Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
Per inviare una fattura elettronica al SdI usa Fatture e Corrispettivi, l’app Fatturae o un servizio accreditato. Inserisci PEC o codice destinatario (o CUU per PA). Senza recapito, la fattura arriva comunque nel Cassetto fiscale.
- Obbligo 2026: tutte le Partite IVA, inclusi forfettari e “minimi”, emettono e-fattura. Restano esclusi solo i sanitari verso persone fisiche con invio al Sistema Tessera Sanitaria.
- Tempistiche: invio entro 12 giorni dall’operazione (immediata) o entro il 15 del mese successivo (differita). Se lo SdI scarta, la fattura è “non emessa”.
- Dati chiave: formato XML FatturaPA, codice destinatario/PEC o CUU per PA, natura IVA, esigibilità IVA, bollo virtuale, ritenute, metadati corretti.
Cos’è il Sistema di Interscambio e quando scatta l’obbligo
Il Sistema di Interscambio (SdI) è il “postino” digitale dell’Agenzia delle Entrate. Riceve l’XML, fa controlli tecnici e lo recapita al destinatario.
L’obbligo di fatturazione elettronica tra privati nasce con il D.Lgs. 127/2015 ed è stato esteso a platea generale dalla Legge 205/2017, art. 1, commi 909-916. Dal 1° gennaio 2024 l’obbligo include tutti i forfettari e i contribuenti “minimi” (fonte: D.L. 36/2022 convertito e successivi aggiornamenti su Normattiva). Per la Pubblica Amministrazione l’obbligo esiste dal 2014 (fonte: DM 55/2013 del MEF).
Restano esclusi, per ragioni di privacy, i professionisti sanitari quando emettono documenti verso persone fisiche e trasmettono i dati al Sistema Tessera Sanitaria (fonte: art. 10-bis DL 119/2018, provvedimenti MEF e Garante Privacy, consultabili su Normattiva e Garante Privacy).
Come creare e inviare la e-fattura: canali disponibili
1) Portale Fatture e Corrispettivi
Accedi all’area riservata dell’Agenzia delle Entrate. Carichi o compili l’XML FatturaPA. È il canale “nativo” dello SdI. Gestisci anagrafica, bozze e ricevute.
2) App Fatturae
È l’app gratuita dell’Agenzia per smartphone. Compili, firmi e invii. Utile in mobilità. Supporta i principali campi del tracciato FatturaPA.
3) Servizi terzi accreditati
Software gestionali e provider accreditati creano l’XML, lo inviano al SdI e archiviano in conservazione digitale. Offrono dashboard, scadenzari e report.
Qualunque canale usi, lo SdI rilascia una “Ricevuta di consegna” o di “Mancata consegna” o uno “Scarto”. Conserva sempre le ricevute.
Dati obbligatori nell’XML FatturaPA
Il formato è l’XML FatturaPA, secondo le Specifiche Tecniche vigenti dell’Agenzia delle Entrate. Indica i seguenti elementi essenziali.
Dati del cedente/prestatore
Partita IVA e, se presente, Codice Fiscale. Regime fiscale: ad esempio “RF19” per forfettario. Indirizzo, sede e, se usi ritenute o cassa, le relative sezioni.
Dati del cessionario/committente
Partita IVA o Codice Fiscale. Per privati consumatori (B2C) inserisci il Codice Fiscale. Se non hai il recapito, usa “0000000” come codice destinatario.
Recapito elettronico
Codice destinatario (7 caratteri) oppure PEC. Senza uno di questi, lo SdI deposita la fattura nel Cassetto fiscale del cliente. Devi però inviargli una copia di cortesia.
Contenuto economico
Numero e data fattura. Descrizione, quantità, prezzo unitario e totale. Aliquota IVA o “natura” IVA (codici N1-N7) quando l’IVA non si applica. Esigibilità IVA: I (immediata), D (differita), S (scissione pagamenti).
Altri campi chiave
Imposta di bollo virtuale: 2 euro quando dovuta, con DatiBollo. Codici pagamento (es. MP05 per bonifico) e termini. Ritenute d’acconto e contributi previdenziali della cassa professionale, se previsti. Tipi documento (es. TD01 fattura, TD24 differita).
