Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
Per fatturare una Pubblica Amministrazione devi usare il Sistema di Interscambio (SdI) con file XML FatturaPA firmato e con Codice Univoco Ufficio.
- Obbligo normativo: FatturaPA in XML a norma e invio esclusivo via SdI.
- Firma elettronica qualificata richiesta per le fatture verso PA.
- Codice Univoco Ufficio (da IPA), CIG/CUP e regole appalti quando applicabili.
Perché puoi inviare le fatture alla PA solo tramite SdI
La fattura destinata a una Pubblica Amministrazione non può viaggiare per email ordinaria o carta. La legge impone il passaggio dal Sistema di Interscambio (SdI). Lo stabilisce la Legge 244/2007, art. 1, commi 209-214, e il Decreto Ministeriale 3 aprile 2013 n. 55.
Il SdI è l’infrastruttura di interscambio gestita per il Ministero dell’Economia e delle Finanze. Controlla il file, recapita alla PA e restituisce le ricevute. È il “postino digitale” obbligatorio.
Il formato ammesso è uno solo: XML FatturaPA. Le specifiche tecniche sono dettate dall’Agenzia delle Entrate. La validità della firma è regolata dal Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005) e dal Regolamento UE eIDAS 910/2014.
Requisiti tecnici: formato, firma e codici indispensabili
Formato FatturaPA: che cos’è e cosa contiene
FatturaPA è un file XML strutturato. È un testo leggibile dalle macchine, con campi rigidi e controlli formali. Contiene dati del cedente, del committente, imponibile, imposta, ritenute e modalità di pagamento.
Il formato include sezioni speciali per gli appalti. Ad esempio DatiOrdineAcquisto, DatiContratto e DatiCassaPrevidenziale. Queste sezioni permettono il controllo della spesa pubblica.
Le specifiche vengono aggiornate periodicamente dall’Agenzia delle Entrate. Prima di emettere, verifica la tua versione software allineata all’ultima specifica disponibile.
Firma elettronica qualificata: quando e come applicarla
Per le PA la firma è obbligatoria. Usa una firma elettronica qualificata, chiamata anche “firma digitale” in Italia. La base normativa è nel CAD e nel DM 55/2013.
Il formato della firma è di solito CAdES-BES, che produce un file .xml.p7m. Alcuni canali cooperativi supportano anche XAdES-BES. Il certificato deve essere qualificato e in corso di validità.
La firma attesta integrità e origine del documento. Senza firma, SdI scarta la fattura. L’esito tipico di scarto è un codice che indica firma mancante o non valida.
Codice Univoco Ufficio, CIG, CUP e altri riferimenti
Il Codice Univoco Ufficio (CUU) identifica l’ufficio della PA che riceve la fattura. Lo trovi sull’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA). Senza CUU valido la fattura non arriva a destinazione.
CIG e CUP sono codici degli appalti. CIG è il Codice Identificativo di Gara. CUP è il Codice Unico di Progetto. Se l’appalto li prevede, inseriscili nei campi dedicati.
Per gli enti del Servizio Sanitario Nazionale, devi indicare gli estremi dell’ordine gestito tramite NSO (Nodo Smistamento Ordini). Inserisci il riferimento nella sezione DatiOrdineAcquisto.
Canali di invio al SdI: scegli quello giusto
Panoramica canali supportati
Puoì inviare al SdI in vari modi. I canali ammessi sono:
- PEC: la posta elettronica certificata scambia messaggi firmati con SdI.
- Portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate: caricamento manuale.
- Web service (SdICoop): integrazione da gestionale via servizi online.
- FTP sicuro (SdIFtp o SFTP): invii massivi automatizzati.
Tutti i canali portano alla stessa piattaforma. Cambia l’operatività: manuale o automatizzata, singolo invio o flussi massivi, limiti di dimensione e monitoraggio.
Pro e contro operativi
PEC e Portale sono ideali per poche fatture al mese. Richiedono poca configurazione. Hanno limiti di peso più restrittivi sul file e poca automazione.
Web service e FTP sono adatti a volumi alti o integrazione gestionale. Offrono tracking avanzato e backoff automatico. Richiedono accreditamento tecnico e test.
In tutti i casi, conserva le ricevute di consegna o scarto. Sono prove fondamentali in caso di contestazione.
Flusso completo: dalla prima bozza al pagamento
1) Raccogli i dati dall’ente
Prima di fatturare, chiedi alla PA questi dati: Codice Univoco Ufficio, eventuali CIG/CUP, numero e data dell’ordine, capitolo di spesa o contratto, referente amministrativo.
Conferma anche se si applica la scissione dei pagamenti IVA (split payment) ex art. 17-ter del DPR 633/1972. Questo incide sulla compilazione e sulla liquidazione.
2) Compila, firma e invia
Compila l’XML con il tuo software aggiornato. Se sei forfettario, usa il corretto codice natura IVA. In genere N2.2, cioè operazione senza IVA per regime agevolato.
Apponi la firma elettronica qualificata. Verifica certificato e marca temporale, se richiesta dal tuo flusso. Invia tramite il canale SdI scelto.
