Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
Per inviare fatture elettroniche via PEC: prepara il messaggio, allega l’XML, invia la prima a sdi01@pec.fatturapa.it. Dopo la risposta dello SdI usa l’indirizzo PEC‑SdI assegnato; in alternativa inserisci codice destinatario o 0000000.
- Dati XML: compila DatiTrasmissione con CodiceDestinatario a 7 cifre o PECDestinatario. Per la PA usa il Codice Ufficio IPA a 6 caratteri.
- Tempi: emetti entro 12 giorni dall’operazione (o entro il 15 del mese successivo se differita). Esiti SdI in genere entro 5 giorni.
- Limiti e firma: file XML fino a 5 MB via PEC (PEC max 30 MB). Firma digitale obbligatoria verso PA, facoltativa nel B2B.
Perché usare la PEC nello SdI e quando conviene
La PEC è una posta elettronica con valore legale. Lo prevede il D.P.R. 11 febbraio 2005 n. 68. Funziona come una raccomandata elettronica.
Nel ciclo di fatturazione elettronica, la PEC è uno dei canali riconosciuti dal Sistema di Interscambio. Lo definisce il Provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate del 30 aprile 2018 e successive modifiche.
L’obbligo generale di fatturazione elettronica B2B e B2C è in vigore dal 1° gennaio 2019. La base è la Legge 27 dicembre 2017 n. 205, art. 1, commi 909‑916, e il D.Lgs. 127/2015. Dal 2024 l’obbligo vale anche per i forfettari. La disciplina deriva dal D.L. 36/2022, art. 18.
Usare la PEC conviene se fatturi poco e non vuoi accreditare web‑service. È semplice e ha ricevute legali. Ha però limiti di dimensione e di velocità.
Procedura pratica: PEC allo SdI passo per passo
1) Prepara il file XML FatturaPA
Il file deve rispettare il tracciato FatturaPA. Trovi le specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate. Indica il formato del file e i controlli di coerenza.
Compila questi blocchi minimi: DatiTrasmissione, CedentePrestatore, CessionarioCommittente, DatiBeniServizi. Usa numerazione progressiva. Indica data e imponibili.
Nel blocco DatiTrasmissione inserisci uno dei due dati di recapito: CodiceDestinatario a 7 caratteri o PECDestinatario. Non valorizzare entrambi nello stesso invio B2B.
2) Scegli cosa inserire: Codice o PEC
- Hai il codice destinatario del cliente? Inserisci il codice a 7 caratteri in CodiceDestinatario. Lascia vuoto PECDestinatario.
- Hai solo la PEC del cliente? Inserisci “0000000” in CodiceDestinatario e compila PECDestinatario con l’indirizzo PEC.
- Cliente privato senza PEC e senza codice? Inserisci “0000000”. Lo SdI deposita la fattura nell’area riservata del cliente.
- Pubblica Amministrazione? Inserisci il Codice Ufficio IPA a 6 caratteri in CodiceDestinatario. Qui la firma digitale è obbligatoria.
- Cliente estero? Usa “XXXXXXX” in CodiceDestinatario e indica i dati fiscali esteri. Lo prevede il Provvedimento AE 30/04/2018.
3) Primo invio via PEC allo SdI
Predisponi un messaggio PEC. Oggetto libero. Corpo breve. Allegato: il file XML o un archivio ZIP con uno o più XML.
Invia la prima fattura a sdi01@pec.fatturapa.it. Serve a registrare il tuo canale PEC con lo SdI.
Lo SdI ti risponde con un indirizzo PEC‑SdI dedicato. Da quel momento usa sempre quell’indirizzo per gli invii successivi.
4) Gestisci i limiti tecnici
Dimensione massima del file XML via PEC: in genere 5 MB. Dimensione massima del messaggio PEC: di solito 30 MB. Verifica il limite del tuo gestore PEC.
Se superi i limiti, usa ZIP per comprimere. In alternativa, valuta web‑service o FTP. Sono canali tecnici più capienti.
Firma digitale: verso PA è obbligatoria (CAdES‑BES .p7m). Nel B2B è facoltativa. Lo chiariscono le Specifiche Tecniche FatturaPA.
5) Ricevute e notifiche
Dopo l’invio ricevi due livelli di riscontro. Il primo sono le ricevute PEC: accettazione e consegna. Confermano il transito del messaggio.
Il secondo sono le notifiche dello SdI: consegna, mancata consegna, scarto, decorrenza termini. Queste fanno fede ai fini fiscali.
Conserva entrambe le prove. Servono in caso di controlli. La base legale è nel D.P.R. 633/1972, art. 21, e nelle regole tecniche AE.
Alternative alla PEC e corretta instradazione
Codice destinatario e casi particolari
Il codice destinatario è un identificativo a 7 caratteri. Indica la piattaforma o il canale del cliente. Garantisci recapito diretto.
