Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
I rimborsi spese “in nome e per conto” del cliente non formano base imponibile né reddito; i rimborsi forfettari sono compensi a tutti gli effetti e concorrono a imposte, contributi e soglia del regime forfettario.
- Anticipazioni in nome e per conto: escluse da IVA ex art. 15 DPR 633/1972 e fuori dal reddito professionale se correttamente documentate.
- Rimborsi forfettari: trattati come compensi; soggetti a IVA (salvo forfettario), imposte e contributi. Rilevano per la soglia del forfettario.
- Condizioni chiave: intestazione al cliente, nessun ricarico, documenti allegati. Senza questi requisiti, l’addebito diventa imponibile.
Che cos’è un rimborso spese e perché “dipende”
Nel lavoro autonomo, “rimborso spese” può indicare due realtà diverse. La prima è l’anticipazione in nome e per conto del cliente. La seconda è un importo forfettario concordato.
La legge li tratta in modo opposto. Le anticipazioni vere e proprie restano fuori da IVA e reddito. I rimborsi forfettari, invece, sono reddito e spesso anche IVA.
La base normativa sta nel DPR 633/1972, art. 15 (esclusioni IVA), e nel TUIR, DPR 917/1986, art. 54 (reddito di lavoro autonomo). Le versioni aggiornate sono consultabili su Normattiva.
Anticipazioni in nome e per conto del cliente
Definizione pratica
Anticipazione in nome e per conto significa che tu paghi, ma l’intestatario del documento di spesa è il tuo cliente. In pratica agisci come “cassiere” del cliente in virtù di un mandato con rappresentanza (Codice Civile, artt. 1703-1710).
Esempio: prenoti un hotel per una trasferta del cliente. La fattura dell’hotel è intestata al cliente. Tu anticipi e poi ribalti l’importo identico in fattura.
Requisiti formali imprescindibili
Per beneficiare dell’esclusione IVA dell’art. 15 DPR 633/1972 servono requisiti precisi:
- La fattura o ricevuta della spesa deve essere intestata al cliente (non a te).
- L’addebito in fattura deve essere identico al costo sostenuto, senza ricarico né margine.
- Devi conservare e allegare la documentazione di spesa alla tua fattura.
- È opportuno dimostrare un mandato del cliente (anche email o ordine scritto) a sostenere quella spesa in sua vece.
Se anche uno solo di questi punti manca, l’addebito diventa imponibile e non rientra nell’art. 15.
Effetti fiscali e contabili
Con i requisiti sopra, l’importo è:
- Escluso da IVA (art. 15 DPR 633/1972), quindi in e-fattura si indica come operazione esclusa.
- Fuori dal reddito professionale (art. 54 TUIR, perché non è un compenso).
- Non rilevante per la soglia del regime forfettario (Legge 190/2014 e successive modifiche).
- Fuori dall’eventuale ritenuta d’acconto, perché non è compenso professionale.
Nella fattura elettronica indica una riga separata con dicitura “Anticipazione in nome e per conto ex art. 15 DPR 633/1972” e natura IVA coerente con operazione esclusa. Conserva le pezze giustificative.
Rimborsi spese forfettari o non documentati
Quando il rimborso è un compenso
Se concordi un importo fisso, indipendente dal costo reale, parliamo di rimborso forfettario o non documentato. In questo caso non c’è spesa intestata al cliente. Quindi non si applica l’art. 15.
Fiscalmente è un normale compenso professionale. Vale per IVA, imposte, contributi e limiti del forfettario. È la regola anche se la ragione del rimborso è la trasferta o i pasti.
Trattamento IVA, imposte e contributi
Se applichi IVA (regime ordinario), il rimborso forfettario è imponibile IVA con l’aliquota del servizio principale. Nella maggior parte dei casi è 22%.
