Se sei un libero professionista e hai avuto delle spese legate ad un particolare incarico puoi ottenere dal tuo cliente il rimborso in due modi:
- facendo intestare le fatture direttamente all’azienda cliente
- facendo intestare le fatture a te e poi richiedendo il rimborso
Se fa intestare le fatture direttamente all’azienda cliente, sarà lei a doverle pagare direttamente e potrà scaricarle come normali costi.
Dato che non sei tu direttamente a pagare, non si può considerare questo metodo un vero e proprio rimborso spese ma è il modo migliore e più comodo per gestire i costi se sei un professionista e lavori per conto di altri
Puoi anche far intestare la fattura al tuo cliente, pagare tu al suo posto e poi chiedere il rimborso in fattura. In quel caso, il rimborso non rientra nel compenso e non sarà soggetto a tassazione
Se fai intestare le fatture alla tua attività, dovrai pagare di tasca tua e poi dovrai chiedere il rimborso al tuo cliente. In questo caso dovrai:
- far intestare a te le fatture nel momento in cui effettui un’acquisto
- inserire il rimborso all’interno della tua fattura che presenterai al cliente
In questo modo, il rimborso spese rientra a far parte del tuo compenso e dovrai calcolare sopra le tasse, ed eventualmente IVA, ritenuta d’acconto e contributo integrativo.
Puoi richiedere il rimborso in due modi:
- rimborso forfettario: non devi presentare al tuo cliente nessun tipo di documentazione fiscale come scontrino o fatture ma puoi ottenere come rimborso solo il 75% di quanto hai speso e il totale non può superare il 2% dei tuoi ricavi totali dell’anno
- rimborso analitico: puoi ottenere il rimborso del 100% di quanto hai speso ma devi presentare la fattura o lo scontrino di ogni acquisto
Per conoscere nel dettaglio come gestire le spese della tua attività al costo più basso, il commercialista è il professionista giusto a cui rivolgerti.
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