Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
No, non è obbligatorio usare un sezionale diverso per le fatture verso la Pubblica Amministrazione, ma è spesso consigliato per distinguerle e gestire più facilmente split payment, ritenute e scadenze.
- La legge IVA richiede numerazione univoca e progressiva per anno (art. 21, DPR 633/1972). Il sezionale è facoltativo ma utile.
- Le fatture PA seguono il formato FatturaPA (DM 55/2013) e passano dallo SdI con Codice Univoco Ufficio, eventuali CIG/CUP.
- Split payment (art. 17-ter, DPR 633/1972) e ritenute impongono controlli extra: un sezionale separato facilita registri IVA e riconciliazioni.
Cos’è il sezionale delle fatture elettroniche
Il sezionale è un prefisso o suffisso che affianchi alla numerazione delle fatture. Serve a distinguere gruppi omogenei di documenti. Un esempio: 15/PA, PA-2026/015, 2026-015PA.
La normativa IVA impone che ogni fattura sia identificata in modo univoco e progressivo entro l’anno (art. 21, DPR 633/1972). Non impone un unico registro. Quindi puoi avere più serie numeriche, dette “sezionali”.
L’uso dei sezionali è prassi contabile ammessa dall’Agenzia delle Entrate. È utile quando hai flussi diversi: PA, estero, corrispettivi, professionisti con ritenuta. Ogni serie resta progressiva in sé.
Numerazione e riferimenti normativi
La base è l’art. 21 del DPR 633/1972 su contenuto e numerazione della fattura. I registri IVA vendite e acquisti sono disciplinati dagli artt. 23 e 25 del medesimo decreto. Le interpretazioni dell’Agenzia delle Entrate confermano che più sezionali sono ammessi se la numerazione è coerente e univoca.
Puoi verificare i testi aggiornati su Normattiva. Per e-fattura e SdI si fa riferimento ai provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate e alle Specifiche Tecniche FatturaPA previste dal DM 55/2013 del Ministero dell’Economia e delle Finanze.
Dal 2019 l’emissione della fattura elettronica segue i termini del DL 119/2018 (12 giorni dall’operazione). Dal 2024 l’obbligo di e-fattura è generalizzato anche ai forfettari (DL 36/2022, come convertito), con eccezioni marginali ormai superate.
Fatture alla Pubblica Amministrazione: regole specifiche
Le PA accettano solo fatture elettroniche in formato FatturaPA. Questo è previsto dal DM 55/2013. Tutte le fatture passano per il Sistema di Interscambio (SdI) gestito dall’Agenzia delle Entrate.
La fattura deve contenere il Codice Univoco Ufficio del destinatario. In mancanza, alcune PA accettano l’invio via PEC, ma sempre nel formato FatturaPA e tramite SdI.
In operazioni finanziate con appalti o lavori pubblici potresti dover indicare CIG e CUP. L’obbligo discende dall’art. 25 del DL 66/2014 e successive modifiche. Verifica sempre il capitolato o l’ordine.
Split payment e ritenute
Con lo split payment (scissione dei pagamenti) la PA trattiene l’IVA e la versa allo Stato. Tu esponi l’IVA in fattura, ma non la incassi. La base normativa è l’art. 17-ter del DPR 633/1972.
Lo split non si applica ai compensi di lavoro autonomo già soggetti a ritenuta d’acconto. In quel caso la PA trattiene la ritenuta e ti paga al netto. La fattura deve riportare correttamente i DatiRitenuta.
Chi opera in regime forfettario non applica IVA. Quindi non si applica lo split payment. Potrebbe però scattare il bollo virtuale se i requisiti ricorrono.
Dati obbligatori del tracciato FatturaPA
Oltre ai dati ordinari, verifica sempre: Codice Univoco Ufficio o PEC; eventuali riferimenti ordine, CIG, CUP; indicazione split payment se dovuto, campo Esigibilità IVA; bollo virtuale se dovuto; natura operazione corretta se senza IVA.
Il DM 55/2013 e le Specifiche Tecniche FatturaPA definiscono struttura XML, controlli e codifiche. I controlli di SdI possono scartare fatture non conformi.
Per il bollo virtuale da 2 euro, se fattura non soggetta a IVA supera 77,47 euro, valgono le regole del MEF e i provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate su addebito e versamento trimestrale.
Tempi e notifiche
Emetti la fattura entro 12 giorni. Invia a SdI. SdI effettua i controlli formali e invia ricevute: consegna, impossibilità di consegna, o scarto. Lo scarto equivale a fattura non emessa: devi riemettere con nuovo invio.
La PA può inviare una notifica di esito (accettazione o rifiuto), di norma entro 15 giorni lavorativi, secondo le regole FatturaPA. Se rifiutata, in contabilità gestisci nota di variazione secondo l’art. 26 del DPR 633/1972 e riemetti documento corretto.
Quando usare un sezionale separato per la PA
La legge non obbliga un sezionale “PA”. Ma separarlo ti aiuta a governare flussi con regole diverse. Ad esempio split payment, ritenute, bollo e piattaforme pubbliche (PCC, NSO nel sanitario).
