Ultimo aggiornamento: giugno 2026.
Il SdI consegna le fatture in 10 minuti-5 giorni. Se scarta, la fattura è “non emessa”: correggi e rinvia entro 5 giorni. Se non recapita, è disponibile nell’area riservata del destinatario e va avvisato.
- Finestra di recapito SdI: tipicamente pochi minuti; massimo 5 giorni di tentativi, poi “mancata consegna”.
- Una fattura scartata dal SdI è giuridicamente inesistente: va corretta e rinviata, mantenendo numero e data se ritrasmessa entro 5 giorni.
- Nel B2B/B2C non esiste “rifiuto via SdI”; nella PA può esserci esito di rifiuto entro 15 giorni.
Cosa fa il Sistema di Interscambio (SdI) e perché i tempi variano
Il Sistema di Interscambio è il “postino digitale” dell’Agenzia delle Entrate. Riceve la fattura in formato XML, la controlla e prova a recapitarla al canale del cliente.
I controlli riguardano formato, dati fiscali minimi, coerenza degli identificativi e canale di recapito. Se tutto è regolare, inoltra la fattura e invia la ricevuta di consegna. Se c’è un errore bloccante, invia la notifica di scarto.
Tempi di recapito: da 10 minuti a 5 giorni
In condizioni normali la consegna avviene in 10-60 minuti. Nelle chiusure IVA, a fine mese o con picchi nazionali, i tempi si allungano. Per normativa e prassi operative, il SdI effettua tentativi fino a un massimo di 5 giorni.
Se entro 5 giorni non riesce a recapitare (canale del cliente irraggiungibile, PEC piena, codice errato), produce la “mancata consegna” e rende la fattura disponibile nell’area Fatture e Corrispettivi del destinatario. Invia anche un avviso all’emittente.
Notifiche e stati che puoi vedere
Le piattaforme mostrano stati come: “Caricata” (in elaborazione), “Inviata al SdI” (in controllo), “Consegnata”, “Mancata consegna”, “Scartata”. Questi stati derivano dalle notifiche ufficiali del SdI.
La “Ricevuta di consegna” prova che il cliente ha una fattura recapitata al suo canale. La “Notifica di scarto” indica che la fattura non è passata dai controlli: fiscalmente è come se non l’avessi emessa.
Obbligo di fattura elettronica nel 2026: chi deve emettere e quando
Nel 2026 l’obbligo di fattura elettronica via SdI vale per tutti i soggetti con partita IVA residenti o stabiliti in Italia, a prescindere dal regime fiscale (ordinario, semplificato, forfettario). Base normativa: D.Lgs. 127/2015 e Provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate sul SdI (consultabili su Normattiva e sul portale dell’Agenzia).
Fanno eccezione le operazioni sanitarie verso persone fisiche che vanno al Sistema Tessera Sanitaria (STS). In questi casi non si emette e-fattura via SdI per tutelare la privacy. Resta invece l’obbligo normale per fatture verso PA e verso soggetti IVA non rientranti in STS.
Quando emettere la fattura: immediate e differite
Regola generale: fattura immediata entro 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione. Questo è il momento in cui sorge l’IVA: consegna bene, pagamento anticipato, o ultimazione prestazione. Fonte: art. 21 del DPR 633/1972.
La fattura differita si emette entro il giorno 15 del mese successivo, se supportata da DDT o documenti equipollenti. Anche per la differita, la trasmissione via SdI deve rispettare questa scadenza.
Errori di scarto più comuni e come risolverli senza perdere tempo
Scarto significa che il SdI ha rigettato l’XML per errori formali o sostanziali. In questo caso la fattura è “non emessa”. Devi intervenire rapidamente.
Gli errori tipici sono: partita IVA cessata o inesistente; codice destinatario non valido; invio di un duplicato; formato XML errato; incoerenze su date, imponibili e aliquote; PEC inesistente o piena.
Casi pratici e correzioni
Partita IVA cessata: verifica l’anagrafica con i servizi dell’Agenzia delle Entrate. Se il cliente ha solo il codice fiscale, valuta se l’operazione è B2C e usa il codice 0000000, con copia di cortesia.
Duplicato: succede se hai riutilizzato lo stesso numero e anno. Mantieni la numerazione progressiva univoca. Se lo scarto è arrivato, puoi reinviare entro 5 giorni mantenendo numero e data originari, dopo correzione.
Codice destinatario non valido: conferma il codice a 7 caratteri con il cliente o usa la PEC. Se il cliente non ha canale, usa 0000000 e informa il cliente fornendo la copia di cortesia.
