Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
Per la fattura cartacea compila i dati obbligatori dell’art. 21 DPR 633/1972. Per la fattura elettronica genera il file XML FatturaPA e invialo via SdI con codice destinatario o PEC. Conserva i documenti 10 anni.
- Contenuto minimo della fattura: articolo 21 del DPR 633/1972 e, se semplificata, articolo 21-bis.
- Obbligo di e-fattura: decreto legislativo 127/2015 e DL 36/2022 (forfettari inclusi dal 2024), con eccezioni specifiche Sistema Tessera Sanitaria.
- Emissione e termini: 12 giorni per l’immediata; entro il 15 del mese successivo per la differita; conservazione a norma per 10 anni (art. 2220 c.c. e art. 39 DPR 633/1972).
Quando usare fattura cartacea e quando elettronica nel 2026
Nel 2026 la regola generale è: se hai partita IVA italiana, emetti e invii fatture elettroniche tramite SdI. La base è il decreto legislativo 127/2015 e i provvedimenti attuativi dell’Agenzia delle Entrate.
Dal 1° gennaio 2024 anche i contribuenti in regime forfettario usano la fattura elettronica, superata la precedente soglia di 25.000 euro introdotta dal DL 36/2022. Fa eccezione chi è tenuto all’invio dei dati al Sistema Tessera Sanitaria per operazioni verso persone fisiche, secondo le proroghe e i decreti MEF vigenti.
La fattura cartacea oggi resta valida solo dove la legge esclude l’e-fattura o quando il cliente è un consumatore e riceve una “copia di cortesia”. Se rientri nell’obbligo, conta solo la trasmissione via SdI per gli adempimenti IVA.
Fonti normative principali
Per la cornice generale: decreto legislativo 127/2015 e provvedimenti tecnici dell’Agenzia delle Entrate (specifiche FatturaPA). Per i contenuti della fattura: articolo 21 e 21-bis del DPR 633/1972. Per forfettari: legge 190/2014, commi 54-89, e DL 36/2022. Per PA: DM 55/2013. Per conservazione: articolo 2220 del codice civile, articolo 39 del DPR 633/1972 e Linee guida AgID sulla conservazione dei documenti informatici. Per eventuali esclusioni STS: decreti MEF e indicazioni del Ministero della Salute. Le versioni vigenti sono consultabili su Normattiva e sul portale dell’Agenzia delle Entrate.
Dati obbligatori in ogni fattura (art. 21 DPR 633/1972)
La fattura, cartacea o elettronica, deve includere in modo chiaro:
- Data di emissione e numero progressivo univoco.
- Dati del cedente/prestatore: denominazione o nome e cognome, indirizzo, partita IVA; codice fiscale se dovuto.
- Dati del cessionario/committente: denominazione o nome e cognome, indirizzo, partita IVA o codice fiscale.
- Descrizione dei beni/servizi, quantità, corrispettivi, eventuali sconti.
- Aliquota IVA e imposta; oppure natura dell’operazione (codici N1–N7) se non imponibile, esente, fuori campo.
- Eventuali annotazioni: ritenuta d’acconto, contributo integrativo cassa professionale, bollo da 2 euro se dovuto.
- Termini e modalità di pagamento.
Per la fattura semplificata (art. 21-bis) puoi indicare meno dati, entro i limiti previsti. In e-fattura usi i campi XML previsti dalle specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate.
Emissione elettronica: SdI, codici e flussi
La fattura elettronica usa il formato XML “FatturaPA”. La generi con un software, la firmi se richiesto e la invii al Sistema di Interscambio (SdI). Solo la consegna valida via SdI attesta l’emissione ai fini IVA.
Per recapitare al cliente servono:
- Codice destinatario a 7 caratteri (per imprese e professionisti) oppure PEC. Se il cliente non fornisce dati, usa “0000000” e la fattura resta nel cassetto fiscale del destinatario.
- Codici documento (es. TD01 fattura, TD04 nota di credito, TD05 nota di debito) e codici natura IVA coerenti.
- Per PA: formato e canali previsti dal DM 55/2013, con eventuali CUP/CIG e riferimenti d’ordine.
Dopo l’invio, SdI rilascia notifiche: consegna, scarto o mancata consegna. Se la fattura è scartata, si considera non emessa: correggi e reinvia entro 5 giorni, mantenendo la numerazione coerente.
Termini di emissione: 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione per la fattura immediata; entro il 15 del mese successivo per la fattura differita, se supportata da DDT o documenti idonei. Queste regole discendono dal DPR 633/1972 e dai provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate.
Conservazione e controlli
Conservi le fatture per 10 anni, in modo integro, autentico e leggibile. Lo richiedono l’articolo 2220 del codice civile e l’articolo 39 del DPR 633/1972. La conservazione a norma segue le Linee guida AgID.
Predisponi un manuale di conservazione, definisci i ruoli e i tempi, genera i pacchetti di archiviazione, assicurati dell’immodificabilità. La conservazione deve permettere esibizione e ricerca rapida in caso di verifica fiscale.
