Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
Il sollecito di pagamento è una comunicazione formale al cliente in ritardo. Si invia via PEC o raccomandata, indica fattura, importo e scadenza, e preannuncia interessi, penali e azioni successive.
- Costituisci in mora il debitore con una diffida scritta ai sensi dell’art. 1219 c.c., inviata via PEC o raccomandata A/R.
- Per rapporti tra imprese o con PA applica il D.Lgs. 231/2002: interessi di mora e 40 euro di spese di recupero.
- Se il cliente non paga, ricorri al decreto ingiuntivo (artt. 633 e seguenti c.p.c.) con fatture e prove di consegna.
Cos’è il sollecito di pagamento e quando usarlo
Il sollecito di pagamento è un promemoria formale che chiedi a un cliente in ritardo di pagare una fattura scaduta. Serve per ricordare i termini, quantificare il dovuto e fissare un nuovo termine breve.
La messa in mora è il passaggio chiave. È la diffida scritta con cui intimi il pagamento e rendi il ritardo “colpevole”. La base legale è l’art. 1219 del Codice Civile. Da quel momento maturano gli interessi moratori secondo legge o contratto.
Invia il sollecito quando la data di pagamento è superata e non hai ricevuto l’incasso. Puoi partire con un promemoria amichevole e passare a un sollecito formale se non ottieni risposta.
Norme di riferimento essenziali
Per i rapporti tra imprese e verso la Pubblica Amministrazione, si applica il D.Lgs. 231/2002 (ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali). Prevede termini standard, interessi di mora e un indennizzo fisso di 40 euro.
Per i rapporti con consumatori, valgono Codice Civile e Codice del Consumo (D.Lgs. 206/2005). Gli interessi seguono l’art. 1284 c.c., salvo accordi diversi.
Per inviare il sollecito con valore legale usa PEC o raccomandata A/R. I riferimenti sono il DPR 68/2005 (PEC) e il Codice dell’Amministrazione Digitale, D.Lgs. 82/2005. Per il recupero forzoso, si applicano gli artt. 633 e seguenti del Codice di Procedura Civile (decreto ingiuntivo).
Termini di pagamento e interessi: come funzionano
Tra imprese e verso PA (D.Lgs. 231/2002)
Se non avete pattuizioni chiare, il pagamento si presume a 30 giorni. Nelle imprese, potete allungare fino a 60 giorni con accordo e senza squilibri. Verso PA, i termini sono quelli previsti dalla norma di settore.
Interessi di mora: si applica il tasso di riferimento BCE più una maggiorazione. La maggiorazione ordinaria è fissata dal D.Lgs. 231/2002. Il tasso cambia ogni semestre su decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze. Indica nel sollecito il periodo e il tasso applicato.
Indennizzo di 40 euro: per ogni fattura in ritardo puoi aggiungere 40 euro a titolo di costi di recupero, dal giorno successivo alla scadenza. Ulteriori costi documentati (es. spese legali) possono sommarsi se giustificati.
Con consumatori (B2C)
Il D.Lgs. 231/2002 non si applica ai consumatori. Se non c’è un tasso contrattuale, usi il tasso legale ex art. 1284 c.c. aggiornato annualmente dal MEF. Puoi pattuire interessi di mora maggiori, se trasparenti e non vessatori.
Clausola penale: se prevista nel contratto, consente una somma forfettaria in caso di ritardo (art. 1382 c.c.). Indicala e applicala con misura e proporzione.
Come scrivere e inviare il sollecito
Contenuti minimi del sollecito formale
- Intestazione di chi sollecita e del cliente.
- Riferimenti puntuali: numero fattura, data, importo, scadenza.
- Base del rapporto: ordine, contratto, DDT o incarico.
- Nuovo termine breve per il pagamento (es. 7 giorni).
- Interessi applicati e indennizzo (se dovuti).
- IBAN e modalità di pagamento.
- Avviso di azioni successive in caso di mancato pagamento.
- Firma e recapiti.
Allega le prove: copia della fattura, DDT, accettazione dell’ordine, stato di avanzamento. Più documenti alleghi, più forte è la tua posizione.
Modalità di invio e prova
PEC: ha valore legale. Conserva ricevute di accettazione e consegna. Raccomandata A/R: conserva ricevuta e cartolina di ritorno. Questi documenti provano che il cliente ha ricevuto il sollecito.
Scrivi in modo chiaro e cortese, ma fermo. Evita ambiguità su importi e scadenze. Usa un linguaggio semplice. Indica sempre data e luogo.