Regola decisionale rapida
Cosa fare in base allo stato che vedi
Se lo stato è “Inviata al SdI” da meno di 48 ore: non reinviare. Evita duplicati. Attendi l’esito.
Se lo stato è “Scartata”: leggi la motivazione. Correggi e reinvia entro 5 giorni dalla notifica di scarto. Mantieni numero e data iniziali se possibile. Oltre 5 giorni, valuta ravvedimento operoso.
Se lo stato è “Mancata consegna”: la fattura è disponibile nell’area del cliente. Avvisalo via email o altro canale e allega copia di cortesia (PDF). Non rigenerare un nuovo XML.
Se lo stato è “Consegnata” ma il cliente contesta: nel B2B/B2C non esiste rifiuto via SdI. Gestisci con nota di credito o rettifica. Conserva le prove.
Se il destinatario è una PA: attendi l’esito del committente. Può accettare o rifiutare entro 15 giorni. Se non risponde, scatta la “decorrenza termini” e la fattura si intende accettata. Base: D.M. 55/2013 e regole tecniche PA.
Cosa significa “mancata consegna” e come tutelarti
La “mancata consegna” non è un errore della fattura. È un problema di recapito. Il SdI ha validato l’XML ma non ha raggiunto il canale del cliente entro 5 giorni.
Giuridicamente, la fattura è emessa e messa a disposizione del cliente. Tu devi solo informarlo e fornirgli la copia di cortesia. Tieni traccia dell’avviso inviato (email, PEC o ticket) per prova.
Cliente senza canale o privato consumatore
Se il cliente è un consumatore o un soggetto senza canale attivo, inserisci 0000000 come codice destinatario. Il SdI archivia e rende disponibile in area riservata. Tu consegni una copia di cortesia al cliente.
Questo flusso tutela privacy e semplicità. La copia di cortesia non sostituisce l’XML, ma aiuta il cliente a vedere i dati.
Emissione tardiva e sanzioni: come minimizzare il rischio
Se trasmetti oltre i termini, rischi le sanzioni dell’art. 6 del D.Lgs. 471/1997. L’entità varia in base all’IVA dovuta e alla gravità. Per operazioni imponibili, la sanzione ordinaria va dal 90% al 180% dell’imposta.
Per operazioni non imponibili, esenti o fuori campo, la sanzione va da 250 a 2.000 euro. Puoi ridurre gli importi con il ravvedimento operoso (art. 13 del D.Lgs. 472/1997) se regolarizzi spontaneamente prima di controlli.
Scarto e “termine dei 5 giorni”
Se il SdI scarta, la fattura si considera non emessa. Hai 5 giorni dalla notifica di scarto per correggere e rinviare mantenendo numero e data originari. Questa prassi, chiarita dall’Agenzia delle Entrate nelle istruzioni tecniche, evita di “rompere” la sequenza contabile.
Superato il termine, puoi dover cambiare data o numero e valutare il ravvedimento. Consulta sempre le regole tecniche del Provvedimento dell’Agenzia delle Entrate sul SdI (30 aprile 2018 e aggiornamenti) e la base IVA del DPR 633/1972, disponibili su Normattiva e sul sito dell’Agenzia.
B2B/B2C versus PA: attenzione alla “accettazione”
Nel B2B/B2C, dopo la ricezione SdI, il cliente non può “rifiutare” la fattura attraverso il sistema. Può contestare e chiedere una nota di credito. Le rettifiche avvengono con documenti successivi.
Con le Pubbliche Amministrazioni, invece, la PA può inviare esito di accettazione o rifiuto entro 15 giorni tramite il canale ufficiale. Se non arriva l’esito, scatta la decorrenza termini e la fattura si intende accettata. Fonti: D.M. 55/2013 e Regole tecniche PA.
Controlli interni consigliati
Prima dell’invio, verifica anagrafiche, codici destinatario, aliquote IVA e progressivo numero. Dopo l’invio, scarica e conserva le notifiche SdI. Questi passaggi riducono scarti e discussioni.
