Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
Per correggere un file .xml (anche FatturaPA) usa un editor con validazione XSD, rispetta il tracciato, verifica i controlli e salva. Se riguarda una fattura, applica le regole fiscali: reinvio dopo scarto o nota di variazione.
- Valida sempre l’XML contro lo schema XSD corretto (FatturaPA o altro). Eviti errori di struttura che causano scarti.
- Per fatture già consegnate non si “modifica” il file: si rettifica con nota di credito/debito ai sensi dell’art. 26 del DPR 633/1972.
- In caso di scarto SdI la fattura è “non emessa”: rinvia un nuovo XML, preferibilmente entro 5 giorni dalla notifica secondo le indicazioni dell’Agenzia delle Entrate.
Cos’è un file XML e perché conta nella fattura elettronica
XML è un formato di testo strutturato. Usa tag gerarchici per rappresentare dati. È leggibile da persone e macchine.
Nella fattura elettronica italiana il file XML segue uno schema tecnico chiamato tracciato FatturaPA. Lo definiscono le Specifiche Tecniche dell’Agenzia delle Entrate.
Lo schema (XSD) impone nomi, posizione e tipo dei campi. Se il file non rispetta lo schema, il Sistema di Interscambio (SdI) lo scarta.
XML in parole semplici
Immagina una scatola con scomparti. Ogni scomparto ha un’etichetta precisa. Se sposti un dato nello scomparto sbagliato, il controllo fallisce. Lo schema XSD è la mappa degli scomparti.
Strumenti e requisiti tecnici minimi per editare un XML
Editor con validazione XSD
Usa un editor che evidenzia la sintassi e valida contro lo schema XSD. La validazione blocca molti errori prima dell’invio.
Importa lo XSD giusto. Per la fattura elettronica usa lo schema FatturaPA nella versione vigente indicata dall’Agenzia delle Entrate nei Provvedimenti e nelle Specifiche Tecniche.
Encoding e caratteri
Imposta UTF-8 senza BOM. Eviti caratteri non ammessi. Sostituisci caratteri speciali con le entità XML corrette (ad esempio & diventa &).
Struttura e gerarchia
Rispetta l’ordine dei tag. Compila i campi obbligatori. Usa i campi facoltativi solo quando servono. Ogni elemento deve stare nel “contenitore” previsto.
Controlli prima del salvataggio
Esegui formattazione automatica del codice per vedere la gerarchia. Avvia la validazione XSD. Correggi gli errori finché il file risulta valido.
Procedura operativa di modifica passo-passo
1. Preparazione e backup
Fai una copia del file originale. Rinominala con data e ora. Così puoi tornare indietro se qualcosa non va.
Recupera lo schema XSD corretto. Per FatturaPA verifica la versione attuale nelle Specifiche Tecniche dell’Agenzia delle Entrate.
2. Apertura e validazione contro lo schema
Apri l’XML nell’editor. Associa il relativo XSD. Lancia una prima validazione per vedere gli errori attuali.
Gli errori comuni sono tag mancanti, formati data non corretti, numeri con separatori errati, codici paese o natura IVA non ammessi.
3. Esecuzione delle modifiche
Correggi i campi errati mantenendo l’ordine dei tag. Per esempio, DatiBeniServizi deve contenere le linee e l’aliquota IVA consentita.
Se il file è una fattura elettronica, ricontrolla campi critici: partita IVA, codice destinatario/PEC, imposta, imponibile, natura IVA, ritenute, bollo virtuale.
Usa valori ammessi dalle tabelle ufficiali delle Specifiche Tecniche (codici IVA, tipi documento, regimi fiscali). Eviti scarti per valori fuori lista.
4. Salvataggio, firma e invio
Salva in UTF-8. Per fatture verso Pubbliche Amministrazioni la firma digitale CAdES-BES (.p7m) è in via generale richiesta. Per B2B/B2C non è obbligatoria.
Invia tramite canale accreditato: PEC, SdICoop o SDIFTP. Conserva le ricevute: consegna, scarto, impossibilità di consegna.
5. Conservazione a norma
Archivia il file in conservazione digitale a norma. La conservazione garantisce integrità, autenticità e reperibilità nel tempo.
Segui le Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. La conservazione va eseguita entro i termini fiscali.
Errori nelle fatture elettroniche: scarto, correzioni e sanzioni
Fattura scartata dal SdI
Se lo SdI scarta la fattura, questa è considerata non emessa. Lo specificano i Provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate sul funzionamento del Sistema di Interscambio.