Ai fini delle imposte dirette rientra nel tuo reddito. Per i contributi previdenziali, entra nella base imponibile della Gestione Separata INPS o della tua Cassa professionale, secondo quanto previsto dai regolamenti di Cassa.
Se sei in regime forfettario, non applichi IVA sul rimborso. Ma l’importo concorre al reddito forfettario e alla verifica della soglia di 85.000 euro (Legge 190/2014, come modificata; Legge di Bilancio 2023, L. 197/2022). Oltre 100.000 euro scatta l’uscita immediata dal regime, regola introdotta dalla stessa L. 197/2022.
Ritenuta d’acconto
In regime ordinario, se il cliente è sostituto d’imposta, i rimborsi forfettari subiscono ritenuta d’acconto come parte del compenso. Le anticipazioni ex art. 15, invece, non subiscono ritenuta.
In regime forfettario, non si applica né si subisce ritenuta d’acconto sui compensi, rimborso forfettario incluso (Legge 190/2014, consultabile su Normattiva).
Regola decisionale rapida
Per decidere come trattare il rimborso, usa questa catena logica:
- Chi è l’intestatario del documento di spesa? Se è il cliente, vai verso art. 15; se sei tu, niente art. 15.
- L’importo ribaltato è identico al costo sostenuto? Se sì, puoi qualificare come anticipazione; se no, è compenso.
- Hai delega o mandato del cliente a sostenere quella spesa? Se sì, rafforza l’art. 15; se no, rischi la riqualificazione.
- La documentazione è completa e allegata alla fattura? Se sì, bene; se no, perdi la tutela dell’art. 15.
- Se anche uno dei punti è “no”, tratta il rimborso come compenso imponibile (IVA, imposte, contributi, soglia forfettario).
Esempi numerici 2026
Professionista in forfettario con anticipazioni ex art. 15
Incassi 60.000 euro di compensi e 10.000 euro di anticipazioni art. 15. Per la soglia dei 85.000 euro contano solo i 60.000. Le anticipazioni sono fuori dal reddito. In fattura le indichi come “escluse art. 15”.
Professionista in forfettario con rimborso forfettario
Incassi 60.000 euro di compensi e 10.000 euro di rimborsi forfettari. Totale incassi rilevanti 70.000. L’importo entra nel reddito forfettario e nei contributi. Non applichi IVA, ma segnali le operazioni come “regime forfettario”.
Professionista in ordinario con rimborso forfettario
Compenso 5.000 euro + rimborso forfettario 1.000 euro. Base IVA 6.000, IVA 22% su 6.000. Se il cliente è sostituto, ritenuta d’acconto sul totale compensi (incluso il rimborso forfettario). Contributi calcolati sul reddito prodotto.
Spesa intestata al professionista e ribaltata al cliente
Paghi un software intestato a te e lo addebiti al cliente. Non è art. 15. È prestazione accessoria, imponibile IVA e reddito. Meglio evitarlo se potevi far intestare il documento al cliente.
Documentazione e prassi operative
Come predisporre la fattura elettronica
Inserisci due righe distinte:
- Prestazione professionale: imponibile (o non imponibile per forfettario).
- Anticipazione ex art. 15: importo identico al costo, natura IVA “operazione esclusa ex art. 15 DPR 633/1972”, descrizione chiara e riferimento al documento allegato.
Allega alla fattura i documenti di spesa intestati al cliente e la delega/ordine del cliente. Conserva tutto secondo le regole sulla conservazione digitale.
Mandato e delega
Basta una traccia scritta semplice: email del cliente che ti chiede di prenotare, ordine o lettera d’incarico. Serve a provare il mandato con rappresentanza. È utile in caso di controlli dell’Agenzia delle Entrate.
Norme di riferimento
Consulta su Normattiva: DPR 633/1972 art. 15 (esclusioni IVA); DPR 917/1986 art. 54 (reddito di lavoro autonomo); Legge 190/2014 art. 1 commi 54-89 (regime forfettario); Legge 197/2022 per le soglie forfettarie. Per aspetti lavoristici delle trasferte di dipendenti, vedi il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali.
