica il VIES del cliente e la prova di trasporto.
Per export extra-UE l’operazione è non imponibile art. 8 DPR 633/1972. Conserva le prove doganali di uscita.
Split payment e Pubblica Amministrazione
Con la PA si usa il formato FatturaPA (DM 55/2013). Indica il codice ufficio IPA e la CIG/CUP quando richiesto. Verifica se si applica lo split payment (scissione dei pagamenti).
In split payment l’IVA è esposta ma la versa la PA. Inserisci la dicitura di legge in fattura.
Fattura semplificata
L’art. 21-bis DPR 633/1972 consente la fattura semplificata fino a 400 euro. Puoi omettere alcuni dati del cliente, ma devi garantire tracciabilità dell’operazione.
Non usare la semplificata per operazioni intracomunitarie o in reverse charge complesso. Valuta caso per caso.
Regola decisionale rapida
Come scegliere cosa inserire e quando emettere
1) Chi è il cliente? Se ha partita IVA, raccogli Partita IVA e Codice Destinatario/PEC. Se è consumatore, prendi codice fiscale e usa 0000000.
2) Dove si trova il cliente? In Italia applichi l’IVA ordinaria. In UE o extra-UE verifica territorialità e natura dell’operazione. Inserisci il riferimento normativo.
3) Qual è il tuo regime? In ordinario esponi IVA. In forfettario non esponi IVA e non applichi ritenuta. Ricorda il bollo se dovuto.
4) Quando emettere? Subito o entro 12 giorni per l’immediata. Per la differita entro il 15 del mese successivo con DDT allegati o richiamati.
5) Come recapitare? Sempre tramite SdI per fatture emesse. Per esteri usa XXXXXXX e invia copia al cliente con i canali concordati.
Tempi, sanzioni e correzioni
Termini di trasmissione e protocolli
La fattura si considera emessa quando transita in SdI. Evita invii oltre i 12 giorni (immediate) o oltre il 15 del mese successivo (differite). Conserva le ricevute SdI.
Per scarti SdI, correggi e rinvia entro 5 giorni se vuoi mantenere la stessa data operazione. Altrimenti emetti nuovo documento con nuova numerazione e riferimenti.
Sanzioni
Le irregolarità formali sui dati obbligatori espongono a sanzioni amministrative (d.lgs. 471/1997 art. 6). Gli invii tardivi possono comportare sanzioni ridotte con ravvedimento.
Mantieni coerenza tra contabilità, dichiarazioni IVA e fatture inviate. Una buona intestazione riduce molto i rischi.
Conservazione e archiviazione
Conservazione a norma
Conserva le fatture per 10 anni. Le e-fatture vanno conservate in modalità digitale secondo le regole tecniche. Puoi usare un servizio di conservazione accreditato.
Le linee guida sulla conservazione digitale sono disponibili sui siti istituzionali dell’Agenzia per l’Italia Digitale e dell’Agenzia delle Entrate. Prevedi un manuale di conservazione.
