Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
Dal 1° gennaio 2024 tutte le Partite IVA devono emettere fatture elettroniche; esclusi solo i soggetti che inviano i dati al Sistema Tessera Sanitaria. Abilita il servizio, crea l’XML e invia allo SdI entro le scadenze.
- Obbligo e-fattura per tutti i titolari di Partita IVA dal 2024, a prescindere dal regime fiscale. Eccezione: operatori sanitari verso privati soggetti a Sistema Tessera Sanitaria.
- Fattura immediata entro 12 giorni dall’operazione; fattura differita entro il 15 del mese successivo. Invio tramite SdI, poi conservazione digitale per 10 anni.
- In regime forfettario non si applica IVA né ritenuta. Dicitura: “Operazione senza applicazione dell’IVA ai sensi dell’art. 1, comma 58, Legge n. 190/2014”. Bollo da 2 euro se dovuto.
Cos’è l’obbligo di fatturazione elettronica e la base normativa
L’obbligo di fatturazione elettronica tra privati nasce con il Decreto Legislativo 127/2015. La norma istituisce il Sistema di Interscambio (SdI) come canale unico per trasmettere le fatture.
Il Decreto-Legge 36/2022, articolo 18, ha esteso l’obbligo anche a contribuenti in regime forfettario e a regime dei minimi. La gradualità è terminata: dal 1° gennaio 2024 l’obbligo è totale.
Restano esclusi dall’invio via SdI, per ragioni di privacy, i soggetti che trasmettono i dati al Sistema Tessera Sanitaria per prestazioni sanitarie rese a persone fisiche. La disciplina discende da decreti MEF e provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate, rinnovati negli anni.
Le regole su cosa deve contenere una fattura e sui tempi di emissione sono nel DPR 633/1972 (IVA), in particolare l’articolo 21. Le specifiche tecniche per il file XML e i controlli sono fissate dai provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate (es. Provvedimento 30 aprile 2018 n. 89757 e successive integrazioni). Puoi consultare i testi normativi su Normattiva e i provvedimenti sul sito dell’Agenzia delle Entrate.
Come abilitarsi e creare il file XML senza errori
Abilitazione sul portale “Fatture e Corrispettivi”
Accedi con SPID, CIE o CNS alla tua area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate. Abilita i servizi di fatturazione elettronica e genera il tuo QR Code anagrafico. Il QR Code facilita l’acquisizione dei tuoi dati da parte dei clienti.
Se deleghi un intermediario, nomina la delega nell’area riservata. La delega autorizza l’invio e la conservazione per tuo conto.
Dati obbligatori nel tracciato XML
La fattura elettronica è un file XML strutturato. Inserisci sempre:
- Numerazione progressiva e data del documento.
- Dati del cedente/prestatore: denominazione o nome e cognome, Partita IVA, sede.
- Dati del cliente: Partita IVA o codice fiscale, indirizzo, Paese. Per consumatori finali usa il codice destinatario “0000000”.
- Codice destinatario SdI del cliente o PEC. Il “codice destinatario” è un identificativo a 7 caratteri del canale di ricezione.
- Descrizione chiara di beni/servizi, quantità, prezzo unitario, aliquote o natura IVA.
- Imponibile, eventuale IVA e totale documento. Per operazioni senza IVA indica la “natura” (es. N2, N3, N6) e la causale normativa.
- Termini di pagamento e eventuali riferimenti (ordine, DDT, contratto).
Definizione rapida: “SdI” è il Sistema di Interscambio che riceve, controlla e recapita le fatture. “Codice destinatario” è l’indirizzo telematico del cliente dentro SdI. “Natura IVA” spiega perché l’IVA non si applica (esente, non imponibile, fuori campo, inversione contabile).
Canali di invio allo SdI
Puoi inviare l’XML in vari modi:
- Web e app dell’Agenzia delle Entrate, con compilazione guidata.
- Software desktop o web che generano XML e inviano allo SdI.
- PEC, allegando l’XML e spedendolo alla casella SdI dedicata.
Dopo l’invio, SdI effettua controlli formali. Se tutto è ok, recapita la fattura al cliente e restituisce una “ricevuta di consegna”. Se ci sono errori, emette uno “scarto”. La fattura scartata è come non emessa.
Conservazione digitale a norma
Conserva le fatture per 10 anni, come prevede l’articolo 2220 del Codice Civile e la normativa sulla conservazione digitale (es. D.M. 17 giugno 2014). Puoi usare il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate o un conservatore accreditato.
La conservazione a norma garantisce integrità, autenticità e reperibilità del documento. È diversa dall’archiviazione semplice su PC.