Errori comuni e come evitarli
Errore 1: fattura spesa intestata al professionista
Se l’hotel è intestato a te, non puoi usare l’art. 15. L’addebito è imponibile. Soluzione: chiedi sempre l’intestazione al cliente prima di pagare.
Errore 2: ricaricare l’anticipazione
Anche un piccolo margine fa saltare l’art. 15. Se vuoi margine, inserisci tutto nella voce compenso. L’anticipazione deve essere pari al costo.
Errore 3: mancanza di documenti
Senza documenti, anche se la spesa era “per il cliente”, non puoi provarlo. Tieni scontrini/fatture intestate al cliente e allegale alla tua fattura.
Errore 4: confondere forfettario con anticipazione
Un rimborso fisso non è anticipazione. Conta per reddito, contributi e soglia. Spiegalo al cliente in anticipo per evitare discussioni sul prezzo.
Impatto sul regime forfettario nel 2026
Soglia e fuoriuscita
La soglia annua resta 85.000 euro per permanere nel regime. Se incassi oltre 100.000 euro, esci immediatamente con applicazione dell’IVA dall’operazione che supera la soglia (Legge 197/2022). Le anticipazioni art. 15 non entrano nel conteggio. Le stesse soglie valgono anche per chi lavora come fattorino in regime forfettario.
Imposta sostitutiva e contributi
Il rimborso forfettario aumenta i tuoi incassi. Entra nel reddito calcolato con il coefficiente di redditività della tua attività (Legge 190/2014). Aumenta anche la base per i contributi dovuti alla Gestione Separata INPS o alla tua Cassa.
Fatturazione elettronica
In forfettario non applichi IVA. Per chiarezza, separa sempre le righe: prestazione e, se presente, anticipazione art. 15. Inserisci le note in fattura per spiegare la natura delle singole voci.
Tabella di sintesi scenari, requisiti e trattamento
| Scenario | Requisiti documentali | Trattamento IVA | Reddito, contributi e soglia forfettario | Tempistiche e note operative |
|---|---|---|---|---|
| Anticipazione in nome e per conto (art. 15) | Documento intestato al cliente; importo ribaltato identico; delega/ordine; allegati alla fattura | Esclusa da IVA ex art. 15 DPR 633/1972; riga dedicata in fattura | Fuori dal reddito; fuori contributi; non rileva per soglia 85.000 | Indicare descrizione chiara in e-fattura; conservazione documenti a norma |
| Rimborso spese forfettario (professionista ordinario) | Accordo con cliente; nessun documento intestato al cliente | Imponibile IVA con aliquota del servizio (di norma 22%) | Rileva come compenso; soggetto a imposte e contributi; ritenuta d’acconto se cliente sostituto | Inserire come voce di compenso; specificare in descrizione la natura forfettaria |
| Rimborso spese forfettario (contribuente forfettario) | Accordo con cliente; nessun documento intestato al cliente | Nessuna IVA applicata per regime forfettario | Rileva per reddito e contributi; conta per soglia 85.000 e regola 100.000 | Separare in fattura per trasparenza; indicare regime forfettario nelle note |
| Spese intestate al professionista e ribaltate al cliente (non art. 15) | Documento intestato al professionista; eventuale dettaglio costi | Imponibili IVA come prestazione accessoria | Rilevano come compenso; concorrono a imposte, contributi e soglia | Evitare se possibile; meglio far intestare la spesa direttamente al cliente |
FAQ
Come devo compilare la fattura elettronica per un’anticipazione in nome e per conto?