Tabella degli scenari principali
| Scenario | Intestazione obbligatoria | Elementi specifici nel corpo | Termini e invio | Norma di riferimento (testuale) |
|---|---|---|---|---|
| B2B Italia – regime ordinario | Denominazione, indirizzo, P.IVA di entrambe; Codice Destinatario/PEC; data e numero progressivo | Aliquota IVA per riga; eventuale ritenuta art. 25 DPR 600/1973; totale; termini pagamento | Immediata entro 12 giorni o differita entro il 15 mese successivo; invio via SdI | Art. 21 DPR 633/1972; d.lgs. 127/2015; DL 119/2018 conv. L. 136/2018 |
| B2C Italia – consumatore finale | Dati cedente; dati cliente minimi (nome e CF se richiesta fattura); Codice Destinatario 0000000; data e numero | IVA esposta; copia di cortesia al cliente; totale da pagare | Invio via SdI; rilascio copia; altrimenti documento commerciale con RT | Art. 21 DPR 633/1972; d.lgs. 127/2015; normativa corrispettivi telematici |
| Cessione intracomunitaria beni | Dati completi; P.IVA UE cliente; Codice Destinatario XXXXXXX; data e numero | Natura N3.2 non imponibile; dicitura art. 41 DL 331/1993; prova trasporto | Invio via SdI; elenchi Intrastat a parte | DL 331/1993; art. 21 DPR 633/1972; Provv. AE 30/04/2018 |
| Servizi B2B UE – reverse charge esterno | Dati completi; P.IVA UE cliente; Codice Destinatario XXXXXXX | Natura N6.9 o N2.1 secondo specifiche; dicitura art. 196 Dir. 2006/112/CE | Invio via SdI; integrazione/autofattura nel paese del cliente | Direttiva 2006/112/CE; art. 7-ter e segg. DPR 633/1972 |
| Fattura verso PA – split payment | Dati completi; Codice Ufficio IPA; CIG/CUP se dovuti; data e numero | IVA esposta con dicitura “scissione pagamenti”; tracciabilità | Formato FatturaPA; invio via SdI; termini contratto | DM 55/2013; art. 17-ter DPR 633/1972 |
| Professionista in forfettario | Dati completi; CF/P.IVA cliente; Codice Destinatario/PEC; data e numero | IVA non esposta; dicitura L. 190/2014; niente ritenuta; bollo se dovuto | Invio via SdI; pagamento bollo trimestrale | L. 190/2014 art. 1 c. 54-89; d.lgs. 127/2015 |
FAQ: domande frequenti
Devo sempre indicare il Codice Destinatario? Cosa uso se il cliente non lo ha o è estero?
Sì, in e-fattura il canale di recapito va sempre valorizzato. Se il cliente titolare di partita IVA in Italia non ha un Codice Destinatario, usa 0000000 e inserisci la sua PEC se l’ha comunicata. Il Sistema di Interscambio recapita via PEC. Se il cliente è un consumatore finale, usa 0000000 e consegna anche una copia di cortesia. Se il cliente è estero (senza stabile organizzazione in Italia), imposta XXXXXXX nel campo Codice Destinatario. SdI non recapita all’estero, quindi sei tu a inviare una copia al cliente con i canali concordati. In ogni caso, l’invio a SdI resta obbligatorio quando il soggetto emittente è stabilito in Italia, come chiarito dal d.lgs. 127/2015 e dai provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate.
Come numerare correttamente le fatture? Posso usare sezionali diversi per attività o sedi?
La numerazione deve essere progressiva e univoca per periodo d’imposta. Puoi usare prefissi e sezionali (es. 2026/A-001, 2026/B-001) per distinguere linee di business, sedi o tipologie (immediate, differite, estero). Ogni sezionale mantiene la propria sequenza senza salti. La data deve rientrare nell’anno di competenza del sezionale. Evita di riutilizzare numeri o creare buchi non giustificati. Se annulli una fattura già transitata in SdI, non “cancellare” il numero: emetti una nota di variazione (art. 26 DPR 633/1972). Se una fattura è stata scartata da SdI, puoi riemettere la stessa con lo stesso numero e data solo se lo scarto è entro pochi giorni e non hai già proseguito la numerazione; altrimenti assegna un nuovo numero e riferisci l’originale nelle note.
L’IBAN è obbligatorio in fattura? Quali dati di pagamento conviene includere?
L’IBAN non è obbligatorio per legge. È però consigliato inserirlo per evitare ritardi. In e-fattura usa il blocco DatiPagamento con modalità (es. bonifico), IBAN, banca, scadenza, eventuale sconto per pagamento anticipato e penali per ritardo. Se usi pagamenti alternativi (RID, carte, PayPal), specifica le istruzioni operative e l’intestazione corretta. Per pagamenti frazionati, indica il piano scadenze con importi, IVA e riferimenti al SAL o al contratto. La chiarezza nei pagamenti riduce contestazioni e migliora il cash flow.