Quanti solleciti fare e con quali tempi
Non esiste un limite di legge. In pratica si usa una sequenza in tre step:
- 1° sollecito amichevole: subito dopo la scadenza. Tono collaborativo. Proponi soluzioni.
- 2° sollecito formale: dopo 7-10 giorni. È la vera messa in mora. Indichi interessi e 40 euro se B2B.
- 3° sollecito “ultima chiamata”: dopo altri 7-10 giorni. Preannuncia decreto ingiuntivo.
Se il cliente è in difficoltà reali, valuta un piano di rientro scritto. Chiarisci rate, scadenze e cosa accade se salta le rate.
Dalla messa in mora al recupero giudiziale
Se il cliente non paga, usa il decreto ingiuntivo. È una procedura rapida su documenti scritti (fatture, ordini, DDT, contratti). La base legale sono gli artt. 633 e seguenti del Codice di Procedura Civile.
Presenta ricorso al tribunale competente. Se il giudice accoglie, emette il decreto. Il debitore ha 40 giorni per opporsi. Se non si oppone, puoi procedere con pignoramento.
Per crediti transfrontalieri UE, puoi usare l’ingiunzione europea di pagamento (Regolamento CE n. 1896/2006) o la procedura europea per le controversie di modesta entità fino a 5.000 euro (Regolamento CE n. 861/2007 come modificato dal Regolamento UE 2015/2421).
Prescrizione e come interromperla
Regola generale: 10 anni (art. 2946 c.c.). Alcuni crediti si prescrivono prima: 5 anni per somministrazioni periodiche (art. 2948 c.c.), 3 anni per compensi di professionisti iscritti in albi (art. 2956 c.c.).
La messa in mora scritta interrompe la prescrizione. Riparte da zero dalla data di ricezione. Indica sempre chiaramente che stai diffidando al pagamento.
IVA e imposte sui crediti insoluti
IVA per cassa: se aderisci al regime speciale, l’IVA diventa esigibile al pagamento (DL 83/2012 e DM 11 ottobre 2012). Se il cliente non paga, non versi l’IVA finché non incassi.
Regime ordinario: versi l’IVA alla liquidazione della fattura. Se il credito diventa inesigibile per eventi previsti, puoi emettere una nota di variazione a tuo favore ai sensi dell’art. 26 del DPR 633/1972. Servono prove come procedure esecutive infruttuose o procedure concorsuali.
Interessi di mora: in genere sono fuori campo IVA. Tuttavia concorrono al reddito imponibile ai fini delle imposte dirette. Verifica sempre la tua posizione fiscale specifica.
Regola decisionale rapida
Usa questi nessi logici per scegliere il passo successivo:
- Hai superato la scadenza? Sì: invia un promemoria amichevole. No: attendi o conferma i dati di pagamento.
- Il cliente risponde e propone un piano? Sì: formalizza un accordo scritto con scadenze e garanzie. No: passa a messa in mora formale.
- Rapporto B2B/PA? Sì: applica D.Lgs. 231/2002, interessi di mora e 40 euro. No: applica tasso legale o contrattuale.
- Esistono contestazioni tecniche sul servizio? Sì: gestisci il reclamo, produci prove, offri rimedi tecnici. No: prosegui con intimazione al saldo.
- Nessun pagamento dopo l’ultima diffida? Sì: valuta decreto ingiuntivo con documenti completi. No: chiudi la pratica.
- Cliente in crisi conclamata o in procedura? Sì: attiva subito strumenti per recupero IVA (art. 26 DPR 633/1972) e tutela del credito.
Esempio di struttura di sollecito
Oggetto: Sollecito e messa in mora per fattura n. [numero] del [data].
- Richiamo del rapporto e della prestazione.
- Importo fattura, scadenza superata e residuo dovuto.
- Nuovo termine perentorio di [X] giorni dalla ricezione.
- Interessi di mora applicati e indennizzo di 40 euro se B2B.
- Coordinate di pagamento e riferimento contabile.
- Avviso di ricorso al decreto ingiuntivo in caso di ulteriore inadempimento.
- Elenco allegati: fattura, ordine, DDT, estratto conto.
Invia il testo con PEC o raccomandata A/R. Conserva tutto nel fascicolo di pratica.
