Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
Ricevi le e-fatture via Codice Destinatario o PEC; sono sempre visibili nel tuo cassetto fiscale. Conservale digitalmente per 10 anni con un servizio a norma o nell’area Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate.
- Il Codice Destinatario è un codice SDI a 7 caratteri; in alternativa puoi usare la PEC. In mancanza, l’e-fattura è sempre consultabile nell’area Fatture e Corrispettivi.
- Conservazione digitale obbligatoria per 10 anni: pacchetti firmati e marcati temporalmente, a norma di Linee guida AgID, art. 2220 c.c. e art. 39 DPR 633/1972.
- Obbligo e-fattura: generalizzato per B2B e B2C dal 2019 (L. 205/2017) ed esteso ai forfettari dal 2022-2024 (DL 36/2022). Divieto verso persone fisiche per sanitari che inviano al Sistema TS.
Cos’è la fattura elettronica e come funziona lo SDI
La fattura elettronica è un file in formato XML. XML è un linguaggio che rende i dati leggibili dalle macchine. Sostituisce la fattura cartacea in tutto e per tutto.
Per fatturazione elettronica intendiamo l’intero ciclo: compilazione, emissione, invio tramite Sistema di Interscambio (SDI), recapito al cliente e conservazione. SDI è il “postino” dell’Agenzia delle Entrate. Verifica che il file XML rispetti le specifiche e lo inoltra al destinatario.
Base normativa: obbligo introdotto dalla Legge 205/2017, art. 1, commi 909-916, con regole tecniche definite dai provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate e specifiche tecniche SDI. Per le Pubbliche Amministrazioni, obbligo dal DM 55/2013.
Come ricevere le fatture elettroniche: Codice Destinatario, PEC e cassetto fiscale
1) Codice Destinatario SDI
Il Codice Destinatario è un codice alfanumerico di 7 caratteri. Identifica il canale telematico del tuo software o intermediario. Comunicalo ai fornitori. Così riceverai le e-fatture nel gestionale, in copia XML e spesso anche in PDF di cortesia.
Puoi “fissare” un indirizzo telematico predefinito registrandolo nell’area Fatture e Corrispettivi. Così, anche se il fornitore sbaglia, SDI consegna sul canale registrato. Questa registrazione prevale su codici o PEC indicati in fattura.
2) Indirizzo PEC
In alternativa, comunica ai fornitori la PEC della tua attività. SDI invierà la fattura in XML alla tua PEC dopo i controlli. Tieni la casella capiente e sotto controllo: una PEC piena può causare mancata consegna.
Consiglio pratico: usa il Codice Destinatario se lavori con molte fatture. È più stabile e scalabile. La PEC va bene se emetti e ricevi pochi documenti.
3) Cassetto fiscale come “rete di sicurezza”
Le fatture transitano sempre nell’area Fatture e Corrispettivi. Anche se in fattura manca il tuo canale, le trovi lì. È utile quando un fornitore sbaglia Codice Destinatario o PEC.
Nell’area trovi anche gli esiti SDI: consegna, mancata consegna, scarto. Puoi scaricare XML e metadati. I metadati attestano il passaggio dallo SDI e sono utili per la conservazione.
Quando sei obbligato alla fatturazione elettronica
L’obbligo riguarda quasi tutti i titolari di partita IVA residenti o stabiliti in Italia che emettono fatture B2B o B2C. Riferimento: Legge 205/2017. L’estensione ai contribuenti in regime forfettario (regime agevolato con imposta sostitutiva e contabilità semplificata) è entrata a regime con il DL 36/2022, art. 18: dal 1° luglio 2022 per ricavi/compensi oltre 25.000 euro e dal 1° gennaio 2024 per tutti.
Obbligo sempre attivo per le fatture verso la Pubblica Amministrazione (PA), a prescindere dal tuo regime fiscale, secondo il DM 55/2013 e le regole del Nodo di Smistamento verso le PA.
