Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
Per i rimborsi spese dei professionisti esistono due strade: anticipazioni in nome e per conto del cliente (escluse da IVA e reddito) oppure riaddebiti di spese proprie (includono IVA, ritenuta e contributi, con regole specifiche su vitto/alloggio).
- Le spese intestate al cliente e anticipate dal professionista sono escluse da IVA e compenso ai sensi dell’art. 15 del DPR 633/1972.
- Le spese intestate al professionista e riaddebitate al cliente entrano nel compenso e scontano IVA, ritenuta d’acconto e contributi.
- Vitto e alloggio hanno regole particolari nel TUIR art. 54: se pagate dal cliente o riaddebitate, cambiano i limiti di deducibilità.
Rimborsi spese dei professionisti: quadro normativo 2026
La regola base è semplice. Conta a chi è intestato il documento di spesa. Se la fattura o lo scontrino sono intestati al cliente, la spesa non diventa tuo compenso. Se il documento è intestato a te, il riaddebito diventa parte del compenso.
Questa distinzione nasce da due riferimenti chiave. L’art. 15 del DPR 633/1972 (IVA) esclude dalla base imponibile le somme anticipate “in nome e per conto” del cliente, se documentate. L’art. 54 del TUIR (DPR 917/1986) disciplina come le spese incidono sul reddito di lavoro autonomo.
Per le ritenute, vale l’art. 25 del DPR 600/1973: il committente sostituto d’imposta applica la ritenuta sul compenso del professionista. Le somme escluse ex art. 15 non entrano nel calcolo della ritenuta.
Per chi è nel regime forfettario (L. 190/2014, come modificata; limite ricavi 85.000 euro), non si applica l’IVA sulle operazioni e non si subisce ritenuta. Resta però decisiva la distinzione tra anticipazioni ex art. 15 e riaddebiti, anche per il computo dei ricavi.
Anticipazioni in nome e per conto del cliente (art. 15 DPR 633/1972)
Funzionano così. Il documento fiscale è intestato al cliente. Tu puoi anche anticipare il pagamento. In fattura inserisci una riga separata con la dicitura “Anticipazione ex art. 15 DPR 633/1972”. L’importo è escluso da IVA, ritenuta e contributi.
Serve la prova documentale. Conserva la fattura intestata al cliente e la quietanza. Così dimostri che hai solo “anticipato” somme del cliente. In e-fattura si usa di norma il codice Natura “N1 – escluse ex art. 15”.
Riaddebito di spese proprie (documento intestato al professionista)
Se la spesa è intestata a te, il riaddebito al cliente è parte del compenso. Applichi l’IVA con l’aliquota del servizio principale. Il committente sostituto calcola la ritenuta sul totale compenso, inclusi i rimborsi non ex art. 15.
Queste somme entrano anche nel calcolo del contributo integrativo della cassa professionale o della rivalsa INPS 4% per Gestione Separata, se prevista. Si applica il principio di cassa: contano gli incassi effettivi nell’anno.
Vitto e alloggio: le regole speciali del TUIR
Due scenari. Se vitto e alloggio sono sostenuti direttamente dal cliente, per te non sono compensi. Se li sostieni tu e li riaddebiti in fattura, il TUIR (art. 54, come modificato dalla L. 81/2017) consente la piena deducibilità fino al riaddebito.
Se invece non li riaddebiti, valgono i limiti generali: deducibilità al 75% con tetto del 2% dei compensi annui. Questi limiti sono nel TUIR art. 54 per i lavoratori autonomi.
Regola decisionale rapida
Usa questa sequenza per scegliere in pochi secondi.
- La spesa è necessaria all’incarico e il fornitore può intestare la fattura al cliente? Fallo intestare al cliente. Risparmi IVA, ritenuta e contributi sul rimborso (art. 15).
- Il fornitore non può intestare al cliente, ma la spesa è tipicamente “per conto” (es. diritti, bolli, visure)? Chiedi comunque intestazione al cliente e anticipa tu. In fattura usa voce ex art. 15.
- La spesa è operativa e non intestabile al cliente (es. trasporti, materiali, consulenze terze a tuo nome)? Intesta a te e riaddebita. Applica IVA, ritenuta e contributi.
- Vitto/alloggio per trasferte del cliente: preferisci pagamento diretto del cliente. In alternativa, riaddebita in fattura: deducibilità piena fino al riaddebito (TUIR art. 54).