Se il cliente non comunica nulla, usa “0000000”. Lo SdI deposita la fattura nella sua area riservata del portale dell’Agenzia delle Entrate.
Per la Pubblica Amministrazione usa sempre il Codice Ufficio IPA a 6 caratteri. Senza questo codice la fattura viene scartata.
Canali accreditati: WS/FTP
I canali web‑service (SdICoop) e FTP (SdIFTP) sono più performanti. Supportano flussi alti e file più grandi. Richiedono accreditamento tecnico.
Convengono se emetti molte fatture. Offrono riscontri immediati e meno limiti. La base è nel Provvedimento AE 30/04/2018.
Se usi software gestionale, spesso il canale è già integrato. In tal caso non serve PEC.
Tempi fiscali, esiti e cosa fare se qualcosa va storto
Termini di emissione
Fattura immediata: emetti e trasmetti allo SdI entro 12 giorni dalla data dell’operazione. Lo stabilisce il D.P.R. 633/1972, art. 21, come modificato dal D.L. 119/2018.
Fattura differita: entro il 15 del mese successivo, con riferimento ai DDT del mese. Vale per cessioni e servizi documentati.
Fattura verso PA: rispetta i termini contrattuali. La trasmissione è sempre tramite SdI con codice ufficio.
Notifiche SdI e gestione errori
- Notifica di consegna: la fattura è recapitata. Conserva la notifica.
- Mancata consegna: lo SdI non recapita al cliente. La fattura è comunque emessa e disponibile nell’area riservata. Devi informare il cliente.
- Scarto: la fattura non supera i controlli. Correggi gli errori e rinvia con nuovo numero e data. L’originale resta non emessa.
- Decorrenza termini: dopo 10 giorni senza esito, lo SdI chiude il tentativo. Il documento viene reso disponibile al cliente.
Controlla sempre i motivi di scarto. Errori frequenti: Partita IVA errata, CAP non valido, totale incoerente, aliquota e natura IVA incongruenti.
Ricorda: fa fede la data indicata nel file XML. Non la data del PDF o del proforma.
Requisiti tecnici, conservazione digitale e controlli
Controlli e specifiche
Lo SdI applica controlli formali e sostanziali. Verifica il tracciato, la firma se presente, i calcoli e i codici IVA.
Usa i codici natura IVA corretti. Ad esempio N2.1 per non soggette ex art. da 7 a 7‑septies, N3.5 per regime del margine.
Se vendi beni o servizi all’estero usa i tipi documento TD17, TD18, TD19 dove previsto. Lo impone la disciplina sul monitoraggio delle operazioni transfrontaliere che ha sostituito l’esterometro.
Conservazione a norma
Conserva le fatture e le ricevute per 10 anni. Lo richiede il Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005) e il Codice Civile.
Segui le Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Garantiscono integrità, leggibilità e reperibilità nel tempo.
Puoi usare un servizio di conservazione qualificato o quello messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, se attivo per il tuo profilo.
Privacy, sicurezza e buone pratiche
Inserisci solo i dati necessari. Evita nei campi descrittivi informazioni sanitarie o dati sensibili. Applica il principio di minimizzazione del GDPR.
Proteggi la tua PEC. Abilita l’autenticazione a due fattori se disponibile. Limita gli accessi all’account.
Verifica sempre l’indirizzo PEC di destinazione e l’esattezza del codice destinatario. Un errore causa scarto o mancata consegna.
Regola decisionale rapida
Come scegliere tra PEC, codice e altri canali
- Se il cliente comunica un codice destinatario valido, usa il codice. È la via più stabile.
- Se il cliente comunica solo la PEC, inserisci “0000000” nel CodiceDestinatario e compila PECDestinatario.
- Se il cliente non comunica nulla e non è PA, usa “0000000”. Avvisa il cliente che troverà la fattura nell’area riservata.
- Se fatturi alla PA, usa il Codice Ufficio IPA e firma digitalmente l’XML.
- Se superi spesso i limiti PEC o hai volumi alti, passa a web‑service o FTP accreditato.
Riferimenti normativi essenziali
- D.Lgs. 127/2015 e Legge 205/2017 per l’obbligo di e‑fattura B2B/B2C.
- Provvedimento Agenzia delle Entrate 30/04/2018 e successive modifiche per canali, formati e controlli.
- D.P.R. 633/1972, art. 21 e D.L. 119/2018 per termini di emissione.
- D.P.R. 68/2005 per la PEC. Linee guida AgID per conservazione e documenti informatici.
