Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
Nel forfettario non “scarichi” spese (salvo i contributi). Nell’ordinario deduci al 100% solo i costi esclusivamente strumentali; gli altri sono parziali. L’IVA si detrae secondo il DPR 633/1972.
- Regime forfettario: nessuna deduzione di spese, solo contributi previdenziali deducibili. Reddito calcolato con coefficiente ATECO e imposta sostitutiva al 15% o 5% (se spettante).
- Regime ordinario: deduzione (riduce il reddito) e detrazione IVA (riduce l’IVA da versare) seguono inerenza, documentazione e percentuali per tipologia di spesa.
- 100% solo se il bene è strumentale esclusivo. Auto, telefonia, vitto/alloggio e omaggi hanno limiti in TUIR e DPR IVA. Serve fattura corretta e pagamenti tracciati.
Inquadrare il tema: perché “scaricare” dipende dal regime fiscale
In Italia le regole cambiano in base al regime fiscale. Devi partire da qui. Il riferimento è nella Legge 190/2014 per il forfettario e nel TUIR (DPR 917/1986) per l’ordinario. Le norme sono consultabili sul portale Normattiva.
Regime forfettario: come funziona davvero
Il forfettario usa un reddito “stimato”. Non sommi i costi reali. Applichi un coefficiente di redditività al totale degli incassi. Il coefficiente dipende dal codice ATECO. Indica la quota di ricavi che diventa reddito tassabile.
Esempio: coefficiente 78%. Su 100 incassati, 78 sono reddito, 22 sono costi figurativi. Non puoi dedurre altre spese. Puoi però dedurre i contributi previdenziali obbligatori pagati. L’imposta è sostitutiva: 15% o 5% per i primi 5 anni se rispetti i requisiti previsti dalla Legge 190/2014 e successive modifiche (Legge 197/2022 e Legge 213/2023 per soglie e condizioni).
Il forfettario non applica l’IVA in fattura e non detrae l’IVA sugli acquisti. Fa eccezione solo chi esce dal regime o opera in casi particolari previsti dalla legge. Riferimenti: Legge 190/2014, art. 1 commi 54-89.
Regime ordinario: deduzione, detrazione e principi contabili
Nell’ordinario “scaricare” ha due sensi. Deduzione: abbassi il reddito su cui calcoli le imposte. Detrazione IVA: porti in diminuzione l’IVA a debito con l’IVA sugli acquisti. Le basi sono nel TUIR e nel DPR IVA 633/1972.
Per i professionisti vale il principio di cassa: contano incassi e pagamenti (art. 54 TUIR). Per le imprese vale il principio di competenza economica (art. 109 TUIR). La regola chiave è l’inerenza: la spesa deve servire all’attività.
Per l’IVA la regola generale è nell’art. 19 DPR 633/1972: detrai l’IVA se il bene o servizio è usato per operazioni imponibili. L’art. 19-bis1 fissa limiti su auto, telefoni, spese di rappresentanza e simili.
Spese al 100%: quando sì e quando no
Beni e servizi “esclusivamente strumentali”
Una spesa è deducibile al 100% se il bene serve solo al lavoro. Esempi: software gestionale, hosting del sito professionale, licenze di design usate solo per i clienti, stampante dello studio, attrezzatura tecnica specialistica.
La base normativa è l’art. 54 TUIR (lavoro autonomo) e gli articoli sugli ammortamenti (art. 102 e 103 TUIR) per beni pluriennali. Per le imprese restano valide le stesse logiche di inerenza e competenza.
Immobili: ufficio dedicato vs casa-studio
Canoni di locazione, spese condominiali e utenze sono al 100% se l’immobile è esclusivamente strumentale. Cioè non lo usi come abitazione. Se usi la casa anche come studio, la spesa è deducibile solo al 50% (art. 54, comma 3 TUIR).
Se hai stanze dedicate allo studio, resta il 50% salvo casi particolari. La prova dell’uso esclusivo richiede contratto chiaro e organizzazione degli spazi inequivocabile. L’IVA segue la stessa logica con i limiti dell’art. 19-bis1 DPR 633/1972.
Software, tool, servizi cloud e consulenze
Questi costi sono normalmente al 100% se inerenti e usati solo per il lavoro. Servono fattura corretta, descrizione del servizio e coerenza con l’attività. Per canoni annuali, deduci nell’anno di pagamento. Per licenze pluriennali, ammortizzi.