- Sei in regime forfettario: privilegia anticipazioni ex art. 15. Eviti di far crescere il compenso imponibile e il conteggio verso il limite di 85.000 euro.
Come impostare contratti, documenti e fatture
Accordo scritto con il cliente
Metti nero su bianco tre punti: quali spese sono a carico del cliente, chi le paga e con quale intestazione, quando avviene il rimborso. Indica le categorie ex art. 15 e i riaddebiti.
Inserisci la finestra temporale di rimborso. Tipico: entro 30 giorni dalla fattura o dalla consegna dei giustificativi. Allega l’elenco dei documenti richiesti.
Documentazione da conservare
Per anticipazioni: fatture o scontrini intestati al cliente, prova di pagamento, eventuale delega. Per riaddebiti: fatture intestate a te, ricevute, scheda spese dettagliata.
Organizza per incarico. Usa cartelle con cronologia, così difendi la deducibilità in caso di controllo. La fonte di riferimento è Normattiva per le leggi IVA e TUIR.
Compilazione dell’e-fattura
Sezione righe. Indica il compenso per il servizio. Aggiungi la riga di rimborso ex art. 15 con Natura N1 se si tratta di anticipazione. Per riaddebiti, usa la stessa aliquota IVA del servizio.
Campo ritenuta. In regime ordinario, flag attivo. La base comprende il compenso e i riaddebiti non ex art. 15. In forfettario, inserisci la dicitura di esclusione ritenuta secondo L. 190/2014.
Effetti fiscali nei diversi regimi
Regime ordinario
I riaddebiti non ex art. 15 scontano IVA, ritenuta d’acconto e contributi. Le anticipazioni ex art. 15 restano fuori da IVA, ritenuta e reddito. Vitto e alloggio riaddebitati sono deducibili integralmente fino a coprire l’addebito.
Occhio al principio di cassa. Rilevano gli incassi. Se un rimborso arriva l’anno dopo, lo tassiamo l’anno di incasso.
Regime forfettario
Niente IVA, niente ritenuta subita. I riaddebiti non ex art. 15 aumentano i ricavi e concorrono al limite di 85.000 euro. Le anticipazioni ex art. 15 non formano compenso e, in via operativa, non si sommano ai ricavi.
Nessuna deduzione analitica dei costi. Il beneficio sta nel tenere fuori dai ricavi le anticipazioni in nome e per conto.
Riferimenti normativi da conoscere
IVA: DPR 633/1972, art. 15, consultabile su Normattiva. Ritenute: DPR 600/1973, art. 25, su Normattiva. Reddito di lavoro autonomo: TUIR, DPR 917/1986, art. 54 (commi su vitto e alloggio, come modificati dalla L. 81/2017), su Normattiva.
Regime forfettario: L. 190/2014 e successive modifiche. Per aspetti su trasferte dei dipendenti, si veda anche il TUIR art. 51 e le indicazioni del Ministero del Lavoro, che però non si applicano ai professionisti autonomi.
| Scenario | Intestazione documento di spesa | Trattamento fiscale (IVA, ritenuta, reddito) | Documenti e diciture in fattura | Tempistiche e note operative |
|---|---|---|---|---|
| Anticipazione ex art. 15 (spese “in nome e per conto”) | Cliente | Escluse da IVA (art. 15). Escluse da ritenuta. Fuori dal reddito del professionista. | Allega copia fattura intestata al cliente. Riga “Anticipazione ex art. 15 DPR 633/1972”. Natura IVA N1. | Concorda rimborso entro 30 giorni. Conserva quietanza pagamento. |
| Riaddebito spese operative (non art. 15) | Professionista | Soggette a IVA come il servizio. Incluse nella base ritenuta (art. 25 DPR 600/1973). Formano reddito. | Indica voce “Rimborso spese” con stessa aliquota IVA del servizio. Allegare giustificativi. | Definisci tetti e preventivi nel contratto. Principio di cassa per l’imposizione. |
| Vitto e alloggio pagati dal cliente | Cliente | Non sono reddito per il professionista (TUIR art. 54). Nessuna IVA in capo al professionista. | Nessun addebito in fattura. Eventuale nota spese descrittiva senza importi. | Soluzione preferibile per trasferte. Il cliente deduce secondo sue regole. |
| Vitto e alloggio pagati dal professionista e riaddebitati | Professionista | Riaddebito con IVA. Reddito imponibile. Deducibilità piena per il professionista fino a concorrenza del riaddebito (TUIR art. 54). | Riga “Vitto/alloggio riaddebitati”. Allegare documenti. Evita forfettari non documentati. | Usa carta aziendale per tracciabilità. Concorda policy con il cliente. |
| Regime forfettario: anticipazioni vs riaddebiti | Cliente (anticipazioni) / Professionista (riaddebiti) | Forfettario: nessuna IVA e nessuna ritenuta. Le anticipazioni non formano compenso; i riaddebiti aumentano i ricavi. | Dicitura esonero ritenuta L. 190/2014. Evidenzia chiaramente la natura delle somme. | Controlla il limite 85.000 euro. Privilegia anticipazioni ex art. 15 per non gonfiare i ricavi. |
FAQ
1) Posso sempre usare l’art. 15 per escludere i rimborsi da IVA e reddito?
