Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
Per inviare una fattura elettronica prepara il file XML conforme, invialo allo SDI con uno dei canali abilitati e rispetta i termini: 12 giorni per l’immediata, entro il 15 del mese successivo per la differita.
- Formati e canali: file XML FatturaPA/ORD versione vigente, inviato via portale, app, software accreditato o PEC allo SDI (Provv. AE 30/04/2018 e s.m.i.).
- Termini: 12 giorni per fattura immediata; fino al 15 del mese successivo per la differita con DDT/prova consegna (art. 21 DPR 633/1972).
- Sanzioni: 90-180% dell’IVA (minimo 500 euro) o 250-2.000 euro se senza IVA, con ravvedimento operoso possibile (D.Lgs. 471/1997 e D.Lgs. 472/1997).
Cos’è la fattura elettronica e chi è obbligato nel 2026
La fattura elettronica è una fattura in formato XML. Rispetta uno schema tecnico definito dall’Agenzia delle Entrate. Viaggia solo attraverso il Sistema di Interscambio (SDI).
L’obbligo copre quasi tutti gli operatori IVA residenti o stabiliti in Italia. Riguarda operazioni B2B, B2C e verso la PA. I contribuenti in regime forfettario, cioè il regime agevolato per attività sotto certe soglie di ricavi, sono inclusi dall’1 gennaio 2024.
Restano esclusioni specifiche e puntuali. In particolare, prestazioni sanitarie rese a persone fisiche soggette alle regole del Sistema Tessera Sanitaria seguono limiti privacy stabiliti dal Garante e dal MEF. Verifica sempre gli aggiornamenti attuativi.
Le basi normative principali sono: D.Lgs. 127/2015, art. 1 commi 3 e seguenti; art. 21 DPR 633/1972; D.L. 119/2018 convertito in L. 136/2018; Provvedimenti AE 30/04/2018 e successive modifiche. Testi reperibili su Normattiva e portali istituzionali dell’Agenzia delle Entrate.
Come si invia: canali, passaggi e dati obbligatori
1) Preparazione del file XML
Prepara il file in formato XML secondo lo standard FatturaPA. Inserisci dati anagrafici, partita IVA o codice fiscale del cliente, imponibile, aliquota o natura IVA, bollo se dovuto, ritenute se presenti. Specifica il Tipo Documento (es. TD01 per ordinaria, TD24 per differita).
I “codici natura” spiegano perché non applichi IVA. Per esempio N2.1 per operazioni non soggette, N3.2 per esportazioni. Indicali con chiarezza. Se applichi il contributo integrativo (per casse professionali), indica aliquota e base.
2) Scelta del canale di trasmissione SDI
Hai quattro vie principali: portale Fatture e Corrispettivi, app Fatturae, software gestionale accreditato, PEC. Tutti inviano allo SDI che effettua controlli formali e recapita al destinatario.
Portale e app sono gratuiti e gestiti dall’Agenzia delle Entrate. Il software accreditato offre automazioni, anagrafiche e controlli. La PEC è semplice ma meno adatta ad alti volumi e allegati pesanti.
3) Codice destinatario, PEC o cassetto fiscale
Per i clienti business usa il Codice Destinatario a 7 caratteri del loro gestionale. In alternativa inserisci la PEC del cliente. Se non hai nulla, usa “0000000”: la fattura finirà nel cassetto fiscale del cliente.
Per le PA serve il Codice Univoco Ufficio. Verifica sempre le preferenze di ricezione registrate dal cliente nel portale Fatture e Corrispettivi. SDI le rispetta anche se la fattura riporta “0000000”.
4) Invio e ricevute
Invia il file allo SDI. Riceverai uno dei seguenti esiti: ricevuta di consegna (recapito avvenuto), impossibilità di recapito (messo a disposizione nel cassetto), scarto (errori formali). Conserva le ricevute: provano l’adempimento.
Se lo SDI scarta il file, la fattura è “non emessa”. Correggi e rinvia entro 5 giorni, con nuovo numero e riferimento alla precedente scartata. Riferimento: Provvedimento AE 30/04/2018 e Circolare AE n. 14/E del 17/06/2019.
Termini di emissione e trasmissione: come non sbagliare le scadenze
Fattura immediata
Si usa nel giorno dell’operazione. Hai 12 giorni di tempo per trasmettere allo SDI. Il termine decorre dalla data operazione indicata in fattura. Base normativa: art. 21, comma 4, DPR 633/1972 come modificato dal D.L. 119/2018.
Nel commercio al minuto si emettono corrispettivi elettronici, non fatture, salvo richiesta del cliente. Se il cliente chiede la fattura, applica la regola dei 12 giorni.
Fattura differita
Si emette entro il 15 del mese successivo. Serve un DDT o documento equipollente che provi consegna o prestazione. Raccogli più consegne del mese e fattura in modo riepilogativo (art. 21, comma 4, lett. a, DPR 633/1972).