Inserisci una riga separata rispetto alla prestazione. Nella descrizione scrivi “Anticipazione in nome e per conto ex art. 15 DPR 633/1972” e indica l’importo esatto del documento di spesa. Imposta la natura IVA come operazione esclusa ai sensi dell’art. 15. Allegaci una copia della fattura o ricevuta intestata al cliente e la delega/ordine del cliente che ti ha incaricato di sostenere la spesa. Se usi più documenti, elencali puntualmente in descrizione (ad es. “Hotel Roma 12-14/05/2026, fatt. n. 123 intestata a [cliente]”). Conserva la documentazione in modalità sostitutiva secondo le regole di conservazione digitale. Questo set di prove tutela l’esclusione IVA e la non imponibilità reddituale previste dal DPR 633/1972 e dal TUIR.
Posso usare la mia carta aziendale per pagare un’anticipazione art. 15 e poi farmi rimborsare?
Sì, puoi anticipare con la tua carta. Conta però l’intestazione del documento di spesa: deve essere al cliente. La tua carta dimostra solo il pagamento. Per l’art. 15 servono anche: importo ribaltato identico, nessun ricarico, delega/ordine del cliente, allegati in fattura. Senza questi requisiti l’addebito diventa un compenso imponibile. In contabilità registra il movimento su un conto transitorio “anticipazioni per conto clienti” per distinguere questi flussi dai ricavi. Ricorda che, in caso di controllo, l’Agenzia delle Entrate guarda soprattutto all’intestazione del documento e alla corrispondenza importi.
Come gestire rimborsi chilometrici e pasti durante le trasferte?
Per i professionisti, rimborsi chilometrici e pasti non rientrano nell’art. 15 se i documenti sono intestati al professionista. Anche se segui le tabelle ACI, l’addebito al cliente è un compenso. In regime ordinario, applichi IVA come la prestazione principale e imponi l’importo ai fini delle imposte e dei contributi. In forfettario, non applichi IVA ma l’importo conta per reddito e soglia. Se vuoi applicare l’art. 15, la fattura del ristorante o del pedaggio deve essere intestata al cliente e devi ribaltare l’importo identico, con idonea delega. Nella pratica quotidiana, spesso è più semplice concordare un rimborso forfettario chiaro in contratto e adeguare il prezzo della prestazione, così da evitare contenziosi documentali.
Come trattare le spese anticipate per clienti esteri (UE o extra-UE)?
Le anticipazioni vere ex art. 15 restano fuori campo IVA anche con clienti esteri, perché sono somme in nome e per conto. Le indichi comunque in fattura come operazione esclusa e alleghi i documenti intestati al cliente estero. Per i rimborsi forfettari: se il cliente è soggetto passivo UE, la prestazione principale si colloca nel Paese del committente e segue le regole di non imponibilità/integrazione previste, ma il rimborso forfettario resta parte del corrispettivo del servizio. Se sei in forfettario, non applichi IVA, ma il rimborso conta nel reddito e nella soglia. Verifica gli adempimenti di comunicazione delle operazioni transfrontaliere previsti nel 2026 (esterometro o e-fattura verso estero) e conserva con cura la documentazione contrattuale e di trasferta.
Cosa succede se parte delle spese è documentata e parte è forfettaria nello stesso incarico?
Puoi combinare le due modalità, ma devi separare chiaramente le voci in fattura. Per la parte documentata in nome e per conto, applica l’art. 15 con tutti i requisiti: documenti intestati al cliente, importi identici, delega e allegati. Per la parte forfettaria, trattala come compenso: imponibile IVA se in ordinario; senza IVA ma rilevante ai fini del reddito e della soglia se in forfettario. Nella descrizione spiega il perimetro di ciascuna voce (ad esempio: “Rimborso forfettario spese generali” e “Anticipazioni ex art. 15: biglietti treno fatt. n. … intestati a …”). Così eviti contestazioni e rendi trasparente il trattamento fiscale. In caso di dubbi interpretativi, verifica le basi normative su Normattiva e, per prassi applicative, consulta le circolari dell’Agenzia delle Entrate.