Ammortamenti e beni di importo rilevante
Se acquisti beni durevoli (pc, macchinari), deduci quote annuali secondo i coefficienti ministeriali (DM 31/12/1988). Questo si chiama ammortamento: spalmi il costo in più anni. È al 100% se il bene è solo aziendale.
Se il bene è promiscuo, applichi le percentuali ridotte previste dal TUIR. Per l’IVA, applichi l’art. 19-bis1. Documenta l’uso con policy interne, log di utilizzo e assegnazioni.
Spese parziali: percentuali tipiche e norme da conoscere
Auto e mezzi di trasporto
Per i lavoratori autonomi e molte imprese le auto a uso promiscuo hanno deducibilità del 20% con limite di costo fiscalmente riconosciuto (art. 164 TUIR). Per agenti e rappresentanti la deducibilità è più ampia (80%) e con tetti maggiori.
L’IVA sulle auto è detraibile al 40% se uso promiscuo. È detraibile al 100% solo se l’uso è esclusivo e dimostrabile, oppure per agenti e rappresentanti (art. 19-bis1 DPR 633/1972). Carburante, manutenzione e pedaggi seguono la stessa percentuale dell’auto.
Telefonia e internet
Telefonia e connettività hanno deducibilità tipicamente all’80% per imprese e professionisti, perché l’uso è spesso promiscuo. L’IVA è di norma detraibile al 50% su telefoni e servizi di comunicazione (art. 19-bis1 DPR 633/1972).
Se puoi provare l’uso esclusivo lavorativo, puoi puntare al 100%. Servono numeri dedicati, contratti separati e policy che escludono l’uso privato.
Vitto, alloggio e trasferte
Per i professionisti le spese di vitto e alloggio sono deducibili al 75% entro il limite del 2% dei compensi annui (art. 54 TUIR). Se riaddebiti la spesa al cliente come costo anticipato in nome e per conto, non è tuo costo.
Per imprese, l’inquadramento cambia a seconda della trasferta e del dipendente. Vale il TUIR e la prassi dell’Agenzia delle Entrate. Verifica sempre il trattamento di diaria, rimborsi e documenti.
Rappresentanza e omaggi
Le spese di rappresentanza seguono il DM 19/11/2008. Sono deducibili entro limiti percentuali dei ricavi. Gli omaggi fino a 50 euro per unità sono interamente deducibili e l’IVA è detraibile. Oltre, si applicano limiti e indetraibilità dell’IVA.
IVA: quando si detrae e quali prove servono
Requisiti di detraibilità
Per detrarre l’IVA servono tre cose. La spesa deve essere inerente a operazioni imponibili. Devi avere una fattura valida ai sensi del DPR 633/1972. Devi registrarla nei termini. Senza questi tre elementi, perdi il diritto alla detrazione.
Se fai sia operazioni imponibili sia esenti, applichi il pro-rata (art. 19, comma 5 DPR 633/1972). In pratica detrai l’IVA in proporzione al fatturato imponibile. Calcoli il pro-rata a fine anno.
Documentazione e tracciabilità
Conserva le fatture in formato elettronico o digitale. Usa pagamenti tracciabili per importi rilevanti. Allegare contratti, ordini e report di utilizzo rafforza l’inerenza. In caso di controllo, contano i fatti, non solo le etichette.
Regola decisionale rapida
Segui questi passaggi logici. Ti aiutano a capire se una spesa è deducibile al 100% e se puoi detrarre l’IVA.
- Sei in forfettario? Allora non deduci le spese. Deduci solo i contributi previdenziali pagati. Non detrai l’IVA.
- Sei in ordinario? Verifica l’inerenza. La spesa serve all’attività? Se no, è indeducibile e l’IVA è indetraibile.
- Il bene è esclusivamente strumentale? Se sì, deduci al 100% (o ammortizzi se pluriennale). L’IVA è detraibile al 100% se usi solo per operazioni imponibili.
- Il bene è a uso promiscuo? Applica le percentuali previste: auto (20% deduzione, IVA 40%), telefonia (80% deduzione, IVA 50%), casa-studio (50%).
- È vitto/alloggio? Per i professionisti deduci 75% entro 2% compensi. Valuta riaddebito al cliente se possibile e corretto.