Correggi l’XML, mantieni numero e data originari se reinvii tempestivamente secondo le indicazioni operative dell’Agenzia delle Entrate. È buona prassi reinviare entro 5 giorni dalla notifica di scarto.
Se i termini ordinari di emissione sono superati, valuta il ravvedimento operoso per ridurre le sanzioni.
Fattura già consegnata o accettata dal cliente
Non puoi “modificare” la fattura già consegnata. Devi emettere una nota di variazione. È una rettifica fiscale prevista dall’art. 26 del DPR 633/1972.
Usa TD04 per nota di credito e TD05 per nota di debito, secondo le Specifiche Tecniche. Collega la variazione alla fattura originaria con i riferimenti corretti.
Errori formali e cessionario errato
Piccoli errori formali (ad esempio un refuso non rilevante ai fini IVA) non richiedono sempre una nota di variazione. Ma valuta l’impatto contabile.
Se hai sbagliato destinatario o PEC, verifica lo stato di consegna. Se consegna fallita, il cliente recupera la fattura dall’area riservata dell’Agenzia delle Entrate.
Sanzioni e ravvedimento operoso
Le sanzioni per irregolarità IVA seguono il D.Lgs. 471/1997. Il ravvedimento operoso del D.Lgs. 472/1997 riduce le sanzioni se intervieni spontaneamente.
Conserva le prove degli invii e delle correzioni. Dimostrano la tua diligenza in caso di controlli.
Regola decisionale rapida
Quando correggere il file e come restare conformi
Segui questi nessi logici per scegliere l’azione giusta:
- Se l’XML è stato scartato dallo SdI: correggi, mantieni data/numero, reinvia preferibilmente entro 5 giorni dalla notifica di scarto.
- Se l’XML è stato consegnato e contiene errori sull’imponibile o sull’IVA: emetti nota di credito o debito ai sensi dell’art. 26 DPR 633/1972, indicando la fattura originaria.
- Se l’errore è solo formale e non incide su imposta o base imponibile: valuta se emettere documento di cortesia o integrazione accordata con il cliente; nessuna modifica retroattiva del file.
- Se l’errore riguarda la PEC o il codice destinatario ma la fattura è “messa a disposizione”: informa il cliente di scaricarla dalla sua area riservata dell’Agenzia delle Entrate; nessun reinvio necessario.
- Se devi cambiare dati che il tracciato non consente di variare senza nota (ad esempio imponibile, aliquota): usa sempre nota di variazione. Non rispedire la stessa fattura con numerazione diversa.
Riferimenti normativi e tecnici
D.Lgs. 127/2015: introduce la fatturazione elettronica tra privati e disciplina l’uso del Sistema di Interscambio. Testo consultabile sul portale Normattiva.
Legge 205/2017, art. 1, commi 909-916: estende l’obbligo generalizzato della fattura elettronica dal 2019. Testo su Normattiva.
DPR 633/1972, art. 26: disciplina note di variazione (crediti e debiti IVA). Testo su Normattiva.
D.Lgs. 471/1997 e D.Lgs. 472/1997: sanzioni IVA e ravvedimento operoso. Testi su Normattiva.
Provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate sul Sistema di Interscambio e Specifiche Tecniche FatturaPA: consultabili sul sito dell’Agenzia delle Entrate.
Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici: consultabili sul sito AgID.
Tabella scenari, requisiti e tempistiche
| Scenario | Intervento sul file | Requisiti tecnici e fiscali | Tempistiche operative | Passi successivi |
|---|---|---|---|---|
| Fattura scartata dallo SdI | Correggi l’XML e reinvia | Validazione XSD; dati obbligatori completi; valori ammessi; mantenere numero e data se reinvio tempestivo | Preferibilmente entro 5 giorni dalla notifica di scarto | Conserva notifica di scarto e ricevuta di consegna del nuovo invio |
| Fattura consegnata con imponibile/IVA errati | Non modifichi l’XML originario; emetti nota di credito/debito | Art. 26 DPR 633/1972; tipo documento TD04/TD05; riferimento alla fattura originale | Appena rilevato l’errore; nei termini di liquidazione IVA per riflessi contabili | Invia la variazione via SdI; conserva gli esiti |
| Errore anagrafico non rilevante (es. denominazione con refuso) | Nessuna variazione obbligatoria del file | Verifica che imposta/base imponibile non siano incise; eventuale comunicazione di cortesia al cliente | Non urgenti | Annota la correzione nei sistemi interni |
| PEC o codice destinatario errati, consegna fallita | Nessuna modifica se messa a disposizione in area riservata | Fornisci al cliente il tracciato per recupero dalla sua area AE | Subito, per permettere al cliente la detrazione/registrazione | Allinea anagrafiche per invii futuri |
| Fattura verso PA priva di firma | Apponi firma digitale CAdES-BES e reinvia | Formati ammessi; integrità e autenticità garantite; rispetto Specifiche Tecniche | Non appena rilevata l’anomalia | Verifica esito di consegna PA |
| XML non di fattura (es. tracciato tecnico interno) | Modifica con editor e valida col relativo XSD | Coerenza con schema di riferimento; encoding UTF-8; gerarchia corretta | Secondo SLA interni | Esegui test di integrazione e versioning |
FAQ
Posso modificare una fattura elettronica già inviata e consegnata al cliente?