| Scenario | Requisito tecnico chiave | Notifica attesa | Tempistiche standard | Azione consigliata |
|---|---|---|---|---|
| B2B con Codice Destinatario valido | XML conforme, codice a 7 caratteri attivo | Ricevuta di consegna | 10–60 minuti (picchi: 24–72h) | Attendi esito; non reinviare duplicati |
| B2B con PEC del cliente | PEC funzionante, casella non piena | Ricevuta di consegna o mancata consegna | 10–120 minuti; max 5 giorni | Se PEC piena: informa il cliente; al 5° giorno scatta mancata consegna |
| Cliente senza canale (B2C o micro) | Codice 0000000; CF del cliente | Ricezione SdI + messa a disposizione | Entro 24–72h | Invia copia di cortesia e avviso al cliente |
| Pubblica Amministrazione | Formato PA, CIG/CUP se richiesti | Consegna + esito committente | Consegna in 10–60 min; esito entro 15 giorni | Se rifiuto: emetti nota di variazione e rinvia |
| Scarto per P. IVA cessata | Anagrafica cliente aggiornata | Notifica di scarto | Immediata o entro 24h | Correggi e rinvia entro 5 giorni |
| Duplicato numero fattura | Sequenza numerica univoca per anno | Notifica di scarto | Immediata o entro 24h | Allinea numerazione; reinvia entro 5 giorni |
| Mancata consegna dopo 5 giorni | Fattura valida, canale irraggiungibile | Avviso di mancata consegna | Esito al 5° giorno | Avvisa cliente; nessun nuovo XML |
| Fattura differita | Riferimento DDT, data corretta | Ricevuta di consegna | Invio entro il 15 del mese successivo | Rispetta scadenza; conserva DDT |
FAQ
Quanto devo aspettare prima di pensare che ci sia un problema nella consegna?
Nella maggior parte dei casi la consegna arriva entro un’ora. Aspetta almeno 24 ore nei giorni di picco (fine mese, scadenze IVA). Il SdI può impiegare fino a 5 giorni di tentativi. Prima di quel termine non reinviare: rischi un duplicato. Se vedi “Inviata al SdI” da più di 72 ore, monitora ma non intervenire in modo impulsivo. Se al quinto giorno appare “mancata consegna”, avvisa il cliente e invia una copia di cortesia. La fattura è comunque valida e messa a disposizione nell’area del destinatario.
Se il SdI scarta la fattura, posso cambiare numero e data?
In caso di scarto, la fattura è “non emessa”. Hai 5 giorni dalla notifica per correggere e rinviare mantenendo lo stesso numero e la stessa data. Questo preserva la sequenza e semplifica la contabilità. Se superi i 5 giorni, potresti dover aggiornare data e numerazione in base alla tua prassi interna e valutare il ravvedimento operoso per ridurre eventuali sanzioni. Le regole tecniche e la prassi dell’Agenzia delle Entrate supportano il reinvio entro i 5 giorni. Le basi giuridiche sono nel DPR 633/1972 (art. 21) e nei Provvedimenti sull’e-fattura disponibili su Normattiva e sul portale dell’Agenzia.
Il mio cliente può rifiutare una fattura elettronica già consegnata?
Nel B2B e B2C no: il SdI non gestisce il “rifiuto” del cliente. Se il cliente non è d’accordo con importi o descrizione, si usa una nota di credito per stornare, totale o parziale. Oppure si emette una nuova fattura corretta. Conserva le notifiche del SdI e gli scambi col cliente. Fanno prova in caso di contestazione. Nella PA è diverso: l’ente può inviare un esito di rifiuto entro 15 giorni. In quel caso la fattura non produce effetti verso l’ente e dovrai correggerla ed emetterne una nuova. Norme: D.M. 55/2013 e regole tecniche per la PA.
Come gestisco le fatture verso consumatori o clienti senza codice destinatario o PEC?
Inserisci 0000000 come codice destinatario. Il SdI riceve, controlla e mette a disposizione la fattura nell’area del cliente. Tu devi fornire una copia di cortesia (PDF o stampa) e informare il cliente. La copia non sostituisce l’XML, ma lo rende leggibile. Questo flusso è previsto dalle specifiche tecniche del SdI emanate dall’Agenzia delle Entrate. È utile anche per micro-clienti senza canale attivo. Ricorda di indicare sempre il codice fiscale del destinatario e una descrizione chiara della prestazione o del bene.
Quali sono le basi normative che disciplinano tempi, obblighi e sanzioni della e-fattura?
Le principali fonti sono: DPR 633/1972, art. 21 (contenuto e tempi di emissione della fattura); D.Lgs. 127/2015 (introduzione e obbligo della fattura elettronica tramite SdI); D.M. 55/2013 (fatturazione elettronica verso la PA); Provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate sul SdI del 30 aprile 2018 e successivi aggiornamenti (regole tecniche, controlli, notifiche); D.Lgs. 471/1997, art. 6 (sanzioni per violazioni in materia di IVA); D.Lgs. 472/1997, art. 13 (ravvedimento operoso). Questi testi sono consultabili su Normattiva e sui portali istituzionali dell’Agenzia delle Entrate e del Ministero dell’Economia e delle Finanze.