- Fonti consultabili su Normattiva e sul portale dell’Agenzia delle Entrate.
| Scenario | Dati da inserire nell’XML | Canale/indirizzo | Esito atteso e tempi | Azione in caso di errore |
|---|---|---|---|---|
| B2B con PEC del cliente | CodiceDestinatario “0000000”; PECDestinatario = PEC cliente | PEC allo SdI (prima a sdi01@pec.fatturapa.it, poi indirizzo PEC‑SdI assegnato) | Notifica di consegna entro pochi giorni; ricevute PEC immediate | Se scarto: correggi e rinvia con nuovo numero e data |
| B2B con codice destinatario | CodiceDestinatario a 7 caratteri; PECDestinatario vuoto | PEC o canale tecnico del tuo software | Consegna allo “hub” del cliente; esito SdI in 5 giorni circa | Se mancata consegna: avvisa il cliente e verifica codice |
| B2C senza PEC e senza codice | CodiceDestinatario “0000000”; PECDestinatario vuoto | PEC o web‑service | Mancata consegna e messa a disposizione nell’area riservata | Informa il cliente dell’avvenuta emissione e della disponibilità online |
| Fattura a Pubblica Amministrazione | Codice Ufficio IPA a 6 caratteri; firma digitale CAdES | PEC o canale tecnico | Consegna all’ufficio; eventuale rifiuto secondo regole PA | Se scarto: verifica codice IPA e schemi; rifirma e rinvia |
| Cliente estero | CodiceDestinatario “XXXXXXX”; dati fiscali esteri completi | PEC o canale tecnico | Acquisizione da SdI; nessun recapito estero; obblighi domestici assolti | Correggi IdPaese/IdCodice e natura IVA se scartata |
FAQ: domande frequenti sulla PEC nelle fatture elettroniche
Devo sempre usare la PEC per inviare le e‑fatture?
No. La PEC è solo uno dei canali previsti. Puoi usare codice destinatario, web‑service o FTP. La scelta dipende da cosa comunica il cliente e dal tuo volume di fatture.
Se il cliente ti dà il codice destinatario, usalo. È il percorso più diretto. Se comunica solo la PEC, inserisci “0000000” in CodiceDestinatario e compila PECDestinatario.
Se non comunica nulla e non è PA, usa “0000000”. In ogni caso, l’invio passa sempre dallo SdI. Lo richiedono la Legge 205/2017 e il Provvedimento AE del 30/04/2018.
Qual è la differenza tra ricevute PEC e notifiche dello SdI?
Le ricevute PEC (accettazione e consegna) provano che il messaggio è partito e arrivato alla casella di destinazione. Hanno valore legale ai sensi del D.P.R. 68/2005.
Le notifiche SdI (consegna, scarto, mancata consegna, decorrenza termini) attestano l’esito dell’elaborazione della fattura. Contano a fini IVA e contabili.
Devi conservare entrambe. Le ricevute PEC dimostrano la spedizione. Le notifiche SdI dimostrano l’emissione e il corretto recapito o la messa a disposizione.
Come si compila correttamente DatiTrasmissione per usare la PEC?
Se usi la PEC del cliente, imposta CodiceDestinatario a “0000000” e compila PECDestinatario con l’indirizzo PEC. Non inserire il codice a 7 caratteri in questo caso.
Se usi il codice destinatario, compila solo CodiceDestinatario. Lascia vuoto PECDestinatario. Lo richiedono le Specifiche Tecniche FatturaPA.
Controlla anche IdTrasmittente e ProgressivoInvio. Devono essere coerenti. Errori qui causano scarti immediati dallo SdI.
Entro quando devo inviare la fattura e cosa succede se sforo i termini?
Per le fatture immediate hai 12 giorni dalla data dell’operazione per trasmettere allo SdI. Per le differite hai tempo fino al 15 del mese successivo.
Se superi i termini, rischi sanzioni. Le regole sono nel D.P.R. 633/1972, art. 6 e 21, e nel D.Lgs. 471/1997. Puoi ridurre l’impatto con il ravvedimento operoso.
Verifica bene la data documento nell’XML. È il riferimento per i termini. La data del PDF o dell’e‑mail non ha valore fiscale.
Quando è obbligatoria la firma digitale del file XML?
La firma digitale è obbligatoria per le fatture verso le Pubbliche Amministrazioni. Usa il formato CAdES‑BES con estensione .xml.p7m. Lo prevedono le specifiche FatturaPA.
Nel B2B e B2C la firma non è obbligatoria. Puoi comunque firmare per esigenze contrattuali o di filiera. Lo SdI accetta entrambi i casi.
Ricorda di conservare anche il certificato di firma e le eventuali marche temporali. Serve a dimostrare integrità e paternità del documento nel tempo.
Cosa fare se ricevo “mancata consegna” ma la fattura è urgente?
La mancata consegna significa che lo SdI non ha potuto recapitare al canale del cliente. La fattura è però emessa e disponibile nella sua area riservata.
Contatta subito il cliente. Invia, se richiesto, una copia di cortesia (PDF) senza valore fiscale. Indica che la fattura è depositata nel portale dell’Agenzia delle Entrate.
Conserva la notifica di mancata consegna. Dimostra che hai assolto l’obbligo di emissione. Verifica poi con il cliente il canale corretto per i futuri invii.