Un sezionale dedicato ti fa riconciliare con facilità incassi netti, IVA trattenuta, ritenute, e controlli di accettazione/rifiuto. Riduci errori nei registri IVA e nei modelli dichiarativi.
È utile anche per reporting: marginalità per cliente pubblico, tempi di incasso medi, monitoraggio CIG/CUP. E per audit interni o richieste della Ragioneria.
Casi tipici in cui conviene
Conviene un sezionale PA se applichi spesso split payment. Se sei professionista con ritenuta verso PA. Se lavori nel sanitario con ordini NSO. Se emetti molte fatture PA con allegati e riferimenti contrattuali.
Se emetti poche fatture PA l’anno, puoi tenere un solo sezionale. Ma etichettare le fatture aiuta comunque (es. suffisso “PA”).
In presenza di gestionali complessi o team contabili distinti, il sezionale separato migliora segregazione dei compiti e tracciabilità.
Come impostare correttamente i sezionali e la numerazione
Stabilisci a inizio anno le serie numeriche. Esempio: “A” per B2B/B2C, “PA” per Pubblica Amministrazione, “EST” per estero. Ogni serie riparte da 1 ogni anno solare.
Nel file XML inserisci il numero documento esattamente come deciso. Mantieni coerenza in ogni registrazione contabile e conservazione. Evita salti di numerazione non giustificati.
Esempi pratici: 1/PA-2026, 2026-PA-0001, PA0001/2026. Qualunque formato va bene se ti garantisce univocità e progressione entro l’anno (art. 21, DPR 633/1972).
Impatto su registri e dichiarazioni
Puoi tenere un unico registro IVA vendite che include tutti i sezionali, purché distinto da un campo “serie”. Oppure più registri, uno per serie. Entrambe le scelte sono ammesse.
Per liquidazioni IVA e dichiarazione annuale, l’uso dei sezionali non cambia il calcolo. Aiuta solo la separazione dei flussi. Verifica coerenza tra riepiloghi per serie e totali.
In conservazione digitale a norma, i file XML devono essere integri, immodificabili e ricercabili. Le linee guida AgID e i provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate disciplinano tempi e modalità.
Regola decisionale rapida
Sezionale unico o separato: come scegliere in 60 secondi
Se emetti meno di 10 fatture PA l’anno e non applichi split payment o ritenute, usa il sezionale unico. Etichetta il numero con un suffisso “PA” per riconoscibilità.
Se applichi spesso split payment oppure ritenute verso PA, crea un sezionale “PA”. Ti serve per riconciliare IVA trattenuta e base imponibile in registri e liquidazioni.
Se lavori con NSO o con molte commesse pubbliche con CIG/CUP, usa un sezionale “PA” e un secondo sezionale “PA-APPALTI” se vuoi tracciare commesse. Aiuta in audit e controlli interni.
Se usi più team o gestionali diversi per pubblico e privato, crea sezionali distinti. Riduci conflitti di numerazione e chiarezza dei ruoli.
Se sei in regime forfettario e fatturi sporadicamente alla PA, un sezionale unico basta. Ricorda bollo virtuale se dovuto e niente split payment.
Errori comuni e come evitarli
Duplicazioni e salti di numerazione
Errore tipico: due fatture con lo stesso numero nella stessa serie. Evitalo bloccando la numerazione nel gestionale. Salti non spiegati generano rilievi in controllo.
Se SdI scarta una fattura, puoi riutilizzare il numero solo se il documento non è stato emesso ai fini IVA. In caso di dubbio, usa il numero successivo.
Annota sempre i motivi di eventuali variazioni. La tracciabilità è fondamentale in sede di verifica.
Compilazione campi PA
Mancanza del Codice Univoco Ufficio o errori nel CIG/CUP causano rifiuti. Tieni un’anagrafica PA aggiornata con i codici ufficiali e i dati contrattuali.
Imposta correttamente esigibilità IVA per split payment. Per professionisti con ritenuta, valorizza DatiRitenuta e imponibile/percipiente nel modo previsto dalle Specifiche FatturaPA.
Per forfettari, seleziona la corretta natura operazione e indica il bollo virtuale se l’importo lo richiede.