Eccezione sanitaria: ad agosto 2026, resta il divieto di emissione di e-fatture verso persone fisiche per i soggetti tenuti all’invio dei dati al Sistema Tessera Sanitaria (STS), per motivi di privacy. Base: art. 10-bis del DL 119/2018 e successive proroghe. In questi casi, si emette fattura analogica o documento commerciale e si inviano i dati al STS secondo le scadenze del Ministero dell’Economia e delle Finanze.
Conservazione digitale a norma: obblighi, tempi, responsabilità
Conservare a norma significa tenere i documenti digitali in modo integro, autentico e leggibile nel tempo. Si usano procedure e pacchetti di archiviazione firmati e marcati temporalmente.
Durata: almeno 10 anni. Fonti: art. 2220 del Codice Civile (libri e scritture contabili) e art. 39 del DPR 633/1972 (IVA). Le regole operative sono nelle Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici e nel DM MEF 17 giugno 2014 per le fatture elettroniche.
Hai due strade: 1) servizio di conservazione offerto dal tuo software o da un conservatore che segue le Linee guida AgID; 2) servizio nell’area Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate, previa adesione. In entrambi i casi, tu resti responsabile della corretta conservazione.
Tempistiche: chiudi il processo di conservazione entro il termine di presentazione della dichiarazione dei redditi dell’anno successivo a quello di emissione/ricezione. Esempio: fatture 2025, conserva entro il 2026 secondo i termini dichiarativi.
Elementi da conservare: file XML della fattura, metadati SDI, eventuali allegati rilevanti ai fini fiscali, pacchetti di versamento, di archiviazione e di distribuzione con firma e marca temporale.
Tempi di emissione, ricezione e sanzioni
Emissione immediata: entro 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione ai fini IVA. Effettuazione significa, in pratica, consegna del bene o pagamento del servizio. Emissione differita: entro il 15 del mese successivo, riepilogando i DDT o documenti equipollenti. Fonti: art. 21 del DPR 633/1972 e prassi AdE.
SDI effettua controlli formali e, se tutto è corretto, consegna in pochi minuti. In caso di scarto, hai 5 giorni per riemettere il documento corretto con lo stesso numero e data, oppure con un nuovo numero e data coerenti. Meglio riemettere rapidamente per non alterare la sequenza.
Sanzioni: per omessa o tardiva fatturazione si applicano le sanzioni dell’art. 6 del D.Lgs. 471/1997. Per errori formali senza impatto su imposta, si applicano criteri di lieve inadempimento, ma è prudente correggere con note e riemissioni.
Regola decisionale rapida
Scelta del canale di ricezione
Hai più di 20 fatture al mese? Scegli Codice Destinatario e registralo come indirizzo predefinito nell’area Fatture e Corrispettivi. Hai poche fatture e nessun gestionale? Usa la PEC, ma controlla spazio e notifiche.
Gestione di errori e mancata consegna
Fornitore ha sbagliato canale? Vai nell’area Fatture e Corrispettivi e scarica l’XML. Comunica subito il canale corretto al fornitore per le prossime fatture. Se la PEC è piena, libera spazio e recupera la fattura dal cassetto fiscale.
Conservazione
Hai un gestionale con conservazione a norma? Attiva il flusso automatico e verifica che pacchetti e metadati siano conservati. Non hai un gestionale? Adesione al servizio nell’area Fatture e Corrispettivi e chiusura del processo entro i termini dichiarativi.
Eccezioni sanitarie
Se invii al Sistema Tessera Sanitaria e fatturi a persone fisiche, non emettere e-fattura. Emetti documento analogico e invia i dati al STS secondo le scadenze MEF. Per B2B, usa e-fattura.
Operazioni con l’estero
Ricevi da fornitore estero? Non c’è SDI. Integra o emetti autofattura in formato XML con tipi documento TD17/TD18/TD19 e invia a SDI. Riferimento: DL 78/2010 (esterometro) come riformato e provvedimenti AdE sulle comunicazioni transfrontaliere.