Tempistiche di emissione: immediata, differita e casi esteri
Fattura immediata e regola dei 12 giorni
L’articolo 21 del DPR 633/1972 stabilisce che la fattura va emessa entro 12 giorni dall’operazione. “Emettere” significa creare l’XML con data fattura e inviarlo allo SdI entro quel termine.
Esempio: prestazione del 3 maggio, hai tempo fino al 15 maggio per trasmettere. Se invii oltre, è tardiva e soggetta a sanzioni.
Fattura differita entro il 15 del mese successivo
Puoi emettere fattura differita per più cessioni documentate da DDT o documenti equivalenti. La emetti entro il 15 del mese successivo, con riferimento ai documenti del mese precedente.
Per servizi, la differita è ammessa se tracci la prestazione con documenti idonei (contratti, rapportini, SAL). Indica sempre i riferimenti in fattura.
Operazioni con l’estero e integrazioni
Dal 2022 le operazioni transfrontaliere si comunicano via SdI. Per cessioni a clienti esteri emetti una e-fattura TD01. Usa codice destinatario “0000000” e indica la natura IVA corretta (spesso non imponibile o fuori campo). SdI non recapita all’estero, ma valida la trasmissione ai fini dell’adempimento.
Per acquisti dall’estero, trasmetti autofatture/integrazioni:
- TD17 per servizi da soggetti esteri (reverse charge).
- TD18 per acquisti intracomunitari di beni.
- TD19 per acquisti di beni da soggetti esteri non UE.
Questi documenti assolvono l’inversione contabile. Scadenza: entro il 15 del mese successivo a quello di ricezione della fattura o effettuazione dell’operazione, in linea con la disciplina IVA.
Note di credito e rettifiche
Se devi stornare o rettificare, usa TD04 (nota di credito) o TD05 (nota di debito). Indica sempre la fattura originaria richiamata. Le note seguono il principio di cassa o competenza IVA, secondo il caso.
Casi particolari: forfettario, bollo, ritenute e PA
Regime forfettario: cosa scrivere in fattura
Il regime forfettario è un regime agevolato con imposta sostitutiva. Non addebita l’IVA in fattura e non subisce ritenute d’acconto. La base giuridica è la Legge 190/2014, articolo 1, commi 54-89.
Inserisci la dicitura: “Operazione senza applicazione dell’IVA ai sensi dell’art. 1, comma 58, Legge n. 190/2014”. Aggiungi anche: “Si richiede di non operare la ritenuta d’acconto ai sensi dell’art. 1, comma 67, Legge n. 190/2014”.
Imposta di bollo sulle e-fatture
Se la fattura è senza IVA e supera 77,47 euro, si applica l’imposta di bollo da 2 euro. Lo SdI calcola il dovuto in base alle fatture trasmesse.
Paghi trimestralmente con F24. Le scadenze ordinarie sono l’ultimo giorno del secondo mese successivo al trimestre (es. 30 aprile, 31 luglio, 31 ottobre, 31 gennaio). Se l’importo del trimestre è basso, alcune norme consentono il rinvio al trimestre successivo. Riferimenti: D.M. 17 giugno 2014 e provvedimenti AdE successivi.
Fatture verso Pubbliche Amministrazioni
Per la PA la fatturazione elettronica è obbligatoria dal 2014 (D.M. 55/2013). Devi indicare il codice univoco ufficio e, se previsto, applicare la scissione dei pagamenti (split payment) ai sensi del DPR 633/1972 e norme collegate.
Controlla sempre capitolato e CIG/CUP richiesti dal committente pubblico. Errori su questi campi causano scarti.
Sanzioni, errori e come rimediare
Ritardi di emissione o omessa fatturazione
Se emetti in ritardo o ometti la fattura, si applica l’articolo 6 del D.Lgs. 471/1997. La sanzione va dal 90% al 180% dell’IVA relativa, con minimo edittale. Se l’operazione non incide sull’IVA (es. forfettario o operazione fuori campo), la sanzione va da 250 a 2.000 euro.
Puoi ridurre le sanzioni con il ravvedimento operoso (D.Lgs. 472/1997), pagando prima dei controlli e nei termini previsti. Servono imposta (se dovuta), interessi legali e sanzione ridotta.
Scarto dello SdI e re-invio
Se SdI scarta la fattura, la fattura è come non emessa. Leggi il codice di errore, correggi e reinvia entro 5 giorni mantenendo lo stesso numero e data. Così eviti sanzioni per tardiva emissione.
Errori frequenti: codice destinatario errato, Partita IVA inesistente, imponibili e aliquote incoerenti, codici natura IVA sbagliati, firma digitale malformata.
