Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
Per un personal trainer il regime forfettario conviene se i costi reali sono bassi e il fatturato resta entro 85.000 euro; con costi elevati o investimenti importanti, può risultare migliore l’ordinario.
- Coefficienti e soglie: per i servizi del personal trainer il coefficiente di redditività è 67% e la soglia annua è 85.000 euro (uscita immediata oltre 100.000).
- Cause ostative: niente forfettario con spese per personale oltre 20.000 euro, partecipazioni in società “collegate” e prevalenza verso ex datore.
- Adempimenti: in forfettario niente IVA in fattura, marca da bollo dove dovuta, fattura elettronica obbligatoria dal 2024 per tutti.
Regimi fiscali per personal trainer: come funzionano davvero
Il regime forfettario è il regime agevolato di imposta sostitutiva. Applichi il 15% sul reddito calcolato a forfait. Se rispetti i requisiti “start-up”, per i primi cinque anni l’aliquota scende al 5%. La base imponibile si determina con un coefficiente di redditività fissato per settore.
Il regime ordinario segue l’IRPEF per scaglioni e l’IVA ordinaria. Qui il reddito si calcola “a consuntivo”: ricavi meno costi deducibili meno contributi. Paghi l’IRPEF con le aliquote vigenti e le addizionali, oltre alle imposte indirette come l’IVA.
Il personal trainer, se lavora come professionista senza struttura d’impresa, calcola il reddito con il principio di cassa. Significa che contano incassi e pagamenti effettivi. La base normativa è nel TUIR (DPR 917/1986, articolo 54) per i professionisti e nella Legge 190/2014 per il forfettario.
Norme fondamentali da conoscere
La cornice del regime forfettario nasce con la Legge 190/2014 (articolo 1, commi 54-89) e successive modifiche. La Legge 197/2022 ha fissato la soglia a 85.000 euro e introdotto l’uscita immediata se superi 100.000 euro durante l’anno. Le interpretazioni ufficiali si trovano nelle circolari dell’Agenzia delle Entrate e nel portale Normattiva.
Per l’IVA si guarda al DPR 633/1972. Gli obblighi di fatturazione elettronica per i forfettari sono stati estesi a tutti dal 2024, in base al Decreto-Legge 36/2022 e ai provvedimenti attuativi dell’Agenzia delle Entrate. Le regole previdenziali si trovano nelle circolari INPS e nelle norme sul sistema pensionistico (Legge 335/1995).
Requisiti di accesso e cause ostative
Puoi accedere o restare nel forfettario se i ricavi o compensi dell’anno precedente non superano 85.000 euro. Se durante l’anno superi 100.000 euro, esci subito e da quel momento applichi l’IVA e il regime ordinario. Se ti collochi tra 85.001 e 100.000, resti forfettario fino a fine anno e passerai all’ordinario dall’anno successivo.
Non puoi adottare il forfettario se spendi oltre 20.000 euro lordi l’anno per personale, collaboratori e lavoro accessorio. Non puoi usarlo se aderisci a regimi speciali IVA o se sei non residente, salvo eccezioni per residenti UE/SEE con almeno il 75% del reddito prodotto in Italia.
È ostativo avere partecipazioni di controllo in SRL che svolgono attività riconducibili alla tua. È rilevante anche la “clausola dell’ex datore”: se fatturi prevalentemente al tuo attuale o ex datore di lavoro (rapporto in corso o cessato nei due anni precedenti), non puoi usare il forfettario. Queste regole derivano dalla Legge 190/2014 e dai chiarimenti dell’Agenzia delle Entrate.
Codice ATECO e coefficiente di redditività del personal trainer
Il personal trainer ricade di solito tra i servizi formativi o sportivi (per esempio, corsi sportivi e ricreativi). In questi casi, il coefficiente di redditività è il 67%. Significa che il fisco presume che il 67% dei ricavi sia “utile lordo” tassabile prima della deduzione dei contributi.
Se svolgi più attività (esempio: lezioni e vendita di integratori), conta l’attività prevalente. Il coefficiente si applica ai ricavi complessivi usando il codice ATECO principale. Cambiare prevalenza può cambiare il coefficiente e l’imponibile. La classificazione ATECO va scelta con cura all’apertura.