Fonti: DPR 633/1972 per IVA, Specifiche Tecniche FatturaPA, Provvedimenti Agenzia delle Entrate del 2018 e successivi aggiornamenti.
Fatture verso la Pubblica Amministrazione
CUU obbligatorio
Per la PA devi indicare il Codice Univoco Ufficio (CUU) di 6 caratteri. Serve a recapitare la fattura all’ufficio competente. Puoi reperirlo nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA).
Split payment e regole IVA
Lo “split payment” (scissione dei pagamenti) fa incassare al fornitore l’imponibile e lascia l’IVA alla PA (fonte: art. 17-ter DPR 633/1972 e decreti MEF). Verifica l’operatività anno per anno su Normattiva e MEF.
Ordini e tracciabilità
Spesso la PA chiede CIG/CUP e riferimenti ordine. Inseriscili nelle sezioni dedicate dell’XML. Eviti scarti e ritardi di pagamento.
Obbligo 2026: chi deve emettere e chi è esonerato
Devono emettere e-fattura: società di persone, società di capitali, ditte individuali in regime ordinario, forfettari e contribuenti “minimi”. Fonte: D.Lgs. 127/2015, L. 205/2017, D.L. 36/2022.
Restano esclusi solo i sanitari verso persone fisiche per le operazioni inviate al Sistema Tessera Sanitaria. In questi casi non si trasmette allo SdI (fonte: DL 119/2018 e provvedimenti MEF e Garante Privacy).
La fattura alla PA è sempre elettronica, a prescindere dal tuo regime.
Tempistiche, data documento e gestione degli scarti
Scadenze di emissione
Fattura immediata: invio allo SdI entro 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione. Fattura differita: entro il 15 del mese successivo, con riferimento a DDT o documenti equipollenti. Fonti: DPR 633/1972 e circolari Agenzia.
Data documento e data invio
La data sul documento è rilevante per IVA e imposte. L’invio entro i termini rende la fattura valida. Conserva la ricevuta SdI.
Esito SdI
Consegna: fattura recapitata. Mancata consegna: la fattura è emessa, ma non recapitata; devi informare il cliente e fornire copia di cortesia. Scarto: la fattura è come non emessa; correggi e rinvia.
Correzioni dopo scarto
Se scartata, puoi riemettere mantenendo numero e data, di norma entro 5 giorni dalla notifica di scarto, come da prassi indicata dall’Agenzia. Oltre, emetti un nuovo documento e sistema i registri IVA. Fonte: Provvedimento Agenzia 89757/2018 e FAQ Agenzia.
Fatture estere e comunicazioni transfrontaliere
Per operazioni con soggetti esteri, dal 2022 invii i dati via SdI con l’XML, usando i corretti “tipo documento” e codici destinatario (spesso “XXXXXXX” o “0000000” a seconda del caso). Fonte: D.L. 146/2021 e provvedimenti Agenzia.
Per cessioni a clienti esteri non interconnessi allo SdI, invii l’XML allo SdI e consegni una copia di cortesia al cliente. Per acquisti esteri usi i documenti integrazione/autofattura (TD17, TD18, TD19) secondo reverse charge.
Conservazione digitale a norma
Devi conservare le fatture per 10 anni. La conservazione deve essere “a norma”, cioè con pacchetti firmati e marcati temporalmente. Fonti: art. 2220 c.c., art. 39 DPR 633/1972, CAD D.Lgs. 82/2005, Linee Guida AgID.
Puoi usare un servizio di conservazione accreditato o quello dell’Agenzia se disponibile. Predisponi il manuale di conservazione e verifica periodicamente l’integrità degli archivi.
Regola decisionale rapida
1) Devo emettere e-fattura?
Sì, sempre, se hai Partita IVA, anche se sei forfettario o “minimo”. Eccezione: sei un sanitario che fattura a persona fisica e invia i dati al Sistema Tessera Sanitaria.
2) A chi invio e con quali codici?
Cliente con P.IVA italiana: usa codice destinatario o PEC. Cliente consumatore: codice fiscale e “0000000”; consegna copia di cortesia. Pubblica Amministrazione: usa sempre il CUU.