Controlli incrociati e tracciabilità
Le e-fatture alimentano le banche dati IVA dell’Agenzia delle Entrate. I controlli incrociano vendite, acquisti, corrispettivi telematici e dichiarazioni.
Una buona conservazione e descrizioni chiare riducono il rischio di contestazioni. Inserisci sempre riferimenti ai contratti e ai documenti di trasporto.
Regola decisionale rapida
- Se il cliente è italiano con Partita IVA, emetti e-fattura TD01 e invia allo SdI entro 12 giorni (o TD24 se differita entro il 15 del mese successivo).
- Se il cliente è un consumatore finale italiano, emetti e-fattura TD01, usa codice destinatario “0000000” e invia allo SdI.
- Se sei in regime forfettario, non addebiti IVA né ritenuta. Inserisci le diciture di legge e valuta il bollo se > 77,47 euro.
- Se vendi a cliente estero, emetti e-fattura TD01 con codice “0000000”, natura IVA corretta e invia allo SdI.
- Se acquisti da estero, invia TD17/TD18/TD19 entro il 15 del mese successivo per l’integrazione IVA (reverse charge).
- Se sei operatore sanitario e la prestazione è verso privato soggetto a Sistema Tessera Sanitaria, non inviare via SdI. Segui le regole di invio al Sistema Tessera Sanitaria.
- Se fatturi alla PA, usa il codice univoco ufficio e applica split payment se richiesto.
Riferimenti normativi utili (testuali)
Decreto Legislativo 127/2015 sulla fatturazione elettronica e trasmissione telematica dei corrispettivi; Decreto-Legge 36/2022, articolo 18, estensione dell’obbligo ai forfettari; DPR 633/1972, articolo 21, contenuto e tempi di emissione della fattura; Legge 190/2014, articolo 1, commi 54-89, regime forfettario; D.M. 55/2013, fattura elettronica verso la PA; D.M. 17 giugno 2014 e successivi provvedimenti sull’imposta di bollo elettronica; D.Lgs. 471/1997 e D.Lgs. 472/1997 su sanzioni e ravvedimento; Provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate sulle specifiche tecniche SdI. I testi sono reperibili su Normattiva e sul portale dell’Agenzia delle Entrate.
Tabella scenari, requisiti e tempistiche
| Scenario | Documento/Tipo (TD) | Requisiti principali | Tempistiche e note |
|---|---|---|---|
| Forfettario B2B Italia | Fattura TD01 (o TD24 se differita) | Dicitura art. 1, c.58, L.190/2014; nessuna IVA né ritenuta; bollo se > 77,47 euro | Immediata entro 12 giorni; differita entro il 15 mese successivo; conservazione 10 anni |
| Regime ordinario B2C Italia | Fattura TD01 | IVA esposta; codice destinatario “0000000”; eventuale pagamento elettronico tracciato | Entro 12 giorni; invio via SdI; ricevuta di consegna come prova |
| Professionista sanitario verso privato soggetto STS | Fattura analogica/alternativa secondo regole STS (no invio SdI) | Trasmissione dei dati al Sistema Tessera Sanitaria; tutela privacy | Scadenze STS vigenti; non inviare via SdI per queste prestazioni |
| Vendita a cliente estero (UE/extra-UE) | Fattura TD01 con codice “0000000” e natura IVA | No recapito estero; natura IVA corretta (es. non imponibile, fuori campo) | Entro 12 giorni; vale come comunicazione transfrontaliera via SdI |
| Acquisto da estero (reverse charge) | TD17/TD18/TD19 | Autofattura/integrazione per IVA; dati del fornitore estero | Entro il 15 del mese successivo alla ricezione/operazione |
FAQ
Chi è obbligato alla fatturazione elettronica nel 2026 e quali sono le principali eccezioni?
Dal 1° gennaio 2024 l’obbligo riguarda tutti i soggetti passivi IVA stabiliti o residenti in Italia, a prescindere dal regime fiscale adottato. Sono quindi inclusi regime ordinario, semplificato, forfettario e “minimi”. La fonte è il Decreto Legislativo 127/2015, rafforzato dal Decreto-Legge 36/2022, articolo 18, che ha esteso l’obbligo ai forfettari con periodo transitorio ormai concluso. Restano esclusi dall’invio via SdI gli operatori sanitari per le prestazioni rese a persone fisiche quando sussiste l’obbligo di invio al Sistema Tessera Sanitaria. La ratio è la tutela dei dati sensibili. L’eccezione discende da decreti del MEF e da provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate che, negli anni, hanno confermato il divieto di trasmissione via SdI per tali documenti. Tutte le altre operazioni rientrano nel perimetro dell’e-fattura, incluse quelle transfrontaliere che vanno comunicate attraverso SdI seguendo le regole sulle tipologie documento e le nature IVA.