Contributi INPS: come incidono davvero
Il personal trainer senza cassa professionale di solito versa alla Gestione Separata INPS. L’aliquota è fissata ogni anno da INPS con circolare e si applica al reddito imponibile previdenziale. I contributi sono deducibili dal reddito fiscale in entrambi i regimi.
Se operi come impresa (per esempio, gestisci una palestra con vendita di abbonamenti e struttura organizzata), potresti rientrare nella Gestione Commercianti INPS. Qui si pagano contributi fissi minimi, più una quota percentuale oltre il minimale. Se aderisci al forfettario e sei iscritto alla gestione Artigiani/Commercianti, puoi chiedere la riduzione del 35% dei contributi prevista dalla Legge 190/2014, con regole definite da INPS.
Esempio numerico comparato
Dati: incassi 50.000 euro, spese 20.000 euro, contributi 10.000 euro.
Ordinario (professionista, principio di cassa): imponibile IRPEF = 50.000 – 20.000 – 10.000 = 20.000 euro. IRPEF sul primo scaglione 23%: 4.600 euro, oltre addizionali regionali e comunali. L’IVA si applica alle fatture, con diritto a detrarre l’IVA sugli acquisti.
Forfettario: imponibile = (50.000 x 67%) – 10.000 = 23.500 euro. Imposta sostitutiva al 5% (start-up) = 1.175 euro; al 15% sarebbe 3.525 euro. Non addebiti IVA, versi la marca da bollo da 2 euro sulle fatture oltre 77,47 euro.
In questo caso il forfettario è più vantaggioso, specie se puoi applicare l’aliquota 5%. Se però le spese salissero molto (affitti, attrezzature, marketing), l’ordinario potrebbe superare il forfettario grazie alla deduzione analitica dei costi e alla detrazione IVA.
IVA, fatturazione elettronica e adempimenti
Forfettario
Non addebiti l’IVA in fattura e non detrai l’IVA sugli acquisti. Apponi la dicitura di legge sul regime e la marca da bollo quando dovuta. Sei esonerato da registri e liquidazioni IVA e dalla dichiarazione IVA annuale. Dal 2024 la fattura elettronica via SDI è obbligatoria anche in forfettario, in base al Decreto-Legge 36/2022 e alle regole tecniche dell’Agenzia delle Entrate.
Ordinario
Addebiti l’IVA in fattura con l’aliquota corretta, detrai l’IVA sugli acquisti, compili registri IVA, liquidazioni periodiche e dichiarazione annuale IVA. La fattura elettronica è obbligatoria. Gestisci ritenute d’acconto quando previsto e verifichi gli obblighi di esterometro tramite e-fattura transfrontaliera.
Regola decisionale rapida
La scorciatoia per scegliere in modo razionale
Se i tuoi costi deducibili reali superano circa il 33% dei ricavi, l’ordinario tende a diventare più conveniente. Perché? Nel forfettario il fisco presume il 67% di redditività per i servizi; quindi “ti riconosce” implicitamente costi pari al 33% dei ricavi. Se i tuoi costi veri sono superiori, l’ordinario riduce l’imponibile più del forfettario.
Se prevedi ricavi entro 85.000 euro, costi bassi e nessuna causa ostativa, il forfettario vince spesso. Se punti a investimenti importanti (attrezzature, affitti sala, personale), valuta l’ordinario: deduci costi e ammortamenti, recuperi l’IVA e puoi gestire meglio i margini.
Se rischi di superare 100.000 euro nell’anno, considera da subito l’ordinario per evitare un cambio in corsa. Se sei in forfettario e vedi che arriverai tra 85.001 e 100.000 euro, puoi pianificare il passaggio dal 1° gennaio successivo.
Se hai o vuoi avere collaboratori con compensi oltre 20.000 euro lordi l’anno, l’ordinario è la strada obbligata. Se fatturi prevalentemente al tuo ex datore, il forfettario non è applicabile: scegli l’ordinario.
Pianificazione: entrata e uscita dal forfettario
Controlla ogni trimestre l’andamento dei ricavi. Se stai per superare 85.000 euro, valuta i contratti futuri e la data di emissione delle fatture. Ricorda: oltre 100.000 euro scatta l’uscita immediata, con IVA da applicare sulle operazioni successive. La Legge 197/2022 ha chiarito tempistiche e modalità.
