Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
Tutti i fornitori (professionisti, imprese, enti, intermediari) devono inviare solo fatture elettroniche XML FatturaPA alle Pubbliche Amministrazioni tramite SdI, indicando sempre il Codice Univoco Ufficio (CUU) e gli eventuali CIG/CUP richiesti.
- Formato obbligatorio: XML FatturaPA con invio tramite Sistema di Interscambio (SdI) previsto dal DM 3 aprile 2013, n. 55.
- Dati chiave: CUU dell’ufficio PA, eventuali CIG/CUP, corretta esigibilità IVA (incl. scissione pagamenti se applicabile) e riferimenti d’ordine.
- Canali SdI: PEC, portale Fatture e Corrispettivi, app ufficiale, web service/SFTP, o intermediario accreditato; conservazione digitale a norma per 10 anni.
Chi può emettere e inviare fatture elettroniche verso la PA
La fattura verso una Pubblica Amministrazione è sempre elettronica. Lo stabiliscono la Legge 244/2007 e il DM 3 aprile 2013, n. 55. Il Sistema di Interscambio (SdI) gestisce tutto il flusso.
Possono emettere e inviare fatture PA questi soggetti:
- Operatori economici: liberi professionisti, ditte individuali, società di persone e di capitali, associazioni sportive dilettantistiche.
- Altri enti pubblici: quando fatturano ad altre PA.
- Intermediari: trasmettono per conto dei fornitori con delega.
Dal 1° gennaio 2024 l’obbligo di e-fattura vale per tutti i forfettari. Lo prevede l’articolo 18 del DL 36/2022. Per la PA, l’obbligo esiste già dal 2014-2015 per tutte le amministrazioni.
Cos’è il formato FatturaPA e quali dati servono
La FatturaPA è un file XML con struttura rigida. Il DM 55/2013 e le specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate definiscono i campi. Senza il formato corretto, SdI scarta il file.
Questi sono i dati indispensabili per fatturare verso la PA:
- CUU (Codice Univoco Ufficio): codice alfanumerico di 6 caratteri dell’ufficio destinatario. Lo trovi nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA).
- Dati del cedente/prestatore: anagrafica, Partita IVA, regime fiscale. Regime forfettario significa tassazione agevolata con imposta sostitutiva, senza IVA e senza ritenuta.
- Dati del cessionario/committente: denominazione PA, sede, codice fiscale, eventuali uffici.
- Dettaglio linea: descrizione, quantità, prezzo unitario, aliquota IVA o natura operazione (esente, non imponibile, fuori campo).
- Riferimenti amministrativi: ordine di acquisto, contratto, numero CIG/CUP quando richiesti dalla PA. CIG e CUP identificano la gara e il progetto pubblico (Legge 136/2010).
- Esigibilità IVA: I (immediata), D (differita), S (scissione dei pagamenti). Scissione pagamenti significa che la PA versa l’IVA direttamente all’Erario (art. 17-ter DPR 633/1972).
- Pagamenti: modalità (codici MP, es. MP05 bonifico), scadenze, IBAN, eventuali penali o sconti.
- Eventuali ritenute e casse: ritenuta d’acconto per professionisti in regime ordinario (art. 25 DPR 600/1973). I forfettari non subiscono ritenute.
Per i professionisti iscritti a casse, indica il contributo previdenziale in fattura. Per chi applica IVA, verifica se si applica la scissione dei pagamenti. La disciplina della scissione richiede attenzione alle proroghe UE; consulta sempre le note del Ministero dell’Economia e delle Finanze e Normattiva.
Come si invia la fattura alla PA: canali ammessi e prassi operative
La PA riceve solo tramite SdI. Puoi usare uno di questi canali previsti dalle regole tecniche dell’Agenzia delle Entrate:
- PEC: invii l’XML firmato o il pacchetto previsto, indirizzato al SdI. Ricevi le notifiche via PEC.
- Portale Fatture e Corrispettivi: compili online il modello FatturaPA e invii con pochi passaggi.
- App ufficiale Fatturae: crei la fattura da smartphone e spedisci via SdI.
- Web service/SDICoop/SDIFTP/SDISFTP: integrazione del tuo gestionale o del tuo intermediario, adatto a volumi elevati.
Il SdI controlla formato e coerenza. Se tutto è ok, consegna all’ufficio PA indicato dal CUU. Se la consegna fallisce per cause del destinatario, ricevi “mancata consegna”. La fattura è comunque emessa; la PA potrà recuperarla.
Conservazione digitale: mantieni le fatture per 10 anni. Vale l’articolo 2220 del Codice civile e l’articolo 39 del DPR 633/1972. Segui le Linee guida AgID sulla conservazione a norma. Puoi farlo internamente o affidarti a un conservatore qualificato.
Tempi, notifiche SdI e incassi dalla PA
La data di emissione non deve superare 12 giorni dall’operazione. Questo vale anche per la PA (art. 21 DPR 633/1972). L’invio a SdI perfeziona l’emissione.
Dopo l’invio ottieni uno di questi esiti:
- Scarto: errori formali o dati incoerenti. Correggi e rinvia con nuovo numero.