Fonti normative e operative da consultare
Per i testi ufficiali usa il portale Normattiva. Per interessi legali e tassi di mora consulta i decreti del Ministero dell’Economia e delle Finanze. Per il decreto ingiuntivo e le procedure civili fai riferimento al Ministero della Giustizia. Per regole su PEC e conservazione digitale consulta il DPR 68/2005, il D.Lgs. 82/2005 e le Linee guida dell’Agenzia per l’Italia Digitale.
| Scenario | Requisiti documentali minimi | Passo successivo consigliato | Tempistiche indicative | Interessi/costi applicabili |
|---|---|---|---|---|
| B2B Italia (fornitura beni/servizi) | Fattura, ordine/contratto, DDT o prova consegna, eventuali e-mail | Messa in mora via PEC; se persiste, decreto ingiuntivo | 1° sollecito subito; 2° dopo 7-10 gg; ricorso ingiuntivo entro 20-30 gg | D.Lgs. 231/2002: interessi di mora (tasso BCE + maggiorazione) + 40 euro |
| Consumatore (B2C) | Fattura, conferma d’ordine, prova consegna/erogazione | Messa in mora; valutazione accordo bonario; in difetto, ingiuntivo | 1° sollecito entro 3-5 gg; 2° entro 10 gg; ingiuntivo dopo 20 gg | Tasso legale art. 1284 c.c. o tasso contrattuale; penale se pattuita |
| Pubblica Amministrazione | Fattura elettronica, CIG/CUP se previsti, SAL/verbale collaudo | Messa in mora e calcolo interessi; eventuale azione giudiziale | Sollecito dopo scadenza + tempi procedimentali PA | D.Lgs. 231/2002: interessi moratori specifici PA; indennizzo costi |
| Cliente estero UE | Fattura, conferma ordine, CMR/DTD o prova resa, corrispondenza | Sollecito bilingue; ingiunzione europea o small claims UE | Solleciti entro 15 gg; deposito procedura UE entro 30-45 gg | Interessi secondo legge applicabile/contratto; spese procedurali UE |
| Cliente in crisi (procedure concorsuali) | Fattura, prove credito, comunicazioni curatore/commissario | Insinuazione al passivo; nota di variazione IVA ex art. 26 DPR 633/1972 | Termini fissati nel procedimento; azioni tempestive | Interessi fino all’apertura procedura; recupero IVA se ammesso |
FAQ
Qual è la differenza tra sollecito amichevole, messa in mora e diffida ad adempiere?
Il sollecito amichevole è un promemoria cortese. Lo usi appena superi la scadenza per capire se c’è stato un disguido. La messa in mora è una diffida formale ai sensi dell’art. 1219 c.c. Va fatta per iscritto, con un termine breve per pagare e l’avviso che maturano interessi. Da quel momento il debitore è ufficialmente in ritardo colpevole.
La diffida ad adempiere ex art. 1454 c.c. serve quando vuoi risolvere un contratto per inadempimento. È tipica dei contratti a prestazioni corrispettive ancora in corso. Per il solo pagamento di una fattura scaduta, di solito basta la messa in mora. Se però colleghi il mancato pagamento alla risoluzione del rapporto, allora valuti anche la diffida ad adempiere. In pratica: promemoria per cortesia, messa in mora per far scattare gli interessi e tutelarti, diffida ad adempiere per chiudere o risolvere il contratto.
Come calcolo e fatturo gli interessi di mora e i 40 euro del D.Lgs. 231/2002?
Per i rapporti B2B o con PA, prendi il tasso semestrale pubblicato dal MEF: tasso BCE di riferimento più la maggiorazione prevista dal D.Lgs. 231/2002. Calcoli gli interessi giorno per giorno: importo residuo per tasso annuo per giorni/365. Indichi il periodo (dalla scadenza al pagamento) e il totale.
L’indennizzo di 40 euro è fisso per fattura in ritardo, dovuto dal giorno successivo alla scadenza. Non devi documentare i costi per quei 40 euro; per importi ulteriori servono prove. Gli interessi di mora sono fuori campo IVA. L’indennizzo di 40 euro è anch’esso fuori campo IVA in quanto risarcitorio. Fiscalmente, interessi e indennizzi concorrono in genere al reddito d’impresa o di lavoro autonomo. Nel regime forfettario (imposta sostitutiva calcolata su un reddito “presunto”), gli incassi accessori come gli interessi concorrono al reddito forfettario. Inserisci sempre una riga separata nel documento contabile che accompagna il pagamento.
Quante PEC inviare e con che tempi? Cosa scrivere per essere efficace ma corretto?