Se l’anno successivo rientri sotto soglia e non hai cause ostative, potrai rientrare nel forfettario. Conserva documentazione ordinata: servirà per il passaggio di regime, per l’IVA e per la corretta determinazione dei redditi.
Collaboratori, compensi e soglia dei 20.000 euro
La spesa annua per dipendenti, co.co.co. e lavoro accessorio non può superare 20.000 euro lordi se vuoi restare in forfettario. Se superi la soglia, esci dal forfettario dall’anno successivo. Programma i compensi e i contratti tenendo conto di questa regola.
Se hai bisogno di un team stabile, l’ordinario ti dà più margine. Potrai gestire deduzioni per il personale, incentivi e agevolazioni del Ministero del Lavoro quando applicabili, sempre nel rispetto dei contratti e delle norme previdenziali.
Investimenti, ammortamenti e impatto sul conto economico
Nel forfettario non deduci i costi specifici né ammortizzi beni. Questo semplifica, ma penalizza chi investe molto. Nell’ordinario puoi ammortizzare attrezzature, software, arredi, con piani definiti dai decreti ministeriali. Puoi dedurre canoni di locazione, assicurazioni e pubblicità.
Se stai per aprire una sala o comprare macchinari, simula l’impatto fiscale nei due regimi. Il recupero dell’IVA e la deduzione degli ammortamenti possono ribaltare il confronto a favore dell’ordinario in modo netto.
| Scenario | Requisiti/regole | Imposte e adempimenti | Tempistiche/Note |
|---|---|---|---|
| Start-up personal trainer con ricavi 0-40.000 | Forfettario con aliquota 5% per 5 anni se rispetti i requisiti “start-up” della Legge 190/2014 | Nessuna IVA in fattura; imposta sostitutiva su base forfettaria (coefficiente 67%); fattura elettronica obbligatoria | Verifica cause ostative prima dell’apertura; scegliere codice ATECO corretto |
| Ricavi 40.001-85.000 e costi bassi | Mantenimento forfettario se non superi 85.000 e non hai cause ostative | Imposta sostitutiva 15% (o 5% se in start-up); esonero IVA; marca da bollo dove dovuta | Controllo ricavi trimestrale; monitoraggio spese per collaboratori (<= 20.000) |
| Ricavi 85.001-100.000 | Rimani nel forfettario fino a fine anno; passi all’ordinario dal 1° gennaio successivo | Fino a fine anno regole forfettarie; poi IVA, IRPEF ordinaria e adempimenti completi | Norma: Legge 197/2022; pianifica il passaggio di regime |
| Superamento 100.000 in corso d’anno | Uscita immediata dal forfettario; applicazione IVA dalle operazioni successive | Fattura elettronica con IVA dal momento del superamento; registri e liquidazioni IVA | Norma: Legge 197/2022; attenzione alla data/numero della fattura “spartiacque” |
| Collaboratori oltre 20.000 lordi/anno | Forfettario non applicabile dall’anno successivo | Ordinario con deduzione costo del personale e IVA detraibile | Pianifica assunzioni e compensi; verifica inquadramenti e contratti |
| Investimenti elevati (attrezzi, locali, marketing) | Meglio l’ordinario per dedurre costi e ammortamenti | IRPEF per scaglioni; IVA detraibile sugli acquisti; maggiori adempimenti | Stima break-even: se costi deducibili > 33% dei ricavi, l’ordinario tende a convenire |
FAQ
1) Posso usare il forfettario se lavoro in palestra e fatturo alla stessa palestra in cui ero dipendente?
Devi fare attenzione alla clausola dell’ex datore prevista dalla Legge 190/2014. Se svolgi l’attività prevalentemente per il tuo attuale datore di lavoro, o per un ex datore con cui hai avuto un rapporto nei due anni precedenti, non puoi adottare il forfettario. “Prevalentemente” significa che la parte principale dei compensi arriva da quel soggetto. Questa regola serve a evitare false partite IVA che mascherano rapporti di lavoro subordinato. Se invece hai una clientela diffusa e la palestra rappresenta una quota minoritaria dei ricavi, il forfettario resta possibile, a condizione che tu rispetti tutte le altre condizioni (soglia 85.000 euro, spese per collaboratori entro 20.000, nessuna partecipazione “collegata” in SRL, ecc.). In caso di dubbi, prepara un prospetto dei clienti e delle percentuali di ricavo: ti aiuta a documentare che non c’è prevalenza verso l’ex datore.