No. Una fattura elettronica già consegnata tramite SdI è un documento fiscale cristallizzato. Non si “apre” e non si “risalva” con correzioni. Se rilevi un errore che incide su base imponibile o imposta, devi emettere una nota di variazione secondo l’art. 26 del DPR 633/1972. Usa il tipo documento previsto dalle Specifiche Tecniche (TD04 per note di credito, TD05 per note di debito) e indica la fattura originaria nei riferimenti. Così rettifichi in modo conforme e tracciabile. Se l’errore è solo formale e non incide su IVA o imponibile, in molti casi non serve nota: concorda con il cliente una comunicazione di cortesia, ma non rigenerare la fattura.
Come valido un XML FatturaPA e quali sono gli errori che causano più spesso lo scarto SdI?
Per validare, usa un editor che consente di associare lo schema XSD FatturaPA vigente e di lanciare la validazione. Correggi fino a “schema valido”. Gli errori tipici di scarto includono: campi obbligatori mancanti (es. IdFiscaleIVA), formati data/numerici non corretti, codici IVA o Natura non ammessi, incongruenze tra imponibile e imposta, aliquote non compatibili con il regime indicato, errori nell’indirizzamento (codice destinatario o PEC), violazioni di regole di business delle Specifiche Tecniche (per esempio presenza di Bollo virtuale senza importo). Ricorda che lo SdI applica sia controlli formali di schema, sia regole di coerenza di contenuto. Solo se passi tutti i controlli ottieni la consegna o la messa a disposizione.
Dopo una notifica di scarto, posso riutilizzare lo stesso numero e la stessa data della fattura?
Sì, perché la fattura scartata è considerata non emessa. Le indicazioni operative dell’Agenzia delle Entrate ammettono l’invio di una nuova fattura con lo stesso numero e la stessa data dell’originale scartata, se il reinvio è tempestivo. In pratica, correggi l’XML e reinvia preferibilmente entro 5 giorni dalla notifica di scarto. Se i termini di emissione e registrazione risultano superati, valuta l’applicazione del ravvedimento operoso previsto dal D.Lgs. 472/1997 per ridurre le sanzioni del D.Lgs. 471/1997. Conserva la notifica di scarto e la ricevuta del nuovo invio a prova della tua diligenza.
La firma digitale è obbligatoria sulla fattura elettronica?
Per le fatture verso la Pubblica Amministrazione, la firma digitale in formato CAdES-BES (.p7m) è in via generale richiesta dalle regole tecniche di FatturaPA. Serve a garantire integrità e autenticità del documento. Per le fatture B2B e B2C, la firma non è obbligatoria secondo le Specifiche Tecniche dell’Agenzia delle Entrate. Resta comunque buona prassi garantire integrità e immodificabilità del file durante l’intero ciclo, inclusa la conservazione digitale a norma. In caso di scarto per mancanza di firma nelle PA, apponi la firma e reinvia passando dai canali SdI abilitati.
Come funziona la conservazione digitale “a norma” e per quanto tempo devo conservare le fatture?
La conservazione digitale “a norma” garantisce che il documento resti integro, autentico, leggibile e reperibile nel tempo. Si basa sulle Linee guida AgID in materia di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Il processo prevede pacchetti di archiviazione, marcatura temporale, firma del responsabile della conservazione e metadati adeguati. I documenti fiscali si conservano per 10 anni, in linea con l’art. 2220 del Codice Civile e con gli obblighi IVA del DPR 633/1972. Esegui la presa in carico in conservazione entro i termini fiscali e conserva anche gli esiti SdI (consegna, scarto, impossibilità). In caso di controllo, potrai esibire i pacchetti e le evidenze di processo.