- Rappresentanza/omaggi? Deduci secondo DM 19/11/2008. Omaggi entro 50 euro: deduzione piena e IVA detraibile.
- Controlla sempre fattura, data, registrazione e pagamento tracciabile. Senza documenti, niente deduzione e niente IVA.
Esempi numerici aggiornati al 2026
Professionista in forfettario
Incassi 30.000 euro. Coefficiente 78%. Reddito lordo 23.400 euro. Deduce solo i contributi obbligatori pagati, ad esempio 5.000 euro. Base imponibile 18.400 euro. Imposta sostitutiva 15%: 2.760 euro. Niente IVA da detrarre.
Ingegnere in ordinario con ufficio dedicato
Ricavi 100.000 euro. Canone ufficio 12.000 euro, deduzione 100%. Software BIM 2.400 euro, deduzione 100%. Pc 3.000 euro, ammortamento 20% annuo: deduzione 600 euro. Telefonia 1.200 euro, deduzione 80%: 960 euro.
Auto uso promiscuo: costi 5.000 euro. Deduzione 20%: 1.000 euro. IVA detraibile su auto e spese auto al 40%. IVA su telefonia al 50%. IVA su ufficio e software 100% se imponibile.
Copywriter in casa-studio
Affitto casa 9.600 euro. Deducibile 50%: 4.800 euro. Utenze 2.000 euro, deducibile 50%: 1.000 euro. Abbonamento tool 600 euro, deduzione 100%.
Pranzo con cliente 80 euro. Deducibile 75% entro 2% dei compensi. Se fattura al cliente il pranzo come anticipazione in nome e per conto, non è suo costo né suo ricavo.
Riferimenti normativi utili
TUIR, DPR 917/1986: art. 54 (lavoro autonomo e vitto/alloggio), art. 95-109 (spese d’impresa e competenza), art. 102-103 (ammortamenti), art. 164 (autoveicoli). DPR 633/1972: art. 19 (detrazione IVA), art. 19-bis1 (limiti IVA su beni a uso promiscuo). Legge 190/2014 e successive modifiche per il regime forfettario. DM 31/12/1988 (coefficienti ammortamento). DM 19/11/2008 (spese di rappresentanza). Circolari Agenzia delle Entrate e circolari INPS per aspetti applicativi. Le versioni vigenti sono consultabili su Normattiva e sui siti dell’Agenzia delle Entrate, INPS e Ministero del Lavoro.
| Scenario | Requisito di inerenza/uso | Deducibilità (IRPEF/IRES) | Detraibilità IVA | Tempistiche e note operative |
|---|---|---|---|---|
| Ufficio in locazione dedicato | Immobile esclusivamente strumentale | 100% (competenza/cassa secondo soggetto) | 100% se locazione imponibile IVA | Fattura mensile; registrazione entro liquidazione; contratto che esclude uso abitativo |
| Casa adibita a studio | Uso promiscuo abitazione/studio | 50% (art. 54, c. 3 TUIR) | IVA con limiti dell’art. 19-bis1; spesso indetraibile | Riparto costante; serve contratto e prova dell’uso; pagamenti tracciati |
| Auto uso promiscuo | Uso misto lavoro/privato | 20% con tetti art. 164 TUIR (80% per agenti) | 40% (100% per agenti; 100% se uso esclusivo dimostrato) | Costi correlati (carburante, manutenzioni) stessi limiti; serve registro utilizzo |
| Telefonia e internet | Uso tipicamente promiscuo | 80% deducibile | 50% IVA detraibile | Contratti separati per puntare al 100%; fatture con dettaglio numerazioni |
| Software e tool professionali | Uso esclusivamente lavorativo | 100% (o ammortamento se pluriennale) | 100% se inerente e imponibile | Verifica durata licenza; descrizione chiara in fattura; rinnovi annuali a cassa |
| Vitto e alloggio professionista | Spesa connessa a incarico | 75% entro 2% compensi (art. 54) | IVA detraibile se inerente e non rientra tra esclusioni | Migliore se riaddebito analitico al cliente; conserva scontrini parlanti/fatture |
| Omaggi a clienti | Finalità promozionale | 100% fino a 50 euro unitari; oltre limiti DM 19/11/2008 | IVA detraibile fino a 50 euro | Elenco destinatari; valore unitario in fattura; coerenza con business |
| Pc e attrezzature | Uso esclusivo lavoro | 100% via ammortamento (coeff. DM 31/12/1988) | 100% se esclusivo | Inventario cespiti; etichettatura; policy di divieto uso privato |
FAQ
Posso “scaricare” al 100% pc, monitor e software in regime ordinario?