Fonti normative e istituzionali di riferimento (testuali)
Normattiva per Legge 205/2017 art. 1 commi 909-916; DL 36/2022 art. 18; DPR 633/1972 artt. 21 e 39; D.Lgs. 471/1997 art. 6; Codice Civile art. 2220; DM 55/2013 per PA; DM MEF 17 giugno 2014; Linee guida AgID sulla conservazione; portale Agenzia delle Entrate, sezione Fatture e Corrispettivi; Ministero dell’Economia e delle Finanze per Sistema Tessera Sanitaria e relativi decreti e provvedimenti.
Scenari pratici, requisiti e tempistiche
| Scenario | Requisiti tecnici | Tempistiche | Note operative |
|---|---|---|---|
| Ricezione B2B nazionale | Codice Destinatario (7 char) o PEC; registrazione indirizzo telematico consigliata | Consegna SDI in pochi minuti/ore; in caso PEC piena, recupero immediato da Fatture e Corrispettivi | Verifica metadati SDI per conservazione; avvisa il fornitore del canale corretto |
| Fatture verso PA (B2G) | Formato XML PA; Codice Univoco Ufficio PA (IPA); firma digitale | Emissione entro termini IVA; consegna via SDI; PA invia esiti (accettazione/rifiuto) | Obbligo assoluto; DM 55/2013; conservazione a norma sempre |
| Professionista sanitario verso persona fisica | Documento cartaceo/analogico o documento commerciale; invio dati al Sistema TS | Scadenze STS stabilite dal MEF; no e-fattura B2C | Divieto e-fattura B2C confermato dalle proroghe di art. 10-bis DL 119/2018 |
| Operazioni con fornitore estero | Autofattura/integrazione XML TD17/TD18/TD19 via SDI | Invio entro il 15 del mese successivo alla ricezione/operazione | Sostituisce l’esterometro; verifica dati IVA estero e natura operazione |
| Regime forfettario (dal 2024) | Stesse regole B2B/B2C nazionali; canale SDI o PEC; QR-Code AdE opzionale | Emissione entro 12 giorni (immediata) o 15 del mese successivo (differita) | Obbligo pieno ex DL 36/2022; imposta sostitutiva non cambia flussi SDI |
| Conservazione digitale | Pacchetti firmati e marcati; metadati SDI; conservatore a norma o AdE | Entro il termine della dichiarazione dei redditi dell’anno successivo | Responsabilità in capo al soggetto IVA; controlli basati su Linee guida AgID |
FAQ
Qual è la differenza tra Codice Destinatario e PEC e quale conviene usare per ricevere e-fatture?
Il Codice Destinatario è un codice SDI a 7 caratteri che identifica il canale del tuo gestionale o intermediario. La PEC è una casella di posta certificata. Con il Codice, le fatture entrano nel software in modo ordinato e puoi automatizzare registrazioni e conservazione. Con la PEC ricevi gli XML come allegati, ma devi scaricarli e importarli manualmente. Se gestisci molte fatture, scegli il Codice Destinatario e registralo come indirizzo telematico predefinito nell’area Fatture e Corrispettivi. Se gestisci poche fatture e non usi un gestionale, la PEC può bastare, purché tu tenga sempre la casella libera e monitorata.
Cosa succede se il fornitore sbaglia il mio Codice Destinatario o la mia PEC?
Se il canale è errato o la PEC è piena, SDI segnala “mancata consegna”. La fattura resta comunque disponibile nella tua area Fatture e Corrispettivi, dove puoi scaricare XML e metadati. Fiscalmente, la fattura è emessa e valida. Per l’IVA sugli acquisti, puoi detrarre nell’anno di ricezione/registrazione secondo art. 25 DPR 633/1972, purché la registri correttamente. Avvisa il fornitore e registrati un indirizzo telematico predefinito per evitare futuri errori. Se lo scarto è formale (errori nel file), il fornitore deve riemettere entro 5 giorni. In caso di consegna mancata, non serve riemettere: basta recuperare dal cassetto fiscale.
