Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
Se il registratore telematico è guasto, accedi a Fatture e Corrispettivi, metti il dispositivo “fuori servizio” e invia i corrispettivi con upload XML o acquisizione manuale nella sezione “Procedure di emergenza corrispettivi”.
- La procedura di emergenza è prevista dal D.Lgs. 127/2015 e dal Provvedimento Agenzia delle Entrate 28/10/2016, con memorizzazione e trasmissione sostitutiva dei dati.
- Prima dell’invio manuale, imposta il dispositivo “fuori servizio” con data antecedente alla prima chiusura da recuperare.
- Conserva registro di emergenza, scontrini di chiusura e ricevute di scarto/accoglimento; valgono le regole di controllo del D.Lgs. 471/1997.
Cos’è la procedura di emergenza e quando si usa
La procedura di emergenza serve quando il registratore telematico (RT) non può memorizzare o trasmettere i corrispettivi. Esempi: guasto hardware, modulo di rete assente, sigilli violati, aggiornamento firmware fallito.
La base giuridica è nel D.Lgs. 127/2015 e nel Provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 28 ottobre 2016 e successive modifiche. Queste regole descrivono memorizzazione, invio, scarti e riprese da malfunzionamenti.
In pratica, sostituisci l’invio automatico del RT con un invio manuale dal portale Fatture e Corrispettivi. Devi prima segnare il dispositivo come “fuori servizio”. Poi carichi i file XML oppure inserisci gli importi a mano.
Riferimenti normativi essenziali
- D.Lgs. 127/2015, articolo 2: memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi (testo su Normattiva).
- Provvedimento Agenzia delle Entrate 28/10/2016 e aggiornamenti, su sito istituzionale dell’Agenzia.
- D.Lgs. 471/1997: sanzioni per omessa, tardiva o infedele memorizzazione/trasmissione.
- DPR 633/1972, articolo 39: termini di conservazione documenti IVA.
- Articolo 2220 codice civile: conservazione delle scritture contabili per dieci anni.
Prerequisiti operativi e ruoli abilitati
Accedi al portale Fatture e Corrispettivi con SPID, CIE o CNS. Puoi operare come titolare, legale rappresentante o incaricato con delega attiva. Se ti assiste un intermediario, conferisci la delega specifica.
Verifica l’anagrafica dei tuoi RT. Ogni dispositivo deve essere censito e associato alla partita IVA. Controlla matricola, ubicazione e stato. Questo evita errori in fase di selezione.
Tieni a portata:
- Registro di emergenza con i corrispettivi giornalieri annotati durante il guasto.
- Scontrini di chiusura (totali per aliquota, resi, ventilazione se prevista).
- Dettaglio modalità di incasso (contanti, carte, buoni, altri mezzi).
Procedura passo-passo sul portale
1) Imposta il dispositivo “fuori servizio”
Seleziona il tuo RT nell’area “Corrispettivi” e imposta “dispositivo fuori servizio”. Indica una data antecedente alla prima giornata che devi recuperare. La data guida i controlli di coerenza del portale.
2) Entra in “Procedure di emergenza corrispettivi”
Nella colonna sinistra trovi la sezione dedicata. Da qui scegli tra due modalità di invio: “Dispositivo fuori servizio (UPLOAD)” oppure “Dispositivo fuori servizio (acquisizione manuale)”.
3) Modalità UPLOAD (file .xml)
Se hai i file .xml estratti dal RT o generati dal tecnico, usa l’upload. Carica un file per ogni giornata di chiusura. Ripeti il caricamento per ogni file. Il sistema effettua controlli formali e di coerenza sui dati.
- Seleziona “Dispositivo fuori servizio (UPLOAD)”.
- Clicca “Scegli file” e seleziona il file .xml.
- Clicca “Invia”. Attendi esito di acquisizione o scarto.
- Scarica e conserva la ricevuta rilasciata dal portale.
Questa via è ideale quando hai molte giornate o vendite complesse (più aliquote, resi, pagamenti misti). Riduci il rischio di errori di digitazione.
4) Modalità ACQUISIZIONE MANUALE
Se non hai i file .xml, inserisci i dati a mano. Compila con attenzione. Ogni campo ha una definizione precisa.
- Identificativo dispositivo: la matricola del tuo RT.
- Data e ora rilevazione: data e orario della chiusura giornaliera.
- Dati contabili: imponibile e IVA per ciascuna aliquota applicata. Inserisci anche operazioni non imponibili, esenti o fuori campo, se presenti.