Inserisci i riferimenti ai DDT nella fattura. La data operazione coincide con l’ultimo DDT del periodo. La trasmissione allo SDI avviene entro lo stesso 15.
Acconti e saldi
Gli acconti sono operazioni imponibili a sé. Emissione al momento dell’incasso per servizi, o alla consegna per beni, salvo patti. Applica la regola dei 12 giorni o usa la differita quando possibile.
Al saldo emetti fattura con richiamo agli acconti già fatturati. Evita doppie imposizioni e numerazioni disallineate.
Operazioni con l’estero (documenti TD17–TD19)
Per acquisti di servizi da estero (TD17), acquisti intracomunitari di beni (TD18) e importazioni particolari (TD19) invia allo SDI i documenti di integrazione/autofattura. Fallo entro il 15 del mese successivo a ricezione o effettuazione.
Questi invii sostituiscono la comunicazione trimestrale “esterometro” dal 2022. Fonti: Legge di Bilancio 2021 e Provvedimenti AE 2021-2022 attuativi.
Imposta di bollo su e-fatture
Se la fattura è senza IVA ma soggetta a bollo, indica “bollo virtuale 2 euro” nel file. L’Agenzia calcola il dovuto trimestralmente nel portale. Paghi con F24 o addebito.
La normativa di riferimento è il DM 4 dicembre 2020. Sono previsti rinvii del pagamento se gli importi sono inferiori a soglie stabilite. Controlla sempre l’area riservata per scadenze e importi.
Regola decisionale rapida
Se consegni beni o completi un servizio oggi e non hai DDT, emetti fattura immediata. Trasmettila allo SDI entro 12 giorni dalla data indicata.
Se effettui più consegne nello stesso mese e le documenti con DDT, emetti fattura differita. Trasmettila entro il 15 del mese successivo. Inserisci i riferimenti ai DDT.
Se incassi un acconto per un servizio, fattura l’acconto entro 12 giorni dall’incasso. Al saldo emetti la fattura finale e richiama quanto già fatturato.
Se compri un servizio da un fornitore estero, emetti TD17. Trasmetti entro il 15 del mese successivo alla ricezione della fattura estera. Integra correttamente natura IVA e reverse charge.
Se lo SDI scarta, considera la fattura non emessa. Correggi e rinvia entro 5 giorni con nuova numerazione. Conserva le ricevute di scarto e di nuovo invio.
Errori frequenti, sanzioni e come rimediare
Sanzioni per tardiva o omessa fatturazione
Se la fattura ha IVA e la emetti o invii tardi, la sanzione va dal 90% al 180% dell’imposta, minimo 500 euro. Se non c’è IVA, la sanzione va da 250 a 2.000 euro. Base: art. 6 D.Lgs. 471/1997.
Per errori che non incidono sulla liquidazione IVA, la sanzione è più bassa. Ma resta l’obbligo di correzione. Evita ripetizioni di errori sistematici: l’ufficio può contestare condotte reiterate.
Ravvedimento operoso
Puoi ridurre le sanzioni se ti ravvedi spontaneamente. Paga l’imposta e gli interessi. Applica la sanzione minima ridotta secondo i tempi di regolarizzazione. Base: art. 13 D.Lgs. 472/1997.
Se l’errore riguarda solo il file inviato (per esempio natura IVA sbagliata), emetti una nota di variazione elettronica. Usa i tipi documento corretti per rettifica.
Conservazione elettronica a norma
Conserva e-fatture e ricevute per 10 anni. Segui le Linee Guida AgID sulla conservazione e il DM 17 giugno 2014. Puoi usare il servizio gratuito dell’Agenzia o un conservatore accreditato.
La conservazione garantisce integrità, leggibilità e reperibilità nel tempo. Archivia anche le notifiche SDI: sono parte del fascicolo documentale.
Operatività pratica: checklist di compilazione
Dati del cedente/prestatore
Inserisci denominazione, partita IVA, indirizzo, regime fiscale. Se sei in regime forfettario, cioè paghi imposta sostitutiva su un coefficiente di redditività, indica la natura IVA corretta e nessuna rivalsa IVA.
Dati del cliente
Partita IVA o codice fiscale, indirizzo, codice destinatario o PEC. Per consumatori finali è sufficiente il codice fiscale. Se il cliente ha registrato un indirizzo telematico, SDI recapita lì.
Corpo fattura
Descrizione chiara, quantità, prezzo unitario, aliquota IVA o natura. Indica bollo se dovuto. Per ritenute d’acconto specifica base e aliquota. Se applichi contributo integrativo, indicalo separatamente.
Riferimenti e allegati
Per differite inserisci riferimenti DDT e date. Per PA inserisci CIG, CUP se richiesti. Puoi allegare PDF come cortesia. Ricorda: l’unico documento valido è l’XML.