Come funziona la conservazione a norma e chi appone firma e marca temporale?
La conservazione a norma crea pacchetti che garantiscono integrità, autenticità e leggibilità nel tempo. Un responsabile della conservazione, interno o esterno, appone firma digitale e marca temporale sui pacchetti di archiviazione. Se usi un conservatore a norma, di solito firma e marca sono gestite dal fornitore secondo le Linee guida AgID. Se aderisci al servizio nell’area Fatture e Corrispettivi, il processo è automatizzato e conforme. In ogni caso, tu resti responsabile della corretta esecuzione, del rispetto dei tempi (entro la dichiarazione dei redditi dell’anno successivo) e della reperibilità dei documenti per eventuali controlli dell’Agenzia delle Entrate o della Guardia di Finanza.
Devo emettere e-fattura se sono in regime forfettario? E cambia qualcosa nella ricezione?
Sì. Dal 1° gennaio 2024 l’obbligo vale per tutti i forfettari, a prescindere dai compensi, come previsto dall’art. 18 del DL 36/2022. La ricezione non cambia nei principi: scegli Codice Destinatario o PEC e registra un indirizzo telematico per sicurezza. Il regime forfettario (regime agevolato con imposta sostitutiva e contabilità semplificata) non modifica le regole SDI, ma semplifica la contabilità. Ricorda: in forfettario non detrai l’IVA sugli acquisti, ma devi comunque ricevere e conservare le fatture per 10 anni e tenere ordinati i documenti in caso di controlli.
Come gestisco gli acquisti dall’estero e le relative fatture elettroniche?
I fornitori esteri non usano SDI. Quando compri servizi da UE o extra-UE o beni intracomunitari, devi integrare l’IVA in reverse charge o emettere un’autofattura elettronica. Si usano i tipi documento TD17 (servizi dall’estero), TD18 (acquisti intracomunitari di beni), TD19 (acquisti di beni da soggetti esteri con particolarità). Invia questi documenti a SDI entro il 15 del mese successivo alla ricezione o effettuazione. La trasmissione sostituisce l’esterometro come riformato. Conserva a norma sia l’autofattura XML sia i documenti del fornitore estero. Riferimenti: DL 78/2010 e successivi provvedimenti AdE sulle comunicazioni transfrontaliere.
Se sono un professionista sanitario, quando posso o non posso emettere e-fattura?
Se eroghi prestazioni sanitarie a persone fisiche e sei tenuto all’invio al Sistema Tessera Sanitaria, non devi emettere e-fattura per tali operazioni per ragioni di privacy. Emetti documento analogico o documento commerciale e invii i dati al STS secondo i decreti e i provvedimenti del MEF. Per prestazioni B2B (verso imprese e professionisti) puoi e devi usare la fatturazione elettronica. La disciplina deriva dall’art. 10-bis del DL 119/2018, prorogato negli anni con i provvedimenti del MEF e le indicazioni dell’Agenzia delle Entrate. Conserva comunque i documenti per 10 anni.
Quali sono i tempi corretti di emissione e cosa rischio se sbaglio data o numero?
Per fatture immediate, emetti entro 12 giorni dall’operazione; per fatture differite, entro il 15 del mese successivo, riepilogando DDT o documenti equipollenti. Se sbagli data o numero e SDI scarta, riemetti entro 5 giorni. Se la fattura è consegnata ma contiene errori, rettifica con nota di variazione (art. 26 DPR 633/1972). Le sanzioni per tardiva o omessa fatturazione sono nell’art. 6 del D.Lgs. 471/1997 e dipendono dall’imposta dovuta e dalla gravità. Correggi tempestivamente e documenta le ragioni dell’errore per ridurre il rischio sanzionatorio.