- Ricevuta di consegna: la PA ha ricevuto la fattura. La numerazione è definitiva.
- Mancata consegna: la PA non ha potuto ricevere subito. La fattura è valida; la PA potrà scaricarla.
La PA può inviare un esito di accettazione o rifiuto entro i termini previsti dai tracciati FatturaPA. Se non arriva esito, scatta la decorrenza termini. Il pagamento segue il DLgs 231/2002: 30 giorni standard, 60 giorni per casi particolari. Alcuni capitolati possono fissare termini diversi, ma devono rispettare i limiti di legge.
Se si applica la scissione dei pagamenti, incassi il netto senza IVA. La PA versa l’IVA all’Erario. Verifica sempre la tua posizione IVA e le eventuali proroghe normative sulla scissione presso il Ministero dell’Economia e delle Finanze e su Normattiva.
Casi particolari e attenzioni pratiche
Regime forfettario
I contribuenti in regime forfettario emettono e-fatture anche B2B e B2C dal 2024 (DL 36/2022). Verso la PA era già obbligatorio. In fattura non indicano IVA, né ritenuta. Usano i codici “natura” appropriati (es. N2.2 o N2.1 secondo il caso). Indicano il regime fiscale forfettario nel blocco DatiGenerali.
Professionisti in regime ordinario
Indicano il contributo cassa, se dovuto, e la ritenuta d’acconto del 20% quando la PA agisce da sostituto d’imposta. Verificano se la PA rientra nella scissione dei pagamenti e, in tal caso, impostano “Esigibilità IVA = S”.
Appalti pubblici, CIG e CUP
Per lavori, servizi e forniture spesso serve il CIG e, per investimenti, il CUP. La tracciabilità nasce dalla Legge 136/2010. Se mancano CIG/CUP quando obbligatori, la PA può rifiutare la fattura. Inseriscili nei blocchi previsti dei DatiOrdineAcquisto o DatiContratto.
Settore sanitario e ordini NSO
Per le amministrazioni sanitarie vige l’ordine elettronico tramite NSO. Lo richiedono decreti MEF dedicati. Devi indicare in fattura il riferimento all’ordine NSO. Senza il riferimento, la PA può sospendere il pagamento.
Note di credito e SAL
Per rettifiche usa la nota di credito elettronica con riferimento puntuale alla fattura originaria. Per stati di avanzamento lavori (SAL) inserisci il riferimento al contratto e al SAL di competenza. Mantieni coerenza di CIG, CUP e ufficio PA.
Regola decisionale rapida
Usa questi passaggi per scegliere cosa inserire e come inviare:
- Chi sei? Se forfettario: niente IVA, niente ritenuta; indica il regime e una natura corretta. Se ordinario: calcola IVA e valuta ritenuta.
- Il destinatario è PA? Sì: fattura solo FatturaPA via SdI. Servono sempre CUU e dati ufficio.
- La PA è soggetta a scissione? Se sì: esigibilità IVA = S. Se no: esigibilità I o D secondo il caso.
- Ci sono CIG/CUP o ordini? Se previsti dal contratto o dal settore, includili nei campi dedicati. In sanità, riporta il numero ordine NSO.
- Quale canale? Per poche fatture: portale o app ufficiale. Per volumi medi: PEC o intermediario. Per volumi alti: integrazione web service/SFTP.
- Tempi: emetti e invia entro 12 giorni dall’operazione. Conserva a norma per 10 anni.
Normativa e fonti da consultare
Normattiva: per testi aggiornati di Legge 244/2007, DM 3 aprile 2013 n. 55, DPR 633/1972 art. 21 e 17-ter, DPR 600/1973 art. 25, DLgs 127/2015, DLgs 231/2002, Legge 136/2010, Codice dell’amministrazione digitale (DLgs 82/2005).
Agenzia delle Entrate: specifiche tecniche FatturaPA, canali SdI, regole di scarto, codici natura e codici pagamento.
Ministero dell’Economia e delle Finanze: disciplina scissione pagamenti, NSO per sanità, chiarimenti su pagamenti PA.
Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA): ricerca CUU e uffici competenti.