2) Cosa succede se supero 85.000 euro a novembre? E se supero 100.000?
Con la Legge 197/2022 ci sono due soglie. Se arrivi tra 85.001 e 100.000 euro nell’anno, resti nel forfettario fino al 31 dicembre. Dal 1° gennaio successivo passi all’ordinario con IVA e IRPEF per scaglioni. Se invece superi 100.000 euro, l’uscita è immediata: dalla fattura successiva devi applicare l’IVA e tenere i registri. Le operazioni fino al superamento restano in forfettario. Per gestire il passaggio senza errori, annota la data del superamento e il numero della fattura “spartiacque”. Prepara da subito l’anagrafica IVA, le aliquote e i registri. Ricorda che in ordinario potrai detrarre l’IVA sugli acquisti effettuati dopo l’uscita, mentre quella sugli acquisti fatti quando eri in forfettario resta indetraibile.
3) Come si calcolano i contributi INPS per un personal trainer in forfettario e in ordinario?
Se sei un libero professionista senza cassa, versi alla Gestione Separata INPS. La base imponibile previdenziale è il reddito professionale, determinato per cassa. L’aliquota è fissata ogni anno da INPS. In forfettario il reddito previdenziale coincide in genere con la base forfettaria (ricavi x coefficiente) prima della deduzione dei contributi stessi. Paghi acconti e saldo con le scadenze fiscali. I contributi versati si deducono dal reddito fiscale sia nel forfettario sia nell’ordinario. Se sei in Gestione Commercianti (impresa che gestisce una palestra), paghi contributi fissi sul minimale e una percentuale sulla parte eccedente. Se aderisci al forfettario puoi chiedere la riduzione del 35% prevista dalla Legge 190/2014, con domanda telematica all’INPS. Le percentuali e i minimali cambiano ogni anno con circolari INPS: consulta sempre l’ultima circolare per i numeri aggiornati.
4) Posso vendere integratori o attrezzature oltre a offrire lezioni? Cambia qualcosa nel forfettario?
Sì, puoi svolgere attività miste. In forfettario si considera l’attività prevalente ai fini del coefficiente di redditività. Se la parte principale sono i servizi di personal training, userai di norma il coefficiente 67%. Se la vendita di beni (integratori, attrezzature, merchandising) diventa prevalente, potresti rientrare in un coefficiente diverso tipico del commercio. Questo può ridurre l’imponibile forfettario, ma introduce anche valutazioni IVA se passi all’ordinario. Devi anche verificare il codice ATECO: puoi indicare più codici, ma ai fini del calcolo conta l’attività prevalente. Tieni un prospetto dei ricavi per categoria durante l’anno. Se la linea “shop” cresce molto, valuta l’ordinario per detrarre l’IVA sugli acquisti e gestire i ricarichi con margini più stabili. La scelta va pianificata con anticipo, perché cambio di prevalenza e passaggio di regime hanno effetti fiscali e contabili non banali.
5) Ho spese elevate per affitto sala, attrezzature e pubblicità. Quando l’ordinario batte davvero il forfettario?
Usa questa regola pratica: con servizi in coefficiente 67%, se i tuoi costi deducibili reali superano il 33% dei ricavi, l’ordinario inizia a diventare competitivo. Perché nel forfettario il fisco ti “concede” costi figurativi pari al 33% dei ricavi. Se i costi veri sono maggiori, l’imponibile dell’ordinario scende sotto quello del forfettario. E il vantaggio cresce ancora se detrai l’IVA su acquisti importanti (attrezzature, canoni, campagne). Attenzione però alla progressività IRPEF e alle addizionali: su redditi personali alti, l’aliquota marginale può superare la sostitutiva del 15%. Per una valutazione solida, fai tre simulazioni: scenario prudente, realistico e ambizioso. Includi ammortamenti, canoni, personale, contributi e IVA. Considera anche il tempo amministrativo: l’ordinario richiede più adempimenti, ma può far risparmiare molto quando investi.