3) Gestisci gli esiti del SdI e della PA
Il SdI invia una ricevuta: consegna, scarto o impossibilità di recapito. In caso di scarto, correggi e rinvia. La fattura non è emessa finché non passa i controlli.
Dopo la consegna alla PA, attendi l’“Esito Committente”. Può essere accettazione o rifiuto. Se entro 15 giorni non arriva un esito, il SdI invia la “decorrenza termini”.
Con la decorrenza termini, molti enti procedono al pagamento. Verifica sempre le istruzioni dell’ente e le clausole contrattuali.
4) Conserva a norma per 10 anni
Conserva fattura e notifiche per 10 anni. Lo impongono l’art. 2220 del Codice Civile e il CAD. Usa un sistema di conservazione a norma con pacchetti di archiviazione e impronte hash.
La conservazione non è un semplice backup. Serve un processo con responsabilità, manuale di conservazione e verifiche periodiche. Affidati a un conservatore qualificato, se non hai un sistema interno.
Regola decisionale rapida
Usa queste scelte se vuoi arrivare subito alla soluzione operativa giusta.
- Hai meno di 10 fatture PA all’anno? Usa il Portale Fatture e Corrispettivi. Firma con dispositivo qualificato. Carica il file e invia.
- Hai tra 10 e 200 fatture PA all’anno? Valuta PEC se i file sono leggeri. Meglio un gestionale con web service per meno errori e più tracciabilità.
- Hai oltre 200 fatture PA o invii massivi? Attiva SdICoop o SdIFtp via gestionale. Automatizza firma, invio e conservazione.
- Non hai la firma qualificata o non vuoi gestirla? Usa un intermediario che firmi e invii per tuo conto, nel rispetto del DM 55/2013 e del CAD.
- L’ente è del Servizio Sanitario Nazionale e usa NSO? Compila sempre DatiOrdineAcquisto con riferimento NSO. Senza ordine, la PA rifiuta.
- L’appalto prevede CIG/CUP? Inseriscili nei campi dedicati. Se non applicabili, concorda con la PA cosa indicare prima dell’invio.
- La PA applica split payment? Imposta esigibilità IVA “S” e compila correttamente imposta e imponibile. Concorda termini di pagamento e ritenute.
Errori tipici di SdI e come risolverli
- 00404 – File non conforme alle specifiche: aggiorna il gestionale e valida l’XML con i controlli ufficiali. Verifica lunghezza campi e formati data.
- 00423 – Firma mancante o non valida: applica firma qualificata con certificato valido. Evita catene di certificazione scadute. Controlla il .p7m.
- 00300 – Codice Destinatario/ufficio errato: recupera il CUU dall’IPA corretto. Verifica l’ufficio destinatario dell’ordine, non solo l’ente.
- 00401 – Nome file duplicato: rinomina il file secondo lo standard consigliato (partita IVA, progressivo univoco, data). Evita caratteri speciali.
- 00475 – Partita IVA/Codice Fiscale non coerenti: controlla l’anagrafica della PA e la tua. Usa esattamente i dati registrati negli archivi ufficiali.
- Impossibilità di recapito: la PA non è raggiungibile. Attendi la presa visione nell’area riservata. Avvisa la PA e conserva la ricevuta.
Trattamenti fiscali particolari verso la PA
Professionisti e ritenute
Se emetti compensi soggetti a ritenuta d’acconto, la PA è sostituto d’imposta. Indica la ritenuta nella sezione DatiRitenuta. La PA tratterrà la ritenuta e ti pagherà il netto.
Se sei in regime forfettario, di norma non subisci ritenuta. Inserisci la dicitura di esclusione ritenuta prevista dalla legge. Compila la fattura con natura IVA corretta.
Split payment (scissione dei pagamenti)
Molte PA applicano la scissione dei pagamenti ex art. 17-ter del DPR 633/1972. Indica “S” come esigibilità IVA. Tu incassi solo l’imponibile. L’ente versa l’IVA al Fisco.
Verifica sempre l’obbligo di split payment con l’ente. Le proroghe e gli elenchi soggetti possono subire aggiornamenti. Consulta le fonti ufficiali prima dell’invio.
Ordini, SAL e Stato Avanzamento Lavori
Per appalti di lavori o forniture complesse, usa DatiSAL e riferimenti al contratto. Compila progressivi e percentuali. Coordina i riferimenti con il RUP dell’ente.
Per il SSN, l’ordine NSO è spesso blocco di pagamento. Senza matching corretto, l’ente rifiuta la fattura. Condividi il tracciato con l’ufficio acquisti.
Conformità e fonti ufficiali da consultare
Le basi normative principali sono disponibili su Normattiva e presso le istituzioni competenti. I riferimenti chiave includono: Legge 244/2007, art. 1, commi 209-214; DM MEF 3 aprile 2013 n. 55; DPR 633/1972, art. 17-ter; D.Lgs. 82/2005 (CAD); Regolamento UE 910/2014 (eIDAS).