La prassi efficace usa tre passaggi. Primo: e-mail o telefonata entro 3-5 giorni dalla scadenza, per verificare la causa. Secondo: PEC di messa in mora dopo 7-10 giorni, con termine perentorio di 7 giorni, indicazione degli interessi e dell’indennizzo quando applicabile. Terzo: PEC finale dopo altri 7-10 giorni, che preannuncia expressis verbis il ricorso al decreto ingiuntivo senza ulteriori avvisi.
Il testo deve essere chiaro. Inserisci dati completi della fattura, l’importo residuo, il nuovo termine, gli interessi, le coordinate di pagamento e l’elenco degli allegati. Evita toni aggressivi e minacce generiche. Indica basi normative in modo semplice (es. “ai sensi dell’art. 1219 c.c.” o “ai sensi del D.Lgs. 231/2002”). Chiudi con una disponibilità a chiarimenti, ma mantieni un perimetro temporale netto.
Se la fattura contiene un errore, devo prima emettere una nota di credito o posso sollecitare lo stesso?
Se c’è un errore che incide su importo, oggetto o dati essenziali, correggi prima. Emetti una nota di credito e, se serve, una nuova fattura corretta. La nota di credito è lo strumento formale per rettificare. Senza correzione rischi contestazioni fondate che bloccano il pagamento. Dopo la correzione, invia il sollecito con i nuovi riferimenti.
Se l’errore è formale e non incide sul dovuto (es. un refuso non essenziale), puoi sollecitare, ma è prudente inviare una comunicazione di rettifica o una fattura sostitutiva se richiesta dal cliente. Ricorda che l’art. 26 del DPR 633/1972 disciplina anche le variazioni IVA in diminuzione, utili quando correggi importi fatturati in eccesso.
Come tutelarmi se il cliente contesta la qualità del servizio o del bene per non pagare?
Il cliente può opporre l’eccezione di inadempimento (art. 1460 c.c.) se la tua prestazione è carente. Per questo raccogli e conserva prove della corretta esecuzione: ordini firmati, accettazioni, collaudi, verbali, e-mail. Nella messa in mora affronta la contestazione: descrivi ciò che hai fatto, richiama i documenti e, se utile, offri un rimedio tecnico entro un termine.
Se la contestazione è pretestuosa, ribadisci l’esatto adempimento e intima il pagamento. In caso di decreto ingiuntivo, allega tutte le prove. Se la contestazione ha fondamento, valuta uno sconto o una sistemazione tecnica. Meglio una chiusura certa e rapida che una controversia lunga e costosa. In ogni caso, interrompi la prescrizione con comunicazioni formali e datate.
Quanto tempo ho per agire e come evitare che il credito vada in prescrizione?
Dipende dalla natura del credito. In generale hai 10 anni (art. 2946 c.c.). Ci sono termini più brevi: 5 anni per somministrazioni periodiche (art. 2948 c.c.), 3 anni per compensi di professionisti iscritti in albi (art. 2956 c.c.). Verifica la tua categoria e il tipo di rapporto. Non aspettare gli ultimi mesi.
Per evitare la prescrizione invia una messa in mora scritta con prova di ricezione. Ogni atto interruttivo fa ripartire il termine. Se il debitore propone un piano di rientro, formalizzalo per iscritto: vale come riconoscimento del debito e interrompe la prescrizione. Se temi insolvenza, attiva per tempo il decreto ingiuntivo o le procedure cautelari idonee.
Posso recuperare l’IVA se il cliente non paga? Cosa cambia con IVA per cassa e regime forfettario?
Con il regime ordinario versi l’IVA alla liquidazione della fattura. Se il credito diventa definitivamente o oggettivamente inesigibile per eventi previsti (esecuzione infruttuosa, procedure concorsuali, accordi omologati), l’art. 26 del DPR 633/1972 ti consente una nota di variazione IVA a tuo favore. Serve documentazione solida: atti del tribunale, verbali di pignoramento negativo, piani omologati.
Con IVA per cassa, l’IVA diventa esigibile all’incasso. Se non incassi, non versi l’imposta. Quando incassi anche parzialmente, versi l’IVA proporzionale. Nel regime forfettario non applichi l’IVA sulle vendite e non detrai sugli acquisti. Il tema IVA sugli insoluti non si pone; resta però il profilo delle imposte dirette: i ricavi rilevano con il principio di cassa, cioè quando incassi davvero.
