La prima nota è un documento non obbligatorio, ma molto utile per gestire tutte le uscite e le entrate della tua attività perché può aiutarti a tenere i conti in ordine.
Ad esempio, puoi usarla per annotare le operazioni in contanti perché queste non sono tracciate e sfuggono all’estratto conto bancario.
Per farla devi creare una tabella nella quale indicherai:
- data dell’operazione: il giorno in cui hai effettuato o ricevuto il pagamento
- descrizione dell’operazione: motivo per cui il pagamento è stato eseguito
- importo: da indicare nella colonna delle entrate o delle uscite a seconda che sia un pagamento effettuato o ricevuto
- indicazione del conto corrente sul quale è avvenuto il pagamento
- riferimento al documento fiscale, ad esempio il numero di fattura relativa al pagamento
- saldo progressivo, quindi il totale delle entrate meno quello delle uscite
All’interno della prima nota puoi registrare tutti i movimenti contabili, come:
- fatture attive e passive
- incassi e pagamenti
- spese sostenute, come quelle relative ad affitti, condominio o bolli
- operazioni bancarie
- pagamenti di imposte e tasse
Puoi gestire la prima nota in tre modi diversi:
- utilizzando un blocco di carta da compilare a mano
- creando uno schema con un foglio di calcolo, come ad esempio Excel. In questo caso potrai inserire tutte le informazioni in una griglia e aggiungere qualche formula per sommare le entrate, le uscite e aggiornare il saldo totale
- utilizzando un software specifico che ti permetterà di registrare automaticamente tutti i movimenti, come quelli di cassa, banca, carta di credito eccetera
La prima nota è spesso usata dalle Partite IVA in regime ordinario e dalle aziende perché aiuta nella tenuta delle scritture contabili, come il libro giornale. Ad esempio, se hai tali obblighi fiscali puoi consegnare questo documento mensilmente o trimestralmente al commercialista che si occupa della contabilità al posto tuo.
Se sei in regime forfettario sei esonerato dalla tenuta delle scritture contabili, ma puoi comunque fare la prima nota per tenere traccia delle entrate e delle uscite della tua attività.
Per essere sicuro di compilare la prima nota nel modo corretto, il commercialista è il professionista giusto a cui rivolgerti perché, grazie alla sua esperienza, controllerà che le registrazioni vengano eseguite in maniera ottimale.
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