- Dati di pagamento: suddividi incassi per tipologia (contanti, carte, buoni pasto, altri). Indica resi e annulli.
Al termine, conferma l’invio. Il sistema rilascia una ricevuta. Se qualcosa non torna, compare uno scarto con motivazione. Correggi e ripeti.
5) Controllo esiti, scarti e ricevute
Dopo ogni invio controlla lo stato. Le ricevute attestano l’acquisizione ai fini fiscali. Gli scarti spiegano cosa non va. Gestisci subito gli scarti per evitare ritardi e accumuli.
Tempistiche, registro di emergenza e sanzioni
Registra quotidianamente i corrispettivi sul registro di emergenza finché il RT non torna operativo. Questa pratica garantisce tracciabilità e supporta la ricostruzione dei dati in caso di controllo.
La trasmissione tramite portale deve avvenire in tempi coerenti con il D.Lgs. 127/2015 e il Provvedimento dell’Agenzia delle Entrate. In generale, la trasmissione dei corrispettivi è giornaliera. In caso di malfunzionamento, procedi senza indugio appena possibile e documenta la causa.
Se non riesci a ripristinare il RT o a chiudere le giornate, invia una segnalazione dal portale. Il tecnico abilitato deve intervenire e, quando previsto, comunicare l’esito della riparazione. Le violazioni possono comportare sanzioni amministrative secondo D.Lgs. 471/1997.
Errori frequenti e soluzioni
- Data incoerente con “fuori servizio”: se la data della chiusura è precedente allo stato impostato, aggiorna la data “fuori servizio” e riprova.
- Aliquote errate: abbina gli importi alla corretta aliquota IVA o natura operazione. Rivedi la mappatura in cassa e i riepiloghi di chiusura.
- Totali non allineati: somma imponibile e IVA deve uguale al totale corrispettivi della chiusura. Verifica arrotondamenti e resi.
- Duplicazioni: se un giorno risulta già trasmesso, non reinviare. Se hai trasmesso dati incompleti, usa le funzioni di annullo/integrazione secondo quanto previsto dal Provvedimento.
- Formati XML non conformi: rigenera i file con il tracciato aggiornato dal produttore o dal tecnico.
Regola decisionale rapida
Come scegliere cosa fare, in 6 passaggi logici
- Il RT non trasmette? Mettilo subito “fuori servizio” sul portale, con data prima della prima chiusura mancante.
- Hai i file .xml estratti dal RT? Sì: usa UPLOAD. No: usa ACQUISIZIONE MANUALE.
- Devi recuperare più di 2 giornate o hai molte aliquote/pagamenti? Preferisci UPLOAD per ridurre errori.
- Hai poche operazioni e dati chiari sullo scontrino di chiusura? Va bene ACQUISIZIONE MANUALE.
- Hai scarti ripetuti? Fermati, rivedi aliquote e totali, controlla la data “fuori servizio”, poi reinvia.
- Il guasto persiste o non riesci a chiudere? Segnala dal portale e contatta il tecnico abilitato.
Conservazione documentale e controlli
Conserva per dieci anni il registro di emergenza, le chiusure di cassa, le ricevute di invio e gli eventuali scarti risolti. Si applicano l’articolo 2220 del codice civile e l’articolo 39 del DPR 633/1972.
In caso di controllo, mostra la sequenza: guasto documentato, annotazioni giornaliere, impostazione “fuori servizio”, invii tramite portale, ripristino del RT. Questa catena prova diligenza e buona fede.
Effettua periodicamente un controllo incrociato tra corrispettivi incassati, estratti conto POS e contabilità IVA. Così individui subito eventuali scostamenti.
| Scenario | Azione sul portale | Requisiti e documenti | Termine operativo | Esito atteso |
|---|---|---|---|---|
| RT guasto per 1 giornata | Imposta “fuori servizio” e invia i dati con acquisizione manuale | Scontrino di chiusura, registro di emergenza, matricola RT | Appena possibile dopo la chiusura | Ricevuta di acquisizione della giornata |
| Più giornate da recuperare | “Fuori servizio” e UPLOAD dei file .xml per ogni giorno | File .xml giornalieri conformi al tracciato AE | In sequenza cronologica, senza ritardi | Ricevute multiple, una per ciascun file |
| Scarto per totali incoerenti | Rielabora e reinvia | Ricalcolo imponibili/IVA, verifica resi e arrotondamenti | Immediato, dopo correzione | Acquisizione con protocollazione |
| Impossibilità di chiudere la cassa | Segnalazione malfunzionamento e procedura di emergenza | Nota tecnica del guasto, intervento del tecnico abilitato | Senza indugio | Documentazione a supporto in caso di controllo |
| Ripristino RT | Rimuovi stato “fuori servizio” e riprendi invio automatico | Verbale tecnico di ripristino, test di chiusura | Subito dopo la riparazione | Trasmissioni automatiche regolari |
| Intermediario delegato | Opera in nome e per conto nell’area corrispettivi | Delega attiva, documenti del cliente, registro emergenza | Secondo flusso concordato | Invii corretti e tracciati |
FAQ
1) Quando devo attivare la procedura di emergenza e cosa cambia rispetto al normale invio?