3) Quale “tipo documento” uso?
Vendita standard: TD01. Anticipo su fattura: TD02. Differita: TD24. Autointegrazioni estero: TD17-19. Note di credito/debito: TD04/TD05.
4) Quando invio?
Immediata: entro 12 giorni dall’operazione. Differita: entro il 15 del mese successivo. Se scarta, correggi e rinvia al più presto, idealmente entro 5 giorni.
5) IVA e altri oneri
Aliquota o natura IVA corretta, esigibilità IVA (I/D/S), bollo da 2 euro se dovuto, ritenuta e contributi cassa quando previsti.
Fonti normative essenziali (citazioni testuali, senza link)
D.Lgs. 127/2015 su Normattiva; Legge 205/2017 art. 1 commi 909-916 su Normattiva; DM 55/2013 (MEF) su Normattiva; Provvedimenti Agenzia delle Entrate 2018 e Specifiche Tecniche FatturaPA; DPR 633/1972 (IVA), art. 17-ter per scissione dei pagamenti; DL 119/2018 art. 10-bis per esclusioni sanitarie; D.L. 36/2022 su estensione ai forfettari; D.L. 146/2021 e atti attuativi su comunicazioni transfrontaliere; CAD D.Lgs. 82/2005 e Linee Guida AgID; indicazioni Garante per la protezione dei dati personali.
| Scenario | Requisiti operativi | Dati/Tag XML chiave | Tempistiche e note |
|---|---|---|---|
| B2B Italia con codice destinatario | Genera XML e invia via SdI con codice a 7 caratteri del cliente | Cedente/Prestatore, Cessionario/Committente, CodiceDestinatario, TD01/TD24, Aliquota/Natura, Esigibilità | Immediata: entro 12 giorni; Differita: entro il 15 mese successivo. Ricevuta SdI da conservare |
| B2C senza recapito | Inserisci codice fiscale cliente e “0000000”; invia copia di cortesia | CodiceDestinatario=0000000, DatiBollo se dovuto, MP05/termini pagamento | Mancata consegna non blocca la validità. Informa il cliente e fornisci copia |
| Fattura a Pubblica Amministrazione | Obbligo e-fattura e CUU; verifica split payment | CodiceUfficio (CUU), CIG/CUP se richiesti, Esigibilità=S se applica | Emissione secondo contratto/ordine; senza CUU la PA non riceve |
| Professionista sanitario verso persona fisica | Non trasmettere allo SdI; invia dati al Sistema Tessera Sanitaria | Documento emesso fuori SdI; rispetto privacy e tracciati STS | Regime speciale privacy. Verifica aggiornamenti MEF e Garante |
| Cessione a cliente estero | Invia XML allo SdI; consegna copia di cortesia al cliente | IdPaese estero, CodiceDestinatario=“XXXXXXX” o “0000000”, Natura IVA non imponibile/esclusa | Trasmissione dati transfrontalieri tramite SdI. Controlla TD corretti |
| Acquisti esteri con integrazione | Emetti autodocumento via SdI (reverse charge) | TD17/TD18/TD19, Natura IVA, riferimenti documento estero | Nei termini IVA del periodo; registra integrazione |
| Scarto SdI | Correggi errori formali o dati e rinvia | Stesso numero/data se rinvii in tempi rapidi; altrimenti nuova numerazione | Scarto = non emessa. Idealmente reinvio entro 5 giorni dalla notifica |
FAQ
1) Qual è il modo più semplice per inviare la prima e-fattura e come scelgo tra portale, app o software?
Se emetti poche fatture l’anno, il portale Fatture e Corrispettivi è sufficiente. Compili i campi guidati e alleghi eventuali ordini o DDT. Se lavori spesso da mobile, l’app Fatturae è pratica e ti aiuta con modelli salvati. Se fatturi con frequenza o gestisci più conti, listini, ritenute e cassa previdenziale, un gestionale accreditato riduce gli errori, automatizza bollo e natura IVA e invia le ricevute al tuo gestionale contabile. Criterio semplice: se perdi più di 15 minuti per fattura o rifai spesso calcoli e controlli, passa a un software dedicato. Ricorda che il documento è valido solo quando lo SdI lo accetta: qualunque canale tu scelga, verifica sempre l’esito e conserva la ricevuta.