Come si compila correttamente una fattura elettronica in regime forfettario?
In forfettario non devi addebitare l’IVA e non subisci ritenute d’acconto. La disciplina è nella Legge 190/2014, articolo 1, commi 54-89. Nella sezione dell’XML dedicata all’IVA inserisci la “natura” corretta (ad esempio N2 o N3 in base al caso) e riporta la dicitura: “Operazione senza applicazione dell’IVA ai sensi dell’art. 1, comma 58, Legge n. 190/2014”. Aggiungi: “Si richiede di non operare la ritenuta d’acconto ai sensi dell’art. 1, comma 67, Legge n. 190/2014”. Se l’importo complessivo della fattura senza IVA supera 77,47 euro, si applica l’imposta di bollo da 2 euro. Lo SdI calcola il bollo dovuto sui trimestri e l’Agenzia delle Entrate pubblica gli importi nell’area riservata. Paghi con F24 nei termini previsti (di norma 30/4, 31/7, 31/10, 31/1). Ricorda i dati chiave: numero e data fattura, tuoi dati e del cliente, descrizione chiara della prestazione, corrispettivo pattuito, termini di pagamento. Conserva tutte le fatture elettronicamente per 10 anni tramite un servizio di conservazione a norma.
Come si gestiscono le fatture con clienti e fornitori esteri? Quali codici TD usare?
Per le vendite verso clienti esteri emetti una e-fattura TD01. Usa il codice destinatario “0000000” perché SdI non recapita all’estero. Compila correttamente i dati del cliente (estero) e indica la “natura” IVA coerente. Per esempio, una cessione intracomunitaria di beni può essere non imponibile se ricorrono i requisiti; una prestazione di servizi extra-UE può essere fuori campo. L’invio via SdI assolve anche la comunicazione transfrontaliera. Per gli acquisti dall’estero, invece, devi trasmettere documenti di integrazione/autofattura: TD17 per servizi da soggetti esteri, TD18 per acquisti intracomunitari di beni, TD19 per acquisti di beni da soggetti extra-UE. Questi documenti applicano l’inversione contabile (reverse charge) secondo il DPR 633/1972. La scadenza è, in via generale, entro il 15 del mese successivo a quello di ricezione della fattura o di effettuazione dell’operazione. Conserva anche questi documenti nel ciclo passivo e verifica la quadratura con la liquidazione IVA (se sei in regime IVA ordinario).
Cosa succede se invio la fattura in ritardo o sbaglio dati? Posso rimediare senza sanzioni pesanti?
Se invii oltre i 12 giorni (o oltre il 15 del mese per la differita) rischi la sanzione dell’articolo 6, D.Lgs. 471/1997: dal 90% al 180% dell’IVA dell’operazione, con minimi edittali. Se l’operazione non incide sull’IVA (per esempio in forfettario o operazione fuori campo), la sanzione va da 250 a 2.000 euro. Se lo SdI scarta la fattura, è come non emessa: leggi il codice di scarto, correggi e reinvia entro 5 giorni mantenendo lo stesso numero e data per evitare la sanzione. Puoi sempre usare il ravvedimento operoso (D.Lgs. 472/1997) per ridurre le sanzioni, pagando spontaneamente sanzione ridotta e interessi prima di controlli o contestazioni. Errori di calcolo o di aliquota si correggono con note di variazione: TD04 per ridurre/impostare a zero, TD05 per incrementare. Per errori anagrafici che non impattano il tributo, basta riemettere il documento corretto e stornare l’errato entro tempi ragionevoli, conservando le evidenze.
Per quanto tempo devo conservare le e-fatture? Come funziona la conservazione digitale a norma?
La conservazione dura 10 anni, come previsto dall’articolo 2220 del Codice Civile, e deve garantire integrità, autenticità e leggibilità del documento. La conservazione “a norma” non è un semplice salvataggio del PDF; è un processo con pacchetti di archiviazione, firme e marcature temporali gestiti da un sistema certificato. Puoi attivare il servizio gratuito di conservazione dell’Agenzia delle Entrate dalla tua area riservata, oppure usare un conservatore accreditato. È buona prassi conservare insieme alla fattura anche allegati rilevanti (ordini, DDT, SAL), le ricevute SdI (consegna o impossibilità di recapito) e le eventuali notifiche di scarto. In caso di controllo, potrai esibire l’intero fascicolo digitale e dimostrare la corretta tenuta documentale. Le regole operative sono richiamate dal D.M. 17 giugno 2014 e dai provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate sulle specifiche e sulla conservazione.