La attivi quando il registratore telematico non riesce a memorizzare o trasmettere i dati della chiusura. Nel flusso normale il RT memorizza e invia in autonomia, a valle della chiusura di cassa. In emergenza, invece, annoti i corrispettivi sul registro di emergenza e usi il portale Fatture e Corrispettivi per inviare i dati al Fisco. Prima imposti il dispositivo “fuori servizio”. Poi scegli upload dei file .xml o acquisizione manuale. Il riferimento legale è il D.Lgs. 127/2015 e il Provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 28/10/2016. Le regole restano le stesse sui contenuti: imponibili e IVA per aliquota, modalità di incasso, resi e annulli. Cambia solo la via tecnica di trasmissione.
2) Come scelgo correttamente la data di inizio “fuori servizio” per evitare scarti?
Imposta una data anteriore alla prima chiusura non trasmessa. Se, ad esempio, devi recuperare la chiusura del 12, imposta “fuori servizio” dall’11 o, in alternativa, dalle prime ore del 12. Mai impostare una data successiva alla chiusura da recuperare. Il portale fa controlli di coerenza tra la data “fuori servizio”, la data/ora rilevazione e i periodi già acquisiti. Se sbagli, l’invio viene scartato. Conserva sempre le evidenze del guasto e l’annotazione sul registro di emergenza. In caso di controllo, questa coerenza temporale dimostra la correttezza operativa.
3) Cosa succede se trasmetto in ritardo o commetto errori nei dati inviati?
Il D.Lgs. 471/1997 prevede sanzioni per omessa, tardiva o infedele memorizzazione e trasmissione. Il D.Lgs. 127/2015 disciplina l’obbligo di memorizzazione e invio dei corrispettivi. Se sbagli, correggi e reinvia al più presto. In caso di scarto, non sei a posto finché non ottieni una ricevuta di acquisizione valida. Documenta la causa del ritardo (guasto, intervento tecnico, indisponibilità temporanea). Mantieni allineati registro di emergenza, chiusure e invii effettuati. Se l’errore riguarda imponibili o IVA, ricalcola con precisione. Una buona prassi: riconciliare i totali con i pagamenti POS e cassa contanti prima dell’invio definitivo.
4) Come gestisco resi, annulli, acconti, buoni e pagamenti misti nella procedura di emergenza?
Segui le stesse regole del tracciato dei corrispettivi. I resi e gli annulli si indicano come variazioni negative, associandoli alla corretta aliquota IVA o natura. Gli acconti incassati si riportano tra i corrispettivi della giornata, con la relativa aliquota. I buoni pasto e i voucher rientrano nelle modalità di incasso previste, tenendo conto delle regole IVA specifiche. Per i pagamenti misti, ripartisci l’incasso tra contanti, carte e altri mezzi, mantenendo la quadratura con i totali. Se usi l’upload, assicurati che il file .xml rispetti il mapping delle modalità di pagamento e delle nature IVA previste dal Provvedimento dell’Agenzia delle Entrate.
5) Qual è il ruolo del tecnico e dell’intermediario fiscale, e cosa devo conservare in caso di controllo?
Il tecnico abilitato diagnostica e ripara il RT, può estrarre i file .xml e, quando previsto, invia la segnalazione di guasto/ripristino tramite gli strumenti messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate. L’intermediario, se delegato, opera nel portale per tuo conto, imposta “fuori servizio”, carica i file o inserisce i dati manualmente e verifica esiti e scarti. Tu devi conservare registro di emergenza, scontrini di chiusura, ricevute di invio, eventuali scarti e la documentazione tecnica di guasto e ripristino. I termini di conservazione seguono l’articolo 2220 del codice civile e l’articolo 39 del DPR 633/1972. Questa documentazione dimostra la correttezza dell’iter e tutela in caso di verifiche.