Per le specifiche tecniche e i canali di invio, consulta l’Agenzia delle Entrate. Per gli aspetti di spesa e controlli PA, fai riferimento al Ministero dell’Economia e delle Finanze. Per la firma e la conservazione, consulta le Linee guida AgID.
| Scenario | Canale SdI consigliato | Requisiti chiave | Tempistiche tipiche | Note operative/normative |
|---|---|---|---|---|
| Professionista con poche fatture PA | Portale Fatture e Corrispettivi | Firma qualificata; CUU; eventuale ritenuta | Invio in giornata; esito SdI entro 24-48 ore | DM 55/2013 per firma; DPR 633/1972 per IVA e ritenute |
| Fornitore SSN con ordini NSO | Web service (SdICoop) | DatiOrdineAcquisto; CIG/CUP; firma qualificata | Consegna rapida; esito committente entro 15 giorni | Obbligo riferimenti ordine; controlli incroci con NSO |
| Impresa con volumi elevati verso PA locali | SdIFtp/SFTP o Web service | Automazione firma; conservazione a norma; split payment | Batch giornalieri; monitoraggio scarti in tempo reale | Art. 17-ter DPR 633/1972; CAD per conservazione |
| Consulente in regime forfettario | PEC o Portale | Natura IVA regime agevolato; esclusione ritenuta; CUU | Invio in giornata; ricevuta PEC immediata | Legge 190/2014 regime forfettario; DM 55/2013 per invio |
FAQ
Posso inviare una fattura alla PA senza firma digitale se passo comunque dal SdI?
No. Per le PA la firma elettronica qualificata è richiesta dal DM 55/2013 e dal CAD. La firma garantisce integrità e autenticità del documento. Il SdI può scartare file non firmati o firmati con strumenti non qualificati. La firma deve essere apposta dal soggetto emittente o da un intermediario formalmente incaricato. Usa un certificato qualificato valido e un software di firma aggiornato ai profili CAdES-BES o XAdES-BES previsti. Verifica sempre la validità del certificato e la corretta incapsulazione del file XML nel contenitore .p7m, se utilizzi CAdES.
Come trovo il Codice Univoco Ufficio giusto e cosa succede se inserisco quello sbagliato?
Il Codice Univoco Ufficio si recupera nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni. Non basta il nome dell’ente. Serve l’ufficio che gestisce la fattura o l’ordine. Se inserisci un codice errato, il SdI potrebbe scartare la fattura per incoerenza, oppure recapitare all’ufficio sbagliato che poi rifiuta. Prima dell’invio chiedi all’ente un riepilogo con CUU, riferimenti ordine e capitolo di spesa. Mantieni uno storico interno dei codici validati. In caso di scarto o rifiuto, correggi il CUU e rinvia con un nuovo numero documento, rispettando la progressione e la data di emissione reale.
Se la PA non invia l’esito, posso comunque incassare? Cosa vale come prova?
Dopo la consegna al SdI, la PA ha un termine per l’esito. Trascorso senza risposta, il SdI emette la “decorrenza termini”. Questo documento attesta la regolare trasmissione e consente di procedere secondo le prassi dell’ente. Molte amministrazioni liquidano con decorrenza termini, salvo rilievi successivi. Conserva ricevuta di consegna, decorrenza termini e tutta la corrispondenza. Se l’ente richiede un’accettazione formale interna, coordinati con l’ufficio competente per evitare ritardi. In caso di contestazioni, le ricevute SdI sono prove forti della corretta emissione.
Come gestisco split payment, ritenute e contributi previdenziali nella stessa fattura PA?
Procedi per blocchi. Primo, verifica se si applica lo split payment. Se sì, imposta esigibilità IVA “S” e calcola l’IVA da versare dall’ente. Secondo, se sei professionista soggetto a ritenuta, indica base imponibile ritenuta, aliquota e importo ritenuto. Terzo, se hai contributi previdenziali (ad esempio cassa professionale), inseriscili nei DatiCassaPrevidenziale con aliquota, imponibile e natura fiscale. Il totale documento rifletterà imponibile, imposte e trattenute. In caso di regime forfettario, non indichi IVA né subisci ritenuta, ma inserisci la dicitura di esclusione prevista dalla legge. Riferimenti normativi: DPR 633/1972, art. 17-ter per split payment; TUIR e norme sulle ritenute per i professionisti; istruzioni dell’Agenzia delle Entrate sulle specifiche FatturaPA.
Qual è il modo più sicuro per garantire conformità e conservazione a norma nel tempo?
Costruisci un processo in tre livelli. Livello 1: prevenzione errori. Usa un gestionale aggiornato alle ultime specifiche, valida gli XML prima dell’invio, automatizza firma e controlli anagrafici. Livello 2: tracciabilità. Integra i canali SdICoop o SdIFtp se hai volumi, archivia tutte le notifiche e i log di sistema, assegna responsabilità chiare al team. Livello 3: conservazione a norma. Adotta un sistema conforme alle Linee guida AgID e al CAD, con pacchetti di versamento, marche temporali e piani di esibizione. Definisci un Manuale della conservazione e audit periodici. Consulta le fonti ufficiali su Normattiva, Agenzia delle Entrate e AgID per gli aggiornamenti. In caso di dubbio, chiedi un parere a un consulente esperto prima di implementare cambi strutturali.