2) Ho sbagliato il codice destinatario o la PEC del cliente: cosa succede alla consegna e cosa devo fare?
Se il codice o la PEC sono errati ma l’XML è corretto, lo SdI può non recapitare la fattura al cliente e genera “mancata consegna”. La fattura però è emessa e valida fiscalmente. In questo caso devi avvisare il cliente e consegnare una copia di cortesia (PDF o stampa). Se invece l’errore è nei dati minimi che invalidano l’XML (per esempio CF o P.IVA formalmente errati o tag obbligatori mancanti), lo SdI scarta il file: la fattura è come non emessa. Devi correggere e rinviare. Se reinvii in tempi rapidi, secondo la prassi dell’Agenzia, puoi mantenere numero e data originari; altrimenti emetti un nuovo documento, con nuova data e numerazione, e regolarizza i registri. Fonti: Provvedimenti e FAQ dell’Agenzia delle Entrate.
3) Come funzionano data documento, data invio e impatto su IVA, regime forfettario e ritenute?
La data documento è quella che rileva ai fini IVA. L’invio allo SdI deve rispettare i termini (12 giorni o 15 del mese successivo per la differita). Nel regime ordinario, l’IVA confluisce nella liquidazione del periodo della data documento, rispettando l’esigibilità scelta: immediata (I), differita (D) o scissione (S). Nel regime forfettario non addebiti l’IVA e usi i codici Natura adatti (ad esempio N2.2 non soggetta). Indichi il regime “RF19” e, se previsto, la ritenuta non si applica perché i compensi in forfettario sono al lordo senza ritenuta. Se invece sei in ordinario e soggetto a ritenuta (per esempio professionista), compila la sezione ritenute con importo e causale corretta. Fonti: DPR 633/1972, Specifiche Tecniche FatturaPA e istruzioni Agenzia delle Entrate.
4) Devo fatturare alla Pubblica Amministrazione: come trovo il CUU, quando si applica lo split payment e quali errori evitare?
Il CUU si cerca nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA). Senza il CUU corretto la PA non riceve la fattura. Lo split payment può applicarsi a molte PA e società incluse negli elenchi MEF: in quel caso indichi Esigibilità IVA “S” e incassi solo l’imponibile. Verifica ogni anno gli elenchi e le eventuali proroghe normative su Normattiva e MEF, poiché la disciplina è stata più volte prorogata. Errori da evitare: codice CIG o CUP mancanti quando richiesti nel contratto, riferimenti ordine non coerenti, errato capitolo di spesa indicato in descrizione. Usa sempre il tipo documento coerente (TD01 o TD24) e controlla i centesimi: molte piattaforme PA rifiutano discrepanze di arrotondamento. Fonti: DM 55/2013, art. 17-ter DPR 633/1972, indicazioni MEF e Agenzia.
5) Quali sono le regole per estero, bollo digitale e conservazione a norma per 10 anni?
Vendite a clienti esteri: invii l’XML allo SdI con i dati esteri e, se il cliente non è connesso allo SdI, gli dai una copia di cortesia. Usi i corretti codici Natura (non imponibile, fuori campo o esente) in base alla normativa IVA. Acquisti esteri: emetti documenti TD17-19 per l’integrazione/autofattura e applichi il reverse charge se previsto. Bollo digitale: è dovuto di norma per fatture senza IVA oltre 77,47 euro; lo indichi nei DatiBollo e versi trimestralmente con addebito dell’Agenzia o F24. Conservazione: mantieni tutte le fatture e le ricevute SdI per 10 anni con conservazione digitale a norma, come previsto dal Codice Civile, dal DPR 633/1972, dal CAD e dalle Linee Guida AgID. Il sistema deve garantire integrità, leggibilità e reperibilità del pacchetto di archiviazione. Conserva anche manuale di conservazione e deleghe d’accesso. Fonti: D.L. 146/2021 e provvedimenti attuativi per transfrontaliero, DPR 633/1972 per IVA, CAD D.Lgs. 82/2005, Linee Guida AgID.