Sì, se li usi solo per il lavoro e lo puoi dimostrare. Per i beni durevoli (pc, monitor, stampanti) deduci tramite ammortamento secondo i coefficienti del DM 31/12/1988. La deduzione è al 100% perché il bene è strumentale esclusivo. Se qualcuno lo usa anche per scopi privati, l’Agenzia può contestare l’uso esclusivo e applicare percentuali ridotte. Per il software, se paghi canoni annuali, deduci al 100% nell’anno di pagamento. Se acquisti licenze pluriennali o immobilizzazioni immateriali, deduci con ammortamento (art. 103 TUIR). L’IVA è detraibile al 100% se il bene serve ad attività imponibili. Conserva fatture, contratti di licenza, assegnazioni interne e policy che vietano l’uso personale.
Casa-studio: è sempre 50% o posso dedurre in proporzione ai metri quadri?
Per i professionisti, l’art. 54, comma 3 TUIR fissa una regola semplice: se l’abitazione è adibita anche a studio, le spese sono deducibili al 50%. Vale per canone di locazione, utenze e oneri collegati. La quota a metri quadri non sostituisce la regola del 50% per il lavoro autonomo. Se vuoi arrivare al 100%, serve un immobile esclusivamente strumentale, separato dall’abitazione, con contratto e destinazione d’uso coerente. Per le imprese si applicano criteri diversi perché contano la competenza, il tipo di immobile e l’uso. L’IVA sugli immobili abitativi è di regola indetraibile; sugli immobili strumentali si valuta caso per caso ai sensi dell’art. 19-bis1 DPR 633/1972.
Agenti e rappresentanti: come funzionano le auto e il carburante?
Per agenti e rappresentanti l’art. 164 TUIR prevede una deducibilità più ampia dei costi auto. La regola generale è l’80% di deducibilità entro specifici tetti di costo fiscalmente riconosciuto. L’IVA è detraibile al 100% se il veicolo è utilizzato nell’attività di agenzia o rappresentanza (art. 19-bis1 DPR 633/1972). Il carburante, le manutenzioni e l’assicurazione seguono la stessa percentuale dell’auto. Servono fatture o documenti elettronici di acquisto carburante, pagamenti tracciabili e un uso coerente con l’attività. Se l’uso è promiscuo e non dimostrato, il fisco può limitare deduzione e detrazione. Tieni un’agenda viaggi, report chilometrici e contratti di mandato per provare l’inerenza.
Sono in forfettario: posso dedurre spese elevate (es. un macchinario) o detrarre l’IVA?
No. Nel forfettario non deduci le spese reali, anche se grandi. Il reddito si calcola applicando il coefficiente ATECO agli incassi (Legge 190/2014). L’unica deduzione ammessa è quella dei contributi previdenziali obbligatori pagati nell’anno. Non detrai l’IVA sugli acquisti e non la esponi in fattura, secondo le norme del regime. Se pensi di sostenere investimenti molto rilevanti e ricorrenti, valuta il regime ordinario con il tuo consulente. Nel regime ordinario puoi ammortizzare il macchinario e detrarre l’IVA, se inerente. Ricorda che il passaggio di regime ha regole e soglie fissate dalla legge vigente consultabile su Normattiva.
Come dimostro l’uso “esclusivamente strumentale” per raggiungere il 100%?
Prepara prove oggettive. Per gli immobili: contratto intestato all’attività, destinazione d’uso non abitativa, arredi da ufficio e nessun segno di vita privata. Per auto: niente uso familiare, libretto di uso interno, eventuale localizzazione, auto aziendale non disponibile fuori orario. Per pc e attrezzature: inventario cespiti, assegnazione a postazioni di lavoro, accessi con credenziali aziendali, policy che vieta l’uso personale. Per telefonia: numeri dedicati, SIM e utenze separate. Oltre ai fatti, cura la carta: fatture corrette, registrazioni tempestive, contratti coerenti. In caso di verifica, l’Agenzia delle Entrate valuta sostanza e documenti. Le basi sono nel TUIR e nel DPR 633/1972, con prassi interpretative pubblicate dall’Agenzia.