Controlli formali
Valida lo schema XML prima dell’invio. Verifica partita IVA/VIES quando operi con estero. Controlla numerazione progressiva e datazione coerente.
| Scenario | Strumento di invio allo SDI | Requisiti/dati critici | Termine e sanzioni |
|---|---|---|---|
| Fattura immediata B2B | Portale AE o software accreditato | TD01, aliquota o natura corretta, codice destinatario | Trasmissione entro 12 giorni; sanzioni art. 6 D.Lgs. 471/1997 |
| Fattura differita con DDT | App Fatturae o gestionale | TD24, riferimenti DDT, data ultimo DDT | Entro il 15 del mese successivo; stessa disciplina sanzionatoria |
| Autofattura integrazione estero (TD17) | Portale AE o PEC | Conto IVA per reverse charge, natura N6.x | Entro il 15 del mese successivo alla ricezione; sanzioni per omesso adempimento |
| Prestazione senza IVA con bollo | Qualsiasi canale | Flag bollo 2 euro, Natura N2/N3/N4 | Pagamento bollo trimestrale (DM 04/12/2020); sanzioni per omesso bollo |
| Fattura a PA | Software accreditato | Codice Univoco Ufficio, CIG/CUP se richiesti | Tempi da capitolato; scarto PA comporta rifiuto e riemissione |
| Fattura a consumatore finale | Portale AE | Codice fiscale, “0000000” se assente indirizzo telematico | 12 giorni dall’operazione; copia di cortesia non sostituisce l’XML |
FAQ
Come scelgo tra fattura immediata e fattura differita senza rischiare sanzioni?
La scelta dipende dalla prova documentale e dal flusso operativo. Se la prestazione si conclude in un momento preciso e non esiste un DDT o un rapportino firmato, emetti fattura immediata e trasmetti entro 12 giorni. Se invece spedisci beni con DDT o hai firme che provano esecuzione in date diverse, puoi emettere una sola fattura riepilogativa entro il 15 del mese successivo, richiamando i DDT. Ricorda che la differita non allunga i tempi all’infinito: oltre il 15 scattano le sanzioni dell’art. 6 D.Lgs. 471/1997. In caso di dubbi operativi, meglio usare l’immediata per evitare errori di cut-off.
Cosa succede se lo SDI scarta la fattura e come sistemo correttamente?
Lo scarto significa che la fattura non è mai esistita agli occhi del Fisco. Devi emettere un nuovo documento con un nuovo numero. Mantieni la stessa data operazione se è corretta, aggiorna la data di emissione se necessario e rinvia entro 5 giorni dalla notifica di scarto. Inserisci nel campo “causale” il riferimento alla fattura scartata (numero e data) per tracciabilità. Conserva la notifica di scarto e la nuova ricevuta di consegna. La procedura è descritta nel Provvedimento AE 30/04/2018 e nella Circolare AE n. 14/E del 17/06/2019.
Come gestisco l’imposta di bollo sulle e-fatture e quando si paga?
Il bollo è dovuto quando la fattura è fuori campo IVA o esente, ma la norma specifica lo richiede. Nel file XML attiva il campo bollo e indica 2 euro. L’Agenzia delle Entrate calcola l’importo complessivo per trimestre, lo rende disponibile nell’area riservata e propone il pagamento tramite F24 o addebito diretto. Il termine ordinario è l’ultimo giorno del secondo mese successivo al trimestre di riferimento, con possibili slittamenti per specifiche soglie cumulative previste dal DM 4 dicembre 2020. Controlla sempre la sezione “Fatture elettroniche e corrispettivi” per importi e scadenze aggiornati.
Quali sono i dati minimi obbligatori da indicare per essere a norma?
Servono: dati completi delle parti (denominazione, indirizzo, partita IVA o codice fiscale), numero progressivo e data, descrizione dell’operazione, quantità e prezzi, base imponibile, aliquota IVA o natura, imposta o indicazione della non imponibilità/esenzione, eventuali ritenute, contributi, bollo, modalità e termini di pagamento. Per PA aggiungi CIG/CUP se previsti. Per differite indica i riferimenti ai DDT. La base legale è l’art. 21 DPR 633/1972. L’esattezza di aliquote e codici natura è cruciale: un errore formale può diventare sostanziale se incide sulla liquidazione dell’imposta.
Sono in regime forfettario: devo emettere e-fattura e come compilo IVA e ritenute?
Sì, dal 1 gennaio 2024 l’obbligo si applica anche ai forfettari. Nella fattura elettronica non addebiti l’IVA ai clienti, perché versi un’imposta sostitutiva sul reddito, non sull’operazione. Usa una natura IVA coerente (per esempio N2.2 o altra secondo casistica) e inserisci l’annotazione di regime agevolato. Non subisci ritenuta d’acconto salvo casi particolari previsti da norme specifiche. Se fatturi a PA o a sostituti d’imposta che richiedono ritenuta, verifica la compatibilità con il tuo regime e con le circolari aggiornate. Conserva sempre le ricevute SDI e adotta la conservazione a norma per 10 anni, come richiesto dal Codice dell’Amministrazione Digitale e dal DM 17 giugno 2014.