| Scenario | Dati obbligatori aggiuntivi | Canale SdI consigliato | Tempistiche e note operative |
|---|---|---|---|
| Professionista ordinario verso Ministero | Ritenuta d’acconto 20%; esigibilità IVA “S” se scissione; eventuale codice ufficio contabile | Portale Fatture e Corrispettivi o intermediario | Invio entro 12 giorni; notifica SdI; pagamento in 30 giorni salvo eccezioni DLgs 231/2002 |
| Forfettario verso Comune | Nessuna IVA né ritenuta; indicare regime forfettario; natura operazione coerente | App ufficiale o portale; per volumi, PEC | CUU sempre obbligatorio; conservazione digitale a norma per 10 anni |
| Fornitura sanitaria con ordine NSO | Riferimento ordine NSO; eventuali CIG/CUP; esigibilità IVA secondo scissione | Web service/SFTP tramite gestionale o intermediario | Senza riferimento NSO, rischio rifiuto/sospensione pagamento |
| Appalto lavori con SAL | CIG e, se presente, CUP; riferimento contratto/SAL; eventuale ritenuta | Intermediario accreditato per gestione lotti e SAL | Controlla capitolato; la PA può rifiutare se mancano CIG/CUP |
| ASD (associazione sportiva dilettantistica) verso PA | Qualifica fiscale, eventuale esenzione IVA e natura; CUU | Portale o PEC | Verifica se applicano regimi agevolati; indicazioni chiare in descrizione |
| Ente pubblico verso altra PA | CUU dell’ufficio ricevente; corretta contabilizzazione IVA o scissione | Web service o portale | Segue le stesse regole FatturaPA; attenzione alla coerenza anagrafica |
FAQ
Come trovo e verifico il CUU dell’ufficio della PA e cosa faccio se non lo conosco?
Il CUU è il Codice Univoco Ufficio che identifica l’ufficio della PA che riceverà la fattura. È lungo sei caratteri alfanumerici. Lo cerchi sull’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) inserendo il nome dell’ente e, se serve, la struttura interna. Se hai più uffici simili, chiedi al tuo referente quale indicare. Inserire un CUU errato porta a scarto o mancata consegna. Se non conosci il CUU, non improvvisare. Chiedi alla PA il codice esatto prima di emettere la fattura. In alternativa, individua l’ufficio “ragioneria/contabilità” su IPA e conferma via PEC. La responsabilità del dato in fattura è tua: meglio attendere una risposta corretta che subire rifiuti e ritardi di pagamento.
Come imposto esigibilità IVA e natura dell’operazione in fattura PA, specie se sono forfettario?
L’esigibilità IVA definisce quando l’IVA diventa dovuta. Valori ammessi: I (immediata), D (differita), S (scissione pagamenti). Se la PA rientra nella scissione dei pagamenti, imposta “S” e non incassare l’IVA. La PA la verserà all’Erario. Se sei in regime forfettario non addebiti IVA, quindi non usi aliquote. Devi però usare il codice “natura” coerente (ad esempio “operazione non soggetta” in base alle specifiche tecniche vigenti) e indicare il tuo regime fiscale. Non applichi ritenute. Se sei ordinario ma con operazioni esenti o non imponibili, scegli la natura corretta e richiama, nella causale, il riferimento normativo (ad esempio art. 10 DPR 633/1972 per esenti). In caso di dubbi, verifica le specifiche dell’Agenzia delle Entrate e la prassi aggiornata su Normattiva.
Quali sono gli errori più comuni che causano lo scarto della FatturaPA e come li evito?
Tre cause ricorrenti: anagrafiche incoerenti, CUU errato o mancante, importi e aliquote non coerenti tra linee e totali. Altri errori: formato XML non conforme alla versione corrente, mancata indicazione di CIG/CUP quando obbligatori, uso improprio dei codici natura e dei codici pagamento MP. Per evitarli, aggiorna sempre il tuo software alle ultime specifiche, compila l’anagrafica con Partita IVA e codice fiscale corretti, verifica il CUU su IPA e controlla i riferimenti amministrativi ricevuti dalla PA (ordine, contratto, NSO). Prima dell’invio, esegui un controllo formale del file con i validatori previsti dal tuo gestionale o dal portale Fatture e Corrispettivi. Se ricevi uno scarto, leggi il codice errore, correggi, assegna un nuovo numero e rinvia.
Come gestisco acconti, SAL e note di credito nelle fatture alla PA senza bloccare i pagamenti?
Per acconti, emetti fattura con descrizione chiara dell’anticipo e riferimenti a contratto o ordine. Se lavori a SAL, riporta sempre il numero del SAL, il periodo e il contratto collegato. Mantieni costanti CIG e CUP. Se devi rettificare, usa la nota di credito elettronica. Indica come riferimento la fattura originaria e specifica la causale (errore prezzo, quantità, storno totale o parziale). Evita di emettere nuove fatture “a compensazione”: crea invece documenti puntuali e tracciabili. Ricorda che la PA può sospendere i pagamenti se i riferimenti amministrativi non sono coerenti. Concorda prima la procedura con il RUP o l’ufficio contabile dell’ente.
Come devo conservare le fatture elettroniche verso la PA e quali sono i controlli possibili?
Devi conservare a norma per 10 anni. La base legale è l’articolo 2220 del Codice civile e l’articolo 39 del DPR 633/1972, insieme al Codice dell’Amministrazione Digitale (DLgs 82/2005) e alle Linee guida AgID. La conservazione a norma garantisce integrità, autenticità e reperibilità. Puoi conservare internamente con un responsabile della conservazione e un sistema conforme, oppure affidarti a un conservatore specializzato. In caso di verifica fiscale, devi esibire i documenti in formato leggibile e immodificato, con i metadati previsti. La mancata conservazione può comportare sanzioni amministrative e problemi probatori. Pianifica la conservazione fin dall’inizio e verifica periodicamente l’esito dei versamenti in conservazione.