| Scenario | Sezionale PA obbligatorio? | Cosa indicare in fattura | Tempistiche e iter |
|---|---|---|---|
| Regime forfettario che fattura saltuariamente alla PA | No, consigliato solo per ordine interno | Natura operazione da forfettario; niente IVA; bollo virtuale se >77,47 euro; Codice Univoco Ufficio; eventuali CIG/CUP | Emissione entro 12 giorni; invio a SdI; PA può rifiutare; versamento bollo trimestrale secondo provvedimenti AE |
| Impresa in ordinario con split payment frequente | No, ma fortemente consigliato | IVA esposta; esigibilità “S” split payment; Codice Univoco; riferimenti ordine; eventuali CIG/CUP | Invio SdI; riconciliazione IVA trattenuta dalla PA; registrazione nei registri IVA con indicazione split |
| Professionista con ritenuta d’acconto verso PA | No, consigliato per gestire ritenute | DatiRitenuta completati; niente split payment; eventuale bollo; Codice Univoco | PA trattiene ritenuta; registra compenso e ritenuta; gestisci CU e certificazioni nei tempi di legge |
| Fornitore sanitario con ordini NSO e CIG/CUP | No, ma utile separare “PA” e “PA-NSO” | Riferimenti NSO/ordine; CIG/CUP; eventuale split; tracciabilità lotti se richiesta | Allineamento ordine-consegna-fattura; controlli NSO/SdI; gestione rifiuti/variazioni entro i tempi |
FAQ
Devo per forza usare un sezionale diverso per le fatture alla Pubblica Amministrazione?
No. La normativa IVA (art. 21, DPR 633/1972) richiede solo numerazione progressiva e univoca. Non impone un sezionale specifico per la PA. Tuttavia, un sezionale separato è una buona pratica. Ti aiuta a distinguere documenti con regole particolari come split payment e ritenute. Migliora anche la riconciliazione degli incassi, perché spesso l’IVA non transita sui conti correnti quando c’è split. Se emetti poche fatture PA, puoi restare con un sezionale unico. Se la quota PA cresce o la gestione diventa complessa, passa a un sezionale dedicato senza cambiare l’anno in corso: inizia dal numero 1 nella nuova serie e prosegui.
Come devo numerare le fatture se uso più sezionali nello stesso anno?
Ogni sezionale deve avere una progressione autonoma. Esempio: serie “A” da A/1 a A/350 e serie “PA” da PA/1 a PA/90 nel 2026. Riparti da 1 per ogni serie a inizio anno. Non mischiare numeri tra serie diverse. Il requisito è l’univocità del numero-fattura all’interno della serie e dell’anno. In contabilità, indica sempre serie e numero. Se per errore pubblichi un numero duplicato nella stessa serie, annulla con nota di variazione (art. 26, DPR 633/1972) e riemetti. Se una fattura viene scartata da SdI, non è emessa ai fini IVA: puoi riutilizzare il numero, ma molti preferiscono passare al numero successivo per evitare ambiguità negli audit.
Cosa cambia tra fatture B2B e fatture verso PA in termini di contenuti e controlli?
Le fatture verso PA devono rispettare il formato FatturaPA (DM 55/2013) e includere il Codice Univoco Ufficio. Spesso servono riferimenti a ordini, contratti, CIG e CUP, soprattutto in appalti e lavori pubblici (art. 25, DL 66/2014). Lo split payment può applicarsi: esponi l’IVA ma non la incassi (art. 17-ter, DPR 633/1972). Per i professionisti con ritenuta d’acconto, la PA opera la ritenuta e lo split non si applica. SdI effettua controlli formali sul tracciato XML e può scartare documenti non conformi. La PA può inviare una notifica di rifiuto, che richiede correzione tramite nota di variazione e riemissione. In B2B i controlli sono simili ma non si usa il Codice Univoco Ufficio e raramente si richiedono CIG/CUP. Le notifiche di rifiuto da parte del cliente B2B non seguono le stesse regole delle PA.
Come gestisco errori, rifiuti e note di variazione con la PA senza incasinare i sezionali?
Se SdI scarta la fattura, è come se non fosse mai stata emessa. Puoi correggere e reinviare, mantenendo lo stesso numero o passandone a uno nuovo nella stessa serie. Se invece la PA rifiuta la fattura dopo la consegna, la fattura è emessa ai fini IVA. In questo caso emetti una nota di credito (art. 26, DPR 633/1972), preferibilmente nello stesso sezionale della fattura originaria per coerenza, e poi emetti una nuova fattura corretta. Mantieni i collegamenti nel gestionale: numero e data della nota, riferimento alla fattura stornata, motivi del rifiuto. Se usi un sezionale dedicato alla PA, tieni in quel sezionale sia fatture che note correlate. Questo rende immediati i controlli e riduce errori in liquidazione e dichiarazione.
Sono in regime forfettario: come devo compilare le fatture verso la PA? Serve il sezionale dedicato?
Nel forfettario non addebiti l’IVA e non detrai quella sugli acquisti (regime speciale della L. 190/2014). Nella FatturaPA indica la corretta natura operazione per operazioni senza IVA e specifica, se dovuto, il bollo virtuale da 2 euro quando l’importo non soggetto supera 77,47 euro. Lo split payment non si applica perché non c’è IVA. Se emetti poche fatture PA, puoi restare sul sezionale principale. Se la PA ti richiede spesso riferimenti CIG/CUP o invii strutturati, un sezionale separato può aiutarti a distinguere meglio le pratiche e le scadenze del bollo trimestrale. Ricorda che dal 2024 l’e-fattura è obbligatoria anche per i forfettari (DL 36/2022 come convertito), quindi devi comunque utilizzare SdI e rispettare termini e specifiche tecniche.