Per il bollo sulle e-fatture non soggette a IVA, l’imposta è di 2 euro se il totale documento supera 77,47 euro. Il riversamento avviene a cadenza periodica secondo le scadenze comunicate dall’Agenzia delle Entrate nel portale Fatture e Corrispettivi, ai sensi del DM 17 giugno 2014 e successive modifiche.
Sanzioni e rimedi
Le sanzioni per omessa o tardiva fatturazione sono nell’articolo 6 del decreto legislativo 471/1997. In generale: dal 90% al 180% dell’IVA relativa. Se l’operazione non espone IVA, la sanzione va da 250 a 2.000 euro.
Se sbagli importi o imponibile, emetti una nota di credito (TD04) o una nota di debito (TD05). Se sbagli dati formali ma non l’imposta, emetti una fattura rettificativa o una variazione secondo l’articolo 26 del DPR 633/1972.
Se il fornitore non ti emette la fattura, dopo quattro mesi puoi regolarizzare con autofattura ai sensi dell’articolo 6, comma 8, del decreto legislativo 471/1997. Per gli acquisti esteri usa i documenti TD17, TD18 e TD19 secondo il decreto legislativo 127/2015.
Regola decisionale rapida
Decidi in 5 passaggi
- Hai partita IVA italiana? Sì: usa e-fattura via SdI. No: non puoi emettere fattura; se vendi saltuariamente usa ricevuta occasionale con ritenuta, se dovuta.
- Cliente Pubblica Amministrazione? Usa FatturaPA (DM 55/2013) con CUP/CIG se richiesti.
- Cliente impresa o professionista? Usa e-fattura con codice destinatario o PEC. Invia sempre via SdI.
- Cliente consumatore finale? Se sei obbligato all’e-fattura, trasmetti via SdI e consegna una copia di cortesia se richiesta. Memorizza e trasmetti corrispettivi se usi RT.
- Operazione sanitaria verso persona fisica? Verifica l’eventuale esclusione e le regole collegate al Sistema Tessera Sanitaria previste dai decreti MEF vigenti.
Tempistiche essenziali
- Immediata: invia via SdI entro 12 giorni dall’operazione.
- Differita: entro il 15 del mese successivo, con riferimento a DDT.
- Conservazione: garantita per 10 anni, secondo Linee guida AgID.
Come fare una fattura cartacea valida
Apri un documento e inserisci i tuoi dati, quelli del cliente e i riferimenti fiscali. Descrivi bene beni o servizi. Applica IVA o indica la natura dell’operazione se non imponibile o esente.
Numera progressivamente, data la fattura, indica pagamento e termini. Se la fattura è senza IVA e supera 77,47 euro, apponi l’imposta di bollo. Conserva l’originale per 10 anni.
Ricorda: se rientri nell’obbligo di e-fattura, la versione cartacea non sostituisce la trasmissione via SdI. Puoi usarla solo come copia di cortesia.
Come fare e inviare una fattura elettronica
Prepara i dati dell’articolo 21 DPR 633/1972. Compila il tracciato XML FatturaPA con un software. Seleziona il tipo documento (TD01, TD04, ecc.) e i codici IVA o natura corretti.
Inserisci il codice destinatario o la PEC del cliente. Se non disponibile, usa “0000000” e indica il codice fiscale del cliente; la fattura sarà nel suo cassetto fiscale. Per PA segui le regole del DM 55/2013.
Invia la fattura a SdI. Gestisci le notifiche. In caso di scarto, correggi e rinvia. Conserva a norma il file e le ricevute.
Casi particolari: estero, reverse charge, forfettari
Operazioni con soggetti esteri: dal 2022 si comunicano tramite documenti elettronici via SdI (decreto legislativo 127/2015). Usa TD17 per servizi ricevuti da non residenti, TD18 per acquisti intracomunitari di beni, TD19 per acquisti da soggetti esteri in reverse charge interno.
Reverse charge e split payment: applica le regole specifiche e indica in fattura la norma di riferimento. Per lo split payment verso PA e società incluse, verifica l’elenco aggiornato e le norme attuative.
Regime forfettario: non addebiti IVA né ritenuta d’acconto. Indica la dicitura di legge (art. 1, commi 54-89, L. 190/2014). Applica il bollo se dovuto. Dal 2024 emetti e invii e-fattura come gli altri, nel rispetto del principio di cassa, cioè tassazione quando incassi.