No. L’art. 15 del DPR 633/1972 si applica solo alle somme anticipate “in nome e per conto” del cliente. Serve che il documento fiscale sia intestato al cliente e che tu agisca come semplice anticipatore. Esempio tipico: diritti di segreteria, bolli, visure, contributi da versare all’ente per il cliente. Se il documento è intestato a te, non è più anticipazione ex art. 15, ma spesa tua. Il riaddebito rientra nel compenso, sconta IVA, ritenuta e contributi. Per rispettare l’art. 15, cura in anticipo l’intestazione corretta con il fornitore e conserva la prova di pagamento e la documentazione originale.
2) Come tratto vitto e alloggio in fattura e in dichiarazione?
Hai tre casi. Se paga direttamente il cliente con fattura intestata a lui, per te non c’è ricavo. Se paghi tu e riaddebiti al cliente, metti una riga in fattura con IVA come il servizio. Queste somme fanno reddito, ma il TUIR art. 54 (come modificato dalla L. 81/2017) consente di dedurre integralmente vitto e alloggio fino a coprire il riaddebito. Se invece paghi tu e non riaddebiti, restano spese tue soggette ai limiti generali: deducibilità al 75% e tetto del 2% dei compensi annui. Ricorda che la deduzione avviene secondo il principio di cassa. Conserva sempre la documentazione a supporto (fatture, scontrini parlanti, estratti conto).
3) Nel regime forfettario i rimborsi incidono sul limite di 85.000 euro?
Sì, i riaddebiti di spese intestate a te sono componenti positivi del compenso. Aumentano i ricavi e contano per il limite di 85.000 euro. Le anticipazioni ex art. 15, se correttamente documentate e intestate al cliente, non costituiscono compenso. In pratica, non entrano nel conteggio dei ricavi. Nel forfettario non scarichi i costi in modo analitico, quindi la pianificazione corretta dei rimborsi è cruciale. Preferisci, quando possibile, spese intestate al cliente e anticipazioni ex art. 15, così eviti di gonfiare i ricavi e mantieni margine rispetto alla soglia.
4) Come si calcola la ritenuta d’acconto quando ci sono rimborsi?
Se il committente è sostituto d’imposta, applica la ritenuta ai sensi dell’art. 25 DPR 600/1973. La base di calcolo comprende il compenso e i riaddebiti di spese non ex art. 15. Restano esclusi dalla base i rimborsi qualificati come anticipazioni ex art. 15. Esempio: compenso 1.000 euro + riaddebito taxi 100 euro (spesa tua) + anticipazione bolli 50 euro (intestata al cliente). La ritenuta si calcola su 1.100 euro. I 50 euro ex art. 15 non entrano. Se sei in regime forfettario, dichiari in fattura l’esonero dalla ritenuta previsto dalla L. 190/2014 e non subisci trattenute.
5) Posso usare rimborsi “forfettari” senza giustificativi come i dipendenti in trasferta?
Attenzione. Le regole dei rimborsi forfettari senza giustificativi (tipiche dei dipendenti, TUIR art. 51 e prassi del Ministero del Lavoro) non si applicano ai professionisti autonomi allo stesso modo. Per un professionista, ogni somma incassata dal cliente è in linea di massima compenso, quindi soggetta a IVA (se dovuta), ritenuta e contributi. I rimborsi “a piè di lista” con documenti sono fiscalmente più chiari. I rimborsi puramente forfettari sono possibili come pattuizione contrattuale, ma fiscalmente diventano compenso. Se vuoi tenerli fuori da IVA e reddito, devi rispettare l’art. 15: documento intestato al cliente e natura di pura anticipazione. Per questo, nelle trasferte è spesso preferibile che paghi direttamente il cliente o che tu riaddebiti con documenti allegati.