Quando applico la ritenuta d’acconto e quando no? E come gestisco la cassa professionale?
La ritenuta d’acconto si applica ai compensi di lavoro autonomo verso sostituti d’imposta (imprese, professionisti, PA) secondo l’art. 25 DPR 600/1973. Tipicamente è il 20% su compenso netto da spese anticipate in nome e per conto (art. 15 DPR 633/1972). Se sei in regime forfettario, la ritenuta non si applica: inserisci la dicitura che i compensi sono soggetti a imposta sostitutiva ex L. 190/2014. Se hai una cassa professionale, aggiungi il contributo integrativo previsto (es. 4%) e indica la sua natura ai fini IVA secondo il regolamento della tua cassa. Ricorda che ritenuta e contributo integrativo possono coesistere per i professionisti in ordinario. Specifica sempre in fattura la base di calcolo e le voci coinvolte per la massima trasparenza.
Come funziona l’imposta di bollo sulle e-fatture? Quando si paga e come si calcola?
Il bollo da 2 euro si applica alle fatture senza IVA di importo superiore a 77,47 euro (ad esempio operazioni esenti o non imponibili). In e-fattura imposta il campo “Bollo” su “Sì”. L’Agenzia delle Entrate conteggia l’importo dovuto per trimestre nell’area Fatture e Corrispettivi. Puoi pagare con addebito diretto o con F24 (codici tributo dedicati). Le scadenze sono: 31 maggio per il primo trimestre, 30 settembre per il secondo, 30 novembre per il terzo, 28 febbraio dell’anno successivo per il quarto. Verifica ogni trimestre l’importo calcolato e regolarizza eventuali integrazioni. Se emetti fatture cartacee, apponi la marca fisica da 2 euro e annota in fattura l’assolvimento dell’imposta di bollo.
Come correggo una fattura sbagliata già inviata a SdI? Meglio nota di credito o storno e riemissione?
Dipende dall’errore. Se hai sbagliato importi, aliquote o riferimenti economici, emetti una nota di variazione (nota di credito o debito) ai sensi dell’art. 26 DPR 633/1972, richiamando la fattura originaria. Se l’errore è meramente formale (ad esempio un refuso nella descrizione) e non incide su imposta e imponibile, puoi emettere un documento integrativo o, se previsto dall’ERP, una riemissione con nuovo numero accompagnata da storno interno contabile, mantenendo tracciabilità. Se SdI ha scartato la fattura, quella fattura è come mai emessa: correggi il file e rinvia, rispettando per quanto possibile la data operazione e la tempistica. Conserva ricevute di scarto e di consegna per dimostrare la buona fede in caso di controlli.
Quando posso usare la fattura semplificata e quali dati minimi devo inserire?
Puuoi usare la fattura semplificata per operazioni fino a 400 euro, come previsto dall’art. 21-bis DPR 633/1972. Devi comunque indicare data, numero, dati del cedente, identificazione del cliente (anche con codice fiscale o altri elementi idonei), descrizione dell’operazione, corrispettivo e IVA o natura dell’operazione. Non usarla per cessioni intracomunitarie di beni o per operazioni dove la normativa richiede dettagli completi (ad esempio alcuni casi di reverse charge). Valuta se la semplificazione effettivamente ti fa risparmiare tempo senza creare ambiguità nei dati.
Fattura o documento commerciale? Come decido al banco o online?
Se vendi a consumatori al dettaglio, in via ordinaria emetti il documento commerciale con registratore telematico e trasmetti i corrispettivi. Emetti fattura solo se il cliente la chiede entro il momento dell’operazione o se hai un contratto che lo prevede. Se vendi a soggetti IVA, la fattura è la regola. Per l’online, se il cliente è consumatore e non chiede fattura, emetti documento commerciale; se chiede fattura, emettila e inviala via SdI. Mantieni coerenza tra sistema di cassa e fatturazione per evitare doppie registrazioni.