| Scenario | Requisiti fiscali | Canale/Documento | Tempistiche |
|---|---|---|---|
| B2B Italia (impresa o professionista) | Contenuto art. 21 DPR 633/1972; codici IVA/natura; numerazione progressiva | XML FatturaPA TD01 via SdI con codice destinatario o PEC | Immediata: entro 12 giorni; Differita: entro il 15 del mese successivo |
| Pubblica Amministrazione | Contenuti obbligatori + CUP/CIG se richiesti; eventuali riferimenti ordine | FatturaPA DM 55/2013; canale SdI dedicato; possibile firma digitale | Secondo regole generali IVA; rispetto termini contrattuali PA |
| B2C Italia (consumatore finale) | Se soggetto a e-fattura: trasmissione via SdI; copia di cortesia su richiesta | XML via SdI con “0000000” se senza codice; memorizzazione corrispettivi se RT | Immediata entro 12 giorni; differita ammessa con DDT |
| Operazioni con estero | Integrazione/autofattura per reverse charge; indicazioni normative in fattura | Invio documenti TD17/TD18/TD19 via SdI; destinatario “XXXXXXX” dove previsto | Nei termini previsti per l’integrazione/autofattura e comunicazioni |
| Sanitario verso persona fisica (Sistema TS) | Verifica esclusione e regole privacy; invio dati a Sistema TS se dovuto | Fattura elettronica esclusa o limitata secondo decreti MEF; documento alternativo | Nei termini IVA e di invio al Sistema TS vigenti |
| Regime forfettario | Niente IVA e niente ritenuta; dicitura L. 190/2014; bollo se dovuto | E-fattura via SdI dal 2024; TD01 con natura operazione corretta | Immediata/differita come regola generale; conservazione 10 anni |
FAQ
Posso ancora emettere fatture cartacee nel 2026 senza usare la fattura elettronica?
Sì, ma solo se rientri in una delle eccezioni previste dalla legge. La regola generale è l’obbligo di fatturazione elettronica via SdI per tutti i titolari di partita IVA, incluso il regime forfettario dal 2024. Le esclusioni riguardano casi specifici, come alcune operazioni sanitarie verso persone fisiche soggette all’invio al Sistema Tessera Sanitaria, secondo i decreti MEF vigenti. Se sei obbligato all’e-fattura, la copia cartacea è solo di cortesia e non sostituisce l’invio a SdI. Verifica sempre la tua posizione sulla base delle fonti ufficiali: decreto legislativo 127/2015, DL 36/2022, DPR 633/1972 e indicazioni dell’Agenzia delle Entrate.
Quali sono i termini per emettere e inviare una fattura elettronica e cosa rischio se sforo?
Per la fattura immediata hai 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione. Per la fattura differita, emessa su DDT o documento equivalente, hai tempo fino al 15 del mese successivo. Il conteggio dei termini deriva dal DPR 633/1972 e dai provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate. Se superi i termini o ometti la fattura, si applicano le sanzioni dell’articolo 6 del decreto legislativo 471/1997: in generale dal 90% al 180% dell’IVA, o da 250 a 2.000 euro in assenza di IVA. Puoi limitare i rischi correggendo tempestivamente errori formali e, se necessario, emettendo note di credito o documenti integrativi ai sensi dell’articolo 26 del DPR 633/1972.
Come gestisco il bollo sulle fatture elettroniche e come avviene il pagamento?
Se la fattura non sconta IVA e supera 77,47 euro, devi applicare l’imposta di bollo di 2 euro. In e-fattura la indichi nel campo “Bollo virtuale” del tracciato XML. L’Agenzia delle Entrate calcola il dovuto in base alle fatture transitate in SdI e rende disponibile l’importo da versare nel portale Fatture e Corrispettivi. Il pagamento avviene con F24 o addebito, secondo le modalità e le scadenze comunicate dall’Agenzia, in attuazione del DM 17 giugno 2014 e successive modifiche. Se dimentichi il bollo, puoi regolarizzarlo con sanzioni e interessi ridotti se paghi in ravvedimento operoso, secondo le regole generali del sistema sanzionatorio.
Ho sbagliato una e-fattura: quando uso la nota di credito e quando devo riemettere?
Se l’errore incide su imponibile, imposta o quantità, usa la nota di credito (TD04) per stornare in tutto o in parte, o la nota di debito (TD05) per integrare. Se l’errore è solo formale (ad esempio, indirizzo o descrizione), puoi emettere una nuova fattura correttiva o inserire una annotazione, secondo l’articolo 26 del DPR 633/1972. Se SdI scarta la fattura, quella fattura non è emessa: correggi e rinvia, preferibilmente entro 5 giorni. Puoi mantenere lo stesso numero se il tuo gestionale lo consente senza creare buchi, oppure usare il successivo numero spiegando la sequenza nel registro. Conserva le ricevute SdI e la documentazione a supporto per eventuali controlli.
Sono in regime forfettario: cosa devo scrivere in fattura e come cambia con l’elettronica?
In regime forfettario non addebiti l’IVA e non applichi la ritenuta d’acconto. Inserisci una dicitura chiara, ad esempio: “Operazione in regime forfettario ex art. 1, commi 54-89, L. 190/2014 – non soggetta a IVA né a ritenuta d’acconto”. Se l’importo supera 77,47 euro e non c’è IVA, indichi il bollo di 2 euro. Dal 2024 emetti e invii la fattura esclusivamente in formato elettronico via SdI, come gli altri contribuenti, sulla base del DL 36/2022. La tassazione segue il principio di cassa, cioè paghi imposta sostitutiva su quanto incassi, non su quanto fatturi. Ricorda la conservazione a norma per 10 anni e l’uso corretto dei codici natura in caso di operazioni non imponibili o esenti.
